عبارات المصطلحات التي يجب تجنبها في الكتابة التجارية

أنت تكتب ملاحظة إلى زميل تطلب فيه "مزامنة سريعة" لاتخاذ "قرار وقت المباراة" بشأن مرشح "نجم الروك" الذي أنت متأكد من أنه "سيعطي 110 بالمائة" للوظيفة.

هناك أشياء قليلة يمكن أن تكون مربكة (أو مزعجة) مثل المصطلحات في الكتابة التجارية. صحيح أن المصطلحات يمكن أن تكون في بعض الأحيان اختصارًا مناسبًا عندما تتواصل بسرعة مع شخص ما أنت متأكد من أنه سيفهمك. لكن حتى لو فعلوا ذلك، فإن ذلك قد يجعل كتابتك تبدو وكأنها ثرثرة تكنولوجية داخل المجموعة. لهذا السبب ولأسباب أخرى، يجب عليك تجنب استخدام العبارات الاصطلاحية في كتابة الأعمال.

ما هي المصطلحات؟

المصطلحات المصطلحية هي مصطلح أو عبارة تستخدمها مجموعة أو تخصص معين. غالبًا ما تنقل الكلمات الموجودة في العبارة الاصطلاحية فكرة مختلفة عن المعنى الحرفي للكلمات. على سبيل المثال، عبارة "إعطاء 110 بالمائة" لا علاقة لها بالرياضيات وهي لغة مجازية تعني "العمل بجد".

المصطلحات اللغوية هي عكس اللغة البسيطة، وهي لغة مباشرة يسهل الوصول إليها ومصممة لتوصيل فكرة ببساطة. تختلف المصطلحات المتخصصة عن المصطلحات الخاصة بالصناعة لأنها طريقة لقول شيء يمكن قوله بطريقة أبسط وأكثر مباشرة.

المصطلحات في الاتصالات التجارية

يمكن أن تظهر المصطلحات المتخصصة في أي مكان في اتصالات الأعمال: رسالة بريد إلكتروني رسمية إلى العميل، أو اقتراح مشروع داخلي، أو الملخص التنفيذي للورقة البيضاء، أو في أي مكان آخر. يمكن أن يكون استخدام المصطلحات وسيلة ملونة لتوصيل المفهوم. ولكن في كثير من الأحيان، يمكن أن تجعل المصطلحات كتابتك تبدو غامضة ومصطنعة.

يمكن للمصطلحات اللغوية أن تجعلك تبدو وكأنك تحاول إقناع الآخرين، وهو ما له تأثير غير بديهي يجعلك تبدو أقل مهارة. في الواقع، وجدت دراسة أجرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن الأكاديميين الأقل خبرة استخدموا مصطلحات أكثر من أولئك الذين كانوا أكثر خبرة. غالبًا ما يستخدم أولئك الذين يفتقرون إلى الخبرة الحقيقية المصطلحات لإعطاء الانطباع بأنهم يعرفون ما يتحدثون عنه.

بغض النظر عن معرفتك الخاصة، يمكن أن تنفر المصطلحات أو تربك الآخرين الذين لا يفهمون العبارة المجازية، وخاصة أولئك الذين ليسوا متحدثين أصليين للغة الإنجليزية، و- بالنظر إلى العدد الكبير من العبارات الرياضية في المصطلحات التجارية - أولئك الذين ليسوا من عشاق الرياضة. إذا لم يفهم شخص ما كتابتك، فقد فشلت في التواصل معهم. تخفي المصطلحات أحيانًا موقفًا غير حساس أو تبدو طائشة أو عصرية أو مبتذلة. أخيرًا، يمكن استخدام المصطلحات لإخفاء فكرة غير ممتعة أو تلطيفها، مما قد يجعلها تبدو وكأنك تتجنب موضوعًا صعبًا. فكر في عبارة "تخفيض القوى العاملة" عندما تحتاج الشركة إلى تسريح مجموعة من الأشخاص.

لكل هذه الأسباب السلبية، المصطلحات غير ضرورية. إذا كان من الممكن إيصال فكرتك بشكل أكثر بساطة وسهولة دون استخدام المصطلحات، فيجب أن يكون كذلك. نادرًا ما تخطئ في التحدث بشكل واضح ومباشر.

خمس عبارات اصطلاحية شائعة

فيما يلي بعض العبارات الاصطلاحية الشائعة المستخدمة بشكل متكرر في الكتابة التجارية:

فكر خارج الصندوق

هذه العبارة غامضة وغير واضحة. فهو يقترح أنك تطلب من شخص ما أن يأتي بأفكار جديدة ولكنه لا يحدد معايير هذا الطلب أو نوع الأفكار التي تريدها. ولا يخبرهم ما هو الصندوق بالضبط. والأكثر من ذلك، أنه تم الإفراط في استخدامه وفقد كل ما كان له من تأثير في السابق. لذلك يصعب على الأشخاص فهم هذه الدعوة إلى اتخاذ إجراء أو الاستجابة لها. سيكون التوجيه الأكثر وضوحًا هو "التوصل إلى ثلاثة شعارات جديدة" أو "التفكير في أربع طرق جديدة يمكن لفريقنا من خلالها العمل مع هذا الشعار الآخر على أساس أسبوعي".

الفاكهة المعلقة المنخفضة

يشير هذا التعبير إلى شيء يسهل تحقيقه، حيث يسهل قطف البرتقالة المعلقة على فرع منخفض. إن ما يعنيه واضح نسبيًا، لكن ارتباطه به إشكالي، ومثل التعبيرات الأخرى التي تمت مناقشتها هنا، فهو الآن يفتقر إلى التأثير. إذا كان ما تقصده هو "سهل التحقيق" أو "الفوز السريع"، فلماذا لا تقول ذلك؟

رفع الرهان

وهذا يعني تحسين شيء ما أو بذل المزيد من الجهد في شيء ما، ولكن ليس من الواضح كيف. هل نخصص ساعات أكثر؟ إعادة التفكير في جزء من الاقتراح؟ أو التعاون مع فريق آخر لم نعمل معه بعد؟

لاعب الوسط صباح الاثنين

يشير هذا إلى الشخص الذي يشاهد مباراة يوم الأحد ويقرر في اليوم التالي كيف ينبغي لعبها. في الاستخدام التجاري، يشير هذا المصطلح إلى الشخص الذي يخمن قرارًا اتخذه هو أو شخص آخر في المكتب. مثل العبارات المصطلحية الرياضية الأخرى، قد يكون هذا غير واضح، خاصة بالنسبة للعديد من زملائك الذين ليسوا من عشاق كرة القدم الأمريكية.

من الجيب

هذا يعني أنك لن تكون متاحًا. لكن ليس من الواضح كيف يعني ذلك، أو ما علاقة الجيوب بجدولك الزمني في مكان العمل. أفضل طريقة لقول ذلك هي الإشارة بشكل مباشر إلى أنه لن يكون من الممكن الوصول إليك عبر البريد الإلكتروني أو Slack، أو أنك ستكون خارج المكتب، إذا كان الأمر كذلك.

المصطلحات الفنية مقابل المصطلحات: فهم الفرق

المصطلحات الفنية هي كلمات أو عبارات متخصصة تشير إلى شيء محدد في أحد التخصصات. وهي تختلف عن المصطلحات لأنها عبارات ضرورية لتوصيل فكرة محددة للغاية، والتي لا يمكن إعادة صياغتها بسهولة إلى كلمات أبسط. أحد الأمثلة على المصطلح الفني في التسويق هو "العميل المحتمل المؤهل للمبيعات" أو "SQL". يشير هذا المصطلح إلى شخص أبدى اهتمامًا بشركتك ("عميل محتمل") واتفق فريق المبيعات على أنه عميل محتمل ("مؤهل"). لا توجد حقًا طريقة أسهل ومعتمدة من الصناعة لقول ذلك.

تختلف المصطلحات المتخصصة عن المصطلحات التقنية لأنها غالبًا ما تكون عبارة أو تعبيرًا أكثر تحادثًا ويمكن التعبير عنه بطريقة أخرى أسهل. إن القول بأن شخصًا ما هو "نجم الروك في إنشاء SQLs" هو مصطلح عام. يمكنك بدلاً من ذلك القول إن هذا الشخص ممتاز في تحديد الأشخاص المهتمين بمنتجك.

هل المصطلحات المناسبة على الإطلاق؟

المصطلحات الطبية المناسبة في بعض الأحيان تكون مناسبة في سياقات معينة. أحد الأمثلة على ذلك هو عندما تتحدث مع الأشخاص الذين استخدموا هذه العبارات في الماضي، حيث يمكنك التأكد من أنهم يفهمون العبارات. (بالطبع، هناك احتمال أنهم لم يفهموا المصطلحات بأنفسهم عندما استخدموها!) هناك طريقة أخرى يمكن أن تكون بها المصطلحات مناسبة وهي أن تكون بمثابة اختصار مناسب عندما تعرف أنت وجمهورك بالفعل ما هو المقصود. على سبيل المثال، في مناقشة مستمرة، بمجرد أن يصبح واضحًا ما تنطوي عليه عبارة "عدم الوساطة"، يمكنك حفظ الكلمات بالاعتماد على هذا المصطلح.

دور الجمهور في الكتابة التجارية

يؤثر جمهورك على جميع جوانب الكتابة التجارية، بدءًا من اللهجة التي تستخدمها وحتى الكلمات التي تختار استخدامها. يمكن أن تكون المصطلحات المناسبة مناسبة للاستخدام عندما تتواصل مع أقرانك الذين يمكنك التأكد بشكل معقول من أنهم سيفهمون العبارات. ولكن إذا كنت تتحدث إلى جمهور أوسع يشمل العديد من الأشخاص من مختلف المستويات، فمن الأفضل أن تخطئ في الجانب الآمن وتتجنب المصطلحات في الكتابة التجارية.

تحسين الوضوح وسهولة القراءة في وثائق الأعمال

من الضروري لكتابة الأعمال - بغض النظر عما إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا أو اقتراحًا رسميًا - أن تكون واضحًا ومباشرًا حتى يفهم القارئ رسالتك المقصودة. أفضل طريقة لضمان ذلك هي استخدام لغة واضحة بدلاً من المصطلحات. فيما يلي بعض النصائح للقيام بذلك:

تجنب الاختصارات

إحدى أبسط القواعد هي كتابة الاختصار بدلاً من استخدام الحروف. على سبيل المثال، اكتب "عميل محتمل مؤهل للتسويق" بدلاً من "MQL".

إعادة صياغة وتبسيط

تحدي نفسك لقول المزيد من البساطة، من خلال إعادة صياغة المصطلحات التي تميل إلى استخدامها. تظاهر أنك تتحدث إلى طفل. لذا بدلًا من القول: "العصير لا يستحق عصره"، قل: "إنه لا يستحق العناء".

ابحث عنه، ثم استبدله

إذا لم تكن متأكدًا من المعنى الدقيق للعبارة، فلا تستخدمها. بدلًا من ذلك، ابحث عن العبارة التي تميل إلى استخدامها لمعرفة ما تعنيه. ثم استخدم عبارة بديلة تنقل بشكل أكثر وضوحًا ما تريد قوله حقًا.

افترض أن القارئ ليس لديه معرفة بمنطقتك

يشجعك هذا الافتراض على استخدام كلمات واضحة وبسيطة بدلاً من الكلمات أو العبارات التي قد تسمعها.

الوجبات السريعة الرئيسية

• المصطلحات المصطلحية هي مصطلح أو عبارة تعني شيئًا آخر غير المعنى الحرفي للكلمة أو الكلمات.
• إن استخدام المصطلحات في الكتابة التجارية يمكن أن يجعلك تبدو مدعيًا وإقصائيًا وغير آمن.
• قد يؤدي استخدام المصطلحات أيضًا إلى إرباك الشخص الذي تقدم له التوجيهات. ربما لا يفهمون ما تريد منهم أن يفعلوه.
• يجب على الكتاب دائمًا إعطاء الأولوية للوضوح والبساطة من أجل التواصل الفعال ويجب أن يحاولوا تجنب المصطلحات في معظم الحالات عندما يكتبون في مكان العمل.

الأسئلة الشائعة حول المصطلحات

هل يمكن أن تكون المصطلحات مناسبة في الكتابة التجارية؟

نعم، يمكن أن تكون المصطلحات مناسبة في بعض الأحيان في الكتابة التجارية إذا كنت متأكدًا تمامًا من أن القارئ يفهم التعبير الذي تستخدمه أو إذا كان من الممكن أن يكون بمثابة اختصار مناسب لشيء قمت بتوضيحه بالفعل. ومع ذلك، ينبغي أن يكون محدودًا نظرًا لأن كثرة المصطلحات في قطعة مكتوبة واحدة يمكن أن تثير غضب القارئ.

كيف أعرف ما إذا كان المصطلح عبارة عن لغة اصطلاحية أو لغة تقنية ضرورية؟

إحدى الطرق لمعرفة ما إذا كان المصطلح عبارة عن لغة تقنية أو لغة تقنية ضرورية هي محاولة إعادة صياغته بعبارات أبسط. إذا كان من السهل القيام بذلك، فمن المحتمل أن تكون لغة اصطلاحية، ويجب عليك استخدام العبارة الأبسط.

ما هي أفضل الاستراتيجيات لتبسيط الكتابة المصطلحات الثقيلة؟

إن أفضل الاستراتيجيات لتبسيط الكتابة ذات المصطلحات الثقيلة هي إعادة صياغة ما تحاول قوله ببساطة، وافتراض أن الجمهور ليس لديه خبرة في تخصصك، وتجنب استخدام الاختصارات.

كيف يمكنني أن أجعل الكتابة الخاصة بعملي في متناول الجمهور العام؟

يجب أن تكون الكتابة التجارية واضحة وموجزة، ويجب أن تستخدم كلمات بسيطة كلما أمكن ذلك. يمكنك أيضًا أن تفترض أن الجمهور الذي سيقرأ كتابتك ليس لديه خبرة في مجال عملك أو مجالك وأن وظيفتك هي أن تشرح لهم ذلك بأكبر قدر ممكن من الوضوح.