كيفية كتابة بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل مع أمثلة
نشرت: 2022-03-22هل وجدت من أي وقت مضى كتابة استفسار عمل صعبة؟ انت لست وحدك. يمكن أن يكون الأمر مملاً ، لكن كتابة رسائل البريد الإلكتروني للاستفسار عن الأعمال بطريقة مهذبة واحترافية هي مهارة أساسية في حياة العمل الحديثة.
إن استفسارًا تجاريًا مكتوبًا جيدًا يكون واضحًا وموجزًا سوف ينقل طلبك بشكل فعال. يجب أن تضمن استجابة سريعة بجميع المعلومات التي تحتاجها لإنجاز عملك.
لمساعدتك ، قمنا بتفصيل العملية ، مع وصف الأجزاء الأساسية لإنشاء بريد إلكتروني فعال لاستفسارات العمل. لقد قدمنا مجموعة من الإرشادات وأفضل الممارسات التي ستساعد أي شخص في إنشاء الاستعلام المثالي. سنقدم لك أيضًا تنسيق البريد الإلكتروني للاستعلام عن العمل ، ونزودك بالعينات ، ونوضح لك كيفية إرسالها بثقة - وأسرع - بفضل نموذج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة باستعلام الأعمال.
بحلول الوقت الذي تقرأ فيه منشور المدونة هذا ، تكون قد اكتسبت المعرفة والمهارات التي تمنحك أفضل فرصة للحصول على المعلومات التي تريدها ، عندما تريدها وبدء كل علاقة جديدة في القدم الصحيحة.
ما هو استفسار الأعمال؟
لنبدأ بتحديد ماهية استفسار العمل.
الاستفسار هو طلب للمعلومات.
استفسار العمل هو طلب رسمي للحصول على معلومات من منظمة.
تتضمن بعض الأسباب التي قد تدفعك لإرسال بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل ما يلي:
- طلب كتالوج أو تسعير أو معلومات عن منتج
- طلب تفاصيل الخدمة
- الرغبة في الحصول على عينة من المنتج
- طلب توفر مساحة ، على سبيل المثال ، في فندق أو معرض.
هذه مجرد أسباب قليلة ، ولكن هناك مجموعة غير محدودة تقريبًا من المواقف عند الحاجة إلى طلب معلومات من شركة أخرى.
بمعنى ما ، يمكن تعريف الاستعلام التجاري على أنه الخطوة الأولى في تكوين علاقة مع شركة. بعد كل شيء ، تكتبه لمعرفة المزيد عن الخدمة أو المنتج أو الشركة التي تفكر في استخدامها أو شرائها أو الشراكة معها. السمة الأساسية هي أن هذا الاتصال يهدف إلى الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً من الشركة.
حسنًا ، أنت بحاجة إلى إجراء تحقيق تجاري. بالتأكيد ، يمكنك فقط مراسلة شخص ما والقول: "هل يمكنك أن ترسل لي XXX" أو "أريد YYY". ومع ذلك ، قد يؤدي ذلك إلى الإضرار بسمعتك وأي شركة تمثلها.
وجد الباحثون عند الكتابة عبر الإنترنت ميلًا للكثير منا للكتابة بطريقة محادثة. في حين أن مثل هذا النهج قد يكون مناسبًا عند الكتابة إلى صديق ، فإن كونك غير رسمي يمكن أن يُنظر إليه على أنه فظ وغير مهذب وحتى غير مهني في الاتصالات التجارية.
هناك اختلافات ملحوظة أيضًا ، لا سيما عند التواصل مع الشركات في مختلف البلدان أو الثقافات. على سبيل المثال ، من المرجح أن يقدم الأمريكيون المجاملات. في المقابل ، وجد الأكاديميون أن الكوريين يصلون مباشرة إلى النقطة عند مقارنة عادات البريد الإلكتروني للبلدين. من خلال التمسك بهيكل راسخ ، فإنك تتجنب احتمالية حدوث ارتباك بين الثقافات.
تقول إريكا داوان ، خبيرة الاتصالات والمساهمة في هارفارد بيزنس ريفيو ، إن المبدأ الأساسي للبريد الإلكتروني هو التواصل "بوضوح وتعاطف". نصيحتها هي أنه يجب عليك الإبطاء والتركيز على كل من ما تقوله وكيف تقوله ، أو يمكنك التأثير على التصور الذي قد يكون لدى الشركة عنك.
نحن نتفق تماما. لهذا السبب أنشأنا دليلنا الكامل حول هذا الموضوع. سيساعدك الجزء المتبقي من منشور المدونة هذا على تجنب المشكلات والمزالق الشائعة عند إنشاء بريد إلكتروني لاستعلام العمل.
كيفية كتابة بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل - الدليل الكامل
حان الوقت لبدء الكتابة. يجب أن يتبع كل استفسار عن العمل تنسيقًا قياسيًا يحدد هيكله ومجموعة من الإرشادات التي تشكل محتواه. ستساعدك الأجزاء الثلاثة التالية على التنقل في هذه الفروق الدقيقة في أي موقف.
من هو عنوان البريد الإلكتروني لاستفسار عملك؟
قبل أن نضع القلم على الورق ونرشدك خلال كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني تطلب معلومات ، فلنبدأ بتحديد من سيتسلمها.
السؤال الرئيسي هو: هل تكتب إلى حساب بريد إلكتروني شخصي أم حساب شركة؟
لدى العديد من المؤسسات عنوان بريد إلكتروني عام للاستفسارات (مثل hello @ أو info @). عند الكتابة إلى عناوين البريد الإلكتروني هذه ، يجب أن تكون رسميًا ومباشرًا. أنت تخاطب بشكل أساسي مؤسسة.
يمكّنك البريد الإلكتروني الشخصي من إشراك شخص ما بشكل مباشر ومخاطبته باسمه. يمكن أن يؤدي استخدام الاسم الأول لشخص ما إلى إنشاء اتصال فوري ، ولكنه قد يكون غير مقبول ثقافيًا في عالم الأعمال.
نصيحتنا هي توخي الحذر. من الأفضل أن تكون رسميًا بدلاً من أن تكون غير رسمي. بهذه الطريقة ، تتجنب خطر إغضاب أي شخص أو الإساءة إليه.
بحاجة الى مزيد من نصائح آداب البريد الإلكتروني؟ ثم دليلنا لقواعد وآداب البريد الإلكتروني.
تنسيق البريد الإلكتروني القياسي للاستعلام عن الأعمال
يتبع الاستعلام المهني الاحترافي التنسيق التقليدي الذي يوضح بوضوح ما تريده. هناك خمسة جوانب رئيسية لها:
- موضوع البريد الإلكتروني للاستفسار
- تحية
- الجسم
- إغلاق
- التوقيع / التوقيع
لنلقِ نظرة على الأجزاء المختلفة من تنسيق البريد الإلكتروني المثالي للاستفسار عن العمل بالتفصيل.
1. موضوع البريد الإلكتروني للاستفسار
عند كتابة بريد إلكتروني لاستفسارات العمل ، اجعل سطر موضوع بريدك الإلكتروني قصيرًا ولطيفًا ومباشرًا. أفضل موضوع بريد إلكتروني لنسخة الاستفسار قصير ومهذب واحترافي.
سنقوم بالتفصيل ببعض أمثلة البريد الإلكتروني للاستفسار عن الأعمال في وقت لاحق ولكننا نركز على الاحتفاظ بها في أقل عدد ممكن من الكلمات.
2. التحية
المفتاح هنا هو اتباع الإجراءات الشكلية. ما لم تكن تستخدم مصطلحات الاسم الأول مع الشخص ، تجنب "مرحبًا" أو "مرحبًا" أو "مرحبًا" والتزم بالتحية الرسمية التي تم تجربتها واختبارها ، مثل "عزيزي".
يمكن أن يؤدي استخدام المصطلحات المهنية إلى تحسين كيفية فهمك أنت والمؤسسة التي تمثلها. نصف سبب حدوث ذلك ونوضح كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي في ميزتنا.
3. الجسم
الجسد هو جوهر رسالتك حيث تقدم الطلب. المبدأ الأساسي عند إنشاء بريد إلكتروني لاستفسارات العمل هو الوصول مباشرة إلى النقطة.
يقول مات بلامر إن السبب هو أننا جميعًا نغرق تحت وطأة الاتصالات الرقمية ، وكثير منا لا يقرأ البريد الإلكتروني بالكامل. بدلاً من ذلك ، نقوم بمسحها ضوئيًا بحثًا عن المعلومات الأساسية.
إن إبقائها موجزة ولطيفة ومباشرة في صلب الموضوع أمر بالغ الأهمية للحصول على استجابة. كما أنه يقلل من مخاطر سوء الفهم.
لنفترض أنك تطلب عدة أجزاء من المعلومات دفعة واحدة في البريد الإلكتروني للاستفسار ، مثل طلب تفاصيل حول مجموعة من المنتجات. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام النقاط لجعل طلباتك أكثر وضوحًا مع الحفاظ على انخفاض عدد الكلمات.
4. الختام
بمجرد تقديم طلبك ، قدم بيانًا ختاميًا موجزًا إلى البريد الإلكتروني الخاص باستفسار العمل. من المفيد هنا تحديد كيفية استخدام المعلومات والخطوات التالية. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب كتالوجًا ، فيمكنك توضيح أنك تتطلع إلى تقديم طلب في وقت ما قريبًا.
في الختام ، إدارة التوقعات. إذا كنت بحاجة إلى معلومات بحلول تاريخ محدد ، فقل ذلك. وضح أيضًا قنوات الاتصال المناسبة. إذا كنت قلقًا بشأن المكالمات غير المرغوبة ، فأخبر الأشخاص بالقناة الأنسب للاتصال بك.
5. تسجيل الخروج / التوقيع
لا تنس إضافة تسجيل خروج مناسب (توقيعك بإخلاص ، أو بإخلاص ، أو ما شابه) وتوقيع يحتوي على جميع التفاصيل الخاصة بك ، بما في ذلك الاسم والمسمى الوظيفي وتفاصيل الاتصال.
إذا كنت تطلب من شخص ما أن يرسل لك شيئًا من خلال المنشور ، فتأكد من صحة عنوانك.
هل تريد معرفة المزيد عن كيفية إرسال بريد إلكتروني للاستفسار؟ اقرأ دليلنا حول كيفية إنهاء بريد إلكتروني بشكل احترافي.
أفضل الممارسات لكتابة استفسار عمل
مع بعض الإلهام من Harvard Business Review ، قمنا بإنتاج خمس ممارسات من أفضل الممارسات لكتابة رسالة بريد إلكتروني للاستعلام لأغراض العمل. اتبع هذه التعليمات ، وسيتم توصيل كل طلب معلومات بوضوح وفعالية.
- صمم الرسالة
- اشرح من أنت
- كن واضحا بشأن ما تريد ومتى ولماذا
- اجعلها قصيرة وجميلة
- تحقق منه (ثم تحقق مرة أخرى)
دعنا ننتقل إلى هذه الإرشادات بمزيد من التفصيل.
1. تكييف الرسالة
يتعرض الأشخاص في مجال الأعمال للضغط ، وبالتالي كلما أسرعت في الوصول إلى هذه النقطة وأكثر تحديدًا ، زادت احتمالية تلقيك للرد.
كما أوضحنا أعلاه ، فإن استفسارات العمل هي اتصال رسمي ، لذا كن مهذبًا ومهنيًا بدلاً من محاولة أن تكون ودودًا.
قد لا يؤدي استخدام قالب قاطع ملفات تعريف الارتباط المأخوذ من موقع ويب إلى توصيل الرسالة التي تريدها أو نقلها بدقة.
يمكن أن تساعدك أدوات دعم الكتابة المتقدمة مثل Flowrite في العثور على صوتك الأصلي. إنه يمكّنك من إنشاء استفسارات تجارية مخصصة تكون مهذبة واحترافية ومن المرجح أن تؤدي إلى رد سريع.
2. اشرح من أنت
عند كتابة بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل أو طلب معلومات ، من تكون مهمًا. لا تقفز إلى طلبك على الفور. بدلاً من ذلك ، أخبر القارئ من أنت.
يوفر هذا للقارئ فهمًا للشخص الذي يتواصل معه ولماذا يجب أن يأخذك على محمل الجد.
3. كن واضحا بشأن ما تريد ومتى ولماذا
توصل باحثون إلى أن مرسلي البريد الإلكتروني يبالغون في تقدير السرعة التي يتوقعها المرسلون للردود. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاستفسار عن العمل التي يتم إرسالها خارج ساعات العمل أكثر إلحاحًا ، مما يخلق ضغطًا للرد يمكن أن يسبب الضغط.
الوجبات الرئيسية هي: عند إرسال بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل ، كن واضحًا بشأن المعلومات التي تطلبها ، ومتى تحتاجها ، والسبب في ذلك بشكل حاسم.
وفقًا لـ Avery Blank في Forbes ، فإن الوضوح بشأن ما تحتاجه ولماذا يقلل من الارتباك ويزيد من احتمالية تلقيك ردًا. المكافأة هي أنك ستوفر الوقت والجهد والإحراج المحتمل من الاضطرار إلى إرسال طلب متابعة.
يمكن أن يمنعك الوضوح أيضًا من تلقي مئات رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الباردة. إذا كنت تريد رد بريد إلكتروني ، فقل ذلك. إذا كنت تتوقع مكالمة هاتفية ، فاطلب واحدة.
لا تترك الشخص في حيرة من أمره.
4. اجعلها قصيرة ولطيفة
محترفو الأعمال مشغولون ، لذا اجعل طلبك موجزًا.
كم من الوقت يجب أن تكون رسالتك؟
يوصي الخبراء في Hubspot بأن يتراوح طول بريدك الإلكتروني بين 50 و 125 كلمة. في حين أنه قد لا يكون من الممكن قصر رسالتك على 125 ، فمن الأفضل أن تكون أقل من 200 كلمة.
5. تحقق منه (ثم تحقق مرة أخرى)
الدقة ضرورية عند كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل ، لذا تأكد من مراجعة رسائلك وتحسينها قبل إرسالها. إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني متعددة في وقت واحد ، فتحقق مرة أخرى من المعلومات المهمة ، مثل اسم المستلم ومنظمته.
إذا كنت تتواصل بلغة ليست لغتك الأولى ، فكن حذرًا بشكل خاص. قد يعاني المدققون الإملائيون المجانيون عبر الإنترنت من السياق أو لا يفهمون المصطلحات الفنية أو المهنية المحددة ، لذلك لا تثق دائمًا في توصياتهم دون التحقق.
لتجنب المشاكل ، جرب أداة الكتابة بالذكاء الاصطناعي ، مثل Flowrite التي تفهم من تتواصل معه والهدف من رسالتك.
متى يجب علي متابعة استفسار تجاري؟
إذا اتبعت نصيحتنا وإرشاداتنا أعلاه ، فمن المحتمل أن تتلقى ردًا. ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال تنتظر ، فلا بأس من إرسال بريد إلكتروني للتذكير.
لقد قمنا بتغطية كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني للتذكير هنا ، ولكن يبقى السؤال: متى يتم إرسال بريد إلكتروني للتذكير باستعلام عن العمل؟
إذا كان طلبك غير عاجل ، امنح الشخص يومين على الأقل للرد عليك. في الحالات العاجلة ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني أو حتى الاتصال عاجلاً.
في جميع الحالات ، من المفيد أن تكون مهذبًا عند التفكير في كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة. من المحتمل أن يكون هناك سبب حقيقي لعدم استجابة شخص ما لرسالتك.
أمثلة البريد الإلكتروني للاستفسار عن الأعمال
لذلك ، حددنا المبادئ الأساسية لإنشاء بريد إلكتروني مثالي للاستفسار عن العمل. ومع ذلك ، من المفيد دائمًا رؤية هذه الأمور في الممارسة العملية.
للمساعدة في شرح بعض النقاط الأساسية ، قمنا بإنشاء بعض الأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاستفسار عن الأعمال أدناه.
الدقة والمصداقية ضروريان عند إنشاء استفسار عبر البريد الإلكتروني. تريد أن يفهم الناس أنك جاد ، ولن تحصل على ذلك باستخدام نموذج تملأ فيه الفراغات. بدلاً من النسخ واللصق ، استخدمهما كمصدر إلهام لإنشاء بريدك الإلكتروني.
والأفضل من ذلك ، أن استخدام Flowrite هو أسهل وأسرع طريقة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة باستفسارات العمل. بمساعدة أحدث التطورات في الذكاء الاصطناعي ، يمكن لأداتنا إنشاء رسائل بريد إلكتروني أصلية وشخصية تضمن حصولك على المعلومات التي تحتاجها.
إرسال بريد إلكتروني إلى منظمة
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عنوان بريد إلكتروني عام ، فاجعل الأمور رسمية. في نموذج البريد الإلكتروني لاستعلام العمل هذا ، نطلب كتالوج لإرساله إلينا. إنه سريع وسهل ، ويشرح ما تريده ، ومتى تريد ، ولماذا.
أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى فرد
إن تنسيق مثال البريد الإلكتروني للاستفسار عن العمل هذا هو في الأساس نفس الشكل الأول ، ولكنه مخصص للمستقبل. عندما تقوم بإنشاء اتصال شخصي ، فإنك تزيد من فرص الرد. مرة أخرى ، سترى كيف ندير التوقعات في نهاية البريد الإلكتروني بطريقة مهذبة ولكن حازمة.
طلب معلومات مفصلة
في هذا المثال ، نريد المزيد من المعلومات لتمكيننا من اتخاذ قرار الشراء. لذا ، بدلاً من الرسالة الطويلة والممتدة ، توضح النقاط النقطية ما نحتاج إليه ومتى ولماذا.
الكتابة باستخدام قالب البريد الإلكتروني لاستعلام الأعمال الخاص بـ Flowrite
Flowrite هي أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي تحول النقاط القصيرة إلى رسائل بريد إلكتروني ورسائل كاملة. ما عليك سوى تدوين جملتين كتعليمات ، وتحديد القالب الصحيح ، ومشاهدة البريد الإلكتروني يكتب نفسه.
عندما نتحدث عن قوالب البريد الإلكتروني ، فإننا لا نعني أي شيء مكتوب مسبقًا تحتاج إلى نسخه ولصقه. بدلاً من ذلك ، توجه قوالبنا الذكاء الاصطناعي لكتابة النوع الصحيح من البريد الإلكتروني لغرضك من البداية. فيما يلي مثال على قالب استعلام الأعمال الخاص بنا قيد التنفيذ.
كما ترى ، فإن البريد الإلكتروني الذي يتم إنشاؤه Flowrite لك يكون مخصصًا ومراعيًا للسياق. علاوة على ذلك ، لا داعي للقلق بشأن كيفية إدراك المستلم لاختيارات الكلمات أو العبارات ، حيث يمكنك تحديد نغمة البريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه. أخطاء إملائية ونحوية؟ يجيد اللغة الإنجليزية أيضًا. متلازمة الشاشة الفارغة؟ حدد القالب دون كتابة أي نقاط ، وسيقوم Flowrite بإنشاء مثال بريد إلكتروني لك.
ما الذي يجب أن أخرجه من هذا؟
يجب أن تفهم الآن ماهية الاستعلام التجاري (وما هو ليس كذلك) ، وتنسيق البريد الإلكتروني الصحيح للاستعلام عن العمل ، وبعض أفضل الممارسات لإنشاء مراسلات الشركة. يجب أن تكون واضحًا الآن بشأن كيفية كتابة بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل.
توضح الأمثلة التي قدمناها كيف يمكنك إنشاء استفسارات تجارية مباشرة ومفصلة تمنحك الثقة لإنشاء استفساراتك الخاصة.
نصيحتنا الأخيرة هي الامتناع عن النسخ واللصق وتقديم بعض الشخصية لاتصالاتك المهنية.