كيف تكتب خطاب اعتذار
نشرت: 2022-05-24قد يأتي وقت في حياتك (أو ربما حدث بالفعل) عندما تسيء إلى شخص ما أو تخذله. اعتمادًا على الموقف ، قد لا تكون عبارة "أنا آسف" بسيطة كافية لتعويض الخطأ أو الأذى الذي تسببت فيه.
قد تكون كتابة خطاب اعتذار عن خطأ أو خطأ هو الخطوة الأولى في إصلاح كرامة المتلقي واستعادة الاحترام والثقة في العلاقة.
ما هي رسالة اعتذار؟
الغرض من خطاب الاعتذار هو التكفير عن خطأ أو إهانة أو ضرر تسببت به تجاه طرف آخر. بالإضافة إلى الاعتراف بمسؤوليتك في الموقف ، فهي فرصة للتحقق من تجربة المتلقي ومشاعره. إنها أيضًا طريقة للبدء في استعادة الثقة والتواصل في العلاقة من خلال التأكيد على كيفية عملك لإصلاح الضرر وتجنب التسبب في الإساءة في المستقبل.
ضع في اعتبارك أن خطاب الاعتذار ليس أداة لتبرير أفعالك أو لتبرير نفسك. الرسالة موجهة للمتلقي ، وتهدف إلى معالجة أفعالك ومشاعرهم.
متى تكتب خطاب اعتذار
يمكن لخطاب الاعتذار أن يكون ذا قيمة في المواقف التي تسببت فيها أو ساهمت في ارتكاب مخالفة أو خطأ أثر سلبًا على شخص آخر.
على سبيل المثال ، قد ترغب في كتابة رسالة إلى صديق أو فرد من العائلة أو شريك تهتم لأمره ولكنك أهانته أو اعتبرته أمرًا مفروغًا منه. يمكن أن تكون رسائل الاعتذار مفيدة أيضًا عندما تتنازل عن علاقات أخرى ، مثل تلك الموجودة في مكان العمل . قد تقرر كتابة اعتذار عن خطأ متعلق بالوظيفة أو لعدم منح زميل لك الفضل.
كيف تكتب خطاب اعتذار
تبدأ كتابة خطاب اعتذار بالاعتذار نفسه ، ولكن قبل تدوين أفكارك ، تأكد من شعورك بالهدوء والصفاء.
امنح نفسك وقتًا كافيًا لمعالجة مشاعرك والسيناريو حتى تتمكن من فهم منظور المستلم. عندما تكون مستعدًا للاعتذار ، قم بتضمين العناصر أدناه في رسالتك.
1 اعتذر دون قيد أو شرط
في بداية خطاب الاعتذار ، اكتب "أنا آسف على. . . " أو "أعتذر عن. . . " متبوعًا بما تندم عليه على وجه التحديد. يُظهر التعبير عن الندم مقدمًا التواضع والوعي بكيفية تأثيرك على الشخص الآخر.
2 الاعتراف بالتأثير
بعد ذلك ، تعرف على تأثير أفعالك ، سواء على المتلقي أو المجموعة أو الموقف الأكبر. إن قبول المسؤولية عن كيفية تأثيرك على الآخرين يوضح أنك تفهم سبب تعرضهم للأذى أو الانزعاج أو الإحباط. هذه خطوة حاسمة لأنها تثبت صحة مشاعرهم ، والتي يمكن أن تساعدهم على الشعور بأن مسموعهم ورؤيتهم.
قد يبدو من المفيد أحيانًا شرح ما حدث وأدى إلى المخالفة بإيجاز. ومع ذلك ، كن حذرًا بشأن اختلاق الأعذار لسلوكك. قد لا يهتم المستلم الذي تعرض للإهانة بالسبب وراء خسارتك لثقته - فقط هذا هو السبب وراء خسارتك لثقتهم.
3 ـ التكفير عن الإثم
في هذا الجزء من خطاب الاعتذار ، عبر عن رغبتك في التعويض. قدم اقتراحات حول كيفية التخطيط لتغيير أفعالك في المستقبل. تجنب العبارات ، مثل "أخبرني ماذا يمكنني أن أفعل لتصحيح هذا" والتي تضع عبء إيجاد طريقة للمضي قدمًا على عاتق المستلم.
بدلاً من ذلك ، قم بالعمل الذهني من خلال تقديم الحلول الخاصة بك لإظهار أنك قادم من مكان حقيقي للتعلم والنوايا الحسنة.
4 قدم الطمأنينة
كرروا تأكيد رغبتكم في إعادة البناء من هذه التجربة معًا. وأكد لهم أنك تعلمت من أخطائك.
عندما تنتهي من كتابة خطاب الاعتذار ، يجب أن يكون موجزًا وصادقًا. الأهم من ذلك ، يجب أن يوضح أنك تسمع وتتعاطف مع تجربة المتلقي.
تذكر أن خطاب الاعتذار لا يضمن مسامحة الشخص الآخر. إنها الخطوة الأولى لاستعادة الثقة المفقودة في علاقة مهمة بالنسبة لك.
ما لا يجب تضمينه في خطاب اعتذار
قد يكون الحفاظ على الموضوعية في خطاب الاعتذار أمرًا صعبًا ، حتى عندما تعلم أن الاعتذار هو الشيء الصحيح الذي يجب عليك فعله. فيما يلي بعض النصائح حول ما يجب استبعاده من اعتذار كتابي حقيقي:
إلقاء اللوم: قد يبدو هذا مثل ، يضع هذا النوع من اللغة العبء على عاتق الشخص الآخر كما لو أنه يقول إنه كان بإمكانه "القيام بعمل أفضل" ، بدلاً من تحمل مسؤولية أفعالك.
تفسيرات طويلة الأمد: في حين أن استخدام نهج توضيحي قد يوضح كيفية تطور الموقف ، فهناك خط رفيع بين ذلك وبين تبرير الموقف لتجنب الخطأ. قد تضيع نقطة الرسالة أيضًا في تكرار ما حدث.
الشفقة على الذات: إن غرس خطاب اعتذار بعبارات مثل ، إنه يحاول جذبهم إلى دعمك وطمأنتك بدلاً من التركيز على كيفية اعترافك بصدق لخطأك.
اعتذارات غير صادقة: الكلمات بغض النظر عن نيتك ، أقر بمسؤوليتك عن النتيجة.
النغمة العدوانية السلبية: يمكن أن تنشأ الكثير من المشاعر بعد إدراك أنك جرحت شخصًا ما. على سبيل المثال ، قد تشعر بالانزعاج سرًا أو تضطر إلى إخماد النزاع فورًا كوسيلة للحفاظ على الذات.
توحي العبارات العدوانية السلبية مثل "أنا آسف لأنك شعرت بالإهانة" أنك لست آسفًا للضرر الذي سببته ، ولكنك تشعر بالأسف لأنك واجهت عواقب تجاوزك. من ناحية أخرى ، فإن كتابة وابل من الاعتذارات مثل "أنا آسف ، أنا آسف ، أنا آسف" لا شعوريًا يسعى إلى تهدئة الشخص الآخر بسرعة لتجنب المزيد من الصراع.
أمثلة على خطاب اعتذار قصير
فيما يلي أمثلة على رسائل اعتذار موجزة في مواقف الحياة المختلفة.
نموذج رسالة اعتذار للمدير
عزيزي السيد ميندوزا ،
أعتذر عن لهجتي الوقحة أثناء حديثي مع عميلنا خلال مكالمة الفيديو بالأمس. بعد مزيد من التفكير ، أدرك أنني لم أقدم نفسي فقط بطريقة غير مهنية ولكن أيضًا عطلت إنتاجية الاجتماع من خلال خلق التوتر. أرى أنني وضعت الفريق والشركة في موقف صعب.
لقد تواصلت بشكل خاص مع أعضاء فريقي الذين كانوا حاضرين للاعتذار شخصيًا عن وضعهم في مكان غير مريح. أنا ملتزم بأداء أفضل في المواقف شديدة الضغط وتعلم استراتيجيات حل النزاعات لمساعدتي على التواصل وفقًا لمعايير شركتنا. أعتذر بصدق عن خطئي وسأقبل بالطبع عواقب أفعالي.
نموذج رسالة اعتذار لصديق
عزيزي كاريس ،
أنا آسف جدًا بشأن التعليقات الطائشة التي أدليت بها حول اختيارك للعمل كمستقل. لقد كانت أحكامًا وجارحة ، وأنا آسف بشدة لارتكابها.
لقد وثقت بي من خلال مشاركة خططك لترسيخ المهن ، وقد كسرت تلك الثقة. بدلاً من أن أكون صديقًا داعمًا ، كنت أوقع مخاوفي عليك. كان هذا خطأ مني ، ولا يغتفر.
بعد التفكير في الأمر أكثر ، أدركت أنني قطعت عنك مرات عديدة أثناء محاولتك إخباري بشأن انتقالك الوظيفي. للمضي قدمًا ، أعدك بأن أحترمك من خلال الاستماع بعقل متفتح وقلب مفتوح.
أنا آسف حقًا لهذه الملاحظات الدنيئة - أنت لم تستحق ذلك ، وصداقتنا تعني كل شيء بالنسبة لي. أرغب في متابعة محادثتنا حول خططك عندما نرى بعضنا البعض مرة أخرى.
الأسئلة الشائعة حول خطاب الاعتذار
ما هي رسالة اعتذار؟
خطاب الاعتذار هو إقرار مكتوب بكيفية تأثير سلوك الكاتب أو كلماته سلبًا على شخص أو مجموعة أخرى. يمكن استخدامه للتعويض عن خطأ في المواقف الشخصية وأماكن العمل.
ما هو الغرض من خطاب الاعتذار؟
يمكن أن تكون كتابة خطاب اعتذار عن الأخطاء أو الإساءات طريقة صادقة لتقديم الندم والتكفير عن الذنب. الهدف النهائي لرسالة اعتذار هو العمل على إعادة بناء الثقة المفقودة في العلاقة.
ما هي بعض النصائح لكتابة خطاب اعتذار؟
لكتابة رسالة اعتذار صادقة ، ركز على مشاعر المستلم وتجربته. تجنب استخدام الحرف عن غير قصد لتبرير نفسك ومنظورك. يمكنك تحقيق ذلك من خلال كتابة اعتذار واضح وموجز عن الجريمة المحددة والاعتراف بمسؤوليتك في الموقف. ثم صف كيف ستتجنب الأنماط القديمة في المستقبل.