4 طرق أفضل للتعبير عن "نأسف للإزعاج" في البريد الإلكتروني

لا أحد يستمتع بكونه حاملاً للأخبار السيئة - خاصة في الكتابة. عند نقل أخبار مؤسفة ، أو خطأ ، أو تحول مخيب للآمال للأحداث ، فإننا نميل إلى إلقاء عبارة معينة لتخفيف الضربة: "آسف للإزعاج". إغراء استخدام هذه الجملة مفهوم. ولكن غالبًا ما يتم الإفراط في استخدامه ، سواء أبلغنا عن مصدر إزعاج بسيط ، مثل تغيير وقت الاجتماع ، أو شيء أكثر أهمية ، مثل إلغاء عقد كبير.

ولكن حتى عندما يتم توظيفها بجدية ، فقد أصبح هذا التحول المبتذل للعبارة أمرًا شائعًا لدرجة أنه ، من سخرية القدر ، قد يبدو غير صادق. خاصة إذا رأى المستلم الإزعاج على أنه مصدر إزعاج كبير ، فإن الاعتذار المعلب يمكن أن ينقل القليل من الندم ؛ أنت تخاطر بأن تبدو مخادعًا أو غير حساس.

هناك خيارات أفضل لقول آسف. في بعض الأحيان ، هناك طريقة أكثر ملاءمة للتعبير عن الأسف بشأن الموقف ، خاصةً إذا كان خارج نطاق سيطرتك. في أوقات أخرى - عندما تكون حقًا نادمًا ومخطئًا - هناك طرق أقوى لقول ذلك. هنا ، قمنا بتجميع عدد قليل من البدائل لمواقف مختلفة قد تجد نفسك فيها.

1 "أنا أتفهم إحباطك."

من السهل استخدام "نأسف للإزعاج" لعدد من المشكلات (على سبيل المثال ، ضياع الحزمة أو الموعد الفائت أو الخدمة المعيبة) ، خاصة في الأدوار التي تواجه العملاء في الإعدادات المهنية. في هذه الحالات ، يمكن أن تصبح العبارة مبطلة أو غير مهنية بدلاً من الاهتمام. هذا يمكن أن يؤدي إلى تصعيد الإحباط.

من المهم صياغة ردود لإظهار أنك تفهم وجهة نظر المستلم وتريد تعويض الخطأ. بدلاً من رفض شكواهم على أنها مجرد "إزعاج" ، فإن الاعتراف بمشاعرهم وتقبل اللوم من المرجح أن يؤدي إلى الإصلاح. استخدام "أنا أتفهم إحباطك" يوجه الرد بتعاطف. إنها طريقة أقوى للتخفيف من حدة المشاعر المتصاعدة ، كما نأمل ، والتوصل إلى حل يشعر الطرفان بالرضا عنه.

2 "أدرك أن هذا مخيب للآمال."

تخيل هذا: لقد استنفدت من أسبوع عمل مزدحم وتحتاج إلى الإلغاء في موعد العشاء. . . ثلاثين دقيقة قبل أن يبدأ. إن إرسال "نأسف للإزعاج" يبدو وكأنه طريقة غير شخصية لإيصال تلك الأخبار. على الرغم من أن اتصالاتنا رقمية بشكل متزايد ، فإننا لسنا روبوتات. تذكر أن هناك شخصًا على الطرف الآخر من المراسلات.

الاعتراف بخيبة الأمل والاستحواذ على الملكية أمران أساسيان هنا. أظهر أنك تفكر في وجهة نظرهم. بدلاً من ذلك ، حاول بدء نصك بشيء على غرار ، "أدرك أن هذا إشعار قصير ، وأننا نتطلع إلى الاجتماع في مطعمك المفضل طوال الأسبوع . . . مع هذا ، تأخذ المساءلة. بما في ذلك التفاصيل الشخصية ينقل الرعاية أيضًا.

إن السماح للمتلقي بمعرفة أنك على دراية بأخطائك وتهدف إلى إصلاح الأشياء سيبني الثقة في العلاقة ، سواء كانت شخصية أو مهنية.

3 "شكرا على صبرك."

الندم والندم ليسا نفس الشيء. في بعض الأحيان ، تحدث أشياء مؤسفة أو مؤسفة ولكنها خارجة عن إرادتنا. هذه الظروف في الواقع لا تبرر اعتذارك. على سبيل المثال: تخيل أنك مضيفة حجز طيران وتسبب عاصفة ثلجية شتوية في تأخير الرحلة لساعات. أنت لست مسؤولاً عن الطقس القاسي. في هذه الحالة ، يمكن أن يلقي استخدام "أنا آسف على الإزعاج" باللوم على نفسك عندما لا يكون هناك أي شيء.

عند الاعتذار ، فإنك تخاطر بقبول المسؤولية عن شيء خارج عن إرادتك. بدلًا من ذلك ، قم بتحويل المشاعر التي بين يديك من الندم إلى الامتنان. يؤدي التعبير عن الشكر لفهمك إلى قلب النص ومن المرجح أن يثير هذا الشعور ذاته لدى المستلم أيضًا. جرب: "شكرًا جزيلاً لك على صبرك. نأمل أن تكون الظروف آمنة للإقلاع قريبًا ". يتيح ذلك للمتلقي معرفة أنك تتعاطف مع سخطه وتفهمه.

4 دعني اساعد.

بدلاً من تقديم اعتذار ، قدم حلاً. يشتكي الناس عندما يصابون بخيبة أمل - ليس لأنهم يحبون أن يتذمروا ، ولكن لأنهم يريدون أن يُسمع صوتهم ، أو يريدون حل مشكلتهم. "أنا آسف للإزعاج الناجم عن سكب النبيذ الأحمر على سروالك الأبيض" لن يزيل البقعة. من ناحية أخرى ، إرادة "دعني أدفع مقابل التنظيف الجاف".

إن امتلاك الوعي ليكون استباقيًا في عملية حل المشكلات سيثبت لمتلقيك أنك تسعى لأن تكون شخصًا أكثر مسؤولية. هذا النهج يمكن أن يخلصك من الصداع على الطريق. في المرة القادمة التي توجد فيها مشكلة تستطيع حلها ، اعرض حلها.