كيف تكتب البريد الإلكتروني المثالي لرفض المرشح
نشرت: 2022-03-22إخبار مرشح محتمل أنه ليس لديه وظيفة هو أحد أصعب الأشياء التي يمكن لأي شخص القيام بها ، ولكن من المهم أن تفعل ذلك. استغرق الباحثون عن عمل الوقت والجهد ، وفي بعض الحالات ، المصاريف لتقديم طلب وحضور مقابلة ، لذلك أقل ما يمكنك فعله هو إخبارهم إذا لم يحصلوا على وظيفة.
أفضل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة برفض المرشح هي رسائل شخصية ومهنية ، وتقدم ملاحظات كافية للباحث عن عمل. إنهم يجدون التوازن الصحيح بين أن تكون إيجابيًا وغنيًا بالمعلومات ومشجعًا بينما لا يزالون يرفضون.
احصل عليه بشكل صحيح ، ويمكنك تحسين سمعة عملك. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فيمكن أن تنتشر رسائل البريد الإلكتروني السيئة الخاصة برفض الوظيفة بسرعة في جميع أنحاء العالم ، مما يضر بسمعتك ومصداقيتك.
إذن ، كيف تكتب خطاب رفض المرشح المثالي؟ اقرأ دليلنا لمعرفة ذلك.
ما هو البريد الإلكتروني للرفض؟
تعد استجابة البريد الإلكتروني لرفض الوظيفة مجاملة مهنية للباحثين عن عمل الذين لم ينجحوا بعد تقديم طلب أو حضور مقابلة.
بمجرد أن تقرر الشخص الذي ستقابله أو توظفه ، من الضروري أن تخبر المرشحين غير الناجحين في أقرب وقت ممكن.
لا توجد قواعد حقيقية بشأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالرفض الوظيفي ، ولكن يجب عليك بالتأكيد إرسال واحدة. للأسف ، العديد من المنظمات لا تهتم.
وجدت Job platform Workable أن 75٪ من الباحثين عن عمل لا يتلقون ردًا أبدًا بعد إرسال طلب. 60٪ لم يتلقوا أي تعليقات بعد المقابلة.
لماذا أحتاج إلى معرفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة برفض الوظيفة؟
غالبًا ما يتم تفويض مهمة صياغة خطاب الرفض للموظفين الذين ربما لم يشاركوا في عملية الاختيار. المفتاح هو العثور على النغمة الصحيحة بين التشجيع والإيجابية ولكن الصدق والمهنية.
إذا لم تكتب خطاب رفض لمقدم الطلب من قبل ، فقد يستغرق الأمر بعض الممارسة قبل أن تضغط على جميع الملاحظات الصحيحة. حتى المجندين ذوي الخبرة قد يجدون صعوبة في إنشاء رسائل الرفض.
دائمًا ما يكون إخبار شخص ما بأخبار سيئة أمرًا صعبًا ، لكن كتابة رسائل الرفض تمثل تحديًا كبيرًا. يصبح الباحثون عن عمل مستثمرون عاطفيًا في عملية التوظيف ، وقد يكون من الصعب قبول الرفض.
من تقديم الطلب إلى الموعد ، تستغرق عملية التوظيف في المتوسط 27 يومًا ، كما وجد غلاسدور. إذا تمت دعوة المرشحين للمقابلة والتقى بأصحاب العمل المحتملين ، فقد يكون من الصعب قبول "لا". عند رفض الباحثين عن عمل ، سيشعرون بمجموعة من المشاعر ، بما في ذلك خيبة الأمل والغضب والإحباط.
وجد الباحثون أن الرسالة المفقودة أو المكتوبة بشكل سيئ يمكن أن تضر بالمفهوم الذاتي للمتلقي والنوايا المستقبلية للمجندين المحتملين. وببساطة ، يمكن لرسالة الرفض السيئة أن تلحق ضررًا دائمًا بالصحة العقلية لشخص ما.
في دراسة أخرى ، وجد الأكاديميون أن المتقدمين المرفوضين دون تلقي مراسلات كانوا أكثر عرضة للاعتقاد بأن المنظمة فشلت في الوفاء بالتزاماتها. أولئك الذين لم يتلقوا خطاب رفض شخصي كان لديهم ما وصفه الباحثون بأنه "نوايا أكثر سلبية" تجاه المنظمة.
يمكن لرسالة الرفض المكتوبة جيدًا أن تحقق ثلاثة أشياء:
- تسليم الأخبار الأساسية على الفور.
- توفير إغلاق عاطفي للباحث عن العمل.
- حماية السمعة وتحسين تصورهم لمؤسستك.
يمكن أن يكون خطاب الرفض قبل المقابلة أو البريد الإلكتروني لرفض المقابلة بعد الوظيفة قصيرًا أو طويلًا كما ترغب ، ولكن يجب أن يحتوي على بعض التفاصيل التي سنغطيها بعد ذلك.
ما الذي يجعل البريد الإلكتروني ممتازًا لرفض المرشح؟
لقد كتبنا من قبل في آداب البريد الإلكتروني المهنية ، لكن خطاب الرفض للوظائف الشاغرة مختلف قليلاً. حدد بحثنا أن هناك أربعة أجزاء أساسية لأي بريد إلكتروني ناجح للرفض.
- اشكر مقدم الطلب
- أعط الأخبار السيئة
- اشرح الأسباب
- انتهي بإيجابية
دعونا نلقي نظرة على هذه بمزيد من التفصيل.
1. اشكر مقدم الطلب
استثمر الباحثون عن عمل الوقت والجهد للتقديم. إنهم متحمسون ومتحمسون واستثمروا عاطفيًا في هذه العملية. التقدم لوظيفة صعب ، والرفض أصعب. وبالتالي ، من الضروري إدراك ذلك من خلال شكرهم على جهودهم.
2. إعطاء الأخبار السيئة
رسائل الرفض تتعلق بالأخبار السيئة ، لذا كن واضحًا وصريحًا. إذا كانت الإجابة "لا" ، فقل ذلك.
يجب أن يكون ردك نهائيًا ولا يترك لمقدم الطلب أي وهم بأن لديه فرصة. الاستراحة النظيفة هي أعدل النهج.
3. اشرح الأسباب
من الضروري أن تشرح سبب عدم حصول هذا الشخص على وظيفة.
يمكنك إدخال أكبر قدر من التفاصيل هنا كما يحلو لك. في بعض الحالات ، قد يكون الأمر بسيطًا مثل ذكر أن هناك مرشحين أكثر ملاءمة ، أو قد ترغب في تقديم ملاحظات مطولة ومفصلة. انظر الأمثلة أدناه للحصول على بعض الإلهام.
حتى الملاحظات الموجزة أفضل من عدم وجود ردود فعل.
4. إنهاء بشكل إيجابي
يعد إنهاء بريدك الإلكتروني بشكل إيجابي أمرًا ضروريًا. لم تمنح هذا الشخص وظيفة ، ولكن هناك دور له.
اشكر مقدم الطلب ، واعترف بنقاط قوتهم ، وشجعهم على التقدم مرة أخرى. إذا كنت مستعدًا للمتابعة ، فاعرض تقديم ملاحظات مقدم الطلب.
كيفية رفض مرشح عبر البريد الإلكتروني
لقد قرأت إطار العمل الخاص بنا لإنشاء البريد الإلكتروني المثالي ، ولكن قد تتساءل كيف يترجم ذلك إلى بريد إلكتروني للرفض؟ دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح المهمة لكتابة خطاب رفض الطلب.
1. استخدم اسم الشخص
قد يكون من المغري إرسال بريد إلكتروني جماعي إلى جميع الأشخاص الذين تمت مقابلتهم ولكن لا تفعل ذلك. دائما خاطب الشخص بالاسم. سوف يقدرون ذلك.
نفضل استخدام الاسم الأول لأنه يبدو شخصيًا بدرجة أكبر. يمكنك معرفة المزيد حول كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي في مدونتنا المتعمقة.
2. اشكرهم على التقديم
يمثل كل طلب ومقابلة ساعات من الجهد نيابة عن باحث عن عمل ، لذا فإن الشكر ليس مرحبًا به فقط ؛ إنها ضرورة.
3. ابدأ بالأخبار السيئة (ولا تعتذر لاختيار أفضل مرشح)
أخبر الناس على الفور أنهم لم ينجحوا. لا تترك الأمر حتى نهاية البريد الإلكتروني لإعطاء الأخبار السيئة. سيقرأ الباحثون عن عمل بريدك الإلكتروني ويعيدون قراءته ، لذا كن واضحًا وليس غامضًا.
على سبيل المثال :
- في هذه المناسبة ، قررنا عدم المضي قدمًا في طلبك.
- أنا أكتب لأعلمك أنه لم يتم اختيارك لإجراء مقابلة.
- للأسف ، لن نتابع طلبك في الوقت الحالي.
قد تريد أن تقول آسف لكن لا تفعل. القرارات التي تتخذها هي الأفضل لعملك ، ولا داعي للاعتذار.
4. كن شخصيا
إن قضاء القليل من الوقت في التفكير في تجربة المرشح يمكن أن يجعل الباحث عن العمل يشعر بأن قرارك قد تم النظر فيه وإنصافه. يمكن أن يؤدي الرفض بدون تفسير إلى الارتباك والإحباط والانزعاج.
5. إذا كنت تعرض تقديم ملاحظات ، فتأكد من أنك تعني ذلك حقًا
تعرض العديد من المنظمات تقديم ملاحظات ولكنها لا تقدم ذلك (لأسباب عديدة). إذا لم تكن مستعدًا لتقديم ملاحظات ، فلا تعرض القيام بذلك.
6. شجعهم على التقديم مرة أخرى
لا يُغلق الباب أبدًا أمام المرشحين الرائعين ، لذا شجعهم على التقدم مرة أخرى. قم بتضمين تفاصيل حول كيفية البحث عن فرص جديدة.
يمكنك اقتراح الباحثين عن عمل للتواصل معك على منصات التواصل الاجتماعي مثل LinkedIn للتعرف على الفرص الجديدة.
7. إنهاء مهنيا
لقد كتبنا مدونة مفصلة عن أفضل الممارسات لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني المهنية. تحقق من ذلك.
8. تدقيق جميع رسائل البريد الإلكتروني
لا يوجد شيء أسوأ من البريد الإلكتروني للرفض المكتوب بشكل سيئ ، لذا تأكد من التحقق منه قبل إرساله.
كم من الوقت يجب أن يكون خطاب الرفض الخاص بي؟
ليس هناك جواب صحيح أو خاطئ. أول شيء هو أن تكتب خطاب رفض وظيفي. الكثير من الشركات والمؤسسات لا تتخذ هذه الخطوة.
دليل جيد هو أنه كلما طالت مدة مشاركة شخص ما في عملية اختيار الوظيفة ، يجب أن يكون خطاب رفض المرشح أكثر تفصيلاً. في معظم الحالات ، يكفي ثلاث أو أربع فقرات.
سطر الموضوع للبريد الإلكتروني للرفض
من الأفضل إبقاء الأمور بسيطة وواضحة واحترافية. نوصي بإدراج المسمى الوظيفي في سطر الموضوع. كمثال ، يمكنك استخدام ما يلي.
نموذج البريد الإلكتروني للرفض
يجب عليك تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالرفض لكل دور وكل مؤسسة ، ولكن إليك بعض الأمثلة الأساسية التي يمكنك اتباعها.
مثال 1: بريد إلكتروني أساسي لرفض المرشح
هذه رسالة رفض قياسية جدًا مصممة خصيصًا للشخص. إنه احترافي ، في صميم الموضوع ، وواضح.
مثال 2: خطاب رفض رسمي
إذا كنت تكتب نيابة عن شخص آخر ، فاجعلها مختصرة ورسمية. هنا مثال.
مثال 3: بريد إلكتروني مفصل للرفض
إذا كنت مستعدًا لتقديم ملاحظات مفصلة ، فقد يكون ذلك مفيدًا للغاية للباحث عن عمل. هذا النموذج هو نموذج خطاب رفض مناسب بعد المقابلة. تم تصميمه على غرار البريد الإلكتروني للرفض الذي تستخدمه Apple.
مثال 4: بريد إلكتروني شخصي لرفض الوظيفة
إذا كنت تدير شركة بنفسك وترغب في القيام بشيء مختلف قليلاً (مع اتباع مبادئنا الأساسية) ، فلماذا لا؟
هل ما زلت تكافح من أجل كتابة هذا البريد الإلكتروني الخاص برفض المرشح؟ يحول Flowrite سلاسل الكلمات إلى بريد إلكتروني جاهز للإرسال يكون شخصيًا ومهنيًا. إذا كنت تريد أن تكون أول من يختبر مستقبل الكتابة ، فاطلب الوصول الآن.