5 طرق للحفاظ على رسائلك الإلكترونية قصيرة ولطيفة
نشرت: 2019-01-18هل تشبه رسائلك الإلكترونية الروايات وتأتي مع جدول محتويات؟ نريد جميعًا ردودًا أسرع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ، لكننا لا نعد أنفسنا دائمًا لتحقيق النجاح.
تنتهي رسائل البريد الإلكتروني الطويلة في مطهر البريد الوارد لأن لا أحد يريد أن يخوض في كل تلك الجمل المعقدة لمعرفة ما تطلبه. (وليس لديهم الوقت).
نتيجة لذلك ، تتسم رسائل البريد الإلكتروني الطويلة بمعدلات استجابة منخفضة وأوقات استجابة بطيئة.
الاخبار الجيدة؟ رسائل البريد الإلكتروني الواضحة والموجزة لها تأثير معاكس.
يتيح لك الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني قصيرة ولطيفة توصيل رسالتك بشكل أفضل ويزيد من احتمالية تلقي رد في الوقت المناسب.
تابع القراءة لرفع مستوى لعبة البريد الإلكتروني الخاصة بك وتعلم خمس طرق بسيطة يمكنك من خلالها إبقاء رسائل البريد الإلكتروني قصيرة وحلوة.
1 افرض حدًا للطول
إذا كان طول بريدك الإلكتروني خارج نطاق السيطرة ، فحاول تعيين حد طول إلزامي لجميع الرسائل. سيساعدك وضع حدك في الاعتبار قبل البدء في الكتابة على إبقاء الإسهاب تحت السيطرة.
وجدت دراسة أجراها Boomerang أن رسائل البريد الإلكتروني بين 75 إلى 100 كلمة تحصل على أفضل معدلات الاستجابة. إذا كان من الصعب عليك تتبع عدد الكلمات ، فحاول الحد من عدد الجمل.
صدق أو لا تصدق ، خمس جمل هي كل ما تحتاجه لمعظم رسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى أكثر من ذلك بكثير ، فقد يكون ذلك علامة على أن التنقل في مكالمة هاتفية أو مكالمة فيديو قد يكون أكثر فاعلية للحصول على الإجابات التي تحتاجها.
2 تحرير وكأنك همنغواي
بعد كتابة بريدك الإلكتروني ، خذ بضع دقائق لقراءة ما كتبته للتو. هذه فرصتك للتحقق من الأخطاء النحوية ، وقطع العبارات غير الضرورية ، وإعادة كتابة الجمل لتكون أكثر وضوحًا. قد تكتشف أنك أخذت ثلاث جمل للتوصل أخيرًا إلى فكرة كان من الممكن التعبير عنها بوضوح بجملة واحدة.
تدرب على الوصول إلى الموضوع وتقليص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى الأساسيات:
- من أنت، إنت مين؟ (اختياري إذا كانوا يعرفونك بالفعل).
- ماذا تريد؟
- لماذا يجب أن يعطوها لك؟
- متى تحتاج إليها؟
يعد إعطاء رسالتك تعديلاً شاملاً قبل الضغط على إرسال أحد أفضل دفاعاتك لكبح رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.
3 تكييف الحديث الصغير
يعد إلغاء الحديث الصغير في بداية رسالة بريد إلكتروني طريقة رائعة لتقليل عدد كلماتك والوصول مباشرة إلى صلب الموضوع. يمكن أن تكون أيضًا طريقة رائعة للإساءة للناس.
يعتمد أفضل مسار للعمل دائمًا على جمهورك. إذا كنت لا تزال تطور العلاقة ، فقد يكون من المفيد إجراء بعض الأحاديث الصغيرة المدروسة. إذا كنت تعرف المتلقي جيدًا ، فقد يكون الحديث الصغير غير ضروري (وبالتالي يسهل قطعه).
لمزيد من الإرشادات حول هذا الموضوع ، تحقق من 5 بدائل أفضل لـ "آمل أن تجدك هذه الرسالة الإلكترونية بشكل جيد".
4 هل لديك هدف واحد لكل بريد إلكتروني
قد تعتقد أنه من الأفضل تضمين كل التفاصيل في بريد إلكتروني واحد ، ولكن كلما زاد عدد الأسئلة والطلبات التي تضغط عليها ، أصبحت رسالتك أطول وأكثر صعوبة.
بدلاً من ذلك ، ركز على وجود هدف واحد محدد بوضوح لكل بريد إلكتروني. سيؤدي ذلك إلى زيادة احتمالية أن يقرأ المستلم رسالتك ويرد عليها.
إذا كان يجب عليك بالفعل تضمين عدة طلبات ، فحاول تنظيمها في شكل نقطي.
كيف هي احوالك؟ لا أصدق أن الأسبوع قد انتهى!
كنت أتحدث مع الفريق اليوم وأدركنا أننا لم نكن متأكدين مما إذا كنت تريد مفارش المائدة الذهبية أو الفضية. اسمحوا لي أن أعرف ما تفضله حتى نتمكن من طلبها.
أيضًا ، يريد متعهد الطعام معرفة ما إذا كنت تفضل التوفو أو السيتان للخيار النباتي. أفترض أنك تريد التوفو ولكن علينا أن نسأل.
أوه ، والآن بعد أن تم تأكيد الفرقة ، ما هو الوقت الذي كنت تريده أن يصلوا فيه؟ هل الساعة 4:00 مساءً بخير أم أن الأوان قد فات؟
أفضل،
جوانا
أربعاء سعيد! التخطيط للحدث يسير على ما يرام ، نحتاج الآن إلى مدخلاتك بشأن هذه الأسئلة الثلاثة:
- الذهب أم الفضة لمفارش المائدة؟
- التوفو أم السيتان للخيار النباتي؟
- في أي وقت يجب أن تصل الفرقة؟
يرجى إخبارنا بإجاباتك بحلول ظهر يوم الجمعة على أبعد تقدير.
شكرا مقدما!
جوانا
5 وقع بامتنان
مع انخفاض طول رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك المخاطرة بأن تبدو فظة. يعد تضمين تعبير عن الامتنان في تسجيل الخروج طريقة رائعة للحفاظ على الأشياء حلوة وزيادة معدل استجابة رسائل البريد الإلكتروني.
ترتبط عمليات تسجيل الخروج التي تتضمن إصدارًا من عبارة "شكرًا لك" بزيادة قدرها 36٪ في معدل الاستجابة مقارنة بعمليات تسجيل الخروج الأخرى. هل تحتاج إلى إلهام؟ فيما يلي 11 طريقة فريدة لقول "شكرًا" في رسالة بريد إلكتروني.
ما هي الحيلة المفضلة لديك للحفاظ على رسائلك قصيرة ولطيفة؟
