دليل خطوة بخطوة لصياغة البريد الإلكتروني المثالي للبيان الصحفي
نشرت: 2024-03-17
لقد كتبت بيانًا صحفيًا رائعًا، وهو جاهز لإرساله إلى وسائل الإعلام. ولكن كيف يمكنك التواصل بطريقة تجعل بيانك الصحفي يقرأ ويكتب عنه؟
سنتعمق اليوم في الخطوة المهمة وهي الاتصال بوسائل الإعلام. سنتحدث عن كيفية إرسال بيان صحفي عبر البريد الإلكتروني والذي سيمنحك النتائج التي تحتاجها!
رسائل البريد الإلكتروني للبيان الصحفي
نأمل أن يكون بيانك الصحفي جاهزًا بالفعل، ولكن من المهم أن تضع بعض الأمور في الاعتبار.
يعد البيان الصحفي أحد أفضل الطرق لمشاركة شيء يستحق النشر مع العالم. سواء كان إعلانك يتعلق بحدث ما، أو منتج جديد، أو تحديث مهم، فيجب أن يكون بالطول المناسب. يجب أن يحتوي على معلومات توفر محتوى وقيمة للقارئ.
من الواضح أن الهدف هو جذب انتباه الصحفيين ووسائل الإعلام حتى يتحدثوا عن أخبارك.
إذًا ما هي المدة التي يجب أن يستغرقها البيان الصحفي الجيد في رسالة البريد الإلكتروني؟ قد تعتقد أن عليك تغيير الطول. ولكن حتى عندما تكون جزءًا من رسالة بريد إلكتروني، يجب أن يكون هدفك هو التأكد من أن كل من يقرأها يمكنه الحصول على جميع التفاصيل المهمة دون الشعور بالإرهاق.
عادةً ما يتراوح عدد كلمات البيان الصحفي الجيد ما بين 300 إلى 400 كلمة، بغض النظر عن الطريقة التي ترسلها بها. هذه مساحة كافية لتقول ما تريد دون أن تفقد اهتمام القارئ.
لقد تغيرت البيانات الصحفية كثيرًا في السنوات الأخيرة بسبب الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي. وفي الماضي، كان يتم إرسالها في الغالب إلى الصحف ومحطات التلفزيون.
ويمكن الآن مشاركتها عبر الإنترنت، والوصول إلى عدد أكبر بكثير من الأشخاص في فترة زمنية قصيرة.
بناء قائمة الوسائط
عندما يكون لديك أخبار لمشاركتها، فأنت تريد أن تصل إلى الأشخاص الذين سيكونون مهتمين حقًا. هذا هو المكان الذي تلعب فيه قائمة الوسائط.
قائمة الوسائط عبارة عن مجموعة من جهات الاتصال الخاصة بك في عالم الوسائط. يمكن أن يكون هؤلاء صحفيين أو مدونين أو أشخاص مؤثرين يغطون موضوعات تتعلق بأخبارك.
يتطلب إنشاء قائمة الوسائط القليل من البحث. ابدأ بالبحث عن الأشخاص الذين يكتبون عن مجال عملك. من الناحية المثالية، يمكنك إضافة الأشخاص الذين أبدوا اهتمامًا بقصص مماثلة.
يمكنك العثور عليها من خلال قراءة المقالات أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك أيضًا استخدام قواعد بيانات الوسائط التي تدرج الصحفيين حسب اهتماماتهم أو مجالات اهتمامهم.
والخطوة التالية هي جمع معلومات الاتصال الخاصة بهم، والتي عادة ما تكون عناوين بريدهم الإلكتروني. في بعض الأحيان يمكنك العثور على هذه المعلومات على موقع الويب الذي ينشرون فيه أعمالهم.
قد تحتاج إلى استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أو حتى الاتصال بوسائل الإعلام للاستفسار.
من المهم أن تتذكر أنه لن تكون جميع جهات الاتصال الإعلامية مناسبة تمامًا لكل قصة. لهذا السبب يعد تخصيص النهج الخاص بك أمرًا أساسيًا.
لا يجوز لك إرسال نفس البريد الإلكتروني إلى مراسل صحيفة محلية وصحفي مجلة وطنية.
إن فهم ما يكتبون عنه عادةً يمكن أن يساعدك في تصميم رسالتك بحيث تزيد احتمالية جذب اهتمامهم.
إن بناء قائمة وسائط قوية هي عملية. يتضمن ذلك فهم الأشخاص الذين من المحتمل أن يكونوا مهتمين بأخبارك ولماذا. مع توفر قائمة جيدة، تكون على بعد خطوة واحدة من نشر قصتك إلى العالم.
إعداد البريد الإلكتروني الخاص بك
عندما يحين وقت إرسال بيانك الصحفي إلى وسائل الإعلام، فإن البريد الإلكتروني الذي تكتبه لا يقل أهمية عن البيان نفسه.
بريدك الإلكتروني هو أول ما يراه الصحفي. يقرر ما إذا كانوا سينظرون حتى إلى بيانك الصحفي. لذلك، من الضروري ترك انطباع جيد منذ البداية.
سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني هو فرصتك الأولى لجذب الانتباه. ويجب أن يكون واضحًا ومثيرًا للاهتمام، مما يمنح الصحفي سببًا وجيهًا لقراءة المزيد.
تجنب استخدام الأحرف الكبيرة أو عدد كبير جدًا من علامات التعجب. غالبًا ما تكون هذه إشارات على أن البريد الإلكتروني غير مرغوب فيه. بدلًا من ذلك، ركز على جعل الموضوع موجزًا وغنيًا بالمعلومات. سيساعد هذا في إبراز بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد المزدحم.
يجب أن يبدأ نص بريدك الإلكتروني بتحية شخصية. استخدم اسم الصحفي إذا كنت تعرفه.
يضيف هذا لمسة شخصية ويظهر أنك قمت بواجبك المنزلي. بعد التحية، قدم نفسك بإيجاز واشرح سبب التواصل معك. يبقيه قصيرة وإلى هذه النقطة.
ثم انتقل إلى تلخيص بيانك الصحفي. سلط الضوء على النقاط الرئيسية وسبب ارتباطها بجمهور الصحفي.
إثارة الاهتمام
ربما يكون هذا الجزء هو الأكثر أهمية. تريد إثارة اهتمامهم بقصتك. إذا كان بيانك الصحفي مرفقًا، فاذكر ذلك وشجعهم على قراءته لمزيد من التفاصيل.
أو إذا كان البيان الصحفي موجودًا في نص البريد الإلكتروني، فتأكد من أنه تم وضع علامة واضحة عليه ومن السهل العثور عليه.
التوقيت هو المفتاح عند إرسال البيانات الصحفية. تجنب الأوقات المزدحمة مثل صباح يوم الاثنين أو بعد ظهر يوم الجمعة. هذه هي الأوقات التي يكون فيها بريدك الإلكتروني أكثر عرضة للضياع في خلط ورق اللعب.
استهدف منتصف الأسبوع ومنتصف الصباح للحصول على أفضل فرصة لجذب الانتباه.
حافظ على بريدك الإلكتروني احترافيًا ولكن ودودًا. أنت تريد بناء علاقة مع الصحفي، وليس مجرد عرضه عليهم. يمكن للبريد الإلكتروني المصمم جيدًا أن يفتح الباب أمام الاتصالات المستقبلية ويزيد من احتمالية استلام بيانك الصحفي.
تقديم البيان الصحفي ومتابعته
بعد الانتهاء من صياغة بيانك الصحفي وإعداد بريدك الإلكتروني، فإن الخطوة التالية هي إرساله ثم المتابعة.
قد يبدو إرسال بيان صحفي أمرًا بسيطًا، ولكن هناك ما هو أكثر قليلاً إذا كنت تريد أن تكون فعالاً.
أولاً، عليك أن تقرر كيف سترسل بيانك الصحفي. يمكنك إرسالها مباشرة عبر البريد الإلكتروني إلى الصحفيين ووسائل الإعلام التي حددتها على أنها ذات صلة.
خيار آخر هو استخدام خدمة النشرات الصحفية. يمكن لهذه الخدمات توزيع بيانك الصحفي على شبكة واسعة من جهات الاتصال الإعلامية. يمكن أن يزيد هذا من فرص لفت انتباهك، على الرغم من وجود تكلفة.
بعد إرسال بيانك الصحفي، تبدأ لعبة الانتظار. لكن لا تجلس وتنتظر الردود.
المتابعة مهمة. انتظر بضعة أيام، ثم أرسل بريدًا إلكترونيًا مهذبًا لتأكيد استلامهم لبيانك الصحفي. اسأل إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المعلومات.
يمكن أن تحدث هذه المتابعة فرقًا كبيرًا لأنها تظهر أنك جاد بشأن أخبارك. كما أنه يساعد في بناء علاقة مع وسائل الإعلام.
ولكن هناك خط رفيع بين الإصرار والتحول إلى مصدر إزعاج.
تريد التأكد من أنك لا تبالغ في ذلك. إذا لم تحصل على رد بعد متابعة أو اثنتين، فقد حان الوقت للمضي قدمًا. ستكون هناك فرص أخرى.
يعد تتبع تأثير بيانك الصحفي جزءًا كبيرًا من هذه العملية. قم بتدوين وسائل الإعلام التي التقطت قصتك ومدى الاهتمام الذي حظيت به.
يمكن أن يساعدك هذا على تحسين أسلوبك في المرة القادمة. كل بيان صحفي هو فرصة للتعلم. ومن خلال تحليل ما نجح وما لم ينجح، يمكنك تحسين فرص نجاحك في المستقبل.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
أحد الأخطاء الكبيرة هو عدم تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. قد يبدو إرسال نفس الرسالة إلى الجميع فعالاً، لكنه ليس فعالاً للغاية.
يتلقى المراسلون والمحررون عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا. يمكن للملاحظة الشخصية أن تجعل تدوينتك مميزة.
اذكر سبب اعتقادك أن قصتك تناسب أسلوبهم أو القصص السابقة التي كتبوها. إنه يظهر أنك قمت بواجبك المنزلي وتهتم بعملهم.
التوقيت هو مجال آخر من السهل أن تخطئ فيه. قد تكون لديك أفضل قصة، ولكن إذا قمت بإرسالها عندما تكون وسائل الإعلام غارقة في الأخبار الأخرى، فقد يتم التغاضي عنها.
عدم المتابعة هو فرصة ضائعة. بالتأكيد، قد تشعر بالقلق من أن تبدو وكأنك مصدر إزعاج. وهذا مصدر قلق مفهوم للغاية. وفي الوقت نفسه، غالبًا ما يقدّر الناس الدفعة اللطيفة.
بالإضافة إلى ذلك، فإنه يظهر أنك منخرط في قصتك وتؤمن بها.
يعد تجاهل قوة سطر الموضوع الجيد في بريدك الإلكتروني بمثابة سهو شائع. سطر الموضوع الخاص بك هو أول ما يراه الصحفي، لذا اجعله مثيرًا للاهتمام وواضحًا. يجب أن يمنحهم سببًا لفتح بريدك الإلكتروني.
ولا ننسى أهمية بناء العلاقات. إن إرسال البيانات الصحفية لا يقتصر فقط على نشر قصتك الحالية. يتعلق الأمر بإنشاء اتصالات مستمرة مع وسائل الإعلام.
كن مهذبًا ومحترفًا ومحترمًا لوقتهم وعبء العمل. يمكن أن تكون هذه العلاقات مفيدة للقصص المستقبلية.
حتى لو كان الأمر صعبًا على البيان الصحفي الحالي الذي ترسله، يمكنك استغلال الفرصة لتظهر لهم أنك محترف. ستوضح أنك ستعود مرة أخرى لتقديم معلومات عالية الجودة لهم.
هذه هي كيفية إرسال بيان صحفي عبر البريد الإلكتروني
قد يكون التنقل في عالم الإعلام أمرًا صعبًا، ولكن مع التوجيه الصحيح حول كيفية إرسال بيان صحفي عبر البريد الإلكتروني، يمكن أن يزدهر عرضك التقديمي.
في eReleases، نساعد الشركات الصغيرة والشركات الناشئة والمؤلفين في الحصول على حركة مرور على موقع الويب وعملاء ذوي جودة أفضل من خلال التغطية في وسائل الإعلام.
نقوم بكتابة البيانات الصحفية وتوزيعها على الصحفيين والمنشورات التجارية وأصحاب النفوذ الرئيسيين في الصناعة، مما يزيد من ظهورك ومصداقيتك بينما نجلب لك المزيد من الإيرادات من عملاء أحلامك.
تواصل معنا اليوم لتعرف كيف يمكننا مساعدتك!