الاعتذار في العمل: متى يكون ضروريًا؟

هناك الكثير من الأوقات التي يكون من المنطقي فيها الاعتذار. ولكن في بيئة احترافية ، يمكن أن تصبح الأمور معقدة بعض الشيء. بسبب معايير مكان العمل والتوقعات والتكيف الاجتماعي ، أحيانًا يكون من غير الواضح متى يكون الاعتذار ضروريًا ومتى يجب عليك التخلي عن الخطأ. وعندما يتعلق الأمر بالعمل ، يمكن أن تكون الاعتذارات مرهقة للأعصاب ومربكة.

لمساعدتك في التعامل مع هذا السؤال الحيوي ، إليك ما يجب أن تعرفه عن الاعتذار في العمل ، بما في ذلك وقت الاعتذار ، والمواقف الشائعة عندما لا يكون الاعتذار منطقيًا ، وماذا ستقول بدلاً من الاعتذار.

متى تعتذر في العمل

على المستوى الأساسي ، يبدو الأمر بسيطًا: أنت تعتذر إذا ارتكبت خطأ. لكن حجم الخطأ مهم أيضًا. بعد كل شيء ، لا أحد يريد أن يكون الشخص الذي يعتذر باستمرار عن الأخطاء الصغيرة ، مثل ارتكاب خطأ مطبعي في عرض تقديمي أو التأخر دقيقتين عن الاجتماع. إنه غير ضروري ، ويمكن أن يكون مدمرًا. بالمقابل ، لا تريد أن تكون الشخص الذي يرفض الاعتذار عن أي شيء.

إليك إطار عمل سريع لمساعدتك في معرفة وقت الاعتذار ومتى تفعل شيئًا آخر بدلاً من ذلك:

1 هل إذا كان الخطأ المعني خارج عن إرادتك ، أو شيء آخر غير الخطأ ، أو سببه شخص آخر ، فلا داعي للاعتذار. إذا ارتكبت خطأ ، فقد يكون الاعتذار مبررًا - ولكن ليس دائمًا. (انتقل إلى السؤال الثاني).

2 هل أثر الخطأ على شخص آخر؟ إذا اكتشفت ، على سبيل المثال ، الخطأ وأصلحته قبل أن يؤثر على الآخرين ، فلا داعي للاعتذار. ومع ذلك ، إذا كان له تأثير (مثل جعل عمل شخص آخر أكثر صعوبة أو جرح مشاعر شخص آخر) ، فعليك الاعتذار .

نصائح لتجنب الإفراط في الاعتذار في العمل

قد يبدو الاعتذار بشكل افتراضي ، حتى لو لم تفعل شيئًا خاطئًا ، خيارًا آمنًا. بعد كل شيء ، ربما اعتذارك سيسهل كل شيء. لكن الإفراط في الاعتذار يمكن أن ينعكس عليك بشكل سيء ، مما يجعل الآخرين يرون أنك تفتقر إلى الثقة أو أنك غير مرتاح أو غير آمن. يمكن أن يساعدك الإطار أعلاه في تحديد متى يكون من الضروري بشكل عام الاعتذار والتفكير فيما إذا كان هناك خطأ ما أم لا. لكن هناك جانب آخر يجب أن تفكر فيه هنا وهو السياق.

على سبيل المثال ، إذا تعرضت مؤخرًا لحالة طوارئ عائلية ، فمن المحتمل ألا تحتاج إلى الاعتذار عن قضاء يوم عطلة مفاجئ أو تأخر الرد على البريد الإلكتروني . هذه أشياء معقولة تمامًا تحدث في تلك الظروف ، ولن يُلزمك الأشخاص العقلاء بآداب السلوك الصارمة في مكان العمل خلال تلك الأوقات. وإذا كان رد فعلك الغريزي للاعتذار نابعًا من عدم الأمان أو الخوف من رد فعل سلبي من شخص آخر ، فإن التعرف عليه ووقف رد الفعل هذا يمكن أن يساعدك في مكافحته. بهذه الطريقة ، ستكون أقل عرضة للوقوع في فخ الإفراط في الاعتذار من الآن فصاعدًا.

من ناحية أخرى ، قد لا تدرك على الفور أنك ارتكبت خطأ ، أو ربما فعلت شيئًا يؤثر سلبًا على شخص آخر دون نية ذلك. على الرغم من أهمية النية ، فمن المهم دائمًا التعرف على عواقب أفعالك. على سبيل المثال ، إذا قال شخص ما شيئًا مسيئًا بوقاحة ، فقد لا يدرك أنه مسيء في الوقت الحالي. لكن الشخص الذي تعرض للإهانة لا يزال يتعرض للأذى في هذا التفاعل. من المهم الاعتراف بمثل هذا الخطأ وامتلاكه باعتذار.

إذا بدا أن الاعتذار ليس ضروريًا ، فهناك طرق أخرى للاعتراف بما يحدث.

إليك بعض الحالات الشائعة التي لا تحتاج فيها إلى الاعتذار. لست بحاجة إلى قول آسف إذا كنت:

• طلب المساعدة أو التوضيح
• مشاركة رأيك خلال الاجتماع
• تفويض العمل (بافتراض أنه تم بشكل مناسب)
• أخذ إجازة من العمل
• طلب معلومات إضافية
• وجود مشكلات تقنية تؤثر على عملك

ماذا أقول بدلاً من "أنا آسف"

حتى عندما لا تحتاج إلى الاعتذار ، قد تكون كلمة آسف انعكاسية: أنت تقولها بدافع العادة. لكن من المهم أن تقول ما تعنيه بالفعل. في الواقع ، الإفراط في استخدام كلمة آسف يمكن أن يكون أجوفًا ، وفي الحالات القصوى ، قد يؤدي إلى زيادة الاستياء. يمكن أن يساعدك في الحصول على صياغة احتياطية جاهزة لتوصيل مشاعرك بشكل أفضل.

على سبيل المثال ، إذا استغرق المشروع وقتًا أطول مما توقعته في الأصل بسبب مشكلة تتعلق بسلسلة التوريد ، فيمكنك بدلاً من ذلك اختيار قول "شكرًا لك على سعة صدرك". (تعمل طريقة الشكر أيضًا على قبول التعليقات على عملك.) أو يمكنك السير في طريق التقدير ، بقول شيء مثل: "أنا أقدر صبرك". في كثير من الأحيان ، يكفي إظهار التفاهم عند التعبير عن ندمك على أي إزعاج . على سبيل المثال ، عندما تقول شيئًا مثل ، "أنا أتفهم أن هذا التأخير قد أثر عليك" ، فأنت تُظهر للشخص الآخر أنك لم تغفل تجربته.

قد تختار ببساطة الاعتراف بما حدث. على سبيل المثال ، يمكن للشخص الذي أرسل رابطًا خاطئًا في رسالة بريد إلكتروني ولكنه التقطه قبل قراءة البريد الإلكتروني أن يقول ، "يبدو أنني أرسلت الرابط الخطأ في رسالتي الإلكترونية السابقة. هذا هو الصحيح. "

إذا كنت تطلب المساعدة في شيء ما ، فمن المهم أن تكون لطيفًا بشأنه وأن تدرك أن الشخص الآخر لديه دائمًا الحق في أن يقول لا. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل: "هل لديك وقت لهذا؟" أو "أرغب في الحصول على مدخلاتك هنا."

أمثلة على بدائل "أنا آسف"

1 الموقف: تتطلع إلى التحقق مع زميل بشأن مشروعك المشترك.

لا تقل: "آسف على إزعاجك ، لكنني كنت أتمنى الحصول على تحديث سريع حول نهاية المشروع؟"

قل: "هل الوقت مناسب الآن لإجراء تسجيل وصول سريع حول مشروعنا؟"

2 الموقف: التطوع برأيك في اجتماع الفريق.

لا تقل: "آسف ، لكني لا أتفق مع هذا النهج."

قل: "لدي رأي مختلف حول هذا النهج. لست متأكدًا من أن X سيعمل بسبب Y. إذا استخدمنا Z ، يمكننا تجنب هذه المشكلة ".

3 الموقف: طلب المزيد من السياق حول مشروع جديد في العمل.

لا تقل: "آسف ، لكن هل يمكنك توضيح X؟"

قل: "هل يمكن أن تعطيني مزيدًا من المعلومات حول X؟ أريد أن أتأكد من أننا على نفس الصفحة بشأن المشروع ".

4 الموقف: أنت في إجازة ، لكن العميل طلب للتو موعدًا نهائيًا بينما ستكون OOO.

لا تقل: "أعتذر ، لكنني في الواقع سأكون في إجازة خلال تلك الأوقات. هل من الممكن أن يعمل الموعد النهائي X من أجلك؟ "

قل: "أحب فكرة المشروع هذه ، لكنني سأكون OOO [من X إلى Y التواريخ]. هل يمكننا جدولة هذا لموعد EOM النهائي بدلاً من ذلك؟ يسعدني مناقشة المزيد من الخيارات إذا لم يفلح ذلك بالنسبة لك ".

5 الموقف: تلقي ردود فعل سلبية.

لا تقل: "أنا آسف جدًا أن X لم يلب توقعاتك. هل هناك أي شيء يمكنني القيام به لتصحيح ذلك؟ "

قل: "شكرًا على ملاحظاتك. سأكون على يقين من البحث عن X للمضي قدمًا. في غضون ذلك ، هل هناك أي شيء يمكنني القيام به للعمل على هذا؟ "

نصيحة أساسية: إذا لم تكن مضطرًا للاعتذار ، فإن بعض البدائل تشمل الاعتراف بالموقف ، ومشاركة تقديرك أو شكرك ، والكرم في طلب المساعدة ، وتوضيح الأسئلة عند تعيين مهمة.