إنشاء ميثاق المشروع: دليل خطوة بخطوة

• ميثاق المشروع هو وثيقة رفيعة المستوى توفر نظرة عامة على المشروع.
• عادة، يتم استخدام مواثيق المشروع كعروض مصعدية لأصحاب المصلحة والمستثمرين.
• تجيب مواثيق المشروع على أسئلة أصحاب المصلحة وتزيل التخمين من جانبهم.

يعد ميثاق المشروع وثيقة مهمة في دورة حياة المشروع. في ميثاق المشروع، يحدد مدير المشروع جوانب الصورة الكبيرة للمشروع، مثل أهدافه وجدوله الزمني ونطاقه. يزيد ميثاق المشروع المتطور من احتمالية موافقة أصحاب المصلحة ويعزز التوافق بين أصحاب المصلحة قبل بدء العمل. تابع القراءة لمعرفة المزيد حول مواثيق المشروع وكيفية كتابتها.

جدول المحتويات

ما هو ميثاق المشروع؟

الغرض من ميثاق المشروع

العناصر الأساسية لميثاق المشروع

خطوات إنشاء ميثاق المشروع

أفضل الممارسات

الأسئلة الشائعة حول ميثاق المشروع

ما هو ميثاق المشروع؟

ميثاق المشروع هو وثيقة تعمل كدليل رفيع المستوى لمشروع قادم. في كثير من الأحيان، يتبع مقترح المشروع، وهو وثيقة تعرض المشروع على أصحاب المصلحة. إذا تمت الموافقة على الاقتراح، فإن الخطوة التالية هي ميثاق المشروع، الذي يوفر تفاصيل حول كيفية هيكلة المشروع وإدارته.

في إدارة المشاريع، تعد مواثيق المشروع مهمة لأنها تحدد نغمة علاقة العمل بين أصحاب المصلحة ومدير المشروع والفريق الذي يكمل العمل.

ميثاق المشروع مقابل خطة المشروع

عادة، تتبع خطة المشروع ميثاق المشروع.

يتم تقديم ميثاق المشروع إلى أصحاب المصلحة لإرشادهم خلال المشروع. ولا يتناول تفاصيل مثل التواريخ المهمة أو مسؤوليات أعضاء الفريق الفرديين؛ بل إنه بمثابة عرض مصعد للمشروع من خلال عرض أهدافه وفوائده.

خطة المشروع هي وثيقة أكثر تفصيلا. هذا هو المكان الذي ستجد فيه تفاصيل المشروع، بما في ذلك كيف ومتى سيتواصل مدير المشروع مع أصحاب المصلحة. لا تحتاج خطة المشروع إلى "بيع" أي شخص في المشروع؛ والغرض منه هو الحفاظ على توافق الفريق وأصحاب المصلحة ومدير المشروع.

ميثاق المشروع مقابل حالة العمل

في حين أن ميثاق المشروع يحددماسوف يستلزمه المشروع، فإن دراسة الجدوى تدعمسببموافقة أصحاب المصلحة على المشروع. دراسة الجدوى هي عرض قيمة يناقش المشكلة التي سيحلها المشروع وأي عائد إضافي على الاستثمار يمكن أن يتوقعه أصحاب المصلحة. بشكل عام، تشرح حالات العمل الجوانب المالية للمشروع.

الغرض من ميثاق المشروع

يمنح ميثاق المشروع أصحاب المصلحة رؤية واضحة لاتجاه المشروع. عندما يتم تقديمه لهم، فإنه يوفر لهم فرصة لتقديم ملاحظات واقتراح تغييرات على المشروع. ويمكن دمج هذه التغييرات في خطة المشروع.

في نهاية المطاف، ميثاق المشروع هو الوثيقة التي يوافق عليها أصحاب المصلحة حتى يتمكن المشروع من المضي قدمًا. من الممكن دائمًا أنهم سيختارون عدم الموافقة عليه، وفي هذه الحالة قد يكون الوقت قد حان لإعادة التفكير. يعد ميثاق المشروع المعتمد بمثابة ضوء أخضر لمدير المشروع لتولي زمام الأمور وبدء العمل.

العناصر الأساسية لميثاق المشروع

عنوان المشروع ووصفه

يبدأ ميثاق المشروع بعنوان ووصف لما سيأتي. يمكن لـ Grammarly مساعدتك في هذه الخطوة من خلال كتابة عنوان ووصف موجزين بعد كتابة بقية المستند. جرّب مطالبة مثل "اكتب عنوانًا ووصفًا لميثاق المشروع هذا".

مثال:

• تطوير موقع جديد
• تطوير وإطلاق موقع ويب جديد للتجارة الإلكترونية يدعم نمو العلامة التجارية ويؤدي إلى زيادة المبيعات.

الأهداف والغايات

قم بتضمين أهداف وغايات واضحة في ميثاق المشروع الخاص بك. ولا يلزم بالضرورة أن تكون هذه الأمور قابلة للقياس الكمي في هذه المرحلة، ولكن ينبغي أن تكون واضحة وواقعية. تأكد من أنها تستوفي معايير أهداف SMART: محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، ومحددة زمنيًا. المزيد عن هذا لاحقا.

على سبيل المثال، قد تذكر أن هدف مشروعك هو إطلاق حملة تسويقية تزيد المبيعات بنسبة 40% خلال العامين المقبلين.

قد تكون الأهداف:

• إطلاق موقع جديد في الربع الثاني
• زيادة التواجد على وسائل التواصل الاجتماعي إلى منشور واحد يوميًا لكل منصة
• إطلاق برنامج إحالة صديق يقدم استردادًا نقديًا للمشترين الحاليين بحلول نهاية الربع الثالث
• قم بتدريب الفريق على تحليلات مبيعات Shopify قبل إطلاق الموقع الجديد

تعريف النطاق

اذكر بوضوح نطاق المشروع. هذه هي الإنجازات المحددة التي سيقدمها فريقك. ألق نظرة على هذا المثال:

ستقوم فرق التصميم والتطوير الداخلية بإنشاء وإطلاق موقع ويب جديد مُحسّن بالكامل يقدم العلامة التجارية بطريقة متجددة ومثيرة. سيتم تجهيز الموقع بلوحة تحكم تحليلية يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليها ومراجعتها. سيكون موقع الويب بمثابة متجر للعلامة التجارية عبر الإنترنت، حيث يضم صفحة منتج لكل منتج نحمله. تتضمن التسليمات نسخة المنتج والتصوير الفوتوغرافي لكل صفحة منتج.

تحديد أصحاب المصلحة

يتضمن تنسيق ميثاق المشروع القياسي أسماء أصحاب المصلحة وألقابهم. قم بتضمينها في ميثاقك حتى يسهل على أعضاء الفريق الوصول إلى القائمة.

هنا مثال:

• كيارا رودريغيز، رئيس قسم التسويق
• سال بيروني، نائب الرئيس للمبيعات

الأدوار والمسؤوليات

في ميثاق المشروع الخاص بك، حدد دور ومسؤوليات كل طرف معني. وهذا يحدد التوقعات ويسهل على الأفراد إجراء مناقشات مثمرة.

على سبيل المثال:

• ديفيد هيريديا، كبير مصممي تجربة المستخدم: الإشراف على تصميم وتطوير تجربة المستخدم للموقع الجديد
• منى يوسكو، منسقة التسويق: قم بإنشاء خطة محتوى اجتماعي للأسابيع التي تسبق الإطلاق وفترة الإطلاق والأشهر التالية

متطلبات عالية المستوى

المتطلبات عالية المستوى هي متطلبات واسعة النطاق يجب الوفاء بها. على سبيل المثال، قد يطلب أحد أصحاب المصلحة عائد استثمار بنسبة 20%. قم بتضمينها في ميثاق المشروع الخاص بك.

• 40% زيادة متوقعة في المبيعات بحلول الربع الثالث
• يجب أن يكون موقع الويب مترجمًا إلى جميع الأسواق الرئيسية عند الإطلاق

الافتراضات والقيود

قد يكون تضمين الافتراضات في ميثاق المشروع أمرًا حكيمًا لأنه يمكن أن يساعد أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على توقع المخاطر. وبالمثل، فإن تضمين القيود يشكل رؤية أصحاب المصلحة للمشروع النهائي، مما يساعدهم على فهمه. على سبيل المثال، قد تفترض أن تغيير العلامة التجارية سيكون أكثر فاعلية إذا تم طرحه على مراحل، وقد يكون القيد هو أن الشركة حاليًا في منتصف الطريق من خلال عقد إعلاني مدته ثلاث سنوات على اللوحات الإعلانية.

مخاطر المشروع

لاحظ أي مخاطر محتملة، مثل صعوبات الترجمة، في ميثاق المشروع. يمكن لـ Grammarly المساعدة من خلال مطالبة مثل "تحديد المخاطر المحتملة باستخدام ميثاق المشروع هذا".

تتضمن أمثلة مخاطر المشروع ما يلي:

• الصعوبات الفنية في الخروج من التجارة الإلكترونية
• تحديات التوطين عند تصميم الإصدارات الدولية للموقع

جدول المعالم

جدول المعالم هو الجدول الزمني الذي يحدد متى يمكن لأصحاب المصلحة توقع التسليمات. اكتب جدولًا واقعيًا يوفر مساحة كافية للمناورة للتأخير، مثل مرض أحد أعضاء الفريق.

• 10 فبراير: الاجتماع الافتتاحي لجميع الفرق
• 7 مارس: تم تقديم المسودات الأولى لنسخة الموقع الإلكتروني لمراجعة أصحاب المصلحة
• 8 مارس: تم تقديم نماذج بالحجم الطبيعي لموقع الويب لمراجعة أصحاب المصلحة
• 12 مارس: جميع تعليقات أصحاب المصلحة تعود إلى الفرق الإبداعية
• 20 مايو: موقع الويب جاهز للاختبار
• 30 يونيو: تاريخ الإطلاق الرسمي

نظرة عامة على الميزانية

تعد النظرة العامة على الميزانية أحد أهم أجزاء ميثاق المشروع، لأن الميزانية يمكن أن تعني الفرق بين الموافقة والرفض. قم بتضمين نظرة عامة على الميزانية التي تحتاجها وكيفية تخصيص الأموال.

هنا مثال:

• مشروع إعادة تصميم الموقع الإلكتروني: 60,000 دولار
  • الإدارة: 10.000 دولار
  • التطوير: 25,000 دولار
  • الإبداع: 20.000 دولار
  • الموارد: 5000 دولار

خطوات إنشاء ميثاق المشروع

1 ابدأ

الخطوة الأولى في كتابة ميثاق المشروع هي التواصل مع أصحاب المصلحة. قم بإجراء مقابلات معهم لفهم احتياجاتهم ووجهات نظرهم. من خلال هذه المقابلات، قم بجمع المعلومات التي ستستخدمها لتحديد أهداف المشروع والافتراضات والقيود والمخاطر.

2 تحديد الأهداف والنطاق

حدد أهداف SMART قبل البدء في الكتابة:

• محدد:هل يركزون على تحدٍ أو هدف محدد؟
• قابلة للقياس: هل يمكنك قياس التقدم نحو الأهداف؟ كيف؟
• قابل للتعيين: هل هناك أدوار واضحة يمكن تفويضها لأفراد محددين؟
• واقعي: إنشاء ميثاق المشروع
• محددة زمنياً: هل هناك جدول زمني واضح لتحقيق الأهداف المعلنة؟

في هذه المرحلة، حدد نطاق مشروعك أيضًا. يمكن أن يساعدك النطاق المحدد بوضوح في تجنب زحف النطاق، وهو السيناريو الذي ينمو فيه المشروع ويصبح أكثر تعقيدًا بعد بدء العمل.

3 تحديد المعالم والميزانية

وضع جدول زمني رفيع المستوى للمشروع. اذكر ذلك على نطاق واسع في الميثاق. لاحظ الموارد والتكاليف اللازمة لتحقيق الهدف المرتبط بكل خطوة.

4 توثيق المخاطر والافتراضات

هذا هو المكان الذي تلعب فيه المعلومات التي جمعتها من أصحاب المصلحة. حدد التحديات المحتملة للمشروع واكتبها في الميثاق. وإلى جانب ذلك، قم بتضمين الافتراضات الواقعية والقيود ذات الصلة.

5 اكتب مسودتك

الخطوة الأخيرة هي كتابة ميثاق المشروع الخاص بك. قد يكون من المفيد العثور على قالب ميثاق المشروع واستخدامه لصياغة ميثاقك.

بإمكان Grammarly المساعدة في تحديد الثغرات أو الاعتراضات المحتملة على ميثاقك. يمكنه أيضًا تدقيق كتابتك وتقديم اقتراحات لإصلاح الأخطاء النحوية أو الوصول إلى النغمة المثالية.

بمجرد أن تصبح مسودتك جاهزة، اعرضها على أصحاب المصلحة واطلب تعليقاتهم. هذا هو المكان الذي يمكن أن تحدث فيه النغمة الصحيحة فرقًا كبيرًا. إذا كان لدى أصحاب المصلحة اقتراحات، قم بمراجعة الميثاق وفقًا لذلك. وبعد ذلك، تصبح جاهزًا للبدء في العمل على الإصدار النهائي.

أفضل الممارسات

في ميثاق المشروع، من المهم إعطاء الأولوية للوضوح والإيجاز. بشكل عام، يبلغ طول ميثاق المشروع بضع صفحات فقط ونادرًا ما يزيد عن 15 صفحة، لذلك يحتاج إلى تلخيص النقاط، وليس تقديم تفسيرات متعمقة.

قبل كتابة ميثاق المشروع، تعاون بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. بهذه الطريقة، ستعرف ما هي احتياجاتهم وكيفية التخطيط للمشاريع التي تساعدهم على تحقيق أهدافهم.

الحصول على جميع الموافقات اللازمة قبل المضي قدمًا في المشروع. استخدم ميثاق المشروع الخاص بك للحصول على هذه الموافقات والتأكد من توافق جميع الأطراف المعنية قبل بدء العمل.

الأسئلة الشائعة حول ميثاق المشروع

ما هو الغرض الأساسي من ميثاق المشروع؟

الغرض الأساسي من ميثاق المشروع هو تلخيص المشروع القادم. ويمكن استخدامه بمثابة خطوة مصعدية لأصحاب المصلحة ودليل لمديري المشاريع لتجنب زحف النطاق.

كيف يختلف ميثاق المشروع عن خطة المشروع؟

يلخص ميثاق المشروع إلى حد كبير جوانب خطة المشروع. في حين أن خطة المشروع هي دليل شامل لكل جانب من جوانب المشروع، فإن ميثاق المشروع هو نظرة قصيرة وعالية المستوى عليه.

من المسؤول عن إنشاء ميثاق المشروع؟

مدير المشروع هو المسؤول عن كتابة ميثاق المشروع. وقد يستخدمون أدوات مثل Grammarly لكتابة مستند موجز وفعال.

ما هي التحديات الشائعة عند تطوير ميثاق المشروع؟

تتضمن بعض التحديات الشائعة التي يمكن أن تنشأ عند كتابة ميثاق المشروع ما يلي:

• تضمين الكثير من التفاصيل، بدلاً من التلخيص
• محتوى غامض لا يمنح أصحاب المصلحة رؤية واضحة للمشروع
• المعلومات المفقودة مثل خطوات محددة

هل يمكن المضي قدما في المشروع دون ميثاق المشروع؟

نعم، من الممكن أن يستمر المشروع بدون ميثاق المشروع. ومع ذلك، يعد ميثاق المشروع أداة قيمة لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح.