7 أمثلة على كتابة الأعمال التجارية: دليل لكتاب الأعمال

تأتي كتابة الأعمال في العديد من الأشكال والأحجام. ادرس هذه الأمثلة السبعة لكتابة الأعمال لتتعلم كيفية استخدام التواصل الكتابي في شركتك.

تعد كتابة الأعمال جزءًا من العمليات التجارية اليومية ، بغض النظر عن حجم الشركة. إن بنية الجملة واختيار الكلمات وتنسيق جزء من الاتصالات التجارية خاصة بنوع المستند الذي يتم إرساله. الموظفون الذين طُلب منهم صياغة وثيقة عمل يحتاجون إلى فهم الأنواع المختلفة لكتابة الأعمال الموجودة هناك. تنطبق العديد من نصائح الكتابة العامة على جميع أنواع الكتابة التجارية ، بما في ذلك:

• اكتب بصوت نشط وليس مبني للمجهول
• كن موجزًا ​​ومباشرًا في تواصلك
• التزم بتجنب الأخطاء المطبعية عن طريق التدقيق اللغوي واستخدام برامج التدقيق النحوي والإملائي
• تجنب المصطلحات والعبارات الرنانة
• استخدم الاختصارات باعتدال

بالإضافة إلى ذلك ، يجب على أي شخص يكتب من أجل عمل ما الالتزام بعمل خالٍ من الأخطاء. سيكون لدى معظم الشركات أدلة كتابة تغطي أسلوب ونبرة مستنداتها المكتوبة ، ويجب على الكتاب أيضًا دراستها. لا يزال هناك بعض التنوع في الأنواع المختلفة للكتابة المستخدمة في الأعمال. فيما يلي قائمة بأمثلة كتابة الأعمال التي يمكنك دراستها لصياغة أعمال مكتوبة بشكل أفضل لعملك أو مؤسستك.

1. خطابات الأعمال

خطابات الأعمال هي شكل من أشكال الكتابة التجارية للمعاملات. خطاب العمل هو مستند رسمي مكتوب يتم إرساله من شخص داخل منظمة إلى آخر. هناك عدة مرات قد يحتاج فيها شخص ما إلى استخدام هذا النوع من الاتصالات التجارية ، بما في ذلك:

• خطابات اقتراح الأعمال: تقترح هذه الرسائل ترتيبًا تجاريًا بين طرفين وتحدد شروط هذا الترتيب.
• خطاب توصية: يتم إرسال خطاب توصية إلى صاحب العمل المحتمل للتوصية بمقدم طلب للحصول على وظيفة.
• رسائل المتابعة: بعد إجراء مقابلة أو اتصال شخصي آخر ، عادةً ما يرسل المتخصصون في مجال الأعمال خطاب متابعة يغطي المحادثة أو المقابلة وأي أسئلة تطرأ بعد ذلك.
• خطاب العرض: يحدد خطاب العرض شروط عرض العمل ، عادةً عندما يكون عرض العمل مطروحًا على الطاولة.
• خطاب الغلاف: خطاب تغطية مرفق بسيرة ذاتية أو طلب للحصول على وظيفة.
• خطاب الاستقالة: يخبر هذا الخطاب الشركة أنك ترسل إشعارًا لترك وظيفتك. تطلب معظم الشركات خطاب استقالة في غضون أسابيع قليلة من تاريخ الانتهاء.

إليك نموذج يمكنك استخدامه عند كتابة خطاب عمل. ضع في اعتبارك أنك ستتخطى خطًا بين كل قسم:

• معلومات الاتصال الخاصة بك
• التاريخ بتنسيق الشهر واليوم والسنة
• المسمى الوظيفي للمستلم واسم الشركة والعنوان
• عادة ما تكون التحية بتنسيق "Dear Person's Name"
• نص الحرف ، مسافة واحدة لكل فقرة مع مسافة بينهما.
• عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لإنهاء نص الرسالة الذي يتضمن البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ، إذا كان ذلك مناسبًا.
• الختام بتنسيق "مع احترامك" ،
• التوقيع بخط اليد
• اسم المكتوب

إليك كيف قد يبدو هذا:

جون سميث
123 دروري لين
نيويورك ، نيويورك 12345

20 أبريل 2021

سارة كولينز
مدير الموارد البشرية
ACME Tech
123 شارع الأعمال
نيويورك ، نيويورك 12345

عزيزتي السيدة كولينز ،

أكتب إليكم لأخبركم عن حدثنا التكنولوجي القادم في نيويورك ولأدعوكم لتكونوا متحدثين رئيسيين. سيعقد الحدث في الفترة من 15 إلى 18 سبتمبر في فندق Raddison.

على مدار السنوات الخمس الماضية ، شاهدت خبرتك في الموارد البشرية أثناء قيامك بتطوير ACME Tech وضم أشخاصًا جددًا. نعتقد أنك ستكون مصدر قوة للحضور الذين يبحثون عن طرق أفضل لدمج الموظفين الجدد في شركات التكنولوجيا الخاصة بهم.

ستشمل حزمة المتحدث الخاص بك الإقامة والوجبات والأتعاب المتواضعة.

إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في الاتصال بي على [email protected] أو الاتصال على 444-444-4444. إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

بإخلاص

(التوقيع)

جون سميث

2. رسائل البريد الإلكتروني للأعمال

تتشابه رسائل البريد الإلكتروني التجارية في هيكلها مع رسائل الأعمال. ومع ذلك ، فإنها تحتوي أيضًا على سطر موضوع. في هذا النوع من التواصل المهني ، سترغب في أن يوضح سطر الموضوع من هو البريد الإلكتروني ولماذا تم إرساله. داخل البريد الإلكتروني ، ستتبع نفس تنسيق خطاب العمل ولكن ستتخطى معلومات الاتصال والتاريخ في الأعلى. يجب أن يكون هيكل الرسالة متشابهًا. في التوقيع ، أغلق الرسالة باسمك ولقبك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني. إليك كيفية ضبط حرف العمل السابق ليلائم تنسيق البريد الإلكتروني:

الموضوع: دعوة المتحدث الرئيسي لشهر سبتمبر

عزيزتي السيدة كولينز ،

أكتب إليكم لأخبركم عن حدثنا التكنولوجي القادم في نيويورك ولأدعوكم لتكونوا متحدثين رئيسيين. سيعقد الحدث في الفترة من 15 إلى 18 سبتمبر في فندق Raddison.

على مدار السنوات الخمس الماضية ، شاهدت خبرتك في الموارد البشرية أثناء قيامك بتطوير ACME Tech وضم أشخاصًا جددًا. نعتقد أنك ستكون مصدر قوة للحضور الذين يبحثون عن طرق أفضل لدمج الموظفين الجدد في شركات التكنولوجيا الخاصة بهم.

ستشمل حزمة المتحدث الخاص بك الإقامة والوجبات والأتعاب المتواضعة.

إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال بي على [email protected] أو الاتصال 444-444-4444. إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

بإخلاص

جون سميث ، منسق التسويق ، Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. المذكرات

المذكرة أو المذكرة عبارة عن شكل قصير وموجز من أشكال الاتصال يتم إرساله عادةً إلى مجموعة من الأشخاص داخل الشركة. يتم استخدامه عادةً للإعلان عن نوع ما لأعضاء المنظمة. تحتوي المذكرات على قالب محدد للعنوان ، وهو:

• مذكرة
• TO: (الأسماء الكاملة للقراء والمسميات الوظيفية)
• من: (الاسم الكامل للمرسل والمسمى الوظيفي)
• التاريخ: (التاريخ الكامل)
• الموضوع: (موضوع قصير يشير بدقة إلى النقطة الرئيسية للمذكرة)

تحتوي المذكرة نفسها على مقدمة تعيد صياغة الموضوع في جملة. تقدم فقرات الجسم أسبابًا للإعلان أو أي غرض آخر للمذكرة. وتنتهي بفقرة ختامية تلخص النقاط وتذكر القراء بما يفترض أن يفعلوه بالمعلومات الواردة. فيما يلي مثال على مذكرة عملية:

إلى: فريق الموارد البشرية

من: جون سميث ، مدير

التاريخ: 20 أبريل 2021

الموضوع: الاستخدام غير المناسب لتطبيقات الهاتف أثناء وقت الشركة.

فريق الموارد البشرية ،

لقد تم لفت انتباهي إلى أن البعض في المكتب يقضون الكثير من الوقت على مدار الساعة في اللعب على هواتفهم.

وجدت الأبحاث الإحصائية الحديثة أن الأشخاص الذين يقضون الوقت في ألعاب الهاتف يكلفون حوالي مليون دولار سنويًا للشركة المتوسطة. هذه خسارة لا يمكننا تحملها.

لا نريد وضع قواعد غير ضرورية ، لذا يرجى أن تكون أكثر وعياً بشأن استخدام هاتفك. تذكر ، أنت في وقت الشركة.

شكرًا لك،

جون سميث ، مدير

4. الكتيبات

توفر الكتيبات المعلومات التي يحتاجها الموظفون لأداء وظائفهم بشكل جيد. ويشمل ذلك قواعد المكتب أو الشركة والإجراءات التي يجب اتباعها للعمل في الشركة. كتيبات الموظفين ضرورية من حيث الجوانب القانونية للتوظيف. إذا لم يتم تحديد شيء ما بوضوح في الكتيب ، فقد لا يتحمل الموظفون المسؤولية عن هذه الإجراءات. يجب أيضًا أن تكون واضحة وتعليمية ، حتى يتمكن الموظفون من قراءتها وفهم التوقعات بوضوح. بينما سيكون لكل شركة قواعدها الخاصة ، فإن بعض مكونات كتيبات الموظفين تشمل:

• بيان مهمة الشركة وتاريخها
• الإقرارات القانونية
• اللباس الواجب ارتداؤه
• الساعات والتعويضات
• سياسات العمل الإضافي
• فوائد
• المسؤوليات والتوقعات
• إجازات الشركة وإجازة مدفوعة الأجر
• فرص الترويج
• قواعد السفر والسداد

من المستحيل عرض مثال لكتيب بسبب طوله ، ولكن هنا مقتطف يوضح كيف قد يبدو الكتيب. يأتي هذا المثال من موقع إنديد.كوم.

2. قواعد اللباس

سنزودك بأربعة قمصان عليها اسمنا وأربعة مآزر الخصر البيضاء. يمكنك اختيار القمصان الخاصة بك بثلاثة ألوان ومقاسات. أنت مسؤول عن أخذ القمصان والمآزر إلى المنزل وغسلها بعد نوبتك. يمكن استبدالها مجانًا إذا تعرضت للتلف في العمل أو في أي مكان آخر. يمكن للموظفين ارتداء الجينز بدون ثقوب وسراويل وتنانير وسراويل قصيرة لا تزيد عن ست بوصات فوق الركبة. غير مسموح بارتداء الملابس الضيقة والملابس الرياضية الأخرى. يمكنك ارتداء أي حذاء ولكن يجب أن تكون قريبة من الأصابع لأسباب تتعلق بالسلامة.

5. تقارير الأعمال

تقارير الأعمال عبارة عن كتابة إعلامية تعرض نتائج المنظمة أو معلومات حول المشروع. عادةً ما تحتوي هذه التقارير على بيانات وأبحاث ويتم إرسالها إلى القيادة أو أصحاب المصلحة لمساعدتهم على اتخاذ القرارات الخاصة بالعمل. هناك العديد من أنواع التقارير التي يمكن أن تقدمها الشركة ، بما في ذلك تقارير عن:

• امتثال
• التحقيقات
• جدوى
• توصيات للأعمال

تتضمن أجزاء تقرير الأعمال ما يلي:

• ملخص تنفيذي
• جدول المحتويات
• مقدمة
• النص الأساسي ، والذي قد يكون نقاطًا نقطية بدلاً من فقرات
• استنتاج
• مراجع
• ملحق اختياري

فيما يلي مثال لمقتطف من تقرير الأعمال:

في عام 2021 ، وقعت ACME Tech على عشرة عملاء جدد ، وكانت وسائل التواصل الاجتماعي ضرورية في جذب هؤلاء العملاء. يلخص هذا التقرير مدى تواجدنا على وسائل التواصل الاجتماعي ، ويقدم نتائج يمكن أن تساعدنا في تنمية جهودنا التسويقية في العام المقبل.

6. جداول أعمال الاجتماعات

في حين أنه سيكون من المثالي أن يحضر كل موظف كل اجتماع ، إلا أن هذا غير ممكن في بعض الأحيان. جداول أعمال الاجتماع عبارة عن أدلة قصيرة للموضوعات التي يتم تناولها في اجتماع العمل. هذا أيضًا أحد الأشكال الإعلامية لكتابة الأعمال. يتم كتابة جداول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع وتوجيه اتجاه الاجتماع. لقد تم كتابتها في شكل مخطط أو نقاط حتى يتمكن قائد الاجتماع من رؤية ما يجب أن يحدث بسهولة. بعد الاجتماع ، يمكن إرسال جدول الأعمال إلى الأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور ، حتى يعرفوا ما حدث. فيما يلي مثال على جدول الأعمال:

جدول أعمال الاجتماع

التاريخ: 20 أبريل 2021
الوقت: 12 ظهرا
الموقع: قاعة المؤتمرات

تفاصيل جدول الأعمال

الاهداف: الهدف من الاجتماع هو مناقشة استراتيجيات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي لتنفيذها للسنة المالية القادمة.

راجع حملات وسائل التواصل الاجتماعي السابقة

الوقت: 15 دقيقة
الغرض: تقديم المعلومات
القائد: جون سميث

أ. اعرض أمثلة على حملات وسائل التواصل الاجتماعي
ب. راجع فعالية هذه الحملات
ج. حدد الحملات الأكثر فاعلية.

7. البيانات الصحفية

يتم إرسال البيانات الصحفية إلى المنافذ الإخبارية الرئيسية للإعلان عن التغييرات أو الأخبار داخل المنظمة. يمكن أن تكون مفيدة في التسويق لأنها تحتفظ باسم النشاط التجاري أمام عملائها المحتملين ، ويمكنهم أيضًا المساعدة في تشجيع الإثارة بشأن التغييرات الجيدة للشركة. ومع ذلك ، نادرًا ما يتم استخدام البيانات الصحفية للأخبار السيئة ، بهدف تحسين التسويق معها. تستخدم البيانات الصحفية نغمة احترافية وتقنيات كتابة أعمال جيدة. فهي لا تزيد عن 500 كلمة وعادة ما يكون لها اقتباسات من القيادة أو أصحاب المصلحة. وينتهون بمحتوى معياري "من نحن" يشير إلى العمل. فيما يلي مثال على بيان صحفي:

تعلن ACME Tech عن تعيين رئيس تنفيذي جديد

يأتي القائد الجديد في وقت يشهد نموًا غير مسبوق لشركة التكنولوجيا في نيويورك.

نيويورك ، نيويورك ، 20 أبريل 2021 - أعلنت شركة ACME Tech ، وهي شركة تكنولوجيا مقرها نيويورك ، يوم الأربعاء أنها ستحضر رئيسًا تنفيذيًا جديدًا. سينضم جيرالد فيتزجيرالد إلى الشركة في سبتمبر في بداية السنة المالية.

أعرب الرئيس التنفيذي المؤقت عن سعادته بشأن الإضافة. "يسعدني أن أحضر مثل هذا القائد القوي لشركتنا عندما تشهد نموًا غير مسبوق. وأتطلع إلى الشراكة مع جيرالد لدفع ACME Tech إلى آفاق جديدة ".

من المتوقع أن يركز السيد فيتزجيرالد بقوة على تواجد الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي وعلى طرح منتجات جديدة ومبتكرة في السوق.

حول ACME Tech

ACME Tech هي شركة تقنية من نيويورك تركز على المنتجات المبتكرة بين الشركات. هم معروفون بمنتجات برامج CRM الخاصة بهم على وجه التحديد.

اتبحث عن المزيد؟ تحقق من مقالتنا حول أفضل دليل أسلوب لكتابة الأعمال!