ما يجب وما لا يجب فعله في آداب البريد الإلكتروني للأعمال

هناك أشياء قليلة يمكن أن تشوه علامتك التجارية الاحترافية تمامًا مثل البريد الإلكتروني المضلل والمكتوب بشكل سيئ. يمكن أن تشكل نقرة واحدة على زر "إرسال" الفرق بين تبادل أعمال ناجح ومشكلة محتملة تتعلق بالموارد البشرية أو صراع بين زملاء العمل. ورغم أن الأميركيين يرسلون مئات الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني يوميا، فلا ينبغي لنا أن نعتبر ذلك أمرا مفروغا منه.

سواء كنت أحد كبار المتخصصين أو مبتدئًا في العمل، إليك 13 أمرًا يجب عليك تذكرها بشأن آداب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

انتبه إلى سطر الموضوع

اكتب سطر موضوع واضحًا وموجزًا ​​يعكس نص البريد الإلكتروني. تجنب سطور الموضوع التي تحتوي على كلمات عامة مثل "Hi" أو "Touching Base" أو "FYI"، ولا تترك سطر الموضوع فارغًا.

استخدم التحية المناسبة

تشير "مرحبًا" و"مرحبًا" إلى الافتقار إلى الاحترافية والنضج. ابدأ بريدك الإلكتروني بعبارات مثل "صباح الخير" أو "مساء الخير" أو "مساء الخير" أو "مرحبًا". "يوم جيد" أو "تحية طيبة" هي عبارات أخرى تستخدم بشكل متكرر على الساحة الدولية.

استخدم مقدمة

في ثقافات مثل الولايات المتحدة، أفضل الممارسات هي أن يقوم المرسل بتقديم نفسه بالاسم الأول والأخير مع بعض المعلومات الأساسية في الأسطر القليلة الأولى. على سبيل المثال، "عزيزتي السيدة ماندل: اسمي شارون شفايتزر، مؤسسة الوصول إلى الثقافة. لقد تمت الإشارة إليك بواسطة . . ". أو "اسمي شارون شفايتزر وأنا خبير أعمال دولي أكتب إليك عن . . ". يعد هذا مهمًا بشكل خاص عند تقديم نفسك لجهات الاتصال الجديدة والعملاء المحتملين والعملاء وأصحاب العمل الذين يرغبون في معرفة كيف تلقيت معلومات الاتصال الخاصة بهم.

هل تعرف الثقافة

عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص من ثقافات غير مباشرة، يعد البحث عن عادات البلد بمثابة البروتوكول المناسب وأفضل الممارسات. على سبيل المثال، في اليابان، من المهذب والمناسب والمعتاد الاستفسار عن الطقس في الجملة الأولى من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. وعلى النقيض من ذلك، سيكون من غير المناسب إرسال بريد إلكتروني لتعريف نفسك بجهة اتصال يابانية محتملة. في الثقافات غير المباشرة، يتم التقديم فقط من قبل أطراف ثالثة تحظى بالاحترام المتبادل بسبب العرف؛ يتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الباردة و/أو حذفها وحظرها و/أو وضع علامة عليها كرسائل غير مرغوب فيها.

لا تشمل الفكاهة والسخرية

يمكن بسهولة أن يساء تفسير رسائل البريد الإلكتروني من خلال النص دون سياق. الفكاهة هي ثقافة محددة. تجنب الفكاهة والسخرية في رسائل البريد الإلكتروني حيث قد يكون المستلم مرتبكًا، أو ما هو أسوأ من ذلك، يشعر بالإهانة.

قم بالتحقق مرة أخرى من المرفقات الخاصة بك

عند إرفاق ملف، كن لطيفًا بما يكفي لأخذ بضع ثوانٍ إضافية للصقه في نص رسالة البريد الإلكتروني أيضًا. وهذا يظهر الاهتمام للمستلم، من خلال توفير الوقت والمخاطرة في فتح المرفقات. هل هذا أكثر استهلاكا للوقت بالنسبة لك؟ نعم. هل يستحق كل هذا العناء؟ نعم.

لا تضغط على "الرد على الكل"

تجنب استخدام "الرد على الكل" إلا إذا كان الجميع بحاجة إلى معرفته. عندما يرسل المدير التنفيذي (الرئيس التنفيذي/المدير التنفيذي للعمليات) أو المساعد الإداري بريدًا إلكترونيًا إلى 10 موظفين يطلبون متطوعين لمشروع خدمة المجتمع، قم بالرد على المسؤول، وليس على جميع الأعضاء العشرة. لماذا تجعل عشرة آخرين يحذفون بريدك الإلكتروني؟ الرد على الكل هي وظيفة للمداولات الجارية حول موضوع معين.

قم بالرد على وجه السرعة

الرد خلال 24 ساعة هو من باب المجاملة. إذا تركت شخصًا ما معلقًا لفترة أطول، فلن يُنظر إليك على أنك وقح فحسب، بل قد يكلفك ذلك عملك على المدى الطويل. إذا تركت شخصًا ينتظر عن غير قصد لمدة تزيد عن 24 ساعة أو ظهرت ظروف مخففة، فاشرح الموقف بأدب وعبر عن اعتذارك.

لا تستخدم الرموز التعبيرية

تلك الرموز الصغيرة المبتسمة والمغمزة مخصصة للرسائل النصية. إنها غير مناسبة وغير مهنية في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. قد تقوم الرموز التعبيرية بتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مرشح البريد العشوائي أو صندوق البريد غير الهام، ويمكن أن تبدو غير ناضجة وغير احترافية.

هل حماية الخصوصية

البريد الإلكتروني عام. على الرغم من حذف البريد الإلكتروني، يمكن للخدمات والبرامج عبر الإنترنت الوصول إلى الرسائل الموجودة على القرص الصلب. قبل أن تنقر على "إرسال"، فكر في ما قد يحدث إذا قرأ زميل عمل، أو منافس لك، أو صاحب العمل، أو مكتب التحقيقات الفيدرالي، أو أي مستلم غير مقصود بريدك الإلكتروني. فكر في الأمر بهذه الطريقة: كيف سيبدو بريدي الإلكتروني إذا تم نشره على فيسبوك؟

لا تكن سلبيا

من غير المناسب إرسال تعليقات سلبية عبر البريد الإلكتروني. تشير رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة بأحرف كبيرة إلى الغضب في البريد الإلكتروني. تسبب هذه الرسائل العدائية الإحراج لفترة طويلة بعد إرسال البريد الإلكتروني واستلامه. إذا كان عليك نقل أخبار سيئة عبر البريد الإلكتروني، فاستخدم كلمات موضوعية واذكر الحقائق. يعد التواصل وجهًا لوجه هو الأفضل عند نقل الأخبار السيئة.

قم بالتدقيق اللغوي

التدقيق وإعادة التدقيق بحثاً عن الأخطاء الإملائية والنحوية. تجعلك هذه الأخطاء تبدو غير محترف وستقلل من احتمالية أخذ البريد الإلكتروني على محمل الجد. يأتي برنامج البريد الإلكتروني مزودًا بالعديد من الأدوات الاحترافية مثل التدقيق الإملائي — استخدمها.

لا تنسى المحادثة أقرب

من خلال السماح للمستلم بمعرفة أن الرد غير مطلوب، فإن دورة البريد الإلكتروني لا تستمر إلى الأبد. اختم الرسالة بعبارة "ليس هناك حاجة للرد" أو "شكرًا لك مرة أخرى" أو "أراك في اجتماع مجلس الإدارة يوم الثلاثاء" أو "يُرجى إبلاغي إذا كان بإمكاني تقديم المزيد من المساعدة". قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بعبارة ختامية مثل "مع أطيب التحيات" أو "أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" أو "شكرًا لك" أو أي عبارة أخرى مناسبة.