10 مفاتيح للكتابة التجارية الفعالة

سواء كنت تقوم بصياغة سيرتك الذاتية الأولى وخطاب تقديمي أو كنت موظفًا مخضرمًا أو مستقلاً تتطلع إلى تحسين اتصالاتك المهنية، فمن المهم فهم أساسيات الكتابة التجارية.

الكتابة التجارية هي نوع محدد من الاتصالات الكتابية المستخدمة في جميع أنواع العمليات التجارية، وهي أساسية للتواصل بفعالية والنجاح في أي بيئة مهنية. سيساعدك هذا الدليل على معرفة ماهية الكتابة التجارية، وسبب أهميتها، وكيفية تحسين كتابتك التجارية من أجل اتصالات فعالة.

ما هي الكتابة التجارية؟

الكتابة التجارية هي تواصل احترافي يستخدم لنقل المعلومات أو التوجيه أو تقديم المقترحات أو إبرام اتفاقيات بوضوح وإيجاز وفعالية واحترافية.

لماذا تعتبر الكتابة التجارية مهمة؟

الكتابة التجارية مهمة لعدة أسباب:

• التواصل الواضح والفعال:تعد الكتابة المختصرة والتي يسهل الوصول إليها أمرًا بالغ الأهمية للأعمال لأنها تقلل من سوء الفهم والارتباك، وتساعد في تحديد التوقعات، وتعزز التفاهم المشترك.
• الكفاءة والإنتاجية:يوفر التواصل الواضح الوقت من خلال ضمان فهم الرسائل بدقة في المرة الأولى التي يتم فيها توصيلها.
• إظهار الاحترافية:إن استخدام اللهجة واللغة المناسبة ينقل الاحترافية، مما يساعد على ترسيخ المصداقية والثقة بين الزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة.
• التوثيق وحفظ السجلات:تعمل الكلمة المكتوبة – سواء في رسالة بريد إلكتروني أو تقرير سنوي أو أي شيء بينهما – كسجل رسمي، لتوثيق الاتفاقيات والقرارات والمعلومات المهمة. يمكن أن تكون الكتابة التجارية الدقيقة والموثقة جيدًا بمثابة دليل لدعم المطالبات أو النزاعات القانونية أو الدفاع عنها ودعم المساءلة.
• الامتثال والأغراض القانونية:في سياقات معينة، تضمن اللغة المكتوبة الامتثال للوائح والمتطلبات القانونية. العقد هو مثال جيد. وفي مثل هذه الحالات، يجب شرح المعايير بشكل واضح وشامل وفقًا لمتطلبات وسياسات محددة.

• تعزيزصورة العلامة التجارية واكتساب التأثير: يعمل التواصل المتسق والمصمم بشكل جيد على تقوية هوية العلامة التجارية، مما يعزز الانطباع الموثوق به والإيجابي بين العملاء والجمهور. لهذا السبب، تنطبق الكتابة التجارية سواء كانت كتابتك رسمية أو غير رسمية.
• إقناع العملاء والشركاء والعملاء بالتصرف: يمكن للاتصالات التسويقية الفعالة والموجزة والواضحة والمهنية والمتعلقة بالعلامة التجارية جذب الانتباه ونقل المعلومات محل الاهتمام بسرعة وإلهام المشاركة، خاصة عند تضمين عبارة قوية تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

أنواع الكتابة التجارية

يجب تطبيق الكتابة التجارية على جميع المواد التجارية المكتوبة، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

طلبات العمل

يتضمن الطلب عادةً اسمك ومعلومات الاتصال وخبرة العمل والمهارات والتعليم والتفاصيل الأخرى ذات الصلة بالإضافة إلى خطاب التقديم المصاحب.

المقترحات

تحدد وثائق العمل الرسمية هذه خطة أو فكرة أو مشروعًا مقترحًا، وهي مصممة لإقناع الآخرين بقبول مسار عمل محدد أو دعمه أو تمويله. إن الاقتراح المكتوب جيدًا يترك للقارئ فهمًا واضحًا لما يتم تقديمه ويجيب على أي أسئلة قد تكون لديهم حول هذا الموضوع.

العروض التقديمية

غالبًا ما تستخدم هذه المجموعات من الكلمات والمرئيات الشرائح أو الوسائط المتعددة أو المحتوى المنطوق لتوصيل المعلومات أو الأفكار أو الرسائل حول موضوع معين إلى الجمهور.

رسائل البريد الإلكتروني

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل رسائل بريد إلكتروني رسمية وتتضمن سطر الموضوع ذي الصلة والتحية والنسخة الأساسية وتوقيع البريد الإلكتروني أو كتلة نصية تحتوي على اسمك والمسمى الوظيفي والشركة ومعلومات الاتصال. في بعض الأحيان قد يتم تضمين معلومات إضافية، مثل الاقتباس ورابط موقع الويب ومقابض الوسائط الاجتماعية والضمائر.

خطابات تجارية

هناك بنية معروفة لرسائل العمل تتطلب عناصر محددة، مثل اسم المستلم ومعلومات الاتصال به والتاريخ والترحيب ونسخة النص واسمك ومعلومات الاتصال والخاتمة والإشارة إلى المرفقات أو المرفقات، إذا ملائم. الرسائل المرجعية لها شكليات مماثلة.

خطط العمل

خطط الأعمال هي خرائط طريق للشركات، تحدد أساسيات الأعمال وأهدافها واستراتيجياتها والمزيد. توفر خريطة الطريق المحددة جيدًا وسهلة الفهم مسارًا واضحًا لتحقيق أهداف عملك، سواء كنت تقوم بإنشاء الخطة لنفسك أو مشاركتها لجمع التمويل أو الحصول على التوجيه.

التقارير

تهدف التقارير إلى إعلام وتلخيص المعلومات حول موضوع أو مشروع أو موقف معين. وهي غالبا ما تتضمن البيانات والنتائج والتحليلات والاستنتاجات والتوصيات، ومن الأفضل تقديمها جميعا بطريقة منظمة.

مذكرات

اختصار لـ "مذكرة"، المذكرة هي وثيقة موجزة تستخدم للاتصال الداخلي داخل الشركة. نظرًا لأن المذكرات تميل إلى أن تكون مختصرة، استخدم الكلمات بحكمة من أجل الوضوح والتأثير.

جداول البيانات

في حين أن الوظيفة الأساسية لجداول البيانات هي التعامل مع البيانات الرقمية وإجراء العمليات الحسابية، فإنها تحتوي أيضًا على رؤوس أو تسميات أو أوصاف أو ملاحظات توضيحية داخل الخلايا أو التعليقات. اختيار كلماتك بعناية يضمن الوضوح والدقة.

الخطب

تبدأ خطابات العمل كمستندات مكتوبة يجب أن تركز على توصيل نقاطها بشكل واضح وموجز ومهني وبطريقة جذابة.

البيانات الصحفية

تميل هذه الاتصالات الرسمية المصممة لمشاركة المعلومات ذات الأهمية الإخبارية مع وسائل الإعلام إلى الحصول على تنسيق محدد لسهولة المسح. تتضمن عناصر البيان الصحفي، سواء كتبها شخص أو الذكاء الاصطناعي، عنوانًا رئيسيًا وتاريخ الإصدار ونسخة تشرح الأخبار واقتباسات من الأفراد المعنيين وملخصًا نموذجيًا للشركة المصدرة ومعلومات الاتصال لاستفسارات وسائل الإعلام.

كتابة الإعلانات

الهدف من هذا الشكل الفني المكتوب المستخدم في الإعلانات ومواقع الويب ورسائل البريد الإلكتروني وأوصاف المنتجات والمزيد هو التأثير على الجمهور لاتخاذ إجراء معين، سواء كان ذلك للقراءة أو المشاركة أو الشراء أو المشاركة أو أكثر. في حين أن كتابة النصوص تتضمن الكتابة بصوت أو شخصية العلامة التجارية، فإنها تلتزم أيضًا بمبادئ الكتابة التجارية الجيدة.

أوراق بيضاء

تعمل هذه التقارير الشاملة على تثقيف القراء وتوفير الأفكار والتأثير على عملية صنع القرار من خلال فحص متعمق لقضية أو تقنية أو منتج أو مفهوم معين. غالبًا ما تشتمل الأوراق البيضاء على البيانات والإحصاءات ودراسات الحالة وآراء الخبراء، وكلها منظمة بشكل مدروس ومذكورة بنبرة رسمية وموثوقة.

10 مفاتيح للكتابة التجارية الفعالة

يمكن أن تتخذ الكتابة التجارية أشكالًا عديدة، لكن هدفها لا يتزعزع: التواصل بوضوح وفعالية وإيجاز. قم بتطبيق المفاتيح التالية على اتصالاتك المهنية لتجربة فوائد الكتابة التجارية الرائعة.

1 الالتزام بالهدف

لصياغة اتصالات موجزة وواضحة، تحتاج إلى رسالة واضحة. حدد الغرض من رسالتك، ثم استخدمها كدليل لك للتأكد من بقائك على اطلاع.

2 احترام جمهورك

للوصول إلى جمهورك، عليك أن تتحدث لغتهم. حدد جمهورك الرئيسي، ثم فكر في ما يحتاجون إليه أو يريدون معرفته، وأولوياتهم، وأفضل طريقة لتنظيم معلوماتك لجذبهم.

3 الشكلية

تشمل الشكليات في الكتابة التجارية الحزمة المهنية بأكملها - لهجة كتابتك وبنيتها ولغتها والشكل الذي تقدمه به. انتبه إلى كل هذه العناصر أثناء صياغة المستند الخاص بك.

4 النغمة المناسبة

يجب أن تكون لهجة كتابتك مناسبة لجمهورك، والموضوع، ونوع الوثيقة. ومع ذلك، يجب أن تنقل لهجتك دائمًا الاحترافية والفروق الدقيقة في السياق. على سبيل المثال، في خطاب رسمي، من المناسب تحية القارئ بالاسم الأخير بدلاً من الاسم الأول، في حين أن الإعلان عن يوم إجازة مفاجئ سيتم كتابته بنبرة أكثر حماسًا من الإعلان عن إغلاق الشركة.

5 التنسيق السليم

تلتزم كتابة الأعمال بالتنسيق القياسي في الصناعة، والذي قد يختلف اعتمادًا على نوع المستند. على سبيل المثال، تتضمن العروض التقديمية العناوين الرئيسية ونقاط الحديث والمرئيات، بينما تتميز السيرة الذاتية بكتل نصية. بالنسبة لكتابة الرسائل والمذكرات وغيرها من الاتصالات المكتوبة القياسية، غالبًا ما تتبع كتابة الأعمال الصيغة التنظيمية الشائعة OABC (الافتتاح، جدول الأعمال، النص، الإغلاق).

6 الوضوح

تتميز الكتابة التجارية القوية برسائل واضحة ومباشرة يسهل على القارئ فهمها. للحصول على الوضوح الأمثل، استخدم الجمل القصيرة واللغة البسيطة مع التركيز حصريًا على الموضوع المطروح. عند تقديم الكثير من المعلومات، فكر في استخدام فقرات أو قوائم قصيرة لتسهيل تصفح المحتوى.

7 الإيجاز

الموجز لا يعني مفاجئًا أو صريحًا. ويعني نقل رسالتك بوضوح بأقل عدد ممكن من الكلمات. للقيام بذلك، تجنب المعلومات الزغبية والمصطلحات الخارجة عن الموضوع. أيضًا، أعد قراءة عملك ومراجعته، وتخلص من الكلمات غير الضرورية (ابحث عن الصفات والظروف)، واستبدل الكلمات الطويلة بأخرى قصيرة، وقم بتقسيم الجمل الطويلة.

8 دعوة للعمل

بعض الكتابة إعلامية بحتة. ولكن إذا كنت تريد من القارئ أن يفعل شيئًا ما، قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA). تعتبر CTA أمرًا بالغ الأهمية للتسويق أو الإعلان أو المبيعات أو أي شكل من أشكال الاتصال يهدف إلى تحفيز الاستجابة. امنح القارئ إرشادات واضحة حول ما يمكنه فعله بعد ذلك لمساعدتك في تحقيق أهداف عملك وتأكد من تضمين الحوافز أو الأسباب الضرورية.

9 الدقة

تعد دقة المعلومات وصحتها جزءًا لا يتجزأ من جودة الكتابة التجارية. فهو يؤسس للاحترافية، ويضفي مصداقية على المحتوى، ويحمي من الارتباك، وفي بعض الحالات، من المشكلات القانونية المحتملة.

10 خالية من الأخطاء

يعد الاستخدام السليم للقواعد وعلامات الترقيم أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تريد أن تؤخذ كتابتك على محمل الجد. قم دائمًا بتحرير عملك وتدقيقه والتحقق منه مرة أخرى بمساعدة مساعدة الكتابة بالذكاء الاصطناعي.

الأسئلة الشائعة حول الكتابة التجارية

ما هي الكتابة التجارية؟

تشير الكتابة التجارية إلى التواصل المهني المستخدم لنقل المعلومات أو التوجيه أو تقديم المقترحات أو إبرام اتفاقيات بوضوح وإيجاز وفعالية واحترافية.

متى تستخدم الكتابة التجارية؟

يجب تطبيق الكتابة التجارية على جميع المواد التجارية المكتوبة، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، طلبات العمل والمقترحات والعروض التقديمية ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل التجارية وخطط العمل والتقارير والمذكرات وجداول البيانات والخطب والنشرات الصحفية وكتابة النصوص والأوراق البيضاء.

ما هي الأجزاء الثلاثة الأساسية للكتابة التجارية؟

ثلاثة أجزاء أساسية من الكتابة التجارية هي التواصل الواضح والموجز؛ أهمية المحتوى والغرض منه؛ والاحتراف في اللهجة والشكل.