قواعد الفاصلة الأساسية لرسائل البريد الإلكتروني التجارية

لا ينبغي أن يكون هناك أي خطأ، فالفاصلة تتمتع بقوة أكبر بكثير مما قد يوحي به مظهرها المتواضع. يتم استخدام علامة الترقيم من قبل العديد من الكتاب كتوقف مؤقت لفصل الكلمات أو العناصر أو الجمل، ويمكن أن تغير معنى الجملة أو لهجتها، اعتمادًا على كيفية استخدامها.

إن تعلم قواعد الفاصلة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل يضمن لك تحديد النغمة الصحيحة عندما تكتب إلى رئيسك في العمل أو أحد المستثمرين - أو إلى أي شخص آخر له تأثير على عملك - ويمكن أن يزيل سوء الفهم. وكانت الفواصل في غير مكانها أيضًا محورًا لبعض أحكام المحاكم التي كلفت الشركات ملايين الدولارات.

في هذه المقالة، سنناقش مكان وضع الفواصل في تحيات البريد الإلكتروني، وكيفية استخدامها في الاتصالات التجارية، وأهميتها التاريخية، ومتى يتم استخدام الفواصل المنقوطة بدلاً من الفواصل في رسائل البريد الإلكتروني.

ما هو استخدام الفاصلة في الاتصالات التجارية؟

يؤثر استخدام الفاصلة في اتصالات الأعمال على لهجة الجملة أو معناها، لذا يعد الاستخدام السليم أمرًا حيويًا لتجنب سوء الفهم وتحديد أهداف واضحة مع فريقك. استخدم الفواصل بين التحية واسم شخص ما، أو بين العناصر الموجودة في القائمة، أو عند ربط جملتين مستقلتين.

يمكن أن تؤدي الفواصل غير الصحيحة أيضًا إلى تغيير معنى الجملة، وفي بعض الحالات يمكن أن تكلف الناس ملايين الدولارات. في عام 1872، وضع المشرعون الأميركيون فاصلة بين كلمتي "الفواكه" و"الخضروات"، الأمر الذي أدى إلى استيراد المنتجات الاستوائية إلى البلاد دون مقابل، الأمر الذي كلف دافعي الضرائب في ذلك الوقت مليوني دولار (أكثر من 40 مليون دولار بقيمة اليوم).

الفاصلة في التواصل

أحد أشهر الأمثلة على كيفية تأثير الفواصل على التواصل هو الفرق بين "هيا نأكل يا جدتي" و"هيا بنا نأكل يا جدتي". في حين أن هذه العبارة الافتراضية توضح بوضوح كيف يمكن للتوقف المؤقت أن يغير معنى الجملة، إلا أن هناك أيضًا أمثلة من الحياة الواقعية توضح التأثير.

المثال الأكثر شهرة يأتي من أوراكل دلفي:

"سوف تذهب ولن تعود أبدًا في المعركة ولن تهلك."

من المفترض أن تكون هذه العبارة إجابة على سؤال ما إذا كان يجب الذهاب إلى الحرب أم لا. إذا وضعت فاصلة قبل "أبداً"، فهذا يلمح إلى أن الشخص سيعود بعد الحرب ويجب أن يتوجه إلى المعركة.

ضع الفاصلة بعد "أبداً" والجملة تشير إلى أن الشخص لن يعود من الحرب.

وبالمثل، فإن استخدام أو حذف فاصلة أكسفورد، والتي تسمى أحيانًا بالفاصلة التسلسلية، يمكن أن يغير كيفية قراءة الجملة. يتم وضع فاصلة أكسفورد بعد العنصر الثاني إلى الأخير في القائمة وقبل أداة الاقتران التنسيقية - عادةًوأو - التي تسبق العنصر الأخير.

تحتوي أدلة الأنماط المختلفة على قواعد مختلفة بشأن استخدامها. ومع ذلك، فإن عدم وجود فاصلة أكسفورد كان ذات يوم محور حكم محكمة الاستئناف الأمريكية الذي أدى إلى خسارة شركة ألبان في ولاية ماين خمسة ملايين دولار.

قضية المحكمة، أوكونور ضد أوخورست ديري، وصلت إلى جملة في قانون الولاية التي تنص على الواجبات الوظيفية المعفاة من أجر العمل الإضافي:

تعليب، معالجة، حفظ، تجميد، تجفيف، تسويق، تخزين، تعبئة للشحن أو التوزيع لما يلي:

(1) المنتجات الزراعية؛

(2) منتجات اللحوم والأسماك؛ و

(3) الأطعمة القابلة للتلف.

وقضت المحكمة بأن حذف الفاصلة بين "الشحن" وعلامة العطف "أو" جعل من غير الواضح ما إذا كان الشحن والتوزيع يمثلان نشاطًا واحدًا أو نشاطين. إذا وضع قانون الولاية فاصلة أكسفورد قبل أو، لكان من الواضح أن شحن وتوزيع منتجات الألبان معفى من أجر العمل الإضافي.

تحيات في رسائل البريد الإلكتروني التجارية

يبدأ البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بالتحية، وتنتهي التحية بفاصلة، أليس كذلك؟ خطأ. في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، الطريقة الأكثر رسمية لإنهاء التحية هي باستخدام النقطتين. لذا بدلاً من "عزيزتي السيدة جونسون"، يجب أن تكتب "عزيزتي السيدة جونسون:" ثم تستمر في نص الرسالة.

قد لا يكون استخدام الفاصلة في نهاية التحية أمرًا خاطئًا إذا كانت لديك علاقة غير رسمية مع الشخص الذي تكتبه. يمكنك كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل حيث لا تكون هناك حاجة إلى أقصى قدر من الشكليات، وفي هذه الحالة، لا تكون النقطتان مطلوبتين. إذا لم تكن متأكدًا، فاحذر ومارس آداب البريد الإلكتروني الخاص بالعمل من خلال إنهاء الرسالة بنقطتين.

الفتاحات والأسماء: استخدام الفاصلة

تتكون التحية عادةً من عنصرين: تحية أو صفة واسم أو لقب الشخص الذي تخاطبه.

في المثال السابق، تتكون التحية من صفة واسم، ولا يوجد بينهما فاصلة. ومع ذلك، يجب أن تفصل الفاصلة بين التحية المباشرة واسم الشخص. لذا، إذا كنت ستكتب "صباح الخير، سيدة جونسون"، فسيتعين عليك وضع فاصلة بين "صباح الخير" و"سيدة جونسون". جونسون."

الفواصل مع أدوات العطف المنسقة

أدوات العطف التنسيقية الأكثر شيوعًا هيو،أو،ولا،لذا،ولكن،ومع ذلك، ومنأجل. نستخدمها لربط العناصر في الجملة المتشابهة نحويًا، مثل فعلين، أو اسمين، أو معدّلين، أو جملتين مستقلتين. يمكن استخدام أدوات العطف لبدء الجملة، وفي هذه الحالة عادةً لا ينبغي أن تتبعها فاصلة:

مثال: لكن في الربع الأخير من هذا العام، شهدنا زيادة في نشاط المستهلك.

إذا تم وضع رابط تنسيقي في قائمة مكونة من عنصرين، فليست هناك حاجة لاستخدام فاصلة قبله:

مثال: الأقسام التي كان لها معظم النشاط هي متاجر الألعاب ومحلات الهدايا.

من ناحية أخرى، إذا تم استخدام أداة الاقتران قبل العنصر الأخير في قائمة تضم أكثر من عنصرين، فقد تظهر فاصلة قبله مباشرة:

على سبيل المثال: نفد مخزون الألعاب وأشجار عيد الميلاد البلاستيكية والمشروبات الروحية.

إذا كان رابط التنسيق يربط بين جملتين مستقلتين، ضع فاصلة قبله:

مثال: تم الاتصال بالموردين على الفور، لذلك تمكنا من إعادة تخزين العناصر المفقودة في الوقت المناسب.

متى يجب استخدام الفواصل المنقوطة بدلاً من الفواصل

لا تعد الفاصلة والتنسيق دائمًا أفضل طريقة لربط جملتين مستقلتين. في الواقع، يمكن أن يسبب ذلك ارتباكًا، وهذا شيء تريد تجنبه في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

إذا كان لديك جملتين مستقلتين يحتوي كل منهما على بضع فواصل، فيجب عليك استخدام فاصلة منقوطة بدلاً من الفاصلة للفصل بينهما. على سبيل المثال، قد تحتوي الجملة المستقلة الأولى على عنصر تمهيدي متبوعًا بفاصلة، وقد تحتوي الجملة المستقلة الثانية على عنصر غير أساسي يقع بين فاصلتين:

مثال: في هذه الأثناء، تم تشجيع المستهلكين على البحث حول الأقسام الأخرى؛ وهذا ما أدى، كما تبين، إلى زيادة طفيفة في مبيعات العناصر غير الموسمية.

في هذه الحالة، يجب أن يكون للاقتران المنسق فاصلة منقوطة أمامه.

غالبًا ما يتم تبادل الفواصل المنقوطة والفواصل والشرطات. ومع ذلك، يجب استخدام الشرطات فقط كأداة أسلوبية أو لتعويض أداة الإضافة، وهي اسم أو عبارة اسمية تتبع اسمًا آخر لتوفير مزيد من المعلومات حول الشخص أو المكان أو الشيء.

نصائح متقدمة لاستخدام الفاصلة

استخدام الفاصلة ليس دائمًا بالأبيض والأسود. على سبيل المثال، في حين يتم استخدام الفواصل عادة لربط جملتين مستقلتين، يجب تجنبها إذا كانت الكلمات الموجودة على جانبي الفاصلة يمكن أن تشكل جملة خاصة بها.

غير صحيح: "جون يطلب البيتزا، وإفيلين تطلب الرامن".

يُسمى المثال أعلاه لصق الفاصلة، وهناك ثلاث طرق لجعله صحيحًا نحويًا.

أضف أداة العطف المنسقة: "جون يطلب البيتزا،وإيفلينتطلب الرامن".

استخدم الفاصلة المنقوطة: “جون يطلب البيتزا؛ إيفلين تطلب الرامن."

قم بتكوين جملتين منفصلتين: "جون يطلب البيتزا. إيفلين تطلب الرامن."

يختلف استخدام الفاصلة أيضًا بناءً على نوع المُعدِّل الذي تستخدمه. المعدلات المقيدة، أو الكلمات التي تحدد أو تحد من الاسم الذي تقوم بتعديله، لا تتطلب فاصلة، في حين أن المعدلات غير المقيدة، أو الكلمات التي ليست ضرورية لمعنى الجملة، تتطلب فاصلة.

معدل مقيد: كان نيل أرمسترونج أول رجل وصل إلى القمر.

معدل غير مقيد: كان نيل أرمسترونج، رائد الفضاء، أول رجل وصل إلى القمر.

قواعد الفاصلة في الأسئلة الشائعة المتعلقة باتصالات الأعمال

هل من المقبول على الإطلاق أن تبدأ الجملة برابط في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل؟

يعد بدء الجملة بأداة العطف صحيحًا نحويًا، لكن بعض الأشخاص يفضلون عدم وجود أداة العطف في بداية الجملة. إذا كنت تريد استخدام لهجة رسمية، فمن الأفضل عدم استخدام أدوات العطف في بداية الجملة. ومع ذلك، يمكن للمحادثات غير الرسمية استخدامها.

هل يجب عليك استخدام فاصلة أو فاصلة منقوطة في الجمل المعقدة؟

استخدم الفواصل في الجمل المعقدة المرتبطة بأداة عطف، مثلو،لكن، أوأو. يجب استخدام الفواصل المنقوطة في الجمل المعقدة المرتبطة بظرف متصل، مثلومع ذلك.

هل يمكن أن يؤدي الاستخدام غير الصحيح للفاصلة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إلى سوء الفهم؟

نعم، الاستخدام غير السليم للفاصلة يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم. تمثل الفاصلة وقفة بسيطة، ويمكن أن يؤثر موضع هذا الإيقاف المؤقت على لهجة الجملة أو معناها.