5 عادات بريد إلكتروني للحفاظ على علبة الوارد الخاصة بك (وزملاء العمل) سعداء

إنه يوم الاثنين الجميل والنادر عندما تصل إلى المكتب مبكرًا. لم تكن تنقلاتك مزعجة كالمعتاد ، ولا تزال قهوتك ساخنة ، ولا أحد في الجوار حتى الآن. يسارع قلبك في هذه الفرصة اللذيذة لإنجاز بعض الأعمال الفعلية دون الإلهاءات المعتادة.

أنت تقشر الكمبيوتر المحمول الخاص بك فقط لاكتشاف سبعة وعشرين رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة. كتفيك يتدهوران في اليأس. كم من هؤلاء حتى مهم؟ هل أي منهم؟ ماذا لو فعل أحد وفقدت ذلك؟ من الأفضل بدء الغربلة.

يزداد إحباطك عندما تدرك أن العشرات من هذه الأشياء لا تهمك على الإطلاق - قرر شخص من قسم آخر أن "يحيطك" بمناقشتهم حول مقال أرسله أخصائي الوخز بالإبر. التمرير لأسفل ، كان ذلك من قبل ، دعنا نرى. . . ستة آخرين متناغمون ، بأسلوب الرد على كل شيء. أرغ. نفس عميق.

هناك العديد من المشاكل والاضطرابات التي تحدث في البريد الإلكتروني ، لكننا لاحظنا القليل منها بشكل خاص - وهو نوع من الأخطاء التي لن ترتكبها أبدًا نموذجًا لآداب البريد الإلكتروني مثلك. قُد زملائك بالقدوة: إليك العد التنازلي لعادات البريد الإلكتروني السليمة التي يجب وضعها في الاعتبار.

5 تجنب الازدحام CC

يقوم شيت ، مؤلف الإعلانات الجديد لشركتك ، بصياغة بعض الكلمات لبولين في قسم التصميم لاستخدامها. نائب بولين ، براندون ، سيحل محلها يوم الخميس ، لذلك قام شيت بنسخه أيضًا. يجب أن تكون دقيقًا.

شيت أيضًا غير متأكد من أنه يلخص بدقة شرح جوين لإصدارهم التالي ، فلماذا لا تنسخها أيضًا للتوضيح؟ قال جوين شيئًا عن الصياغة التي تحتاج إلى مراجعة قانونية ، لذلك ، أسباب شيت ، من الأفضل ربط هؤلاء الأشخاص. وميا ، مديرة المشروع ، تكره عدم معرفة ما يجري ، لذا ، حسنًا ، ترى إلى أين يتجه هذا. ابتعد عن زر الإرسال يا شيت.

يمكن لمهمة صغيرة نسبيًا أن تتحول بسرعة إلى كابوس البريد الوارد لجميع الموظفين إذا لم تكن حكيمًا. وحتى لو كنت تقصد حسنًا ولديك أسباب وجيهة ، فإن البشر المحترمين يفعلون أحيانًا أشياء غير لائقة باستخدام زر الرد على الكل. هل أنت على استعداد للمخاطرة به؟

إذا كان من الضروري إرسال بريد إلكتروني إلى الكثير من الأشخاص في وقت واحد ، ففكر في وضع عناوينهم في حقل "نسخة مخفية الوجهة" ، حتى لا يسد أولئك الذين يستجيبون العشرات من صناديق البريد الوارد الأخرى.

قد يكون الحل الآخر لـ Chet هو تقسيم هذه المهمة إلى أجزاء أصغر: تحديث المصممين في بريد إلكتروني واحد ، والتحقق من Gwyn في رسالة أخرى ، والاطلاع على الزريبة القانونية واسأل متى يمكنهم التحدث ، وإبلاغ Mia في اجتماع التخطيط بعد ظهر هذا اليوم. بالحديث عن هذا الموضوع . . .

4 اعرف متى ومتى لا ترسل بريدًا إلكترونيًا

يعد البريد الإلكتروني أداة جيدة ، ولكنه غالبًا ما يكون بديلاً سيئًا للمحادثات في الوقت الفعلي - خاصةً النوع الذي تحتاج فيه إلى مساحة لطرح أسئلة المتابعة أو الإجابة عليها والتوضيح أثناء المضي قدمًا. بعض الأمثلة:

• التشاور مع الموارد البشرية حول خطة التأمين الجديدة الخاصة بك؟ يبدو تفسير البريد الإلكتروني الشامل وكأنه عمل روتيني للقراءة ، ناهيك عن الكتابة. احصل على مفكرة وتحدث عنها.
• استعلام خبير عن مسألة فنية معقدة؟ قد تساعدك بعض المحادثات المتبادلة على معرفة التفاصيل بسرعة أكبر من البريد الإلكتروني.
• مناقشة التفاصيل الحساسة مع قسم الرواتب أو محامي الشركة؟ قد لا يكون مجلد "المرسل" هو أفضل مستودع لهذه الأسرار اللذيذة.

الجانب الآخر من هذا التوازن هو معرفة متى يجب عليك إرسال بريد إلكتروني. في بعض الأحيان ، لا يستحق الأمر ببساطة محادثة كاملة. لحظات مثل هذه عندما يتألق البريد الإلكتروني.

إذا كانت المشكلة ملحة - كما هو الحال في اليوم ، الآن عاجلة - فقد يكون من الأفضل لك إرسال رسالة ، بدلاً من انتظار المستلمين للتحقق من بريدهم الوارد.

3 لا تنس سطر الموضوع

لا يفرغ الجميع بريدهم الوارد يوميًا ، أو ربما على الإطلاق.

المراسل التي تتلقى مائة رسالة بريد إلكتروني كل يوم ، بعضها مهم والبعض الآخر تافه ، قد يفرز الرسائل التي يبدو أنها تستحق الوقت حتى تفتحها. تتوقف هذه الأحكام السريعة على سطر الموضوع. بافتراض أنك لا تريد تجاهل مراسلاتك مع الأشخاص المشغولين إلى الأبد ، عليك أن توضح سبب كتابتك ، ومدى أهميتها.

أيضا ، اجعلها مختصرة. ليست هناك حاجة لأن يشبه سطر الموضوع قصيدة مصغرة لمحتويات بريدك الإلكتروني.

نصيحة احترافية: بعض مرسلي البريد الإلكتروني المخضرمين ، الذين يتخوفون من احتمال إرسال ملاحظة نصف مكتوبة ، لا تضع عنوان بريد إلكتروني صالحًا في السطر "إلى" حتى يكونوا مستعدين لمزج الإرسال. بدلاً من ذلك ، يقومون بلصق عنوان المستلم مؤقتًا في سطر الموضوع ، حيث سيكون من السهل العثور عليه ونقله بمجرد أن يحين الوقت. يمكن أن تكون هذه الخطوة الأخيرة تذكيرًا مفيدًا لملء سطر الموضوع هذا.

2 لا يكون المستجيب "+1" ولا وكيل إعادة التوجيه

يعني احترام البريد الوارد للأشخاص تولي ملكية ما يقوله المجلد المرسل عنك.

الزميل الذي يكتب بريدًا إلكترونيًا مدروسًا وواضحًا يضيء يومك يستحق أفضل من إرجاع رمز تعبيري رائع. يشبه هذا النوع من الاستجابة "+1" قول "فاصوليا رائعة" وتغيير الموضوع عندما يعرض عليك صديق توصيلة إلى المطار. ألا تريد أن تظهر أكثر قليلاً في طريق التقدير ، أو على الأقل التقدير؟

وبالمثل ، فإن سلسلة متشابكة من المهام والمتابعات وربما شخص ما في التمويل يمكن أن يجيب - نادرًا ما يتم تحسين حالة عدم اليقين من خلال مشاركتها مع المزيد من الأشخاص. عندما تصبح جزءًا من مجموعة الرسائل المعاد توجيهها ، تنقل الرسائل باستمرار في اتجاهات عشوائية مع القليل من الاهتمام لما تعنيه أو لمن ، فهذا يعني أن لا شيء تكتبه أو تشاركه أمر مهم حقًا. يمكنك القيام به على نحو أفضل.

1 لا تنصب كمينًا للناس عن طريق المراوغة في رئيسهم

لنفترض أنك كنت تراسل بريدًا إلكترونيًا ذهابًا وإيابًا مع شخص ما ، لإخباره بشيء لا يريد سماعه. لقد تمكنت من إبقاء الأمور مهذبة نسبيًا حتى الآن: "لا ، أنا آسف ، هذا الإطار الزمني غير واقعي" ، كما تقول. "نعم ، أتفهم قلقك ، لكن الفريق القانوني يقول إنه لا يمكننا تغيير هذه الصياغة."

ثم تأتي القنبلة في ردهم التالي: إنهم يرسلون نسخة إلى مديرك. على ما يبدو ، هذا الشخص غير راضٍ عن ردودك وقرر أن التصعيد محسوس. اوف.

هناك الكثير من الأوقات التي يكون فيها من المنطقي إضافة رئيس شخص ما إلى سلسلة رسائل ، ولكن هذا ليس واحدًا منهم. هذا النوع من الهجمات المتسللة يترك الناس يشعرون بالحرق ؛ من المحتمل ألا يرقى تفاعلك التالي معهم إلى المستوى الودي. بمعنى آخر ، إنها ليست نظرة جيدة. ويخاطر بحرق الجسور في المرة القادمة التي يتعين عليك فيها العمل معًا.

لحسن الحظ ، من السهل تجنب هذا ؛ كل ما عليك فعله هو عدم إغماء الناس بمحاولة استخدام رئيسهم كعصا.

شكرًا لقراءتك هذا الآن ، ويرجى الامتناع عن الرد على الكل في ردك.