4 طرق أفضل للتعبير عن "آسف على الإزعاج" في البريد الإلكتروني

لا أحد يستمتع بكونه حاملًا للأخبار السيئة، خاصة في الكتابة. عند نقل أخبار مؤسفة، أو خطأ، أو تحول مخيب للآمال للأحداث، فإننا نميل إلى استخدام عبارة واحدة معينة لتخفيف الصدمة: "آسف على الإزعاج". إن الإغراء لاستخدام هذه الجملة أمر مفهوم. ولكن غالبًا ما يتم الإفراط في استخدامه، سواء كنا نبلغ عن إزعاج بسيط، مثل تغيير وقت الاجتماع، أو شيء أكثر أهمية، مثل إلغاء عقد كبير.

ولكن حتى عند استخدامها بشكل جدي، أصبحت هذه العبارة المبتذلة شائعة جدًا، ومن المفارقات أنها يمكن أن تبدو غير صادقة. خاصة إذا كان المتلقي يرى الإزعاج بمثابة إزعاج كبير، فإن الاعتذار المعلب يمكن أن ينقل القليل من الندم؛ فإنك تخاطر بأن تبدو مخادعًا أو غير حساس.

هناك خيارات أفضل لقول آسف. في بعض الأحيان هناك طريقة أكثر ملاءمة للتعبير عن الندم، خاصة إذا كان الأمر خارجًا عن إرادتك. ربما هو كتابة رسالة اعتذار . وفي أوقات أخرى - عندماتكوننادمًا بالفعل ومخطئًا - هناك طرق أقوى لقول ذلك. لقد جمعنا هنا مجموعة من البدائل للمواقف المختلفة التي قد تواجهها.

1 "أنا أفهم إحباطك."

خاصة في الأدوار التي تتعامل مع العملاء في الإعدادات المهنية، من السهل استخدام عبارة "آسف على الإزعاج" كاعتذار شامل (على سبيل المثال، طرد مفقود، أو موعد مفقود، أو خدمة خاطئة). في هذه الحالات، يمكن أن تصبح العبارة غير صالحة أو غير مهنية بدلاً من الاهتمام. هذا يمكن أن يؤدي إلى تصعيد الإحباط.

من المهم صياغة ردود لإظهار أنك تفهم وجهة نظر المتلقي وتريد التعويض عن الخطأ. وبدلاً من تجاهل شكواهم باعتبارها مجرد "إزعاج"، فإن الاعتراف بمشاعرهم وقبول اللوم من المرجح أن يؤدي إلى الإصلاح. إن استخدام عبارة "أنا أفهم إحباطك" يوجه الاستجابة بالتعاطف. إنها طريقة أقوى لتهدئة المشاعر المتصاعدة، والتوصل إلى حل يشعر الطرفان بالرضا عنه.

2 "أدرك أن هذا أمر مخيب للآمال."

تخيل هذا: أنت منهك من أسبوع عمل مزدحم وتحتاج إلى إلغاء موعد العشاء. . . ثلاثين دقيقة قبل أن تبدأ. يعد إرسال "آسف على الإزعاج" طريقة غير شخصية لتوصيل تلك الأخبار. على الرغم من أن اتصالاتنا أصبحت رقمية بشكل متزايد، إلا أننا لسنا روبوتات. تذكر أن هناك شخصًا على الطرف الآخر من المراسلات.

يعد الاعتراف بخيبة الأمل والحصول على الملكية أمرًا أساسيًا هنا. أظهر أنك تفكر في وجهة نظرهم. بدلًا من ذلك، حاول أن تبدأ رسالتك بشيء على غرار "أدرك أن هذه مهلة قصيرة، وأننا كنا نتطلع إلى الاجتماع في مطعمك المفضل طوال الأسبوع. . ". وبهذا تتحمل المسؤولية. إن تضمين التفاصيل الشخصية يشير أيضًا إلى الاهتمام.

إن السماح للمتلقي بمعرفة أنك على دراية بأخطائك وتهدف إلى إصلاح الأمور سيبني الثقة في العلاقة، سواء كانت شخصية أو مهنية.

3 "شكرًا على سعة صدرك."

الندم والندم ليسا نفس الشيء. في بعض الأحيان، تحدث أشياء مؤسفة أو مؤسفة ولكنها خارجة عن سيطرتنا. هذه الظروف لا تبرر في الواقع اعتذارك. على سبيل المثال: تخيل أنك مضيف حجز طيران وتسببت عاصفة ثلجية شتوية في تأخير الرحلة لمدة ساعات. أنت لست مسؤولاً عن الطقس القاسي. في هذه الحالة، استخدام عبارة "أنا آسف على الإزعاج" يمكن أن يلقي باللوم على نفسك عندما لا يكون هناك أي شيء.

بالاعتذار، فإنك تخاطر بقبول المسؤولية عن شيء خارج عن إرادتك. بدلًا من ذلك، قم بتحويل المشاعر المطروحة من الندم إلى الامتنان. إن التعبير عن الشكر على الفهم يقلب النص ومن المرجح أن يثير هذا الشعور ذاته لدى المتلقي أيضًا. حاول: "شكرًا جزيلاً لك على سعة صدرك. ونأمل أن تكون الظروف آمنة للإقلاع قريبًا." يتيح ذلك للمتلقي معرفة أنك تتعاطف مع غضبه وتتفهمه.

4 "دعني أساعد."

بدلاً من تقديم الاعتذار، قدم الحل. يشتكي الناس عندما يشعرون بخيبة الأمل لأنهم يريدون أن يُسمع صوتهم أو يريدون حل مشكلتهم. "أنا آسف على الإزعاج الناتج عن سكب النبيذ الأحمر على بنطالك الأبيض" لن يزيل البقعة. من ناحية أخرى، فإن عبارة "دعني أدفع ثمن التنظيف الجاف" سوف.

إن امتلاك الوعي اللازم لتكون استباقيًا في عملية حل المشكلات سيثبت لمتلقيك أنك تسعى جاهدة لتكون شخصًا أكثر مسؤولية. هذا النهج يمكن أن ينقذك من الصداع على الطريق. في المرة القادمة عندما تكون هناك مشكلة في نطاق قدرتك على حلها، اعرض إصلاحها.