5 نصائح احترافية مناسبة لتنسيق البريد الإلكتروني لمساعدتك على النجاح

يتلقى متوسط ​​مستخدم البريد الإلكتروني المحترف أكثر من تسعين بريدًا إلكترونيًا يوميًا. هذا يعني أن رسالتك بها بعض المنافسة الجادة لجذب انتباه المستلم. يبدأ الاتصال الواضح والفعال باستخدام تنسيق البريد الإلكتروني المناسب للعمل.

ما الصعب في ذلك؟ أنت تفكر. أكتب ما يجب أن أقوله ، واضغط على إرسال ، ويذهب بعيدًا!

أبطئ دورك هناك أيها البطل! كيف تقوم بتنسيق البريد الإلكتروني الخاص بالعمل يحدث فرقًا. لا يجعل تنسيق البريد الإلكتروني الجيد قراءة البريد الإلكتروني أسهل فحسب ، بل يجعلك تبدو كمحترف مصقول.

كيفية تنسيق بريد إلكتروني للأعمال

1 انتبه إلى سطر الموضوع.

يضع العديد من الأشخاص سطرًا للموضوع في رسالة بريد إلكتروني كفكرة لاحقة. ولكن ، إذا كنت ترغب في التأكد من أن بريدك الإلكتروني المهني يحظى بالاهتمام الذي يستحقه ، فإن الفكرة اللاحقة لن تقضي عليه.

مزيد من المعلومات: سيتم فتح 20 سطرًا لموضوع البريد الإلكتروني في كل مرة

خذها من الأشخاص الذين يرسلون رسائل بريد إلكتروني تسويقية لكسب لقمة العيش - سطور الموضوع مهمة. يقرر ثلاثة وثلاثون بالمائة من مستلمي البريد الإلكتروني ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا أم لا بناءً على سطر الموضوع وحده. على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بين الأشخاص الذين يعرفون ويعملون مع بعضهم البعض من المرجح أن يتم فتحها أكثر من عروض البيع ، إلا أن سطر الموضوع الخاص بك لا يزال يخدم غرضًا.

• يخبر المستلم بما يتوقعه في البريد الإلكتروني. في كثير من الأحيان ، يخبر أفضل سطر في الموضوع المستلم بما يكمن بداخله بالضبط. عندما يرى المستلم "تقارير التسويق للربع الثالث مرفقة" ، لا يوجد غموض حول سبب كتابتك.
• يخلق الاهتمام بمحتوى البريد الإلكتروني. يمكن أن يثير سطر الموضوع اهتمام المستلم. هذا مهم بشكل خاص مع رسائل البريد الإلكتروني الباردة إلى جهات الاتصال التي لا تعرفها جيدًا.
• يمكن أن يساعد المستلم في تحديد أولويات صندوق الوارد الخاص بهم. يمكن أن يؤدي سطر الموضوع إلى الإلحاح ومساعدة المستلم في تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى الاهتمام أولاً.

تلميحات سطر موضوع البريد الإلكتروني

• اختصر.
• تجنب الكلمات والعبارات الحشو.
• لا تفرط في استخدام كل الحروف الكبيرة أو علامات الترقيم.
• تعرف على كيفية تجنب عوامل تصفية البريد العشوائي.

2 احصل على التحية الصحيحة.

يمكن أن تكون تحيات البريد الإلكتروني الخاص بالعمل خادعة ما لم تكن تعرف ما يجب فعله وما لا يجب فعله في تحيات البريد الإلكتروني. قم بتشغيلها بشكل مستقيم وستبدو خانقًا. غير رسمي للغاية ، وستظهر على أنك غير محترف. كيف تجد التوازن؟

حتى لو كنت تعرف المستلم جيدًا ، فإن التحية الحماسية غير مناسبة للبريد الإلكتروني الخاص بالعمل. إذا تمت إعادة توجيه بريدك الإلكتروني المهني أو أصبح جزءًا من سلسلة " الرد على الكل " ، فسيراه الأشخاص بجانب المستلم المقصود. اجعله احترافيًا. قد يكون مارتن صديقك ، لكن احفظ المزاح المرح عندما تكون خارج الساعة.

من الجيد استخدام نبرة ودودة مع شخص تعرفه أو تعمل عن كثب معه ، خاصة إذا كان هذا الشخص في نفس فئة الشركة مثلك ، أو على الأقل ليس أعلى بكثير في السلسلة الغذائية. بالنسبة لجميع الاتصالات في مكان العمل تقريبًا ، تعد Hi هي التحية المناسبة.

عندما تكتب رسائل بريد إلكتروني رسمية (مثل رسائل الغلاف أو رسائل البريد الإلكتروني لرئيس رفيع المستوى) ، استخدم Dear متبوعًا بالاسم التشريفي للمستلم واسم العائلة والنقطتين.

مزيد من المعلومات: كيفية بدء بريد إلكتروني: 6 مقدمات لا تفشل أبدًا و 6 يجب تجنبها

3 قم بتنسيق نص البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بشكل صحيح.

مع ترك سطر الموضوع والترحيب بعيدًا عن الطريق ، حان الوقت لصياغة نص رسالتك الإلكترونية. هناك ما هو أكثر من مجرد وضع سلسلة من الأفكار والضغط على إرسال .

• مختصرا. قد تستغرق رسائل البريد الإلكتروني القصيرة بعض الوقت في الكتابة. خذ وقتك لتنظيم أفكارك. (يمكن أن يساعدك استخدام مخطط تفصيلي في تنسيق بريدك الإلكتروني إذا كانت رسالتك معقدة.)
• لا تفرط في الشرح. قاوم الرغبة في إرباك المستلم بمعلومات كثيرة جدًا. ادخل في صلب الموضوع وقدم الأساسيات. إذا لزم الأمر ، أرفق مستندًا يحتوي على معلومات أكثر تفصيلاً أو اعرض إرسال مستند بناءً على طلب المستلم.
• تخطي التنسيق الرائع. قد تجعل الرسومات والخطوط غير المعتادة رسائل البريد الإلكتروني التسويقية تتألق ، لكن البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لا يحتاج إلى أي من هذه الزخارف. لن تعرض جميع عملاء البريد الإلكتروني التنسيق الخاص بك بشكل صحيح ، لذا التزم بخط افتراضي مكون من 11 أو 12 نقطة ونص أسود. استخدم النص الغامق والمائل باعتدال.

قم بتنسيق بريدك الإلكتروني تمامًا مثل خطاب العمل ، مع وجود مسافات مزدوجة بين الفقرات وبدون مسافة بادئة. (من المقبول إضافة مسافة بادئة للنص المقتبس.)

4 أغلقه بأناقة.

لا تنسى التوقيع على البريد الإلكتروني الخاص بك. ستحتاج إلى تسجيل خروج ودود واحترافي مثل أتمنى لك التوفيق أو شكرًا لمعظم رسائل البريد الإلكتروني وصدقًا على المراسلات الرسمية.

مزيد من المعلومات: كيفية إنهاء بريد إلكتروني: 9 عمليات تسجيل خروج لا تفشل و 9 عمليات تجنبها

لا تنس إضافة توقيع احترافي. (يسمح لك معظم عملاء البريد الإلكتروني بإنشاء واحد يتم إلحاقه تلقائيًا بكل رسالة.) قم بتضمين اسمك الكامل والمسمى الوظيفي والشركة التي تعمل بها ورقم هاتفك. قد تفكر أيضًا في إضافة رابط إلى ملفك الشخصي على LinkedIn وأي حسابات وسائط اجتماعية احترافية تريد أن يتمكن زملائك في العمل من الوصول إليها.

5 تدقيق!

بريدك الإلكتروني لا يكتمل حتى تقوم بمراجعته. استخدم Grammarly لمساعدتك على اكتشاف الأخطاء أثناء تنقلك ، ولكن تذكر أن التطبيق يعد تحسينًا للمراجعة اللغوية وليس بديلاً. خذ الوقت الكافي لمراجعة نفسك وتحقق من بناء الجملة السلس وتخلص من الكلمات. راقب الأخطاء الإملائية حيث ربما تكون قد استخدمت كلمة مشابهة ولكنها غير مقصودة تمامًا. (قد تطلب إجازة لحضور حفل الكلارينيت لابنك ، لكن فقدان أنا في الحفل سيجعل رسالة بريد إلكتروني لا تنسى... وليس بطريقة جيدة.)

ذات صلة: 7 نصائح مفيدة حول كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي مثالي باللغة الإنجليزية

6 الاستفادة من ميزات Grammarly للمحترفين

نحمي دائمًا ظهرك في اكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية ويساعد في ضمان أن تبدو كتابتك مصقولة. لكن هل تعلم أن مساعد الكتابة في Grammarly لديه قوة من الميزات الموجهة خصيصًا للمحترفين؟ ستعمل اقتراحات الكتابة الخاصة بنا على وضع إشارة على المقاطع ذات الكلمات المفرطة وتحويل الجمل الكاملة لجعلها أكثر وضوحًا ، والمساعدة في ضمان نقل نغمتك بالطريقة التي تريدها ، والمعلومات الأساسية الغامقة في النص الخاص بك ، وإعادة تنسيق الفقرات التي تسرد العديد من العناصر كقوائم نقطية لضمان توفير المعلومات المهمة. يمكن مسحها ضوئيًا بسهولة.