كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني مصقولة واحترافية باستخدام الذكاء الاصطناعي

يعد تحسين إنتاجية البريد الإلكتروني مجرد أحد الأشياء العديدة التي يمكن للذكاء الاصطناعي القيام بها، سواء كنت عالقًا في ما تقوله أو غير متأكد من الترتيب الذي ستضع به المعلومات. لكن تقنية كتابة البريد الإلكتروني لا يمكنها مساعدتك إذا كنت لا تعرف كيفية القيام بذلك. لاستخدامه، لذلك يشرح هذا الدليل خصوصيات وعموميات كتابة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي.

ما هو البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي؟

البريد الإلكتروني المدعم بالذكاء الاصطناعي هو أي بريد إلكتروني مكتوب بالكامل أو جزئيًا بواسطة الذكاء الاصطناعي. يمكن أن تؤدي كتابة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي إلى توفير الوقت والطاقة، وتحسين إنتاجية البريد الإلكتروني وتحريرك للقيام بمهام أكثر أهمية. هذه هي قوة الذكاء الاصطناعي التوليدي: لأتمتة المزيد من المهام الوضيعة وإتاحة المزيد من الوقت للمهام المتقدمة التي لا يستطيع الذكاء الاصطناعي التعامل معها بعد.

لا يحتاج معظم الأشخاص إلى مساعدة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني لأصدقائهم وعائلاتهم، لكن رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أكثر صعوبة بعض الشيء. إذا كنت محتارًا فيما تريد قوله، فإن كتابة البريد الإلكتروني بمساعدة الذكاء الاصطناعي يمكن أن تساعدك في أجزاء مثل:

• كيف تبدأ البريد الإلكتروني
• كيفية إنهاء البريد الإلكتروني
• تقديم أخبار سيئة
• تلخيص تقرير
• الإلغاء أو إعادة الجدولة
• تقديم نفسك في رسالة بريد إلكتروني باردة (رسالة بريد إلكتروني إلى شخص لم تقابله من قبل)

على الرغم من أنه من المغري إرسال بريد إلكتروني منسوخ بالذكاء الاصطناعي مباشرة، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى مراجعته وإعادة صياغته. يعد نسخ نص الذكاء الاصطناعي بمثابة سرقة أدبية، لذا من الأفضل تغيير الصياغة قليلاً وجعل الكتابة خاصة بك.

تكوين البريد الإلكتروني باستخدام مطالبات الكتابة بالذكاء الاصطناعي

الخطوة الأولى في جميع مهام الكتابة بالذكاء الاصطناعي هي المطالبة. مطالبات الكتابة بالذكاء الاصطناعي هي الأوامر التي يكتبها المستخدم في نافذة رسائل الذكاء الاصطناعي والتي تخبره بما يجب عليه فعله. يجب أن تحتوي المطالبات على كل التفاصيل التي تريد تضمينها، مثل الموضوع والطول والجمهور وحتى النغمة.

لا يلزم أن تكون مطالبات الكتابة بالذكاء الاصطناعي لرسائل البريد الإلكتروني خيالية. تم تصميم معظم أنظمة الذكاء الاصطناعي لفهم اللغة البسيطة وغير الرسمية، بحيث يمكنك التحدث إليها كما تتحدث مع زميل لك.

اكتب بريدًا إلكترونيًا إلى الدكتور مارتنز لتأكيد موعدنا يوم الأربعاء 13 مارس.

ومع ذلك، إذا كان لديك بريد إلكتروني أكثر تعقيدًا، فتأكد من ذكر جميع المعلومات الضرورية، وإلا فلن تتضمنها أدوات الذكاء الاصطناعي للبريد الإلكتروني.

اكتب بريدًا إلكترونيًا إلى الدكتور مارتنز لتأكيد موعدنا الساعة الواحدة ظهرًا يوم الأربعاء 13 مارس. أبلغه أن السعال قد زال، لكن آلام المعدة لا تزال مستمرة. وأخبره أيضًا أن لدي اجتماعًا في الساعة 4 مساءً، لذا يجب أن أنتهي قبل ذلك الوقت. استخدم لهجة رسمية ومهذبة، ولكن أكد على الإلحاح.

علاوة على ذلك، لن تتضمن بعض أنظمة الذكاء الاصطناعي سطور موضوع البريد الإلكتروني إلا إذا طلب ذلك. يمكنك فقط إضافة سطر سريع للقيام بذلك في نهاية المطالبة.

. . . قم بتضمين سطر الموضوع.

ومن الأفضل أيضًا إضافة كافة التفاصيل في نفس الرسالة لأن بعض الذكاء الاصطناعي يتعامل مع كل رسالة جديدة كجلسة منفصلة.

تكنولوجيا كتابة البريد الإلكتروني: الذكاء الاصطناعي والاتصالات التجارية

يعد الذكاء الاصطناعي أمرًا رائعًا لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل مثل تطبيقات وظائف البريد الإلكتروني أو خطابات المبيعات أو رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة من خلال توفير قالب أو مسودة تقريبية لما تريد قوله. بدلاً من القلق بشأن تضمين كل شيء والظهور بمظهر احترافي في نفس الوقت، من الأسهل مراجعة مسودة معدة مسبقًا بكل التفاصيل وإعادة صياغتها لتبدو مثل صوتك.

إذا كنت تواجه مشكلة في كتابة بريد إلكتروني للعمل، فاطلب من الذكاء الاصطناعي تطوير مسودة ومعرفة ما إذا كان ذلك يلهمك. فقط تذكر أن تقنية كتابة البريد الإلكتروني لا تزال جديدة وعرضة للأخطاء، لذلك يجب عليك دائمًا التحقق مرة أخرى من رسائل البريد الإلكتروني المدعمة بالذكاء الاصطناعي قبل إرسالها.

لمعرفة ما الذي يجعل البريد الإلكتروني جيدًا للعمل، انظر إلى أمثلة البريد الإلكتروني الاحترافية لدينا.

كتابة البريد الإلكتروني بمساعدة الذكاء الاصطناعي للاستخدام الشخصي

على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني غير المتعلقة بالعمل تستفيد من اللمسة الشخصية، إلا أنه لا يزال بإمكانك استخدام الذكاء الاصطناعي للمساعدة في تجنب أخطاء البريد الإلكتروني الشائعة وإرشادك بشأن ما ستقوله. تنطبق نفس القواعد سواء كانت رسالة بريد إلكتروني احترافية أو شخصية: قم بتضمين ما تريد ذكره في المطالبة وقم بمراجعة البريد الإلكتروني المدعم بالذكاء الاصطناعي ليبدو مثلك تمامًا.

عند كتابة المطالبة، ضع في اعتبارك قواعد آداب البريد الإلكتروني. من بين أمور أخرى، يعني هذا إيلاء اهتمام وثيق للتهجئة والقواعد الصحيحة، ولكن هناك جوانب أخرى يجب مراعاتها مع الذكاء الاصطناعي. على وجه التحديد، تأكد من تضمين كل ماتريده في المطالبة، مثل سطر موضوع البريد الإلكتروني، أو اسم المستلم، أو عمليات تسجيل الخروج المحددة، أو سطر يشير إلى مرفق.

كن واضحًا أيضًا بشأن تحديد النغمة الصحيحة. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب إلى طفل، فيمكنك إنشاء بريد إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي ومكتوب بلغة صديقة للطفل.

إذا كنت لا تزال عالقًا، فاطلع على نصائحنا الخاصة بكتابة البريد الإلكتروني للحصول على مزيد من النصائح.

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي

كيف تستخدم كتابة البريد الإلكتروني بمساعدة الذكاء الاصطناعي؟

يمكنك إنشاء بريد إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي عن طريق كتابة مطالبة مفصلة في نافذة رسالة الذكاء الاصطناعي. نوصي باستخدام رسائل البريد الإلكتروني المدعمة بالذكاء الاصطناعي كمخطط تفصيلي أو مسودة تقريبية. لا يزال الذكاء الاصطناعي يرتكب أخطاء، لذا من الجيد دائمًا مراجعة المسودة وتنقيحها قبل إرسالها.

ما هي أفضل مطالبات الكتابة بالذكاء الاصطناعي لرسائل البريد الإلكتروني؟

يمكن أن تكون مطالبات البريد الإلكتروني الخاصة بكتابة الذكاء الاصطناعي بسيطة مثلكتابة بريد إلكتروني حول.... ومع ذلك، ستحصل على نتائج أفضل إذا قمت بتضمين تفاصيل مثل الموضوع والطول والجمهور والنبرة. حاول تضمين جميع المعلومات في رسالة واحدة، حيث يتعامل بعض الذكاء الاصطناعي مع الرسائل الجديدة كجلسة مختلفة.

ما هي بعض النصائح لكتابة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي؟

انتبه جيدًا لمطالبة الكتابة بالذكاء الاصطناعي لأن الذكاء الاصطناعي سيتضمن فقط ما تخبره به. يعد تحديد النغمة والجمهور أمرًا ذكيًا حتى تتمكن من تخصيص لغتك للإعداد المناسب. كما هو الحال دائمًا، قم بمراجعة المسودة بحثًا عن الأخطاء قبل إرسالها - ليس فقط الأخطاء الإملائية والنحوية ولكن أيضًا الأخطاء الواقعية التي يرتكبها الذكاء الاصطناعي المرتبك.