7 أخطاء شائعة في البريد الإلكتروني (وكيفية الاسترداد)
نشرت: 2022-09-21هل سبق لك أن ضغطت على إرسال بريد إلكتروني وندمت على الفور؟ هل شعرت بالإحباط لأن فرصتك في "التراجع" جاءت وذهبت قبل أن تتمكن من الرد؟ كلنا كنا هناك.
وفقًا لموقع Loom.com ، يرسل موظف المكتب العادي عشرات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا - باستثناء رسائل البريد الإلكتروني الشخصية. عندما تعتمد على البريد الإلكتروني كثيرًا ، فأنت ملزم بارتكاب خطأ من حين لآخر.
إذا كنت مثل العديد من العاملين الذين يفكرون في رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي يرسلونها ، فتابع القراءة لتهدئة عقلك. نحن نستكشف أكثر أخطاء البريد الإلكتروني شيوعًا وكيف يمكنك التعافي منها.
7 أخطاء البريد الإلكتروني الشائعة
1 الاسم الذي به خطأ إملائي
هل هي راشيل أم راشيل؟ جوناثان ، جون ، أو جون؟ لدينا جميعًا تحيزات إملائية تستند إلى الأشخاص الذين نشأنا حولهم. سيحدث خطأ إملائي في الاسم من وقت لآخر! هذا خطأ شائع مع الأسماء الأخيرة.
هل هي جادة؟
قد يؤدي الخطأ في كتابة اسم ما إلى إزعاج بعض الأشخاص ، ولكنه أحد الأخطاء الأقل خطورة التي قد ترتكبها.
كيف تتعافى
أرسل بريدًا إلكترونيًا سريعًا تقر بخطأك وتكتب اسمه بشكل صحيح. دعهم يعرفون أنك تحترمهم وتريد التأكد من أنك تحصل عليها بشكل صحيح. حاول استخدام هذا الدليل لبدء البريد الإلكتروني الخاص بك في القدم اليمنى.
2 الشخص الخطأ
كلنا نحب الاقتراح التلقائي - أي حتى يقترح الشخص الخطأ ، ولا تلاحظ إلا بعد الضغط على إرسال. تعتقد أنك ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى Joe Schmo ، لكنه ذهب إلى Joe DiMaggio بدلاً من ذلك! حسنًا ، ربما لا ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى Joe DiMaggio ، لكنك حصلت على الفكرة.
هل هي جادة؟
حسنًا ، تعتمد خطورة المشكلة على ما أرسلته. عادةً ما يكون إرسال بريدك الإلكتروني إلى الشخص الخطأ خطأً غير ضار ، طالما أن البريد الإلكتروني لم يكن سريًا أو لا يتضمن معلومات شخصية أو خاصة.
كيف تتعافى
ما عليك سوى إرسال بريد إلكتروني للمتابعة لإعلام المستلم بأن البريد الإلكتروني لم يكن مخصصًا له. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني غير ضارة أو غير ذات صلة بهم ، فمن المحتمل أن يتم الخلط بين المستلم وإما حذف البريد الإلكتروني أو الرد لإعلامك بأنه مرتبك. إذا كان البريد الإلكتروني سريًا ، فقد ترغب في التحدث إلى الأطراف ذات الصلة لإعلامهم بخطئك.
3 البريد الإلكتروني المليء بالأخطاء المطبعية
الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والنحوية من أكثر الأخطاء شيوعًا في رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن تؤدي مثل هذه الأخطاء إلى إضعاف الثقة في مهنيتك ومعرفتك. والخبر السار هو أنه من السهل منعها.
هل هي جادة؟
هذه المشكلة ليست خطيرة. بالتأكيد ، هذا ليس جيدًا لسمعتك ، لكن من المحتمل أنك لم تسيء إلى أي شخص بأخطاء مثل هذه.
كيف تتعافى
لا يمكنك استعادة البريد الإلكتروني. أفضل شيء تفعله هو أن تتمنى ألا يلاحظ المستلم وتجنب مثل هذه الأخطاء في المستقبل. يمكنك تجنب الأخطاء النحوية بإعطاء بريدك الإلكتروني قراءة شاملة قبل إرسالها. يمكنك حتى قراءتها بصوت عالٍ للوقوف على المشكلات التي تتخطىها عيناك. هناك طريقة أخرى لمنع الأخطاء وهي استخدام برنامج مثل Grammarly للتحقق تلقائيًا من جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها.
4 الرسالة السلبية العدوانية
كانت رسالتك أو ردك عدوانيًا سلبيًا. غالبًا ما تكون الرسائل السلبية العدوانية غير واضحة وغير ضرورية ، ويمكن أن تظهر على أنها بذيئة. ربما أرسلتها بطريق الخطأ. أو ربما دفعتك نوبة من الغضب إلى إرسال رسالة. مهما كان السبب ، من الضروري الاعتراف بخطئك. سيرون بريدك الإلكتروني في كلتا الحالتين.
هل هي جادة؟
رسائل البريد الإلكتروني السلبية العدوانية ليست رائعة. إنها تغذي الصراع وتقوض التعاون والثقة. قد تؤدي رسائل البريد الإلكتروني مثل هذه إلى توبيخك أو إطلاق النار عليك في بعض الحالات الشديدة. بالتأكيد ، لا تجعل كتابة رسائل بريد إلكتروني سلبية عدوانية عادة.
كيف تتعافى
إذا كنت قد أرسلت بريدًا إلكترونيًا سلبيًا عدوانيًا ، فاعتذر. إلى جانب اعتذارك ، قدِّم بعض الإيضاحات. لماذا كنت عدوانية سلبية؟ ما هي الطريقة الأفضل للتعامل مع الموقف؟
5 المسودة غير المكتملة
قبل أن تتمكن من إنهاء بريدك الإلكتروني ، تضغط على إرسال بطريق الخطأ. أُووبس! ربما كانت مسودة بريدك الإلكتروني نصف مكتوبة أو غير معدلة أو مليئة بالعواطف التي لم تكن تنوي مشاركتها.
هل هي جادة؟
يعتمد ذلك على نوع المسودة غير المكتملة التي أرسلتها. إذا كانت غير مكتملة أو لم يتم تحريرها ، فقد تكون بخير! ومع ذلك ، إذا كانت رسالة بريد إلكتروني غاضبة لم تكن تقصد إرسالها ، فاستعد.
كيف تتعافى
إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا غير مكتمل ، فلا داعي للذعر. أرسل رسالة إلكترونية كاملة مع شرح في الأعلى - "عفوًا ، إليك بقية هذا البريد الإلكتروني" - ويجب أن تكون على ما يرام. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني مليئة بالعواطف ، فقد لا تتمكن من التعافي بسهولة. يجب أن تعتذر ، وقد ترغب حتى في عدم الاتصال بالإنترنت والقيام بذلك شخصيًا أو عبر الهاتف.
6 الرد على جميع
تلك اللحظة المحرجة عندما وضعت شخصًا في حالة انفجار في سلسلة بريد إلكتروني ضخمة عندما كنت تحاول التنفيس عن أفضل صديق في عملك. لا يوجد شيء أسوأ من رؤية كل فرد في فريقك لسلوكك السيئ معروضًا.
هل هي جادة؟
تعتمد جدية البريد الإلكتروني على ماهية ردك. إذا كانت رسالة لاذعة أو وقحة ، فقد يؤدي ذلك إلى اتخاذ إجراء من قبل مديرك. قد يؤدي ذلك إلى اجتماع فقط ، ولكنه قد يقلل من الفرص المستقبلية أو يضر بسمعتك.
كيف تتعافى
الاعتذار الفوري هو أفضل طريقة للتعافي من الرد العرضي - الكل . سواء كنت تشارك هذا الاعتذار مع سلسلة البريد الإلكتروني بأكملها أو الشخص الذي اتصلت به فقط ، فهذا متروك لك. ولكن قد تحتاج أيضًا إلى التحدث مع زملائك في الفريق أو رئيسك في العمل أو غيرهم من الأشخاص الذين تعمل معهم بانتظام للحفاظ على تلك العلاقات.
7 من النوع الذي لا يمكنك التعافي منه
لقد أرسلت رسالة بريد إلكتروني نصف مكتوبة إلى صاحب عمل محتمل. لقد قمت بإعادة توجيه بريد إلكتروني مزعج للعميل ولكن نسيت إزالته من قائمة الإرسال. ربما أرسلت بريدًا إلكترونيًا مهينًا إلى مدير. أو ربما انطلقت في حالة هياج بشأن محرر لم يعجبك وأرسلته إلى ناشرك عن طريق الصدفة.
هل هي جادة؟
توجد بعض أخطاء البريد الإلكتروني التي لا يمكنك التعافي منها. في هذه المرحلة ، من الأفضل ترك الوظيفة المحتملة ، والاعتذار لمديرك عن السلوك غير المهني ، والسماح للرقائق بالوقوع في مكانها الصحيح.
الكل يخطئ
الجميع أخطأوا في البريد الإلكتروني ، من الرؤساء التنفيذيين إلى المساعدين الإداريين. إنه جزء من الحياة العملية. لكن الأخطاء تأتي في نطاق من الجدية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن ما قد يثير الخوف لدى المرسل غالبًا ما يتضح أنه خطأ غير ضار نسبيًا بالنسبة للمتلقي.
كيف تتعافى من أخطاء البريد الإلكتروني؟ عادةً ، من خلال معالجتها وتوضيح أي مشكلات قبل أن تتاح لها فرصة الظهور.