ما يجب فعله وما لا يجب فعله في آداب البريد الإلكتروني للأعمال

القليل من الأشياء يمكن أن تلوث علامتك التجارية المهنية تمامًا مثل الرسائل الإلكترونية المضللة والمكتوبة بشكل سيئ. نقرة واحدة على زر "إرسال" يمكن أن تكون الفرق بين التبادل التجاري الناجح ومشكلة الموارد البشرية المحتملة أو نزاع زميل في العمل. وبينما يرسل الأمريكيون مئات الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، لا ينبغي اعتبار ذلك أمرًا مفروغًا منه.

سواء كنت محترفًا كبيرًا أو مبتدئًا في المكتب ، إليك 13 نصيحة يجب عليك تذكرها وما يجب تجنبه في آداب التعامل مع البريد الإلكتروني للأعمال.

انتبه إلى سطر الموضوع

اكتب سطر موضوع واضحًا وموجزًا ​​يعكس جسم البريد الإلكتروني. تجنب سطور الموضوع التي تحتوي على كلمات عامة مثل "Hi" أو "Touching Base" أو "FYI" ولا تترك سطر الموضوع فارغًا.

استخدم تحية صحيحة

تشير "مرحبًا" و "مرحبًا" إلى الافتقار إلى الاحتراف والنضج. ابدأ بريدك الإلكتروني بعبارات مثل "صباح الخير" أو "مساء الخير" أو "مساء الخير" أو "مرحبًا". "يوم جيد" أو "تحياتي" هي عبارات أخرى تستخدم بشكل متكرر في الساحة الدولية.

استخدم مقدمة

في ثقافات مثل الولايات المتحدة ، تتمثل أفضل الممارسات في أن يقدم المرسل نفسه بالاسم الأول والأخير مع بعض المعلومات الأساسية في الأسطر القليلة الأولى. على سبيل المثال ، "عزيزتي السيدة مانديل: اسمي شارون شفايتسر ، مؤسسة الوصول إلى الثقافة. لقد أشرت إليك من قبل. . . " أو "اسمي شارون شفايتسر وأنا خبير أعمال دولي أكتب إليكم بشأن ذلك. . . " هذا مهم بشكل خاص عند تقديم نفسك لجهات اتصال جديدة وعملاء محتملين وعملاء وأصحاب عمل يرغبون في معرفة كيف تلقيت معلومات الاتصال الخاصة بهم.

هل تعرف الثقافة

عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص من ثقافات غير مباشرة ، فمن بروتوكول مناسب وأفضل ممارسة للبحث في عادات البلد. على سبيل المثال ، في اليابان ، من المهذب والملائم والمعتاد الاستفسار عن الطقس في الجملة الأولى من بريد إلكتروني خاص بالعمل. على النقيض من ذلك ، سيكون من غير المناسب إرسال بريد إلكتروني تقدم فيه نفسك إلى جهة اتصال يابانية محتملة. في الثقافات غير المباشرة ، يتم تقديم المقدمات فقط من قبل أطراف ثالثة تحظى بالاحترام المتبادل بسبب التقاليد ؛ يتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الباردة و / أو حذفها و / أو حظرها و / أو تمييزها على أنها غير مهمة.

لا تقم بتضمين الدعابة والسخرية

يمكن بسهولة إساءة تفسير رسائل البريد الإلكتروني من خلال نص بدون سياق. الفكاهة خاصة بثقافة معينة. تجنب كل من الدعابة والسخرية في رسائل البريد الإلكتروني لأن المتلقي قد يكون مرتبكًا ، أو أسوأ من ذلك ، قد يشعر بالإهانة.

قم بفحص المرفقات الخاصة بك مرة أخرى

عند إرفاق ملف ، كن لطيفًا بما يكفي لأخذ بضع ثوانٍ إضافية للصقه في نص البريد الإلكتروني أيضًا. وهذا يدل على مراعاة المستلم ، من خلال توفير الوقت والمخاطرة في فتح المرفقات. هل هذا يستغرق وقتا أطول بالنسبة لك؟ نعم. هل تستحق ذلك؟ نعم.

لا تضغط على "الرد على الكل"

تجنب استخدام "الرد على الكل" ما لم يكن الجميع بحاجة إلى معرفة ذلك. عندما يرسل C-Suite (CEO / COO) أو المساعد الإداري بريدًا إلكترونيًا إلى 10 موظفين يطلبون متطوعين لمشروع خدمة المجتمع ، قم بالرد على المسؤول ، وليس على جميع الأعضاء العشرة. لماذا تجعل عشرة آخرين يحذفون بريدك الإلكتروني؟ الرد على الكل هو وظيفة للمداولات الجارية حول موضوع معين.

قم بالرد على وجه السرعة

الرد في غضون 24 ساعة هو مجاملة عامة. اترك شخصًا معلقًا لفترة أطول ولن يُنظر إليك على أنك وقح فحسب ، بل قد يكلفك عملك على المدى الطويل. إذا كنت قد جعلت شخصًا ما ينتظر أكثر من 24 ساعة عن غير قصد أو ظهرت ظروف مخففة ، فشرح الموقف بأدب وعبّر عن اعتذارك.

لا تستخدم الرموز التعبيرية

هذه الرموز الصغيرة المبتسمة بالغمزة مخصصة للرسائل النصية. إنهم غير مناسبين وغير محترفين في البريد الإلكتروني للأعمال. قد تحول الرموز التعبيرية رسائل البريد الإلكتروني إلى مرشح البريد العشوائي أو صندوق البريد غير الهام ، ويمكن أن تبدو غير ناضجة وغير مهنية.

قم بحماية الخصوصية

البريد الإلكتروني عام. على الرغم من حذف بريد إلكتروني ، يمكن للخدمات والبرامج عبر الإنترنت الوصول إلى الرسائل الموجودة على محرك الأقراص الثابتة. قبل النقر فوق "إرسال" ، ضع في اعتبارك ما قد يحدث إذا قرأ زميلك في العمل أو منافسك أو صاحب العمل أو مكتب التحقيقات الفيدرالي أو أي مستلم غير مقصود بريدك الإلكتروني. فكر في الأمر بهذه الطريقة: كيف سيبدو بريدي الإلكتروني إذا تم نشره على Facebook؟

لا تكن سلبيا

من غير المناسب إرسال تعليقات سلبية بالبريد الإلكتروني. يشير البريد الإلكتروني بأحرف كبيرة إلى الغضب في رسالة بريد إلكتروني. تسبب هذه الرسائل المعادية إحراجًا لفترة طويلة بعد إرسال البريد الإلكتروني واستلامه. إذا كان لا بد من نقل الأخبار السيئة عبر البريد الإلكتروني ، فاستخدم كلمات موضوعية واذكر الحقائق. التواصل وجهاً لوجه هو الأفضل عند نقل الأخبار السيئة.

قم بالتدقيق اللغوي

تحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية وأعد فحصها. هذه الأخطاء تجعلك تبدو غير محترف وستقلل من احتمالية أخذ البريد الإلكتروني على محمل الجد. يأتي برنامج البريد الإلكتروني مزودًا بالعديد من الأدوات الاحترافية مثل التدقيق الإملائي - استخدمها.

لا تنسى المحادثة عن كثب

من خلال السماح للمستلم بمعرفة أن الاستجابة ليست ضرورية ، لا تستمر دورة البريد الإلكتروني إلى الأبد. أغلق الكلمات بعبارة "لا يوجد رد ضروري" ، أو "شكرًا لك مرة أخرى" ، أو "أراك في اجتماع مجلس الإدارة يوم الثلاثاء" أو "يُرجى إعلامي إذا كنت سأقدم لك المزيد من المساعدة." أنهِ بريدك الإلكتروني بنهاية مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" أو "شكرًا لك" أو بعبارة أخرى مناسبة.