كيفية كتابة رسالة اعتذار
نشرت: 2022-05-24قد يأتي وقت في حياتك (أو ربما حدث بالفعل) عندما أساءت إلى شخص ما أو خذلته. اعتمادًا على الموقف، قد لا تكون عبارة "أنا آسف" البسيطة كافية للتعويض عن الخطأ أو الأذى الذي تسببت فيه.
قد تكون كتابة خطاب اعتذار عن خطأ أو مخالفة هي الخطوة الأولى في إصلاح كرامة المستلم واستعادة الاحترام والثقة في العلاقة.
جدول المحتويات
ما هي رسالة الاعتذار؟
متى تكتب رسالة اعتذار
كيفية كتابة رسالة اعتذار
ما لا يجب تضمينه في رسالة الاعتذار
أمثلة على رسالة اعتذار قصيرة
الأسئلة الشائعة حول خطاب الاعتذار
ما هي رسالة الاعتذار؟
الغرض من خطاب الاعتذار هو التكفير عن خطأ أو إساءة أو ضرر تسببت فيه تجاه طرف آخر. بالإضافة إلى الاعتراف بمسؤوليتك في الموقف، فهي فرصة للتحقق من صحة تجربة المتلقي ومشاعره. إنها أيضًا طريقة للبدء في استعادة الثقة والتواصل في العلاقة من خلال التأكيد على كيفية العمل على إصلاح الضرر وتجنب التسبب في الإساءة في المستقبل.
ضع في اعتبارك أن خطاب الاعتذار ليس أداة لتبرير أفعالك أو لتبرئة نفسك. الرسالة مخصصة للمستلم، وتهدف إلى معالجة أفعالك ومشاعره.
متى تكتب رسالة اعتذار
يمكن أن تكون رسالة الاعتذار ذات قيمة في المواقف التي تسببت فيها أو ساهمت في ارتكاب خطأ أو خطأ أثر سلبًا على شخص آخر.
على سبيل المثال، قد ترغب في كتابة رسالة إلى صديق أو أحد أفراد العائلة أو شريك تهتم لأمره ولكنك أهانته أو اعتبرته أمرًا مسلمًا به. يمكن أن تكون رسائل الاعتذار مفيدة أيضًا عند تعريض علاقاتك الأخرى للخطر، مثل تلك الموجودة في مكان العمل . قد تقرر كتابة اعتذار عن خطأ متعلق بالوظيفة أو عن الفشل في منح الفضل لزميلك.
كيفية كتابة رسالة اعتذار
تبدأ كتابة خطاب الاعتذار بالاعتذار نفسه، ولكن قبل كتابة أفكارك، تأكد من أنك تشعر بالهدوء وصفاء الذهن.
امنح نفسك وقتًا كافيًا لمعالجة مشاعرك والسيناريو حتى تتمكن من فهم وجهة نظر المتلقي. عندما تكون مستعدًا للاعتذار، قم بتضمين العناصر أدناه في رسالتك.
1- الاعتذار دون قيد أو شرط
في بداية رسالة الاعتذار، اكتب"أنا آسف على . . ".أو"أعتذر عن." . ".متبوعًا بما أنت نادم عليه على وجه التحديد. يُظهر التعبير عن الندم مقدمًا التواضع والوعي بكيفية تأثيرك على الشخص الآخر.
2 الاعتراف بالتأثير
بعد ذلك، تعرف على تأثير أفعالك، سواء على المتلقي، أو المجموعة، أو موقف أكبر. إن قبول المسؤولية عن كيفية تأثيرك على الآخرين يوضح أنك تفهم سبب تعرضهم للأذى أو الانزعاج أو خيبة الأمل. هذه خطوة حاسمة لأنها تؤكد صحة مشاعرهم، الأمر الذي يمكن أن يساعدهم على الشعور بأنهم مسموعون ومرئيون.
في بعض الأحيان قد يبدو من المفيد أن نشرح بإيجاز ما حدث وأدى إلى الجريمة. ومع ذلك، كن حذرًا بشأن تقديم الأعذار لسلوكك. قد لا يكون المستلم الذي تم الاستهانة به مهتمًا بالسبب وراءكسرثقتك - فقط ما لديك.
3ـ التكفير عن الذنب
في هذا الجزء من رسالة الاعتذار، عبر عن رغبتك في التعويض. قدم اقتراحات حول كيفية التخطيط لتغيير تصرفاتك للمضي قدمًا. تجنب عبارات مثل"أخبرني ما الذي يمكنني فعله لتصحيح هذا الأمر"والذي يضع عبء إيجاد طريقة للمضي قدمًا على المتلقي.
بدلًا من ذلك، قم بالعمل العقلي من خلال تقديم حلولك الخاصة لإظهار أنك قادم من مكان حقيقي للتعلم وحسن النية.
4 تقديم الطمأنينة
كرر رغبتك في إعادة البناء من هذه التجربة معًا. وأكد لهم أنك تعلمت من خطأك.
عندما تنتهي من كتابة رسالة الاعتذار، يجب أن تكون موجزة وصادقة. والأهم من ذلك، يجب أن تثبت أنك تسمع وتتعاطف مع تجربة المتلقي.
تذكر أن خطاب الاعتذار لا يضمن مغفرة الشخص الآخر. إنها الخطوة الأولى لاستعادة الثقة المفقودة في العلاقة التي تهمك.
ما لا يجب تضمينه في رسالة الاعتذار
قد يكون الحفاظ على الموضوعية في خطاب الاعتذار أمرًا صعبًا، حتى عندما تعلم أن الاعتذار هو الشيء الصحيح الذي ينبغي فعله. فيما يلي بعض النصائح حول ما يجب استبعاده من الاعتذار المكتوب الأصلي:
إلقاء اللوم:قد يبدو هذا شيئًا مثل:"إذا لم تتجاهل رسائلي، فلن أكون في مثل هذا المزاج السيئ".هذا النوع من اللغة يضع المسؤولية على عاتق الشخص الآخر كما لو كان يقول أنه كان بإمكانه "القيام بعمل أفضل"، بدلاً من تحمل مسؤولية أفعالك.
التفسيرات الطويلة:على الرغم من أن استخدام المنهج التوضيحي قد يوضح كيفية تطور الموقف، إلا أن هناك خطًا رفيعًا بين ذلك وترشيد الموقف لتجنب الخطأ. قد يضيع المغزى من الرسالة أيضًا في تكرار ما حدث.
الشفقة على الذات:إن غرس خطاب اعتذار بعبارات مثل،"أنا أحمق للغاية"، أو"أنا لا أستحق اللطف"، أو"لم أحصل على أي شيء بشكل صحيح أبدًا"يأخذ التركيز بعيدًا عن تجربة المتلقي. إنه يحاول جذبهم إلى دعمك وطمأنتك بدلاً من التركيز على كيفية اعترافك الصادق بخطئك.
الاعتذارات غير الصادقة:الكلمات التي من قبيل"ليس هذا ما قصدته"أو"الناس يخطئون"تبطل مشاعر الطرف الآخر. بغض النظر عن نيتك، اعترف بمسؤوليتك عن النتيجة.
النبرة السلبية العدوانية:يمكن أن تنشأ الكثير من المشاعر بعد أن أدركت أنك قد آذيت شخصًا ما. على سبيل المثال، قد تشعر بالانزعاج سرًا أو تضطر إلى تهدئة النزاع فورًا كوسيلة للحفاظ على نفسك.
تشير العبارات العدوانية السلبية مثل"أنا آسف لأنك شعرت بالإهانة"إلى أنك لست آسفًا على الأذى الذي تسببت فيه، بل آسف لأنك تواجه عواقب تجاوزك. من ناحية أخرى، فإن كتابة وابل من الاعتذارات مثل"أنا آسف، أنا آسف، أنا آسف"تسعى دون وعي إلى تهدئة الشخص الآخر بسرعة لتجنب المزيد من الصراع.
أمثلة على رسالة اعتذار قصيرة
فيما يلي أمثلة لرسائل اعتذار موجزة في مواقف الحياة المختلفة.
نموذج رسالة اعتذار للمدير
عزيزي السيد ميندوزا،
أعتذر عن لهجتي الوقحة أثناء التحدث مع عميلنا أثناء مكالمة الفيديو بالأمس. بعد المزيد من التفكير، أدركت أنني لم أقدم نفسي بشكل غير احترافي فحسب، بل عطلت أيضًا إنتاجية الاجتماع من خلال خلق التوتر. أرى أنني وضعت الفريق والشركة في موقف صعب.
لقد تواصلت بشكل خاص مع أعضاء فريقي الذين كانوا حاضرين للاعتذار شخصيًا عن وضعهم في مكان غير مريح. أنا ملتزم بأداء أفضل في مواقف الضغط العالي وتعلم إستراتيجيات حل النزاعات لمساعدتي على التواصل وفقًا لمعايير شركتنا. أعتذر بصدق عن خطئي وسأقبل بالطبع عواقب أفعالي.
نموذج رسالة اعتذار لصديق
عزيزي كاريس،
أنا آسف جدًا بشأن التعليقات الطائشة التي أدليت بها بشأن اختيارك للعمل كمستقل. لقد كانت حكمية ومؤذية، وأنا نادم بشدة على فعلها.
لقد وثقت بي من خلال مشاركة خططك في تغيير مسيرتك المهنية، وقد كسرت هذه الثقة. بدلاً من أن أكون صديقًا داعمًا، قمت بإسقاط مخاوفي عليك. لقد كان ذلك خطأ مني، وهذا أمر لا يغتفر.
بعد التفكير في الأمر أكثر، أدركت أنني قطعت الاتصال بك عدة مرات أثناء محاولتك إطلاعي على آخر المستجدات بشأن تحولك المهني. للمضي قدمًا، أعدك بأن أكون محترمًا لك من خلال الاستماع بعقل متفتح وقلب مفتوح.
أنا آسف حقًا على هذه التصريحات الدنيئة، فأنت لا تستحق ذلك، وصداقتنا تعني كل شيء بالنسبة لي. أود أن أستكمل محادثتنا حول خططك عندما نرى بعضنا البعض مرة أخرى.
الأسئلة الشائعة حول خطاب الاعتذار
ما هي رسالة الاعتذار؟
خطاب الاعتذار هو اعتراف مكتوب بكيفية تأثير سلوك الكاتب أو كلماته سلبًا على شخص أو مجموعة أخرى. ويمكن استخدامه لتصحيح الأخطاء في المواقف الشخصية وفي أماكن العمل.
ما هو الغرض من رسالة الاعتذار؟
يمكن أن تكون كتابة خطاب اعتذار عن الأخطاء أو الإساءات طريقة صادقة لتقديم الندم والتكفير عن الذنب. الهدف النهائي لخطاب الاعتذار هو العمل على إعادة بناء الثقة المفقودة في العلاقة.
ما هي بعض النصائح لكتابة رسالة اعتذار؟
لكتابة رسالة اعتذار صادقة، ركز على مشاعر المتلقي وتجربته. تجنب استخدام الرسالة عن غير قصد لتبرير نفسك ووجهة نظرك. يمكنك تحقيق ذلك عن طريق كتابة اعتذار واضح وموجز عن الإساءة المحددة والاعتراف بمسؤوليتك في الموقف. ثم صف كيف ستتجنب الأنماط القديمة في المستقبل.