كيفية كتابة بريد إلكتروني للشكوى في 8 خطوات

في بعض الأحيان لا تسير الأمور في طريقك. شعرت أنك لم تُعامل بشكل جيد في وكالة تأجير السيارات ، أو أن عنصرًا طلبته قد تعرض للتلف في البريد ، وتريد استرداد أموالك. ربما قام المقاول الذي وظفته بعمل ممتاز في بلاط الحمام ، أو لم تشعر أن طبيبك قد سمع حقًا بما كنت تحاول إخباره به .

كل هذه المواقف مختلفة ، لكنها تتطلب جميعها نوعًا مشابهًا من التواصل: رسالة مباشرة ومهذبة تشرح ما حدث وكيف ترغب في المضي قدمًا. توضح هذه المقالة كيفية القيام بذلك بالضبط.

ما هو البريد الإلكتروني للشكوى؟

البريد الإلكتروني للشكوى هو جزء من المراسلات المكتوبة التي تعبر عن عدم الرضا عن منتج أو خدمة أو تجربة. ستوضح لك الشكوى المقنعة عبر البريد الإلكتروني المشكلة التي تواجهها وكيف ترغب في حلها.

البريد الإلكتروني للشكوى هو وسيلة فعالة لإيصال المظالم بأدب. يمنحك هذا النوع من الاتصال الوقت لتخطيط ردك واختيار كلماتك بعناية. من المهم أن تكون واضحًا وموجزًا ​​ومستويًا عند كتابة البريد الإلكتروني الخاص بالشكوى.

متى تكتب بريد إلكتروني شكوى

هناك العديد من المواقف التي يكون فيها البريد الإلكتروني للشكوى هو أفضل رد. بشكل عام ، يمكنك كتابة واحدة إلى شركة أو منظمة ، أو زميل ، أو مسؤول منتخب ، أو صديق أو أحد أفراد العائلة. قد تختلف كل حالة ، لكن العملية متشابهة.

في مكان عملك ، قد تحتاج إلى معالجة مشكلة كان من الصعب حلها رسميًا مع زميل في العمل. في هذه الحالة ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني للشكوى مباشرةً إلى زميل العمل ، أو يمكنك مخاطبة زميلك ولكن استخدم وظيفة "نسخة إلى" لتضمين مديرك والموارد البشرية. هذه طريقة سهلة للحصول على أثر ورقي إذا احتجت إليه لاحقًا.

في بعض الأحيان ، قد يكون البريد الإلكتروني الخاص بالشكوى هو أفضل طريقة للتواصل مع صديق أو أحد أفراد العائلة. إذا كنت منبوذًا ، أو كنت بحاجة إلى بعض المسافة لمعالجة مشكلة ما ، أو لديك مشكلة خطيرة لا يمكنك معالجتها شخصيًا ، فإن البريد الإلكتروني هو وسيلة رسمية يمكنها إيصال هذه النقطة.

كيف تكتب بريد إلكتروني شكوى

قد تختلف الخطوات الدقيقة التي تتخذها لكتابة شكواك ، اعتمادًا على الشخص الذي تكتب إليه وما تكتب عنه. لكن هذه الخطوات يجب أن تغطي كل شيء. قبل أن نتعمق ، إليك الأساسيات.

يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني للشكوى ما يلي.

• ملخص لتجربتك
• تفاصيل حول مشكلتك
• كيف تريد حل المشكلة

1 خاطب المستلم

لبدء بريدك الإلكتروني ، خاطب المستلم بأدب واحترام. تبدأ التحية عادة بـ "Dear" واسم المستلم. استخدم كتابة العنوان بالأحرف الكبيرة وانتهى بفاصلة.

يعتمد الشخص الذي تختار الاتصال به على حالتك. إذا كنت تكتب إلى زميل أو صديق أو أحد أفراد الأسرة ، فمن المحتمل أنك تعرف من تكتب إليه.

إذا كنت تكتب البريد الإلكتروني لنشاط تجاري تعمل به ، فقد يكون لديك نقطة اتصال معروفة أو ممثل دعم. إذا لم تكن متأكدًا ، فمن المحتمل أن مديرك يعرف ذلك ، أو يمكنك الاتصال بإدارة عامة مثل خدمة العملاء أو الدعم الفني.

هل ما زلت بحاجة إلى تحديد من يجب أن يحصل عليه؟ يمكنك إرسال شكواك بالبريد الإلكتروني إلى أي مما يلي.

• قسم دعم العملاء أو خدمة العملاء
• دعم تقني
• نقطة اتصال
• مدير نقطة الاتصال الخاصة بك
• قسم المبيعات
• ضابط الاتصالات في منظمة
• مدير
• صديق أو فرد من العائلة أو زميل

إذا لم تتمكن من مخاطبة شخص معين بالاسم ، يمكنك وضع "لمن يهمه الأمر".

2 أوجز المعلومات الأساسية

ادخل إلى الموضوع في أسرع وقت ممكن. في الفقرة الأولى من رسالتك الإلكترونية ، يجب عليك مشاركة التفاصيل الأساسية لمشكلتك بإيجاز.

يجب أن يتضمن الجزء الأول من البريد الإلكتروني الخاص بالشكوى ما يلي:

• المشكلة
• كيف اكتشفت المشكلة
• أي تفاصيل لوجستية يمكنك تضمينها (التاريخ ، الوقت ، الموقع)

3 لخص تجربتك

باستخدام لغة بسيطة ، صف كيف أثرت هذه المشكلة على تجربتك. لا تتغلب على الأدغال ؛ معظم الناس ليس لديهم الوقت لقراءة رسالة عاطفية طويلة. التزم بالحقائق.

قد يتضمن هذا الجزء من البريد الإلكتروني الخاص بالشكوى ما يلي:

• كيف أثرت المشكلة عليك أو عملك
• ما فعلته لمحاولة حل المشكلة بنفسك

4 صِف النتائج المرجوة

ما لم يكن هدفك الوحيد هو التخلص من الحادثة ، فقم بتضمين طريقة لإصلاح المشكلة حتى يفهم المستلم الإجراءات التي يمكن اتخاذها للتوصل إلى حل. ضع في اعتبارك ما تريده من شكواك: هل تبحث عن بديل ، أو محادثة ، أو تغيير في السياسة ، أو تعويض؟ كن مباشرًا بشأن الطريقة التي ترغب في حلها.

حاول تضمين هذه التفاصيل للحصول على أفضل استجابة.

• نتيجة واضحة ومحددة ترضيك
• تعليقات بناءة
• إطار زمني لحل المشكلة

5 قم بتضمين المرفقات

ادعم ادعاءاتك بالأدلة كلما أمكن ذلك. يمكنك ببساطة شرح أدلتك كتابيًا أو ، بشكل أكثر إقناعًا ، إرفاق الملفات الداعمة بالبريد الإلكتروني.

قد تتضمن المستندات الداعمة ما يلي.

• الإيصالات
• طلب أو تتبع الأرقام
• الصور
• أشرطة فيديو
• لقطات
• التسجيلات الصوتية

6 التوقيع مهنيا

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشكاوى احترافية. عادة ما يكفي كتابة "مع خالص التقدير" ثم اسمك. قم بتضمين توقيع بريد إلكتروني احترافي إذا كنت تكتب بريدك الإلكتروني في مكان عملك أو بالنيابة عن شركة.

7 تحرير وتدقيق

عندما تنتهي من الكتابة ، حان الوقت لتحرير بريدك الإلكتروني وتصحيحه. أولاً ، اقرأها وقم بإزالة أي جمل تكون فيها عاطفيًا بشكل مفرط أو غير مهذب أو كان من الممكن أن تكتب رسالة أكثر إيجازًا. تحقق من القواعد وعلامات الترقيم والهجاء أيضًا.

8 احصل على لهجتك بشكل صحيح

تأكد من وصول بريدك الإلكتروني بالطريقة التي تريدها. اقتراحات إعادة كتابة النغمة ، وميزة Grammarly Premium ، وتحديد الجمل التي قد يساء تفسير النغمة من قبل المستلم ، وتقديم خيارات إعادة كتابة ذكية عاطفيًا حتى تتمكن من إجراء تعديلات لتجنب سوء التواصل قبل الضغط على الإرسال. نظرًا لأن النغمة تلعب دورًا حيويًا في الاتصال الفعال ، تمنحك اقتراحات إعادة كتابة النغمة تحكمًا أكبر في رسالتك.

3 أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشكوى

فيما يلي ثلاثة أمثلة على البريد الإلكتروني للشكوى لمساعدتك في كتابة ما تريده. لاحظ النغمة الاحترافية والطول المختصر.

1 بريد إلكتروني للشكوى إلى المقاول

عزيزي السيد جونز ،

في 21 نوفمبر 2022 ، استأجرت شركتك لإصلاح الأرضيات في رواقي بعد انفجار أنبوب في مساحة الزحف الخاصة بي في 1205 Colorado Drive.

للأسف ، خدمتك لم تصمد بشكل جيد. أنا غير راضٍ لأن ألواح الأرضية التي قمت بتثبيتها تتلاشى بعد ثلاثة أسابيع فقط. لقد لاحظت أيضًا أنك لم تقم بتثبيت طبقة سفلية أسفل الألواح ، وهناك قالب من أضرار المياه لم يتم تخفيفه.

لحل المشكلة ، سأكون ممتنًا إذا قمت بإصلاح الأرضيات التالفة دون أي تكلفة إضافية بالنسبة لي. مرفق صور المناطق المتضررة والفاتورة التي قدمتها لي والتقدير ومعلومات حول الأرضيات.

إنني أتطلع إلى ردكم وقراركم. أود أن يكتمل هذا في موعد أقصاه 31 يناير. يرجى إعلامي إذا كان ذلك ممكنًا.

بإخلاص،

مايكل هاريسون

2 بريد إلكتروني شكوى لشركة

إلي من يهمه الامر،

في الأول من كانون الأول (ديسمبر) 2022 ، استلمت شحنة من البضائع التالفة من خلال خدمة الشحن الخاصة بك. كانت الشحنة التالفة على منصة نقالة رقم 27 من الشاحنة رقم 2705 في موقعنا سانتا في ، نيو مكسيكو. كان رقم الطلب O-6744035.

كنت أتوقع أن أكون قادرًا على طرح هذه العناصر الموسمية لبيع العطلات لدينا. لا نفقد فقط الإيرادات من المبيعات المحتملة ، ولكننا أيضًا استثمرنا آلاف الدولارات لتلبية طلب العملاء في فترة زمنية محددة.

لحل هذه المشكلة ، سأكون ممتنًا لتعاونك في تعويضنا عن المنتجات التالفة وشحن طلب جديد في أقرب وقت ممكن. مرفق به صور الأضرار وإيصالنا والشاحنة التي وصلت عليها.

إنني أتطلع إلى ردكم وحل مشكلتي. سأنتظر حتى 15 ديسمبر 2022 لتلقي ردكم قبل اتخاذ المزيد من الإجراءات. الرجاء الرد على هذه الرسالة الإلكترونية في أقرب وقت ممكن أو إعادة توجيهها إلى الوكيل المناسب داخل شركتك.

بإخلاص،

ماليا ماجنتا

الرئيس التنفيذي لشركة Magenta Beauty Supplies

3 بريد إلكتروني شكوى بخصوص زميل

عزيزي السيد تريمين ،

أكتب إليكم للشكوى من تصرف مديري ، جاريد مولتون ، خلال اجتماع المراجعة السنوي. قام بإلقاء نكات مقلقة وحاول تخويفي.

لقد تحدثت مع جاريد في مناسبات متعددة (1/12/22 ، 15/3/22 ، و 27/6/22 ، من بين أمور أخرى) حول سلوكه ، لكن هذه المحادثات لم تغير سلوكه. يتم توثيق هذه اللقاءات من خلال رسائل Slack ورسائل البريد الإلكتروني ومكالمات Zoom المسجلة. يمكنك أن تجد هذه المرفقة بهذا البريد الإلكتروني.

جعلتني أفعاله أشعر بعدم الارتياح الشديد والعزلة في العمل. أشعر بالقلق من أن تقييماته لي وأدائي ومكانتي في هذا الفريق متحيزة وغير عادلة. كان أمبر دريفوس وكلير باول وإريك بينغهام حاضرين أيضًا خلال العديد من هذه التفاعلات.

أود التحدث معك ومع ممثل من قسم الموارد البشرية لمناقشة كيفية حل هذا التعارض. على أقل تقدير ، أود أن أنقل إلى قسم آخر تحت إشراف مدير مختلف حتى أتمكن من مواصلة العمل في تطوير البرمجيات. سأكون ممتنًا لو عدت إلي قريبًا من خلال الخطوات التالية.

بإخلاص،

جادا روين