كيفية جعل نقطة واضحة وحازمة عبر البريد الإلكتروني

إعطاء شخص ما الكثير من العمل للقيام به ، أو تحمل مسؤولية جديدة ، أو طلب فسحة ، أو طلب خدمة ، أو الاختلاف مع شخص ما ، أو إبداء رأي قوي ، أو مجرد إلقاء التحية بعد صمت راديو طويل - هذه الموضوعات صعبة في المحادثة ، و عندما تحاول طرح موضوع صعب عبر البريد الإلكتروني ، فقد يكون هناك المزيد على المحك.

لقد وضع Grammarly دليلًا لأفضل الممارسات لإرسال رسائل بريد إلكتروني حول موضوعات صعبة دون أن تكون عدوانيًا أو متطلبًا أو وقحًا. عندما يحين الوقت لإرسال مثل هذا البريد الإلكتروني ، تأكد من أنك تأخذ AIM.

ما هو الهدف ، تسأل؟ الأمر كله يتعلق بجمهورك ونواياك ورسالتك. إنها نصيحة مفيدة للاتصالات الإستراتيجية بشكل عام ويمكن أن تكون مفيدة للغاية عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني بها رسالة غير سارة أو طلب كبير أو أخبار سيئة عامة لمتلقيك.

الجمهور: الصورة الكبيرة

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا بعد بريد إلكتروني يوميًا ، فمن المحتمل أنك لا تفكر مليًا في آمال وأحلام كل شخص تكتبه. ولكن بالنسبة للرسائل الكبيرة والصعبة التي يتعين عليك إرسالها ، خذ بعض الوقت للتفكير في المستلم واستخدام البريد الإلكتروني لتوضيح وجهة نظرك.

تأكد من أن البريد الإلكتروني هو الوسيط المناسب للرسالة

مع البريد الإلكتروني ، لديك متسع من الوقت للتفكير في رسالتك واختيار كلماتك بعناية. ومع ذلك ، لا تحصل على العنصر البشري الذي يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في بعض التفاعلات الصعبة. يمنحك التحدث شخصيًا أدوات نبرة الصوت وتعبيرات الوجه ولغة الجسد. إذا كنت ترسل أخبارًا سيئة ، فيمكنك إظهار أنك متعاطف. إذا كنت تطلب زيادة في الراتب ، فيمكنك إظهار الثقة. يجب أن تتم بعض المحادثات شخصيًا.

بعد قولي هذا ، من الممكن أيضًا صياغة كتابتك بطريقة تُظهر أنك إنسان مفكر ومهتم — لكن الأمر يتطلب عملاً. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني ، فاختر كلماتك بعناية لنقل النغمة المناسبة لتتماشى مع محتوى رسالتك.

تعرف على المتلقي الخاص بك

يتبادل بعض الأشخاص المجاملات والقصص الشخصية عبر البريد الإلكتروني قبل الشروع في العمل. يقرأ الأشخاص الآخرون سطر الموضوع ثم ينقرون على حذف (أو رد - ولكن فقط إذا كنت محظوظًا). إذا كنت تعرف الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني - أو أي شيء عنه - فيمكنك على الأرجح المخاطرة بتخمين ما إذا كان نوع الشخص الذي يستجيب بشكل أفضل لمزيد من المعلومات المسبقة والشخصية أو طلب قصير ومدبب.

على سبيل المثال ، إذا طلبت من ابن عمك فريد أن يرسل لك صورًا ذات جودة احترافية للم شمل الأسرة في الصيف الماضي ، فمن المحتمل أن تبدأ ببطء:

الموضوع: مرحبًا وصور

مرحبًا فريد!

ما زلت أحتفظ بذكريات جميلة عن زيارتنا على الشاطئ في الصيف الماضي! كيف ذهب سباق الدراجات الخاص بك خلال عطلة عيد العمال؟ إذا كانت أي شيء مثل رحلتنا حول البحيرة ، فأنا متأكد من أنك وصلت إلى المنصة.

أتذكر أنك التقطت الكثير من الصور خلال عطلة نهاية الأسبوع ، وأود أن أعود إلى تلك الذكريات. هل تمانع في أن ترسل لي بعض الأشياء المفضلة لديك؟

شكرا ، ونتطلع إلى لم الشمل القادم!

الكثير من اللمسات العائلية اللطيفة. وبعض المجاملات لا تؤذي أيضًا.

على الجانب الآخر ، إذا كنت تكتب إلى أستاذ يتلقى المئات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، فقد يكون من الجيد وضع طلبك في السطر الأول ، أو حتى في سطر الموضوع. علي سبيل المثال:

الموضوع: خطاب توصية بحلول 1/15؟

عزيزي البروفيسور ستون ،

أتقدم بطلب للحصول على زمالة في نيويورك هذا الصيف. بالنظر إلى عملي كمساعد باحث ، هل ترغب في أن تكتب لي خطاب توصية؟ هنا رابط بمزيد من المعلومات.

خلاصة القول: خاصة إذا كنت بحاجة فعلاً إلى رد ، فحاول تصور عادات مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك والتخطيط لرسالتك وفقًا لذلك.

النية: تحديد هدفك

ما هو الهدف من بريدك الإلكتروني؟ كيف تريد أن يرد المستلم؟ قد يكون من المفيد فتح مربع "إنشاء" فارغ وكتابة هدف بريدك الإلكتروني. بالتأكيد ، ستفعل الكثير من إعادة الصياغة للتأكد من أن الرسالة النهائية لبقة ومهذبة وفعالة. لكن الحفاظ على هذه الفكرة الرئيسية في المقدمة والوسط أثناء الصياغة سيساعدك على التأكد من أن القارئ يعرف بالضبط ما يجب فعله.

كن استراتيجيا مع موضوعك

بالنسبة لمعظم المستلمين ، لن تقدم طلبك أو تقدم أخبارك في سطر الموضوع ؛ يستغرق الأمر بعض العمل حتى. اكتب موضوعًا لا يعطي المحصلة النهائية ولكنه يعطي إحساسًا بما سيأتي. إليك بعض الكلمات والعبارات التي قد تستخدمها:

• التخطيط ل
• الرد من قبل
• طلب ل
• الإجراءات اللازمة
• مطلوب قرار
• التوقيع مطلوب

في الظروف العصيبة ، هناك دائمًا "عاجل" كبير ومخيف ومتكامل ، ولكن إذا كنت تحاول أن تكون لبقًا ، فحاول تجنب ذلك ما لم يفشل كل شيء آخر.

ضع سؤالك في المقدمة

لا شيء يقول الثقة مثل الخروج مباشرة مع المحصلة النهائية في الأعلى.

علي سبيل المثال:

عزيزي المدير،

أريد إدارة القضية الكبيرة التالية للشركة.

قد يبدو الأمر مخيفًا أن تجعل مطالبك صحيحة في البداية ، لكنه يظهر الثقة والمسؤولية والاستعداد للتعامل مع مشكلة ما وجهاً لوجه. خاصة إذا كنت تطلب المسؤولية أو تكتب شخصًا يتلقى تلالًا من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، فإن الطريقة الجيدة للحصول على ما تريد هي أن تقول أنك تريده من البداية.

كل شيء عن الهيكل

المكونات: موضوع يجذب انتباه المستلم ، وتحية ودية ، وبيان مباشر للغرض من البريد الإلكتروني ، وأي تفاصيل ضرورية ، وتوقيع ودي.

الوصفة: جمل قصيرة ومباشرة لتوضيح وجهة نظرك وفقرات بجمل موضوعية واضحة وغنية بالمعلومات. إذا كانت لديك رسالة معقدة لا يمكن نقلها في خمس جمل أو نحو ذلك ، فاستخدم القوائم. النقاط أو القوائم المرقمة لها مزايا عديدة:

• من السهل قراءتها
• أنها تساعد في تسليط الضوء على التفاصيل الأساسية
• يمنعون بريدك الإلكتروني من الظهور كجدار نصي

يرى؟

الرسالة: اختر كلماتك بعناية

لديك جمهورك وهدفك: أنت الآن بحاجة إلى صياغة رسالتك بحيث تكون أكثر ملاءمة للجمهور ، وتتخطى نواياك بشكل فعال ، وتساعدك على تحقيق أهداف بريدك الإلكتروني. بعد أن تكتب بريدًا إلكترونيًا مؤدبًا ومُصاغًا بعناية ، ألق نظرة أخرى على رسائلك. خاصة إذا كنت تطلب شيئًا ما أو تطرح موضوعًا قد لا يشعر المتلقي بالإثارة بشأنه ، فلا يمكن المبالغة في أهمية التواصل الدقيق.

تحقق من نبرة صوتك بحثًا عن الغضب أو الاتهام أو السخرية

قد يبدو ما كتبته محايدًا بالنسبة لك ، ولكن يمكن أن تظهر الكلمات على أنها متعالية أو عدوانية بدون وجه ونبرة صوت تتماشى معها. إذا كنت متأكدًا من أن البريد الإلكتروني هو الطريقة الصحيحة للتواصل ، فتأكد من أن البريد الإلكتروني الذي تكتبه يوصل النقطة بالطريقة الصحيحة.

خذ هذه الرسالة ، على سبيل المثال. شخصيًا ، يمكن نطق الكلمات بطريقة لطيفة ، ولكن في الكتابة ، يمكن أن تظهر على أنها عدوانية سلبية ، أو متسلطة ، أو حتى وقحة.

عزيزي كيفن ،

أردت التحقق مما إذا كنت ستنهي الجزء الخاص بك من مشروع المجموعة في الوقت المناسب. إنه مستحق يوم الخميس ، والجزء الخاص بك هو آخر جزء ننتظره. هل يمكنك إعلامي إذا كنت ستنتهي من الشرائح حتى نتمكن من إنهاء العرض التقديمي؟

شكرا بريندا

قد لا يكون كيفن عاملاً عظيماً ، لكن رسالة بريندا قد تجعله يشعر بالدفاع أو الإهانة. قد يأتي بنتائج عكسية حتى ، مما يجعله لا يريد الاستمرار في المشروع. سيكون حظ بريندا أفضل برسالة مثل هذه:

عزيزي كيفن ،

أتمنى أن تسير الأمور على ما يرام معك. ما عليك سوى التحقق من حالتك في مشروع المجموعة للتأكد من أننا على نفس الصفحة. كما اتفقنا الأسبوع الماضي ، فأنت مسؤول عن الشرائح من 4 إلى 6 ، ومن المقرر تقديم العرض يوم الخميس. اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت تريد مراجعة أي شيء مقدما.

شكرًا على عملك في المشروع ، واسمحوا لي أن أعرف إذا كانت لديك أسئلة! بريندا

بشكل عام ، إذا كنت تقول شيئًا لا يرغب المستلم في سماعه ، فاتبع هذه النصائح من Psych Central:

• ضع نفسك مكان المستلم واكتب التعاطف
• تجنب كلمة "ينبغي" أو جعل المتلقي يشعر بالذنب
• لا توجه تهديدات أو إنذارات
• لا بأس في تقديم النصيحة ، لكن لا تعطها إلا إذا طُلب منك ذلك

الأمر كله يتعلق بمعاملة المتلقي كإنسان. وهناك المزيد من حيث أتى ذلك.

أضف لمسة إنسانية

إذا كنت تكتب شيئًا يمكن أن يكون اتهاميًا أو غاضبًا ، أو إذا كنت تقدم أخبارًا سيئة ، فبعض العبارات البسيطة يمكن أن تساعد حقًا في تغيير النغمة.

إليكم كيف خففت بريندا ما بدا وكأنه اتهام لكيفن:

• أتمنى أن تسير الأمور على ما يرام معك (لمسة إنسانية)
• مجرد تسجيل الوصول (تنبيه لطيف)
• التأكد من أننا على نفس الصفحة (مع إعطاء فائدة الشك)
• شكرًا لك على عملك الشاق (الاعتراف بعمل كيفن حتى الآن - وجعله يشعر أنه من الأفضل أن يرتقي إلى مستوى الإطراء)
• يُرجى إعلامي إذا كانت لديك أسئلة (تقديم المساعدة)

عبارات مثل هذه يمكن أن تساعد في تلطيف الضربة. وحتى إذا لم تكن هناك ضربة ، فيمكنهم إظهار بصيص إنساني يجعل أي بريد إلكتروني أكثر متعة للقراءة والرد عليه.

أخيرًا ، تذكر القواعد النحوية الخاصة بك

لا يمكننا ترك ذلك خارج القائمة. ليس فقط لأننا نحب القواعد ، ولكن لأن كتابة جمل كاملة مع تهجئة وعلامات ترقيم مناسبة هو جزء مهم من توصيل وجهة نظرك. لن تضمن الكتابة بشكل صحيح أنك واضح فحسب ، بل ستضمن أيضًا أنك تبدو محترفًا وواثقًا ذاتيًا ومدروسًا.

وهذه صفات جيدة جدًا على طريق الحصول على ما تريد.