كيفية تنسيق خطاب العمل في 7 خطوات

قد تبدو كتابة خطاب عمل رسمي بمثابة مهمة مرهقة، وليس من الضروري أن تكون صعبة. هناك قواعد ثابتة للتخطيط والنغمة التي يمكنك اتباعها بسهولة لإنشاء مراسلات مصقولة.

على الرغم من أن معظم خطابات العمل يتم إرسالها كمستندات رقمية هذه الأيام، إلا أنك لا تزال تجدها تُطبع بالطريقة القديمة. يمكن استخدام خطابات العمل لإبلاغ أصحاب المصلحة، أو تقديم خطاب مرجعي، أو تأكيد التوظيف، أو مشاركة عرض عمل، من بين المراسلات التجارية المهمة الأخرى.

في هذا الدليل، سنناقش كيفية تنسيق خطاب لأغراض تجارية باستخدام نموذج الكتلة. (تتضمن الخيارات الأخرى للتنسيق النماذج المعدلة وشبه الكتلة والنماذج ذات المسافة البادئة.)

دعونا ننكب على العمل.

تنسيق خطاب تجاري

خطاب العمل هو مستند مكتوب رسميًا يخدم غرضًا رسميًا. يتم إرسالها عادةً من شركة إلى أخرى، أو إلى العملاء أو أصحاب المصلحة أو الموظفين. تعرض الرسائل المنسقة بشكل صحيح البنية والتوحيد والتنظيم.

إليك ما تحتاج إلى الانتباه إليه عند تنسيق خطاب عملك.

• الهوامش
• تباعد
• حجم الخط
• عنوان
• ترويسة
• مبرر

كيفية تنسيق خطاب تجاري

لا ينبغي أن يكون تنسيق خطاب العمل أمرًا شاقًا. هناك عملية بسيطة من ست خطوات نشأت في القرن الثاني عشر. كان ذلك قبل تسعة قرون! اتبع هذه الطريقة المجربة والحقيقية لتنظيم المراسلات الرسمية بكفاءة وفعالية.

1 إعدادات الوثيقة

قبل أن تبدأ في كتابة خطاب عملك، اضبط الخط على Times New Roman أو Arial، حجم الخط 12. قم بمحاذاة النص إلى اليسار وتأكد من أن كتابتك أحادية المسافة، مع وجود سطر فارغ بين الفقرات. يجب أن يكون هناك هامش بوصتين في أعلى وأسفل المستند وهامش بوصتين على كلا الجانبين.

2 معلومات الاتصال والتاريخ

في الجزء العلوي من رسالتك، أضف ترويسة الرسالة، والتي تتضمن اسم الفرد أو الشركة وتفاصيل الاتصال. غالبًا ما يتم توسيط الترويسة أو محاذاتها إلى اليسار في الجزء العلوي من المستند مع الاسم وشعار الشركة (إذا كان ذلك مناسبًا) في السطر العلوي، والمعلومات الأخرى ذات الصلة، مثل الموقع وتفاصيل الاتصال في الأسطر أدناه، على الرغم من أن هذه المعلومات موجودة خياري.

أسفل ترويسة الرسالة، أضف معلومات الاتصال الخاصة بك وبالمستلم. فيما يلي المعلومات التي يجب عليك إدراجها في أعلى رسالتك، بالترتيب الذي يجب أن تظهر به.

• اسمك
• المسمى الوظيفي الخاص بك
• شركتك
• عنوان عملك
• رقم هاتف عملك
• عنوان البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري

تخطى سطرًا في نهاية معلوماتك وأدخل التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة. ثم قم بتخطي سطر آخر قبل إضافة معلومات المستلم الخاص بك.

• اسم المستلم الخاص بك
• عنوان المستلم الخاص بك
• شركة المستلم الخاص بك
• عنوان شركة المستلم الخاص بك

مرة أخرى، تخطي سطرًا وأضف موضوع رسالتك بالخط العريض.

3 التحية

يجب أن تكون رسالة العمل وثيقة رسمية. يجب أن تتوافق التحية مع الطبيعة المهنية للرسالة.

فيما يلي بعض التحيات التي قد تستخدمها في خطاب عمل.

• إلى من يهمه الأمر
• عزيزي السيد / السيدة / مكس. / دكتور [الاسم الأخير]
• عزيزي [الاسم الأول] (إذا كانت لديك علاقة غير رسمية مع المستلم)

4 الجسم

الآن حان الوقت للكتابة. باستخدام أسطر ذات مسافات مفردة مع مسافة إضافية بين كل فقرة، قم بصياغة نص خطاب عملك. يتكون جسم معظم رسائل الأعمال من ثلاثة أجزاء. تهدف إلى إبقاء الرسالة في صفحة واحدة، وهو المفضل.

• المقدمة:اعرض الغرض من رسالتك. اشرح سبب كتابتك له، وما تأمل في تحقيقه، ونظرة عامة سريعة على المعلومات المهمة التي ستغطيها.
• النص الرئيسي: قدم تفاصيل حول المعلومات المهمة التي حددتها في الفقرة التمهيدية. يمكن أن يكون هذا في أي مكان من فقرة واحدة إلى خمس فقرات.
• الخلاصة: لخص كل ما ناقشته. قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو الخطوات التالية، إذا كان ذلك مناسبًا.

5 الخاتمة والتوقيع

قد يكون من المحرج إنهاء الرسالة. يمكن أن يكون الإغلاق المبتذل المفرط في الاستخدام مناسبًا تمامًا لرسالة احترافية. سواء اخترت إغلاقًا رسميًا أو غير رسمي، اجعله احترافيًا. هذه بعض الاحتمالات.

• بإخلاص
• بكل احترام
• وديا
• أفضل
• شكرًا لك
• يعتبر

أسفل الإغلاق، اترك أربعة إلى ستة أسطر فارغة حتى تتمكن من توقيع المستند إما بعد طباعته أو عبر تطبيق التوقيع الإلكتروني. بعد هذه الأسطر الأربعة، اكتب اسمك الكامل والمسمى الوظيفي على السطر الموجود أسفل اسمك.

6 مرفقات (اختياري)

إذا كانت لديك مستندات تريد تضمينها في رسالتك، مثل نموذج أو سيرة ذاتية، فيمكنك ملاحظة ذلك عن طريق كتابة "مرفق (مرفقات):" متبوعة بقائمة المستندات الأخرى، أسفل رسالتك ببضعة أسطر.

7 مراجعة

قبل أن ترسل رسالتك، خذ الوقت الكافي لمراجعتها. لا يتم تنسيق الرسالة الاحترافية بشكل صحيح فحسب، بل يجب أيضًا أن تكون قواعدها النحوية وعلامات الترقيم والإملاء خالية من الأخطاء. قم بإجراء تدقيق نحوي وفكر في نبرة صوتك للتأكد من أنك تبدو محترفًا.

أمثلة على تنسيق خطاب الأعمال

1 مثال على نموذج خطاب عمل

شركة هوفيل

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 نوفمبر 2023

السيد إيثان غرينش Stealing Christmas, LLC 61 ماونت كرامبيت لين سنوفليك، وايومنغ 83014 307-555-8484

الموضوع: لوجستيات الاحتفال بعيد الميلاد

عزيزي السيد غرينش،

أنا أكتب إليكم لأطلب مساعدتكم في جعل احتفالنا بعيد الميلاد أكبر وأكثر إشراقًا من أي وقت مضى. نظرًا لأنك ساعدتنا في الماضي في تسهيل الاحتفال، نأمل أن تكون على استعداد للمشاركة مرة أخرى هذا العام.

أتخيل شجرة تنوب بيضاء بطول 84 قدمًا لشجرة عيد الميلاد لدينا هذا العام، واحدة من أوبورن، بنسلفانيا. سوف يتطلب الأمر بعض لوجستيات النقل. بالإضافة إلى ذلك، نأمل في إجراء جولات بمزلقة مع حيوانات الرنة الحقيقية. كما هو الحال في العام الماضي، سيكون لدينا إشارة المدينة على طول. بالإضافة إلى ذلك، نرغب في إنشاء مدرج متنقل في وسط المدينة مزود بأضواء وألعاب نارية وآلة ضباب لبدء العرض.

هذا العام، نسعى للحصول على تمويل لشجرة عيد الميلاد ونقلها إلى هوفيل. ومع ذلك، يسعدنا قبول أي مساعدة أخرى يمكنك تقديمها. يرجى إخباري بما تريد المساعدة فيه، وسأتواصل معك لتقديم المزيد من المعلومات.

أفضل،

[إمضاء]

سيندي لو من كبير منظمي عيد الميلاد Whoville، Inc.

المرفقات: ورقة تكلفة شجرة عيد الميلاد، قائمة الفرص التطوعية

2. مثال على نموذج خطاب العمل

 خصائص الدب الكبير 

شركة ذات مسؤولية محدودة

جوان سكوت Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. لوس أنجلوس، كاليفورنيا 90001 310-555-2788 [email protected]

17 مارس 2023

أماندا ويلينجتون برجر هاوس 100 أكواريوم واي سانتا مونيكا، كاليفورنيا 90401 310-555-3474 [email protected]

الموضوع: إثبات التوظيف

عزيزتي أماندا،

تقدمت موظفتك، هايلي ماكفي، بطلب للحصول على شقة في أحد مجمعاتنا السكنية. أنا أتواصل معك للحصول على إثبات التوظيف.

من أجل الموافقة على طلب السكن الخاص بها، أحتاج إلى إثبات معلومات التوظيف والراتب. يرجى إرسال هذا إلى العنوان المدرج أعلى هذه الرسالة في أقرب وقت ممكن. يمكنني أيضًا قبول هذه المعلومات عبر البريد الإلكتروني إذا كان بإمكانك إرفاقها كملف PDF.

فيما يلي ملخص سريع للمعلومات التي أبحث عنها لهذا التطبيق.

• خطاب يثبت وظيفتها
• ملخص الراتب

أفضل،

[إمضاء]

جوان سكوت بيج بير العقارية، LLC