ما هي الحالة التجارية؟

حالة العمل هي وثيقة مقدمة إلى أصحاب المصلحة في الشركة والتي تحدد أسباب متابعة مشروع أو قرار تجاري. يتم تطويره خلال المرحلة الأولية للمشروع ويفحص كيف ولماذا يجب على الشركة معالجة مشكلة أو فرصة عمل محددة.

يتطلب تقديم حالة عمل أكثر من مجرد فكرة جيدة وموقف يمكن القيام به. إنه يحتاج إلى كتابة احترافية فعالة تقنع الأشخاص الموجودين على الجانب الآخر من مكتب المؤتمرات بأن اقتراحك جيد.

سنشرح ما هي حالة العمل ولماذا هي ضرورية. سنقدم أيضًا نصائح حول كيفية كتابة حالة عملك التالية وشرح كيفية اختلافها عن خطة العمل.

ما هي الحالة التجارية؟

حالة العمل هي وثيقة مكتوبة لإقناع أصحاب المصلحة في الشركة بأن المشروع سيفيد مؤسستهم على المدى الطويل. تحدد الوثيقة مشكلة أو فرصة عمل، والحل المقترح والبدائل، والتكلفة، وأصحاب المصلحة في المشروع، والمخاطر والفوائد المترتبة على متابعة الحل.

وبعبارة أخرى، فهو يتناول من وماذا ولماذا وكيف يتم التعامل مع قضايا تجارية محددة.

تشرح هذه الوثيقة لماذا يعد استخدام وقت الشركة أو مواردها لمعالجة مشكلة معينة فكرة سليمة. يمكن أن تساعدك الكتابة الجيدة في إيصال أهمية معالجة مشكلة ما والحصول على الموافقة على فكرتك. لهذا السبب، تجنب استخدام المصطلحات، لأن الأشخاص الذين يراجعون حالة عملك قد لا يكون لديهم خبرة في موضوعها.

عندما يتم تحديد فكرة المشروع وتقييمها، يكتب أحد أصحاب المصلحة حالة عمل، ويقدمها إلى المدير التنفيذي أو مجلس الإدارة أو المساهمين في الشركة للموافقة عليها.

بمجرد الموافقة عليه، ينتقل المشروع إلى مرحلة التخطيط. ستكون دراسة الجدوى مفيدة خلال هذه المرحلة لأنك ستكون قد حددت الاستراتيجيات والوقت والتكلفة اللازمة لإنجاز المشروع. قد يؤدي بدء مرحلة تخطيط المشروع دون دراسة الجدوى إلى حدوث ارتباك أو تأخير في المستقبل.

متى تستخدم حالة العمل؟

يجب عليك استخدام دراسة الجدوى عندما تحتاج إلى تبرير استخدام المال أو الوقت أو الأشخاص أو الموارد الأخرى لمشروع ما. على سبيل المثال، إذا أرادت شركة إعلامية توسيع بصمتها على الإنترنت، فإنها ستكتب حالة عمل تشرح فيها كيف سيفيد ذلك الشركة وكم ستكلفه. ستوفر دراسة الجدوى أيضًا بدائل للمشروع، وتفصل المخاطر، وتحدد استراتيجية لتحقيق المشروع.

يجب عليك أيضًا استخدام دراسة الجدوى لإنشاء خريطة طريق للمشروع من خلال تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين والميزانيات والجداول الزمنية.

قد تحتاج بعض الشركات إلى دراسة جدوى قبل الموافقة على القرارات الرئيسية، مثل ترقية أجهزة الكمبيوتر أو نقل المكاتب.

بمجرد تقديم حالة العمل، سيقوم أصحاب المصلحة بمراجعة المستند قبل الموافقة عليه. إذا لم يكونوا مقتنعين بأن المشروع يستحق العناء، فقد يقومون بمراجعة دراسة الجدوى أو رفضها.

ما الذي يجب أن تتضمنه حالة العمل؟

هناك أربعة عناصر أساسية يجب تضمينها في حالة العمل: الملخص التنفيذي، والتمويل، وتعريف المشروع، وتنظيم المشروع.

1 ملخص تنفيذي

ملخصك التنفيذي هو ماذا ولماذا. تحدد هذه النظرة العامة الموجزة مشكلة العمل أو الفرصة، وتقترح حلاً، وتشرح سبب استفادة الشركة.

على الرغم من أنه أول ما يقرأه أصحاب المصلحة، إلا أنه يجب أن يكون آخر شيء تكتبه لأنك ستحتاج أولاً إلى تحديد نطاق المشروع.

2 المالية

قسم الشؤون المالية هو المكان الذي ستتحدث فيه عن المال.

يحتوي هذا القسم على معلومات حول مقدار تكاليف المشروع، وكيفية سدادها، وتأثيراتها على التدفق النقدي، والعائد المتوقع على الاستثمار (ROI). تتم قراءة القسم المالي لحالة العمل إلى حد كبير من قبل الأشخاص الذين يوافقون على التمويل، ولكنه قد يكون أيضًا مصدر قلق للمساهمين أو غيرهم ممن لديهم مصلحة مالية في الشركة.

3 تعريف المشروع

تعريف المشروع يأخذ الجزء الأكبر من حالة العمل. فهو يوضح سبب ضرورة المشروع - أهدافه، ومخاطره، وفوائده، وأصحاب المصلحة الرئيسيين - ويقدم مخططًا للمشروع. بمعنى آخر، فهو يوفر المزيد من المعلومات حول ماهية المشروع ولماذا ومن وكيف.

توفر حالة العمل القوية معلومات أساسية عن المشروع وضرورته. على سبيل المثال، قد تناقش الحالة التجارية لبدء برنامج المؤثرين في شركة إعلامية ارتفاع شعبية وسائل التواصل الاجتماعي وكيف يمكن للمؤثرين أن يفيدوا الشركات.

يمكن أن يكون أصحاب المصلحة الرئيسيون أشخاصًا في الفريق أو أشخاصًا من خارج الشركة يتمتعون بالخبرة أو الموارد التي يمكن أن تساعد المشروع. يجب أن يدرس هذا القسم ما إذا كانت هناك حاجة للتعاون بين الإدارات وما إذا كانت هناك أي قيود أو حواجز، مثل المشاريع الجارية.

وأخيرًا، يجب عليك مناقشة الخيارات المختلفة لمعالجة هذه المشكلة. استهدف ثلاثة إلى خمسة بدائل ومعالجة الآثار المترتبة على عدم متابعة المشروع.

4 تنظيم المشروع

يصف تنظيم المشروع إدارة المشروع أو التسلسل القيادي للأشخاص الذين ينفذون المشروع. يتضمن ذلك تفويض المسؤوليات للأشخاص على جميع المستويات، وتنظيم مستويات مختلفة من اتخاذ القرار، وتطوير نظام التقارير المرحلية لإبقاء الشركة على اطلاع دائم بالمشروع.

حالة العمل مقابل خطة العمل

تغطي حالة العمل وخطة العمل العديد من نفس المواضيع، ولكن هناك فرق كبير بين الاثنين. تتعلق حالة العمل بمشروع فردي أو قضية عمل، في حين أن خطة العمل تتعلق بجميع أجزاء الشركة على مدى فترة أطول.

على سبيل المثال، قد تقوم شركة نشر بتطوير حالة عمل لمناقشة الحصول على منشور جديد في غضون عام. يجوز لنفس الشركة إنشاء خطة عمل لفحص الخيارات المتاحة لزيادة إجمالي الإيرادات على مدى خمس سنوات.

مثال حالة الأعمال

اكتشف ما إذا كانت شركتك تمتلك قوالب حالة عمل معدة مسبقًا. وفي كلتا الحالتين، استخدم مثال حالة العمل هذا كدليل للحصول على الموافقة على مشروعك التالي.

نحاول هنا إقناع شركة معدات رياضية بإنتاج معدات كرة المخلل. ضع في اعتبارك أن حالة العمل الفعلية ستتطلب على الأرجح معلومات أكثر بكثير مما نقدمه هنا.

ملخص تنفيذي

من المتوقع أن تبلغ قيمة سوق كرة المخلل العالمية 155.4 مليار دولار بحلول عام 2033، ومن المتوقع أن يمثل المشترون الأفراد أكثر من نصف الطلب على معدات كرة المخلل، وفقًا لخبراء الصناعة.

لا تنتج شركتنا معدات كرة المخلل، على الرغم من أننا ننتج سلعًا مماثلة ونتمتع بسمعة طيبة في صناعة المعدات الرياضية. من خلال إنتاج وبيع معدات كرة المخلل، يمكننا ترسيخ مكانتنا في السوق المتنامية وتوسيع محفظة أعمالنا. يمكن كسب ما يقدر بـ 20 مليون دولار سنويًا من خلال هذا المشروع.

الشؤون المالية

وتقدر التكاليف المتوقعة لهذا المشروع بمبلغ مليون دولار.

البحث والتطوير: 250.000 دولار

التسويق: 250,000 دولار

التصنيع والتدريب: 500.000 دولار

نتوقع تحقيق التعادل في الأشهر الستة الأولى من الإنتاج والوصول إلى إيرادات سنوية تقدر بـ 20 مليون دولار في غضون خمس سنوات. وسيحصل المشروع على أموال من صندوق احتياطي تستخدمه الشركة لتمويل مشاريع جديدة.

تعريف المشروع

يسعى المشروع إلى الحصول على موطئ قدم في سوق كرة المخلل العالمية من خلال إنتاج وبيع معدات كرة المخلل. أنتجت شركتنا معدات رياضية منذ 100 عام وهي في وضع جيد لتصبح لاعبًا رئيسيًا في هذه الصناعة المتنامية، والتي من المتوقع أن تبلغ قيمتها 155.4 مليار دولار بحلول عام 2033.

اللاعبون الرئيسيون هم فرق البحث والتطوير والتسويق والتمويل والتصنيع. سيتم تكليف البحث والتطوير بإنشاء منتج موثوق به ضمن نقطة سعر تحددها وزارة المالية. وينبغي أن تستغرق هذه العملية من شهر إلى ثلاثة أشهر. سيقوم التسويق بعد ذلك بعرض المنتج على مجموعات المصلحة العامة لمدة شهر واحد لقياس مدى الاهتمام العام.

سيقوم قسم البحث والتطوير بعد ذلك بإجراء التغييرات النهائية، وسيبدأ التصنيع في الإنتاج بعد شهر. نتوقع أن تصل المنتجات إلى الرفوف بعد ستة أشهر من الموافقة النهائية.

البدائل

الإنتاج بالاستعانة بمصادر خارجية: جدول زمني أسرع للإنتاج وتكاليف أقل، على الرغم من أن المعدات ستكون أقل موثوقية ومن المرجح أن يتم إرجاعها، مما يقلل هوامش ربحنا.

ابتعد عن سوق كرة المخلل: اخسر إيرادات سنوية تقدر بـ 20 مليون دولار.

ابحث عن فرص أخرى للعبة البيسبول، بما في ذلك الرعاية: وهذا ليس مجال خبرتنا.

تنظيم المشروع

فيما يتعلق بمسؤوليات وأدوار صنع القرار، يجب على الإدارات اتباع حوكمة المشروع القياسية للشركة. سيقدم المديرون المساعدون تحديثات يومية لمشرفي أقسامهم. سيقوم كل مشرف قسم بتقديم تحديثات أسبوعية لمجلس الإدارة والرئيس التنفيذي.

الأسئلة الشائعة حول حالة الأعمال

ما هي الحالة التجارية؟

حالة العمل هي وثيقة تستخدم لإقناع أصحاب المصلحة في الشركة بمتابعة المشروع. فهو يحدد مشكلة العمل، أو الفرصة، والحل. ثم يقوم بتحديد تكلفة المشروع، وكيفية إنجازه، وكيف سيفيد الشركة.

ما الذي يجب أن تتضمنه حالة العمل؟

يجب أن تتضمن دراسة الجدوى أربعة مكونات رئيسية:

• ملخص تنفيذي يوضح المشروع وسبب الموافقة عليه وفوائده
• قسم مالي يوضح تكلفة المشروع والعائد المتوقع على الاستثمار وأي توقعات للإيرادات
• تعريف المشروع الذي يحدد نطاق المشروع
• نظام منظم للإشراف على تنفيذ المشروع

متى يجب عليك استخدام حالة العمل؟

استخدم حالة العمل عندما تحاول إقناع أصحاب المصلحة في الشركة بالموافقة على استخدام السلع أو الموارد لمشروع أو نفقات معينة.

كيف تختلف حالة العمل عن خطة العمل؟

تشير حالة العمل إلى جانب واحد من شركة أو مشروع معين. تغطي خطة العمل الشركة بأكملها على مدى فترة أطول.