كيفية إنشاء خطة المشروع: دليل خطوة بخطوة

الكفاءة والتنظيم أمران حاسمان في أي مشروع في مكان العمل. تعمل خطة المشروع كدليل تفصيلي يساعد الفرق على البقاء منظمًا وعلى المسار الصحيح. يمكن أن يكون العامل الحاسم في البقاء ضمن الميزانية والوفاء بالمواعيد النهائية.

في منشور المدونة التالي، سنرشدك إلى كيفية إنشاء خطة المشروع. تابع القراءة لمعرفة ما تم تضمينه في خطة المشروع وأفضل الممارسات لكتابة خطة المشروع.

جدول المحتويات

ما هي خطة المشروع؟

العناصر الرئيسية لخطة المشروع

خطوات إنشاء خطة المشروع

أفضل الممارسات

الأسئلة الشائعة حول خطة المشروع

ما هي خطة المشروع؟

خطة المشروع، والتي تسمى أيضًا خطة العمل، هي وثيقة تغطي كل شيء يتعلق بالمشروع. إنها خريطة طريق جزئية وقائمة مرجعية جزئية ومخطط جزئي.

تحدد خطط المشروع، التي أنشأها مديرو المشاريع، النطاق والأهداف والتسليمات والجدول الزمني للمشروع. تتم كتابة الخطة عادة بعد مراجعة أصحاب المصلحة لميثاق المشروع، ويتم مشاركة الخطة مع الفريق للتوضيح والمناقشة. في المراحل الأولى، يكون بمثابة دليل إرشادي للتسليمات، بينما في المراحل اللاحقة، يساعد في قياس التقدم ويحافظ على توافق الفريق مع رؤية المشروع ومعالمه وتواريخ استحقاقه.

ميثاق المشروع مقابل خطة المشروع

خطة المشروع هي خريطة طريق مفصلة يتبعها الفريق منذ بداية المشروع وحتى تسليمه. فهو يحتوي على كافة التفاصيل التي يحتاجها الفريق لإنجاز المهمة، مثل الترتيب الذي يجب أن تكتمل به التسليمات، وكيفية تتبع المشروع، وتواريخ الاستحقاق لكل مكون من مكونات المشروع، وكيفية تفويض مهام المشروع.

في المقابل، يعتبر ميثاق المشروع وثيقة عالية المستوى. وهو يعرض تفاصيل نطاق المشروع ومعالمه الرئيسية وتسليماته وجدول زمني عام ولكنه لا يتضمن التفاصيل المحددة الموجودة في خطة المشروع. فيما يتعلق ببعضها البعض، يأتي اقتراح المشروع أولاً. ثم يتبع ذلك ميثاق المشروع، وتأتي خطة المشروع بعد ذلك.

الغرض من خطة المشروع

الغرض الأساسي من خطة المشروع هو الحفاظ على توافق الفريق أثناء عملهم على إكماله. وهذا له تأثيرات عديدة، مثل الإجابة على أسئلة أعضاء الفريق قبل طرحها وتوفير إطار عمل لاتخاذ القرار والتنفيذ.

تحافظ خطة المشروع أيضًا على توافق أصحاب المصلحة مع أهداف المشروع. إن مشاركة خطة المشروع قبل بدء العمل والإشارة إليها مع كل معلم و/أو تسليم يبقي أصحاب المصلحة على اطلاع بتقدم المشروع، مما يمنحهم الفرصة لطرح الأسئلة وتقديم التعليقات في المراحل الرئيسية.

العناصر الرئيسية لخطة المشروع

خطوات إنشاء خطة المشروع

1. تحديد أهداف المشروع

قبل كتابة خطة المشروع، حدد أهداف المشروع.

• ماذا ستحقق من خلال هذا المشروع؟
  • ما هي الفوائد التي سيقدمها؟
  • وما هي المشاكل التي سيحلها؟

بعد تحديد أهداف المشروع، يمكنك استقراء فوائده مثل زيادة التفاعل على وسائل التواصل الاجتماعي، أو زيادة الاعتراف بالعلامة التجارية، أو زيادة المبيعات، أو سير عمل أكثر كفاءة، فقط لإعطاء بعض الأمثلة. إذا كان الهدف هو حل مشكلة موجودة، فقم بتدوين هذه المشكلة بوضوح في ملاحظات العصف الذهني الخاصة بك.

أثناء قيامك بالعصف الذهني وكتابة الأهداف، تأكد من أنها تتبع معايير SMART:

• محدد.هل يركزون على تحدٍ أو هدف محدد؟
• قابلة للقياس. هل يمكنك قياس التقدم نحو الأهداف؟ كيف؟
• قابل للتنازل. هل هناك أدوار واضحة يمكن إسنادها لأفراد محددين؟
• حقيقي. هل من المعقول توقع النتيجة المعلنة بالموارد المتاحة؟
• المتعلقة بالوقت. هل هناك جدول زمني واضح لتحقيق الأهداف المعلنة؟

2. إشراك أصحاب المصلحة

حدد وقتًا للتحدث مع كل أصحاب المصلحة. اسأل عما يحتاجون إليه وكيف سيلبي هذا المشروع احتياجاتهم. قد يتضمن ذلك بعض التحركات ذهابًا وإيابًا بين أصحاب المصلحة، خاصة عندما تقوم بتضييق نطاق أهداف المشروع والتوصل إلى توافق في الآراء. إذا كان هناك العديد من أصحاب المصلحة واحتياجات مختلفة، فقد يكون عقد اجتماع مع جميع الأطراف مفيدًا.

3. تحديد نطاق المشروع

وبمدخلات من أصحاب المصلحة، فإن المرحلة التالية هي تحديد نطاق المشروع. اذكر النتائج المحددة.

اكتب بيان النطاق الذي يحدد بوضوح جميع جوانب نطاق المشروع.

4. قسم المشروع إلى مهام

إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS). قم بتقسيم المشروع إلى أجزاء صغيرة، مع تحديد النتائج المتوقعة لكل مرحلة. أثناء قيامك بذلك، قم بتعيين أعضاء الفريق لمهام محددة.

5. وضع جدول زمني

بمجرد أن تكون لديك فكرة عن كل خطوة في تقدم المشروع، قم بإنشاء جدول زمني عن طريق ترتيبها بترتيب تسلسلي. يمكن أن تساعد ميزة الإنشاء في Grammarly في هذا الأمر. تتضمن الأدوات الأخرى التي يمكنك استخدامها في هذه المرحلة مخططات جانت لتصور الجداول وقوائم المراجعة التفاعلية مثل تلك الموجودة في CoSchedule وNotion.

6. تقدير الموارد والتكاليف

تحديد ما يلي:

• من سيعمل في المشروع
• المعدات التي سيستخدمها الفريق
• المواد اللازمة للمشروع

قم بوضع بعض السيناريوهات المختلفة، مثل الاستعانة بمصادر خارجية لجزء أو كل العمل وإبقائه داخل الشركة. سيعطيك هذا بعض تقديرات الميزانية المختلفة، والتي يمكنك استخدامها بعد ذلك لتعزيز خطة مشروعك. تذكر أن تأخذ في الاعتبار الحالات الطارئة مثل الرسوم السريعة والمراجعات.

7. التخطيط للمخاطر

بعض المشاريع أكثر خطورة من غيرها. قد تواجه مشكلات، مثل عطل فني أو تأخير في الشحن. أثناء قيامك بتطوير خطة مشروعك، قم بتقييم هذه المخاطر بشكل واقعي، وتحديد احتمالاتها وكيف يمكن أن يؤثر كل منها على المشروع. ثم، قم بتطوير استراتيجية تخفيف لكل خطر، وإسناد مسؤولية إدارة مخاطر محددة لأعضاء الفريق المعنيين.

8. صياغة خطة الاتصال

تعد خطة الاتصال جزءًا مهمًا من خطة المشروع. تذكر أن الهدف الأساسي من خطة المشروع هو إبقاء الفريق على المسار الصحيح والتأكد من سير المشروع بكفاءة. يعد التواصل، سواء بين أعضاء الفريق أو بينك وبين أصحاب المصلحة في المشروع، أمرًا أساسيًا.

حدد كيفية التواصل، على سبيل المثال من خلال البريد الإلكتروني أو الاجتماعات أو التقارير أو لوحات المعلومات. قد ترغب في جدولة الاجتماعات في نقاط محددة بالإضافة إلى إعداد قناة للاتصال اليومي. وأثناء قيامك بذلك، حدد الأدوار لتحديث تقدم المشروع ومشاركته.

9. بناء عملية ضمان الجودة

قم ببناء مراجعات الجودة في الجدول الزمني الخاص بك وقم بتعيين مسؤوليات مراقبة الجودة.

يعد ضمان الجودة هدفًا شاملاً لأي خطة مشروع. في خطة مشروعك المحددة، حدد كيف ستحدد منتجًا عالي الجودة. يمكن أن تكون هذه بيانات ثابتة يقوم على أساسها أداء منتجك أو تصميمات تناسب هوية العلامة التجارية الراسخة.

10. الحصول على الموافقات ووضع اللمسات النهائية على الخطة

مع وجود مسودة جاهزة، قم بتقديمها إلى أصحاب المصلحة. يمكنهم تقديم تعليقات، وإذا فعلوا ذلك، قم بدمج اقتراحاتهم في المسودة التالية. قبل البدء بالعمل، تأكد من أن الفريق يفهم أدواره ومسؤولياته.

11. تنفيذ ومراقبة الخطة

ابدأ المشروع بمراجعة الخطة مع الفريق. في هذه المرحلة، قم بتقديم أدوات التتبع والاتصال التي سيتم استخدامها. في الأيام والأسابيع التالية، راقب التقدم وقم بإجراء التعديلات حسب الحاجة، مثل تغييرات تاريخ الاستحقاق أو إعادة تعيين المهام.

12. توثيق الدروس المستفادة

بمجرد أن تصبح التسليمات في أيدي العميل/أصحاب المصلحة، قم بعقد اجتماع إغلاق المشروع. في هذا الاجتماع، قم بتسجيل كافة النجاحات والتحديات والمجالات التي يمكن تحسين سير العمل فيها. يمكن لـ Grammarly تبسيط هذه العملية من خلال تنظيم بياناتك ورؤيتك في وثائق سهلة القراءة. يمكن أن تساعدك هذه الوثائق في كتابة خطط مشاريع أكثر فعالية في المستقبل.

أفضل الممارسات

إحدى الطرق الأكثر فعالية لتعلم كيفية كتابة خطط مشروع قوية هي النظر إلى مثال لخطة المشروع. قد يكون لدى شركتك أمثلة مؤرشفة، أو يمكنك العثور عليها عبر الإنترنت.

كن استباقيًا بشأن التعاون مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. وهذا يعني التواصل معهم بانتظام قبل البدء في كتابة الخطة وتخصيص الوقت الكافي لفهم ما يحتاجون إليه حقًا. أبقِهم على اطلاع دائم بتطورات المشروع أيضًا - عند كل مرحلة، تأكد من الحصول على جميع الموافقات اللازمة. هذا يمكن أن يمنع السهو والتأخير.

في خطة مشروعك المكتوبة، يعد الوضوح والإيجاز أمرًا أساسيًا! اجعل هذه الأولويات القصوى. سواء كنت بحاجة إلى مساعدة في البدء، أو المراجعة، أو التدقيق اللغوي، يمكن لـ Grammarly مساعدتك.

الأسئلة الشائعة حول خطة المشروع

ما هي أهم خطوة في كتابة خطة المشروع؟

أهم خطوة في كتابة خطة المشروع هي تحديد أهداف المشروع ونتائجه.

كيف أضمن موافقة أصحاب المصلحة على خطة مشروعي؟

عادةً ما يكون قبول أصحاب المصلحة هو الأرجح عندما تكون لخطة المشروع أهداف واضحة وعملية خطية خطوة بخطوة للوصول إلى هذه الأهداف.

ما الأدوات التي يمكنني استخدامها لإنشاء خطة المشروع؟

يوفر Grammarly العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها عند كتابة خطة المشروع، مثل ميزة الإنشاء والتدقيق اللغوي.

كيف يمكنني إدارة التغييرات في خطة المشروع أثناء التنفيذ؟

قم بتوصيل الحاجة إلى إجراء تغييرات على أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. بعد إجراء التغييرات، قم بمشاركة نسخة منقحة من الخطة مع جميع الأطراف.

ما هي الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة خطة المشروع؟

تشمل الأخطاء الشائعة ما يلي:

• تفاصيل غير كافية في الخطة
• عدم الوضوح فيما يتعلق بالأهداف والنتائج والأدوار
• عدم تخصيص الوقت الكافي للطوارئ
• عدم تقييم المخاطر ووضع استراتيجيات التخفيف