ماذا تعني كلمة "نسخة" في البريد الإلكتروني؟

قد تبدو آداب البريد الإلكتروني غامضة، ويتضمن ذلك وظيفتي نسخة ونسخة مخفية الوجهة اللتين ستجدهما أعلى رسالة البريد الإلكتروني الجديدة. قد تكون لديك أسئلة مثل هذه: ماذا تعني نسخة في البريد الإلكتروني؟ كيف يمكنني استخدام نسخة ؟

في هذا الشرح، سنناقش آداب البريد الإلكتروني وكيفية استخدام وظيفة cc بشكل صحيح. سنوضح لك مكان العثور على وظيفة cc وما يجب فعله بها.

لنبدأ بالأساسيات. يتيح لك الحقل "نسخة"، الموجود عادةً أسفل الحقل "إلى" في رسالة جديدة، تضمين مستلمين خارج الخيار "إلى". ولكن هل تأتي نسخة من؟

ما هو cc في البريد الإلكتروني؟

"Cc" هو اختصار للنسخة الكربونية. عند إرسال بريد إلكتروني، يسمح لك cc بإرسال نسخة من بريدك الإلكتروني إلى شخص ليس المستلم المدرج في الحقل "إلى".

قبل ظهور الإنترنت والتواصل عبر البريد الإلكتروني، كنا نكتب الرسائل. ولم تكن آلات النسخ موجودة في تلك الأيام أيضًا. لعمل نسخة من الرسالة، يجب استخدام ورق الكربون. تم وضع ورق الكربون بين ورقتين من ورق الرسائل.

على الورقة العلوية من ورق الرسائل، ستكتب رسالتك . يقوم ورق الكربون الموجود بين قطع الورق بنقل بصمة الصبغة إلى الورقة السفلية لإنشاء نسخة. أصبح هذا معروفًا باسم نسخة كربونية - تم اختصارها لاحقًا إلى cc .

في هذه الأيام، بدأ بعض الأشخاص يطلقون على نسخة CC اسم "نسخة مجانية" بدلاً من "نسخة كربونية". تتوافق هذه الصياغة أكثر مع كيفية استخدامنا لـ cc اليوم، ولكنها تتجاهل تاريخ الاسم نفسه لـ cc.

في العصر الحديث، تحاكي cc غرض سابقتها الورقية التناظرية. تتيح لك وظيفةنسخةفي البريد الإلكتروني إرسال نسخة طبق الأصل من بريدك الإلكتروني رقميًا إلى شخص آخر ليس الجمهور الأساسي.

متى يتم استخدام نسخة في البريد الإلكتروني؟

على الرغم من أن نسخة cc توفر من الناحية الفنية نفس الوظيفة مثل وضع عدة مستلمين في الحقل "إلى"، إلا أن هناك سببًا لاستخدام نسخة cc بدلاً من ذلك. يتعلق الأمر بالآداب. الحقل "إلى" مخصص للمستلمين الأساسيين لبريدك الإلكتروني.

من الذي يجب تضمينه في حقل نسخة إلى البريد الإلكتروني؟

يجب أن يتضمن قسم نسخة أي شخص ليس المستلم المباشر للبريد الإلكتروني وأي شخص لا يحتاج إلى إخفاء معلومات الاتصال الخاصة به. يمكنك استخدام نسخة لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع، أو تقديم جهة اتصال جديدة، أو توضيح أنه تم إبلاغ جميع المعنيين، أو إرسال نسخة من رسالة بريد إلكتروني إلى مشرفك.

يجب حجز نسخة للأشخاص التاليين.

• أي شخص يحتاج إلى رؤية البريد الإلكتروني ولكن قد لا يستجيب بالضرورة
• شخص جديد يحتاج إلى تقديمه أو قد يجد المعلومات مفيدة
• مجموعة كبيرة من الأشخاص الذين يعملون جميعًا في نفس المشروع

عندإرسال نسخةإلى شخص ما، لا تحتاج إلى مخاطبته في رسالة الترحيب عبر البريد الإلكتروني. ابدأ البريد الإلكتروني بمخاطبة الأشخاص المدرجين في الحقل "إلى" فقط.

متى لا يجب عليك استخدامccفي البريد الإلكتروني

إن Cc مفيد، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك استخدامه في كل موقف. تذكر أن cc يتعلق بالآداب. كن مدروسًا بشأن إضافة أشخاص إلى الحقل cc.

تجنب استخدام cc في أي من هذه الحالات:

• عندما تقوم بإرسال معلومات حساسة
• عندما تتوقع الرد من ذلك الشخص
• دون علم أو موافقة المتلقي الأساسي
• أنت تقوم بتعريف الأشخاص برسالة أو مشروع ليس له صلة بهم
• أنت تستخدمه بطريقة سلبية عدوانية

عند استخدام نسخة ، فكر فيما إذا كان كل شخص في قائمة نسخة يحتاج إلى تلقي جميع المعلومات التي قمت بتضمينها في البريد الإلكتروني.

في البريد الإلكتروني، كيف تعمل نسخة ؟

عندما تقوم بإرسال نسخة إلى شخص ما في رسالة بريد إلكتروني، سيتلقى نسخة من البريد الإلكتروني. يمكن لجميع مستلمي سلسلة البريد الإلكتروني رؤية قائمة المستلمين cc 'd. ولهذا السبب يجب أن يكون لديك دائمًا معرفة أو موافقة المستلم الأساسي قبل إضافة شخص جديد إلى قائمة النسخة.

ستحتاج إلى استخدام وظيفة نسخة مخفية الوجهة إذا كنت لا تريد أن يكون مستلمو البريد الإلكتروني مرئيين لجميع المستلمين.

عند تضمين مستلمينسخة، ستحتاج إلى النقر فوق الرد على الكل لتضمين الجميع في الحقول " إلى " و"نسخة إلى " و" نسخة مخفية الوجهة " في ردك. بخلاف ذلك، سيتم إرسال ردك فقط إلى الأشخاص المذكورين في الحقل "إلى" .

تماشيًا مع آداب البريد الإلكتروني، لا ينبغي أن تتوقع رد مستلم نسخة طبق الأصل . مستلمو النسخة هم الأشخاص الذين يجب عليهم رؤية البريد الإلكتروني ولكن لا يحتاجون بالضرورة إلى اتخاذ إجراء أو الرد عليه.

أين تجد وظيفة cc في البريد الإلكتروني

توجد وظيفة cc أسفل حقل مزود البريد الإلكتروني الخاص بك مباشرةً . يقوم بعض موفري خدمة البريد الإلكتروني، مثل Gmail، بإخفاء حقلي نسخة ونسخة مخفية الوجهة . ستحتاج إلى النقر على رابط نسخة صغيرة رمادية اللون في الجزء العلوي الأيسر من نافذة "الرسالة الجديدة" لإضافة قائمة نسخة الخاصة بك.

عندما تنقر على "إنشاء" أعلى شريط قوائم Gmail على الجانب الأيسر من الشاشة، ستظهر نافذة يمكنك من خلالها صياغة رسالتك الجديدة.

ضمن نافذة "الرسالة الجديدة"، انقر فوق "المستلمون"، وسيظهر خيار نسخة .

انقر فوق cc ، وسيظهر الحقل cc أسفل الحقل "إلى".

لا تنسَ تدقيق بريدك الإلكتروني قبل إرساله!

5 سم مكعب في أمثلة البريد الإلكتروني

أنت تعرف كيفية استخدام نسخة في رسالة بريد إلكتروني، ولكن قد لا تزال تشعر بعدم اليقين. دعونا نرى كيف يمكنك استخدام CC بشكل احترافي في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لقد جمعنا خمسة سيناريوهات يمكنك من خلالها إرسال نسخة إلى شخص ما في الحياة الواقعية.

1 مشاريع مع فريق كبير

إذا كنت تعمل مع فريق كبير ولا تدير المشروع باستخدام تطبيق خارجي، فقد ينتهي بك الأمر إلى استخدام البريد الإلكتروني لتوصيل تقارير التقدم والتحديثات والمعلومات الأخرى. يمكنك استخدام نسخة لضمان إرسال هذه التحديثات إلى كل من يعمل في المشروع. تستخدم هذه الطريقة آداب السلوك للإشارة إلى الفريق بأنك لا تحتاج إلى الرد على بريدك الإلكتروني جميعًا ولكنك تريد أن يكونوا على اطلاع.

2 طلبات محددة

إذا طلب مديرك أو أصحاب المصلحة أن يظلوا على علم باتصالات محددة، فقد تحتاج إلى إرسال نسخة منها إلى بعض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. هذا أمر ظرفي، وستتلقى طلبًا إذا كان هذا هو الحال.

3 مقدمات

يمكن أن تكوننسخة Ccطريقة رائعة لتقديم شخص جديد. على سبيل المثال، إذا كان لديك زميل عمل جديد أو شخص جديد يتولى مشروعًا، يمكنك أن تقول شيئًا مثل، "لقد أرسلت نسخة إلى مدير مشروعك الجديد، خافيير. للمضي قدمًا، يرجى تكرارها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لهذا المشروع.

4 إشراك شخص جديد

إذا كنت تعمل في مشروع مستمر وتقوم بإحضار شخص جديد إلى مشروع أو إلى مناقشة، فيمكنك إرسال نسخة منه إلى سلسلة البريد الإلكتروني حتى يتمكنوا من رؤية كيفية تطور المحادثة أو المشروع.

5 الاتصالات العامة

في بعض المكاتب، قد تكون مسؤولاً عن توزيع محاضر الاجتماعات أو جداول أعمال الاجتماعات أو غيرها من مواد الاتصالات العامة. إذا كنت لا تستخدم بالفعل منصة مراسلة مكتبية أو نظام مشاركة المستندات، فيمكنك إرسالها إلى زملائك في العمل عن طريق إرسال نسخة منها إلى بريد إلكتروني مرفق به هذه المستندات.

نسخة إلى الأسئلة الشائعة في البريد الإلكتروني

ماذا تعني كلمة " cc" في البريد الإلكتروني؟

في البريد الإلكتروني، CC هو اختصار لنسخة كربونية. إنإرسال نسخةإلى شخص ما في رسالة بريد إلكتروني يعني إرسال نسخة إليه.

كيف يعمل cc في البريد الإلكتروني؟

عندما تقومبإرسال نسخةإلى شخص ما في رسالة بريد إلكتروني، فإنه يتلقى نسخة من البريد الإلكتروني. يمكن لجميع مستلمي البريد الإلكتروني عرض قائمة المستلمين الذين تمت إضافتهم إلى نسخة .

متى يجب عليك استخدام نسخة في البريد الإلكتروني؟

يجب عليك استخدام نسخة في رسالة بريد إلكتروني لتكرار أصحاب المصلحة والمشاركين الجدد والمجموعات الكبيرة من الأشخاص الذين يحتاجون إلى رؤية البريد الإلكتروني الذي ترسله. يمكنك أيضًا استخدام نسخة CC لتقديم زميل عمل جديد، أو إضافة مديرك إلى سلسلة بريد إلكتروني مهمة، أو توصيل تغيير مهم في المشروع إلى فريقك بأكمله.