كيفية اختيار قناة الاتصال المناسبة لكل مهمة

البريد الإلكتروني هو نوع غير متزامن من الاتصالات يحدد توقع عدم الحاجة إلى استجابة المستلم على الفور. يمكن توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى فرد أو مجموعة صغيرة. على سبيل المثال ، يمكن إرسال بريد إلكتروني إلى فريق حول عملية بروتوكول جديدة ستكون سارية المفعول في الأسبوع التالي.

هذه الطريقة فعالة لأنها تتيح للمرسل مشاركة نفس المعلومات مع عدة أشخاص وتمنح المستلمين الوقت لمعالجة المعلومات ومشاركة مدخلاتهم. لتحقيق مزيد من النجاح مع هذه القناة ، تعرف على المزيد حول آداب البريد الإلكتروني للأعمال .

الاجتماعات

الأفضل لـ: بناء علاقة؛ مناقشة المعلومات الحساسة و / أو الخاصة ؛ توصيل ردود الفعل الصعبة . القضايا الحساسة للوقت ؛ والتعاون والتنسيق

على الرغم من وجود شيء مثل "استنفاد الاجتماعات" ، إلا أن الاجتماعات هي قناة اتصال حيوية في أي منظمة. سواء أكنت قد أعددت اجتماعًا شخصيًا أو مكالمة جماعية عبر الفيديو ، يمكن أن تساعد الاجتماعات المثمرة الفرق في حل المشكلات المعقدة. إنه يشجع على تبادل الأفكار والتعاون وحتى التفاوض في الحال.

يمكن أن تكون الاجتماعات مفيدة أيضًا للتفاعلات الفردية ، خاصةً لتطوير العلاقات وتوصيل تعليقات الأداء. ومع ذلك ، ليست كل الاجتماعات فعالة ؛ يعد إتقان ملخص الاجتماع طريقة رائعة لضمان الاحتفاظ بالمعلومات الأساسية.

منصات المراسلة

الأفضل لـ: بناء ثقافة الشركة ؛ والتعاون بين العديد من الأشخاص والفرق

تطبيقات المراسلة ، مثل Slack ، أكثر شيوعًا مع زيادة عدد الموظفين الذين يعملون عن بُعد. على الرغم من أن المراسلة قد تبدو بعيدة في بعض الأحيان ، إلا أنها توفر للمستخدمين خيارات اتصال غير متزامن ومتزامن.

على سبيل المثال ، يمكن استخدام قناة عامة لتحديثات المشروع الأسبوعية المستمرة عبر الفرق ، أو كمكان لبناء اتصالات شخصية والدردشة حول عطلات نهاية الأسبوع لزملاء الفريق. وبالمثل ، فإن ميزات المراسلة أو التعليق ، داخل أنظمة إدارة المشروع مثل Asana أو Trello ، مفيدة في طرح الأسئلة أو تقديم ملاحظات حول مشروع أو مهمة معينة.

هاتف أو مكالمة فيديو

الأفضل لـ: حل المشكلات في حالة الطوارئ ؛ رسائل مهمة للغاية ؛ تغييرات اللحظة الأخيرة

إذا لم يكن إعداد اجتماع ممكنًا ، فقد يكون الخيار الأفضل التالي للاتصال المتزامن هو مكالمة هاتفية. المكالمات الهاتفية عملية عند نقل الأفكار المعقدة أو المعلومات التي قد تولد العديد من الأسئلة.

إنه أيضًا بديل مثالي للتواصل وجهًا لوجه ، خاصةً عند توصيل رسالة حساسة أو مشحونة عاطفياً. هذا لأنه على الرغم من أن المكالمة الهاتفية قد تفتقر إلى إشارات الاتصال المرئي ، إلا أنها توفر ميزة الإشارات اللونية بين المتصلين.

يعتمد نوع قناة الاتصال المناسبة لأي موقف على عدة عوامل. من خلال فهم فوائد كل قناة ، ستفهم بشكل أفضل خيار الاتصال الأكثر فعالية لتحقيق هدفك.