أفضل 12 نصيحة للكتابة في مجال الأعمال يمكن لأي شخص استخدامها

إذا كنت قد بدأت للتو حياتك المهنية في العمل أو محترفًا متمرسًا ، فستساعدك نصائح الكتابة التجارية هذه في نقل اتصالاتك في العمل إلى المستوى التالي.

عندما تكون في منصب يتطلب منك إنشاء اتصالات تجارية عالية المستوى ، فمن الضروري أن تعمل باستمرار على تطوير مهارات الكتابة في مجال الأعمال. سواء كنت تقوم بتحسين بنية الجملة الخاصة بك لإنشاء كتابة تجارية جيدة أو تحاول زيادة استخدامك للصوت النشط بدلاً من الصوت المبني للمجهول لزيادة وضوح كتابتك ، فإن تحسين مستوى مهاراتك يمكن أن يساعدك في إنشاء كتابة أعمال أكثر فاعلية تصل رسالتك بجانب.

هنا ، سنلقي نظرة على بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لإنشاء تواصل أكثر فعالية وتطوير تقنيات كتابة أعمال أفضل.

1. اعرف جمهورك

بغض النظر عن نوع الكتابة التي تعمل عليها ، فإن معرفة جمهورك هو المفتاح لاستخدام مهارات الاتصال الصحيحة التي ستوضح وجهة نظرك. إذا كنت تكتب مذكرة تشرح بالتفصيل أحدث التغييرات البحثية لرؤسائك ، فستتخذ نهجًا مختلفًا عن كتابة تحديث ربع سنوي لأعضاء مجلس الإدارة. عندما تعرف جمهورك ، يمكنك تصميم مستند عملك لمقابلتهم على مستوى معرفتهم ، سواء بما في ذلك المصطلحات الفنية المألوفة لهم أو أخذ الوقت والمساحة اللازمين لإطلاعهم على أحدث التغييرات في مجال عملك. .

2. موضوعات البحث بدقة

عندما تعمل على تطوير جزء من الاتصالات التجارية بسرعة ، قد يكون من المغري إجراء بحث على مستوى السطح فقط. بدلاً من ذلك ، خذ وقتك في الخوض في القضايا التي تناقشها. هذه ليست مجرد خطوة ذكية لمساعدتك على أن تصبح كاتب أعمال أفضل - بل ستزودك أيضًا بالمعلومات التي تحتاجها عندما يوقفك مشرف أو عضو مجلس إدارة حتمًا في الردهة لمناقشة نقطة من مقالتك.

إذا كنت تشعر أنك بحاجة إلى وقت أطول مما سمح به مشرفك لإكمال مقدار البحث الذي تتطلبه كتابة عملك ، فلا تتردد في التواصل معهم وشرح كيف أن تأجيل الموعد النهائي سيدعمك أنت والشركة.

3. تعرف الغرض الخاص بك

مع بعض أنواع الكتابة التجارية ، فإن النقطة الأساسية واضحة. ربما تكتب تحديثًا لفريقك حول مشكلة معينة كنت تعمل على حلها ، أو أنك تزود مجلسك بتحديث مالي عن ربع السنة. هذه الأنواع من الاتصالات الكتابية لها هدف واضح ، مما يسهل عليك البقاء على المسار الصحيح أثناء الكتابة.

بالنسبة لأنواع الاتصال الأخرى ، قد يكون من الأصعب الوصول إلى هذه النقطة - خاصة إذا لم تكن متأكدًا من الهدف. إذا كنت تكتب تحديثًا للناخبين أو تقدم تقريرًا مرحليًا لرئيسك في العمل ، فابذل قصارى جهدك لتوضيح النقاط التي تعمل على تغطيتها قبل البدء في الكتابة. سيكون عملك أكثر سهولة ، وسيقدر جمهورك نهجك المختصر.

4. توقع الأسئلة

عندما تصل إلى نهاية كتابة عملك ، خذ دقيقة لتتخيل أنك فرد من جمهورك. ابذل قصارى جهدك لتحمل مستوى معرفتهم بعملك. الآن ، عد إلى بداية كتابتك وحاول قراءتها بأعينهم. ما هي الأسئلة التي من المحتمل أن يكون لديهم؟ ما هي أجزاء كتابتك التي سيكون من الصعب عليهم فهمها؟ من خلال توقع الأسئلة التي قد يطرحها جمهورك والعمل على الإجابات في كتابتك ، يمكنك إنشاء جزء اتصال أكثر دقة وفعالية.

5. الخطوط العريضة قبل الكتابة

بمجرد أن تعرف الغرض من كتابة عملك ، قد يكون من المفيد تطوير مخطط تفصيلي قبل أن تبدأ عملك الكتابي الفعلي. يمكن أن يسهل وضع نقاطك الرئيسية على الورق البحث في مقدمة كتابتك ويمكن أن يساعدك في تحديد مقدار الوقت والمساحة اللذين يجب تخصيصهما لكل مجال تركيز. إذا كنت تكافح لإكمال المخطط التفصيلي ، فلا داعي للقلق - حتى تدوين نقطة أو نقطتين رئيسيتين وبعض التفاصيل الداعمة يمكن أن تساعدك على التحرك في الاتجاه الصحيح عندما لا تكون متأكدًا من أين تبدأ.

6. تجنب التعقيد المفرط

قد يكون من المغري التباهي بمعرفتك الصناعية عندما تكتب للعمل ولكن تقاوم الرغبة في المبالغة في المصطلحات التقنية عندما تكتب. إذا كان هناك بديل بسيط لكلمة معقدة ، فاستخدمها. عندما تحافظ على بساطة كتابتك ، فإنك تسهل على جمهورك فهم أفكارك.

بينما من المرجح أن يقرأ جمهورك على مستوى عالٍ ، فمن المستحسن أن تستهدف مستوى القراءة في المدرسة المتوسطة أو الثانوية في عملك. أنت لا تحاول تدريس فصل جامعي عندما ترسل جزءًا من الاتصالات التجارية - فأنت تحاول إيصال فكرة إلى جمهورك بسرعة وكفاءة ومنطقية. لا تقلق بشأن محاولة إقناع الناس في عالم الأعمال بمفردات خيالية. سيكونون أكثر إعجابًا بقدرتك على التعبير عن نقاطك بكل بساطة ودقة.

7. اقرأها

عندما تقرأ عملك بصوت عالٍ ، قد يكون من الأسهل العثور على نقاط بصياغة محرجة أو قواعد نحوية غير صحيحة. في كثير من الأحيان ، تتصفح أعيننا هذه المشكلات أثناء عملية التدقيق اللغوي. إذا كنت تشعر بالراحة ، فإن وجود صديق يقرأ عملك بصوت عالٍ يمكن أن يمنحك منظورًا أكثر لكيفية ظهور كتاباتك لجمهورك. حاول ألا تقسو على نفسك بسبب الأخطاء البسيطة عندما تستمع إلى عملك - ارجع وقم بإجراء التصحيحات اللازمة قبل المضي قدمًا في إرسال اتصالاتك إلى الآخرين.

8. القضاء على الحشو

قد يكون من المغري أن تملأ نص بريدك الإلكتروني أو اتصالات العمل الأخرى بكلمات حشو ، خاصة إذا كنت تحاول إظهار أنك تفهم المهمة بعمق. في عالم الأعمال ، على أية حال ، الكلام غير الضروري مرفوض. سترغب في الحفاظ على كتابتك موجزة قدر الإمكان. اسأل نفسك عما إذا كان جمهورك يحصل على المعلومات التي يحتاجونها من اتصالاتك وإذا كان الأمر كذلك ، فأنه عند هذا الحد. إذا كنت بحاجة إلى ملء مساحة في رسالة إخبارية أو أي نوع آخر من التحديثات ولم يكن لديك معلومات ذات صلة ، فاسأل مشرفك عما إذا كان بإمكانك التواصل مع قسم آخر لدمج التحديثات.

9. ننسى المصطلحات اللغوية المتخصصة

عندما تكمل كتابة عملك ، خذ دقيقة للعودة والبحث عن الكلمات التي لن يفهمها معظم الناس. ومع ذلك ، لا توجد مشكلة إذا كان لديك شروط خاصة بالصناعة لا يمكنك تغييرها. إذا كنت قد استخدمت المصطلحات بدون داع ، فاخرجها واستخدم كلمة أقل تعقيدًا.

لن تقنع Buzzwords جمهورك بأنك تعرف ما تتحدث عنه ويمكن أن تبتعد عن النبرة الاحترافية التي تريد السعي لتحقيقها في اتصالات عملك. تريد أن تجعل الأمر بسيطًا قدر الإمكان للأشخاص الذين يقرؤون اتصالات عملك لفهم ما تحاول قوله. يمكن أن يجعل الحفاظ على بساطة المفردات الخاصة بك قراءة اتصالاتك أكثر كفاءة.

10. اطلب المساعدة

إذا كنت جديدًا في مجال كتابة الأعمال ، فقد يكون من الصعب معرفة كيفية تنظيم اتصالات عملك بالضبط. يمكن أن يكون هذا صحيحًا بشكل خاص إذا كان أسلوبك في الكتابة مناسبًا أكثر لوسائل التواصل الاجتماعي أو الكتابة المقنعة أو إذا لم تعمل أبدًا ككاتب محترف في مجال الأعمال.

عندما تطلب من الآخرين الحصول على تعليقات حول كتابات عملك ، أخبرهم أنك لا تطلب المساعدة فقط في الأخطاء المطبعية. بدلاً من ذلك ، أخبرهم أنك تريد ملاحظات حول جعل كتابتك أكثر إيجازًا وملاءمة لجمهورك. إنها خطوة ذكية لتشغيل المسودة الأولى من خطابات العمل وغيرها من الاتصالات من قبل مشرفك أو مدير الاتصالات ، خاصة إذا كنت لا تزال معتادًا على دليل أسلوب شركتك.

11. الالتزام بالتحسين

عندما تبدأ للتو في كتابة الأعمال ، فمن المنطقي أنك ستشعر بعدم اليقين والتوتر بشأن ما إذا كنت تتواصل مع زملائك ورؤسائك بالأسلوب والشكل الصحيحين. مثل أي مهارة جديدة ، قد يستغرق الأمر وقتًا لتطوير كتابتك الفنية. إن الاستمرار في الالتزام بالتحسن لن يجذب انتباه مشرفك فحسب ، بل سيساعد أيضًا على زيادة ثقتك بنفسك. يمكن أن يساعد استخدام المدققات الإملائية ، وأخذ دورات في الكتابة عبر الإنترنت أو شخصيًا ، واستخدام المدققات النحوية (مثل Grammarly ومحرر Hemingway) في تعزيز إيمانك بقدرات الكتابة في عملك.

12. استخدم مدقق نحوي

المدقق النحوي الجيد هو أسهل طريقة للعثور بسرعة على الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم وإصلاحها في التقارير ورسائل البريد الإلكتروني ومستندات العمل. يمكنك تثبيت مدقق نحوي كتطبيق سطح مكتب أو مكون إضافي لأداة كتابة البريد الإلكتروني المفضلة لديك أو معالج الكلمات. يجب أن يكتشف هذه الأخطاء على الفور تقريبًا. بعد ذلك ، يمكنك العثور على المزيد من الأخطاء النحوية وإصلاحها أكثر مما سيكتشفه مدقق القواعد الداخلي في نظام التشغيل الخاص بك.

Grammarly هو أحد أفضل أدوات التدقيق النحوي لدينا لمحترفي الأعمال. اكتشف السبب في مراجعة النحو هذه.