19 من أفضل مهارات كتابة الأعمال التي تحتاجها للنجاح

هل تريد أن تكون محترفًا في مجال الأعمال بشكل أفضل؟ تعلم أفضل 19 مهارة في كتابة الأعمال لتتفوق!

في عالم الأعمال ، يتواصل المحترفون باستمرار مع بعضهم البعض. يرسلون رسائل البريد الإلكتروني والاقتراحات والتقارير وحتى الرسائل المباشرة.

تعد مهارات كتابة الأعمال أمرًا حيويًا للمحترف للقيام بعمله بشكل جيد ، ومع ذلك فإن العديد من الخريجين في الكليات أو يبدؤون حياتهم المهنية يفتقرون إلى هذه القدرات المهمة. تتواصل الكتابة التجارية مع زملاء العمل أو القيادة التنظيمية أو العملاء أو أصحاب المصلحة الآخرين حول الأعمال وعملياتها. يحتاج إلى توجيه وإعلام وإقناع والمساعدة في إنشاء المعاملات. قبل كل شيء ، يجب أن يكون واضحًا. ستأخذك مهارات الكتابة التجارية القوية بعيدًا في حياتك المهنية.

بينما يمكنك الحصول على دورة في الكتابة التجارية لمساعدتك على تعلم كيفية الكتابة في بيئة عمل ، فقد لا يكون لديك الوقت أو المال للاستثمار في مثل هذا التدريب. يمكنك تعلم كيفية التواصل بشكل جيد في مجال الأعمال التجارية من خلال بعض النصائح المفيدة. هذه الاستراتيجيات سوف

1. اكتب بقصد

في عالم الأعمال ، يعد وجود هدف محدد بوضوح في كل ما تفعله أمرًا ضروريًا ، والكتابة ليست استثناءً. تبدأ الكتابة الهادفة قبل أن تبدأ الكتابة. أولاً ، تحتاج إلى معرفة سبب كتابتك واستخدام مهارة الاتصال في العمل لإظهار هذا الغرض بوضوح في كتابتك. تساعدك الكتابة الهادفة على إنشاء اتصال مكتوب يصل إلى النقطة المحددة بكلمات أقل. للوقت قيمة عالية في العمل ، لذا فإن الوصول إلى هذه النقطة بسرعة أمر مفيد.

2. تجنب العبارات الطنانة والمصطلحات اللغوية المتخصصة

كل صناعة لها كلماتها الرنانة ومصطلحاتها. يعرّف قاموس Merriam-Webster الكلمة الطنانة على أنها "كلمة أو عبارة ذات صوت مهم ، وعادة ما تكون تقنية مع القليل من المعنى المستخدمة بشكل أساسي لإثارة إعجاب الأشخاص العاديين." تعريف المصطلحات هو "المصطلحات الفنية أو السمة المميزة لنشاط أو مجموعة خاصة." يمكن للكتاب الجيدين نقل المعنى بدون هذه الكلمات غير الضرورية أو المربكة في بعض الأحيان. تتضمن أمثلة العبارات الطنانة للأعمال ما يلي:

• التعاضد
• أمر سهل الحصول عليه
• عودة الدائرة
• خارج الصندوق
• رشيق
• تأثير ايجابي
• حرك الإبرة
• غوص عميق
• عرض النطاق
• قاعدة سحابة
• الحد الأدنى
• نهج شمولي
• ثقافة الشركة
• نمو القرصنة

يمكن أيضًا أن تكون الاختصارات نوعًا من المصطلحات أو الكلمات الطنانة التي يجب تجنبها ما لم تكن معروفة في مجال عملك. بدلاً من ذلك ، استخدم اختيارات كلمات أكثر دقة ، أو اترك هذه المصطلحات خارج كتابتك تمامًا.

3. إزالة العاطفة

الكتابة التجارية ليست كتابة عاطفية. بينما تركز بعض أنواع الكتابة التجارية على الإقناع ، فإنك ستستخدم الحقائق والثقة للإقناع ، وليس اللغة العاطفية للغاية. هذا لا يعني أنه لا يمكنك تفسير حماسك أو حماسك في كتاباتك. فقط كن حذرًا من أن العواطف والكلمات العاطفية لا تقود الاتصال ، واختر بنية الجملة البسيطة والتواصل الواقعي الواضح.

4. حد الاحوال

الظروف هي الكلمات التي تعدل الأفعال وكذلك المعدلات الأخرى. إذا كنت تستخدم فعلًا قويًا ، فلن تحتاج إلى ظرف لتعديله. اقرأ اتصالات عملك ، وانظر أين يمكنك الحد من استخدام الظروف. على سبيل المثال ، يمكنك قول هذا:

• صرخ العميل في عضو فريقك.

إن ظرف "بصوت عالٍ" ليس ضروريًا لنقل المعنى المناسب هنا. يكون الصراخ عاليًا بحيث يمكنك أن تقول:

• صرخ العميل في عضو فريقك.

5. احتفظ بها قصيرة

يجب أن تكون كل من الجمل والفقرات في الاتصالات التجارية قصيرة ومباشرة. استخدم تراكيب الجمل البسيطة وتجنب الجمل المتكررة بأي ثمن. إذا كان بإمكانك أن تقول شيئًا بكلمات أقل مما اخترته ، فراجعها لتكون النسخة الأقصر. التواصل الطويل والمطول ليس مناسبًا في عالم الأعمال المزدحم. إذا كانت لديك فقرة طويلة أو رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى إرسالها ، فابحث عن طريقة لتفكيكها. الأجزاء الصغيرة من النص أسهل للقارئ في الفهم من النصوص الطويلة.

6. تنظيم أفكارك

عندما تكتب أوراقًا أكاديمية ، فعادة ما تبدأ بمخطط تفصيلي. يساعدك المخطط التفصيلي على تنظيم أفكارك في نمط واضح ومدروس جيدًا. سيكون من المفيد أن تفعل الشيء نفسه مع كتابة الأعمال. حتى إذا لم تنشئ مخططًا رسميًا ، فتأكد من تنظيم الأفكار. عادةً ، بالنسبة للاتصالات التجارية ، ستبدأ بالمعلومات الأكثر أهمية أو الغرض من الاتصال ، متبوعة بالحقائق أو المعلومات الإضافية التي يحتاج القارئ إلى معرفتها.

احتفظ بالمعلومات الأقل أهمية في نهاية الاتصال. يعني تنظيم أفكارك أيضًا استخدام كلمات انتقالية أثناء الانتقال من جملة إلى جملة. هذا يخلق إحساسًا بالتماسك والتدفق في قطعتك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يجعل المعنى أسهل في الاستيعاب.

7. صياغة كتابتك بإيجاز

حافظ على أسلوبك في الكتابة نظيفًا وموجزًا. استخدم مهارات اتصال قوية لتقول ما تعنيه بوضوح دون كلمات غير ضرورية. تعتبر الكتابة الموجزة مهمة في الأعمال التجارية لأن القارئ عادة لا يملك الكثير من الوقت لقراءة مستند ، وخاصة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. لذلك ، يجب أن يكونوا قادرين على مسح مستند العمل للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها دون تأخير.

8. اعرف جمهورك

يتطلب الاتصال الفعال ، سواء تحدثًا أو كتابيًا ، معرفة جمهورك. تخبرك معرفة القارئ بما إذا كان القارئ سيفهم عبارة أو مصطلحات معينة أم لا ، وسيساعدك على الوصول إليهم بمعناك. تساعدك معرفة جمهورك على اختيار النغمة والمفردات لتوصيل المعنى الخاص بك بسهولة أكبر. سيسمح لك أيضًا بتحديد المستوى المناسب من الاحتراف الذي يتوقعه الجمهور منك.

9. استخدم نغمة احترافية

لن تكون الكتابة التجارية الفعالة ذات طابع شخصي للغاية. بينما يمكنك نقل نبرة ودية ، يجب أن تحافظ على الاحتراف. يأتي هذا أحيانًا مع التدريب على الكتابة ، لكنه غالبًا ما يأتي من الخبرة. ضع في اعتبارك قراءة مقالتك بصوت عالٍ بعد الانتهاء من كتابتها. هل تنقل صوتًا ودودًا ولكنه احترافي ، أم يبدو أنك تتحدث إلى صديق جيد؟ بعد ذلك ، قم بتجميل كتابتك ، وإزالة الانقباضات والمصطلحات العامية لجعلها تبدو أكثر احترافية.

10. يرو في الصوت النشط

يتضمن الصوت النشط موضوع الجملة الذي يؤدي فعل الجملة. لذلك ، فإن الكتابة بصوت نشط تخلق جملًا أقوى وأكثر إيجازًا. عكس صيغة المبني للمعلوم هو المبني للمجهول ، وعليك تجنبه قدر الإمكان في كتاباتك. فيما يلي مثال على جملة من بريد إلكتروني خاص بالعمل يستخدم الصوت المبني للمجهول:

• تم إرسال الرسالة إلى جميع الإدارات.

في هذه الجملة ، لا تقوم الرسالة بالإجراء (الإرسال). وبالتالي ، فهو في صيغة المبني للمجهول. أعد صياغته بالقول:

• أرسل توم الرسالة إلى جميع الأقسام.

هذا يقول نفس الشيء لكنه يشير إلى من أرسل الرسالة. كما أنها تنقل المعنى بعدد كلمات أقل وهي جملة أقوى. قد تمر أوقات يكون فيها الصوت المبني للمجهول هو خيارك الوحيد ، لكن تجنبه عندما تستطيع.

11. حقائق الدولة وليس الآراء

رأيك أقل أهمية في الاتصالات التجارية من أشكال الاتصال الأخرى. ومع ذلك ، من المحتمل أن تحصل على نتائج أفضل إذا ذكرت الحقائق المدعومة بالبيانات في اتصالك. قد تواجه أوقاتًا تحتاج فيها إلى إبداء رأيك في اتصالات عملك. في هذه الحالات ، أوضح أن القارئ يقرأ وجهة نظرك ورأيك ، وليس حقيقة معروفة. سيساعد هذا الكشف القارئ على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المعلومات التي تقدمها.

12. إزالة الأخطاء النحوية

يجب أن تكون الكتابة التجارية الجيدة خالية من الأخطاء النحوية الأساسية. يؤدي إرسال الاتصالات التجارية مع وجود أخطاء نحوية إلى جعلك أنت ومؤسستك تبدو أقل احترافًا. لذلك ، سواء كنت منخرطًا في البريد الإلكتروني أو كتابة التقارير ، قم بالتدقيق بعناية لتقليل عدد الأخطاء. إذا لم تكن الكتابة هي أهم مهاراتك ، يمكنك استخدام المدقق النحوي ، مثل Grammarly ، للمساعدة. تذكر ، مع ذلك ، أنه حتى أقوى مدقق نحوي يعتمد على التكنولوجيا للقيام بعمله. قم دائمًا بالتدقيق اللغوي لنفسك قبل إرسال أي جزء من كتابات العمل.

13. أظهر الثقة في الكتابة

ستنقل رسالة بريد إلكتروني أو رسالة إخبارية فعالة لإعداد الأعمال إحساسًا بالثقة. يمكنك تعلم الكتابة بثقة عن طريق تغيير مفرداتك وتجنب الصوت المبني للمجهول. الحفاظ على كتاباتك مباشرة وقوية سينقل مستوى عالٍ من الثقة. الثقة في كتاباتك ستجعلها أكثر فاعلية. سيشعر القارئ بمزيد من الثقة فيك وبقدرتك على مساعدتهم في تلبية احتياجات أعمالهم إذا شعرت كتاباتك بالثقة.

14. حافظ على بساطة التنسيق

حافظ على بساطة التنسيق عند كتابة خطاب عمل أو مذكرة أو تقرير. يمكن أن تساعد العناوين والعناوين الفرعية في توجيه القارئ من خلال المعلومات ولكن تجنب التنسيقات المعقدة مثل الخطوط الفاخرة والاستخدام المفرط للحواشي السفلية. تذكر أنك تريد صياغة عمل يمكن للقارئ مسحه ضوئيًا بسرعة للحصول على المعلومات الضرورية. لذا استخدم فقرات قصيرة ، ورشها في الرسومات حيثما كان ذلك مناسبًا ، واستخدم خطوطًا احترافية بحجم يمكن للناس قراءته بسهولة لتجنب إحباط القراء أو إرباكهم.

15. عرض القدرة على التكيف لأنواع الكتابة المختلفة

تتضمن الكتابة التجارية أنواعًا مختلفة من الكتابة. ككاتب أعمال ، قد تحتاج إلى كتابة:

• المذكرات
• رسائل البريد الإلكتروني
• التقارير
• منشورات مواقع التواصل الاجتماعي
• مشاركات المدونة
• رسالة مباشرة
• رسائل عمل

تعرف على كيفية تكييف أسلوب الكتابة الخاص بك لتتناسب مع منصات الاتصال المختلفة هذه. على سبيل المثال ، قد يحتوي التقرير على فقرات أطول من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، وسيسمح منشور الوسائط الاجتماعية بلغة شخصية أكثر من خطاب العمل.

16. حافظ على نغمة بشرية

على الرغم من أهمية الاحتراف ، إلا أنك لا تزال تريد أن تنقل كتاباتك نغمة إنسانية. التزم بالمفردات اليومية التي قد تستخدمها عند التحدث إلى العميل. احتفظ بنبرة لطيفة ومتفائلة في كتاباتك. إحدى الطرق لمعرفة ما إذا كنت قد حافظت على لمستك الشخصية في كتاباتك هي قراءتها بصوت عالٍ عند الانتهاء من كتابة قطعة ما. إذا بدا أنه يتدفق جيدًا ولا يشعر بأنه مرتفع جدًا عندما تقرأه بصوت عالٍ ، فمن المحتمل أنه ودود بدرجة كافية.

17. ابق متسقًا

يعد الاتساق من أكثر مهارات كتابة الأعمال تحديًا التي يجب تبنيها. عملك هو علامة تجارية تحتاج إلى صوت متسق وواضح. تتضمن كتابة الأعمال الأفضل الاحتفاظ بصوت الموافقة في كل ما تكتبه لعلامتك التجارية. في كثير من الأحيان ، ستنشئ الشركة إرشادات للعلامة التجارية لكتابها. تعلم كيفية دراسة هذا المستند وتطبيقه سيجعل كتابتك أكثر اتساقًا ويجعلك كاتبًا أفضل.

18. تكوين دعوة إلى العمل

تتطلب معظم الاتصالات التجارية عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، وهي عبارة تشير إلى ما تريد أن يفعله القارئ. إذا كتبت قطعة تسويقية ، فسيكون CTA هو طلب عينة أو عرض توضيحي أو شراء. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا ، فيمكنك أن تطلب من القارئ إرسال رد. إذا كنت تقدم عرضًا تقديميًا ، يمكن للحث على اتخاذ إجراء (CTA) طرح أسئلة على الجمهور. يجب أن توضح CTA للقارئ ما تريده أن يفعله بالمعلومات التي قدمتها. لذلك ، يجب أن تكون موجزة ومباشرة. لا ينبغي أن يترك أي سؤال في ذهن القارئ حول ما يجب أن يحدث الآن بعد أن قرأوا ما كتبته.

19. أكمل التحرير النهائي

أخيرًا ، في كل كتابة الأعمال التي تكملها ، قم بإجراء فحص نهائي لأمرين: الوضوح والإيجاز. أولاً ، اقرأ مقالتك لتتأكد من أنها واضحة. ثم اقرأه كأنك لا تعرف الموضوع. هل تنقل ما تريد أن تنقله؟ بعد ذلك ، اقرأ القطعة للتأكد من أنها مختصرة قدر الإمكان. هل قمت بتضمين جميع المعلومات الأساسية ولكن ليس أكثر من ذلك؟ احتفظ فقط بالكلمات والجمل المهمة لمعنى الاتصال. استبعد قدر الإمكان دون تغيير معنى القطعة ، وستكون جاهزًا لإرسال مسودتك النهائية إلى المستلم المقصود.

عند التعديل من أجل القواعد النحوية ، نوصي أيضًا بتخصيص الوقت لتحسين درجة سهولة القراءة لمقطع ما قبل النشر أو الإرسال

إذا كنت لا تزال بحاجة إلى المساعدة ، فإن دليلنا للقواعد النحوية وبناء الجملة يشرح المزيد.