تبسيط النجاح: دليل خطوة بخطوة لإنشاء وثائق العملية لعملك

قد لا تكون هذه هي مهمة الكتابة التجارية الأكثر روعة، ولكن توثيق العملية جزء مهم من إدارة المشروع والعمليات التجارية. إن وجود أدلة عمليات تجارية مبسطة ومكتوبة بشكل جيد وإجراءات تشغيل قياسية يمكن أن يوفر وقت فريقك وطاقته وسوء التواصل في مكان العمل - ويساعدك على التميز كمتواصل فعال وفعال. لا ينبغي أن يمثل إنشاء أدلة العمليات مشكلة كبيرة كما كان الحال من قبل بفضل أدوات توثيق الأعمال وشركاء الكتابة الذين يعملون بتقنية الذكاء الاصطناعي. تابع القراءة للحصول على دليل خطوة بخطوة لإنشاء التوثيق التنظيمي وأفضل ممارسات توثيق العمليات.

ما هو توثيق العملية؟

يشير توثيق العملية إلى التسجيل التفصيلي ووصف الخطوات والإجراءات والأنشطة المتضمنة في عملية تجارية معينة. ويهدف إلى توفير فهم شامل لكيفية تنفيذ المهام، وتسلسل الإجراءات، وأدوار ومسؤوليات الأفراد المشاركين في العملية.

العناصر الأساسية لتوثيق العملية الفعالة

أهداف ونطاق واضح

كما هو الحال مع جميع الاتصالات التجارية الجيدة، يجب أن يكون الهدف من توثيق سير العمل واضحًا قبل البدء في صياغة المحتوى. ابدأ بالتحديد بشأن الفوائد التجارية لإنشاء خرائط عمليات الأعمال.

قد تتضمن أهداف العمل لتخطيط عمليات الأعمال ما يلي:

• لتحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تبسيط العملية
• لتسهيل التدريب والتأهيل للموظفين الجدد
• لضمان الامتثال للوائح الصناعة

بعد ذلك، حدد نطاق المستند الخاص بك عن طريق سؤال نفسك عما يجب أن يستفيد منه القارئ من خلال اتباع وثائق سير العمل الخاصة بك. أفضل وثائق العملية لا تحاول التعامل مع كل شيء دفعة واحدة. بدلاً من ذلك، ابدأ بشكل محدد وحافظ على نطاقك قابلاً للإدارة من أجل إنشاء عملية توثيق أعمال يمكن أن تنمو مع عملك.

وصف تفصيلي خطوة بخطوة

ما يجعل وثائق العملية مختلفة عن مستندات الأعمال الأخرى هو مدى تفصيلها. من المهم عدم تخطي أي خطوة من العملية وأن تكتب على وجه التحديد إلى جمهورك، الذي قد لا يتمتع بالخبرة أو المعرفة المؤسسية التي تمتلكها كشخص على دراية بهذه العملية. يتضمن توثيق سير العمل تقسيم سير العمل بأكمله إلى خطوات تفصيلية، وتوضيح المدخلات والمخرجات، وتحديد المسؤوليات والتبعيات لكل مرحلة.

خذ بعين الاعتبار مثال إنشاء وثائق عملية الإعداد. قد تبدو الخطوات الثلاث الأولى في مستند سير العمل مثل المثال أدناه، والذي تم إنشاؤه باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي الخاص بـ Grammarly ويقسم كل خطوة بإيجاز ويسمي القسم أو الشخص المسؤول عن كل إجراء.

1. ما قبل الصعود

أ. يتلقى قسم الموارد البشرية خطاب العرض الموقع من الموظف الجديد.

ب. يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد حزمة تأهيل الموظف، بما في ذلك النماذج والمستندات المطلوبة.

ج. يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بإعداد الحسابات الضرورية والبريد الإلكتروني وأذونات الوصول.

2. البريد الإلكتروني الترحيبي

أ. يرسل قسم الموارد البشرية بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا شخصيًا إلى الموظف الجديد.

ب. تتضمن رسالة البريد الإلكتروني نظرة عامة على جدول الإعداد والمستندات المطلوبة ورسالة ترحيب من الفريق.

3. اليوم الأول – التوجيه

أ. يصل الموظف الجديد إلى المكتب ويتم الترحيب به من قبل قسم الموارد البشرية.

ب. تجري إدارة الموارد البشرية جلسة توجيهية للتعريف بثقافة الشركة ورسالتها وقيمها.

ج. توفر تقنية المعلومات لمحة موجزة عن أنظمة وأدوات التكنولوجيا الخاصة بالشركة.

إدراج المرئيات

يمكن للمساعدات المرئية مثل المخططات الانسيابية والرسوم البيانية والصور تحويل المعلومات المعقدة إلى تنسيق سهل الفهم. إنها بمثابة مراجع سريعة ويمكن أن تعزز بشكل كبير فهم العملية، خاصة بالنسبة للمتعلمين البصريين.

يمكنك استخدام لقطات الشاشة المشروحة لتوجيه القارئ أو إنشاء فيديو تدريبي كجزء من الوثائق. يمكن أن يقدم المخطط الانسيابي لعملية تنفيذ الطلب خريطة طريق مرئية توضح نقاط القرار والأنشطة في كل مرحلة. ومن خلال الاستفادة من هذه الأدوات المرئية، يمكن للمؤسسات تعزيز الفهم بشكل كبير وجعل الوثائق في متناول جمهور أوسع.

إنشاء أدلة العملية في 7 خطوات

1 تحديد العمليات لتوثيقها.

يعد تحديد العمليات المطلوب توثيقها أمرًا بالغ الأهمية لتحديد أولويات جهودك بشكل فعال. ابدأ بالتركيز على وظائف العمل الأساسية والعمليات المهمة التي تؤثر على الكفاءة أو رضا العملاء أو الامتثال. التشاور مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لتحديد نقاط الضعف والمجالات التي تحتاج إلى الوضوح. ضع في اعتبارك العمليات المعرضة للأخطاء أو تلك العمليات الحاسمة لتأهيل الموظفين الجدد كأولويات قصوى للتوثيق.

2 إشراك الخبراء في الموضوع.

يعد جمع المعلومات من الخبراء المتخصصين أمرًا ضروريًا لإنشاء وثائق عملية شاملة. يمكنك استخدام المخطط التنظيمي لشركتك لتحديد المساهمين وأصحاب المصلحة وإجراء المقابلات أو الدراسات الاستقصائية مع الخبراء في العملية لجمع رؤى حول سير العمل والمدخلات والمخرجات والتبعيات.

3 حدد التنسيقات التي ستستخدمها.

أفضل المستندات العملية هي وثائق مرئية وغنية بالمعلومات. ستحتاج على الأرجح إلى استخدام مجموعة متنوعة من أنواع المحتوى، بدءًا من المخططات الانسيابية وحتى مقاطع الفيديو. حدد ما إذا كانت لقطات الشاشة المشروحة ستكون وسائل مساعدة مرئية كافية أو إذا كانت العملية تتطلب دروس فيديو أو أدوات تدريب تفاعلية.

4 قم بصياغة الوثيقة بمساعدة الذكاء الاصطناعي.

من المرجح أن تكون كتابة وثائق العملية هي الجزء الأكثر استهلاكًا للوقت في العملية، ولكن هناك طريقتان لتخفيف العبء. على سبيل المثال، يمكنك صياغة المستند أثناء تنفيذ العملية، حتى تتمكن من مضاعفة العمل المنجز. هناك أيضًا العديد من الأدوات في السوق التي تساعد مديري المشاريع وفرق العمليات التجارية على إنشاء وثائق العملية وتنفيذها. تستفيد العديد من هذه الأدوات من الذكاء الاصطناعي لمساعدتك في إنشاء هذه المستندات الأساسية في جزء صغير من الوقت.

أدوات توثيق العملية:

• Microsoft Visioعبارة عن أداة للرسم التخطيطي والتخطيط الانسيابي تتيح للمستخدمين إنشاء تمثيلات مرئية للعمليات. فهو يقدم مجموعة واسعة من الأشكال والقوالب لتسهيل إنشاء مخططات عملية مفصلة.
• Lucidchartهي أداة للتخطيط والتعاون قائمة على السحابة. فهو يوفر منصة بديهية لإنشاء المخططات الانسيابية والرسوم البيانية والتمثيلات المرئية الأخرى للعمليات.
• Grammarlyهو شريك في الكتابة يعتمد على الذكاء الاصطناعي، وهو مصمم لمساعدتك في كل مرحلة من مراحل عملية الكتابة. استخدمه لإنشاء نص وجعل كل مستند عمل موجزًا ​​وواضحًا وصحيحًا نحويًا ومتوافقًا مع العلامة التجارية. كما يسمح لك أيضًا بدمج وثائق العملية في تطبيقات ومستندات مكان العمل الشائعة، وذلك بفضل ميزات مشاركة المعرفة ودليل الأسلوب للفرق. بدلاً من تزويد الفرق بأدلة نمطية ضخمة أو مستندات للعلامة التجارية، يمكن لـ Grammarly تقديم نفس التوجيه مباشرة أثناء كتابته لزملاء الفريق.
• Tallyfyهي أداة لتوثيق العمليات وإدارة سير العمل مصممة لتبسيط العمليات التجارية. فهو يسمح للمستخدمين بتوثيق العمليات وتتبع التقدم وإدارة سير العمل في منصة مركزية.
• Process Streetعبارة عن قائمة مرجعية وأداة لأتمتة سير العمل تمكن المستخدمين من توثيق العمليات المتكررة وتنفيذها وتتبعها. وهو مصمم لتحسين كفاءة المهام والعمليات المتكررة.

حتى مع أفضل شركاء الذكاء الاصطناعي في السوق، لا تزال مستندات العملية الخاصة بك بحاجة إلى لمستك الإنسانية وخبرتك. لذلك، استخدم أفضل ممارسات الكتابة التجارية لتوثيق سير العمل:

• استخدم جملًا قصيرة ولغة واضحة.
• اختر الأفعال الدقيقة والفعالة والجمل التصريحية المختصرة.
• اكتب لجمهورك المستهدف، باستخدام لغة مشتركة مع مستوى دورهم وخبرتهم. تجنب المصطلحات كلما أمكن ذلك وتأكد من تحديد المصطلحات.
• استخدم الصوت النشط لتسهيل فهم دليلك وتشجيع القارئ على اتخاذ إجراء محدد.
• استخدم أفعالًا محددة للمساعدة في الوضوح. على سبيل المثال، يعد "تحديد المربع في العمود 4" أكثر فائدة من "التأكد من ملء جميع الحقول".
• ضرب النغمة المناسبة للمستند. يمكن للمزاج الودي والتقديري أن يزيد من التفاعل مع الموظفين ويجعل المهام الشاقة أكثر متعة، في حين أن اللهجة الأكثر جرأة والأكثر رسمية يمكن أن تنقل الجدية أو الإلحاح للعمليات المتعلقة بالامتثال القانوني والسلامة.
• استخدم صوت العلامة التجارية لشركتك وأسلوبها في وثائقك. حتى الوثائق الداخلية يجب أن تبدو وكأنها العلامة التجارية لشركتك.

5- مراجعة وجمع الملاحظات.

إن مراجعة مسودة الوثائق تتجاوز مجرد التدقيق اللغوي بحثًا عن أخطاء علامات الترقيم - على الرغم من أن التدقيق الدقيق في الإيجاز والنحو والوضوح يجب أن يكون جزءًا أساسيًا من عملية المراجعة. بمجرد أن تكون وثيقتك خالية من الأخطاء الكتابية، فإن طلب التعليقات الموضوعية من أصحاب المصلحة والخبراء سيساعدك على تقديم أفضل منتج نهائي ممكن.

6 توزيع وتنفيذ وثائق العملية.

أفضل وثائق العملية تكون عديمة الفائدة إذا لم يستخدمها أحد. يتضمن تنفيذ وثائق العملية النهائية تدريب الموظفين وإبلاغ تغييرات العملية بشكل فعال داخل المنظمة. إذا لزم الأمر، قم بإجراء دورات تدريبية للفرق ذات الصلة، مع التركيز على التغييرات والفوائد. قم بتوصيل تغييرات العملية من خلال قنوات متعددة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والشبكة الداخلية، لضمان إبلاغ جميع أصحاب المصلحة ومواءمتهم.

استخدم الأدوات، مثل ميزة مشاركة المعرفة في Grammarly وميزات دليل الأسلوب، لدمج وثائق العملية في سير العمل اليومي للموظفين. على سبيل المثال، تتيح مشاركة المعرفة للمسؤولين فك تشفير اختصارات الشركة والمصطلحات الخاصة بها والارتباط بالمعلومات ذات الصلة، والتي ستكون طريقة ذكية لتضمين مستندات العملية أو التعليمات السريعة أينما يعمل فريقك. أدلة الأنماط هي مستندات عملية شائعة يمكن، لسوء الحظ، أن تضيع في محركات الأقراص الثابتة أو يتراكم الغبار في الأدراج. لكن تحميل دليل الأسلوب الخاص بك إلى Grammarly سيزود فريقك بالتدريب في الوقت الفعلي أينما يكتبون حتى يتمكنوا من البقاء على نفس العلامة التجارية مع تدريب أقل.

7 جدولة المراجعات والتحديثات المنتظمة.

يعد تحديث وثائق العملية والحفاظ عليها بانتظام أمرًا ضروريًا لإبقائها محدثة وذات صلة. جدولة المراجعات الدورية لوثائق العملية لتعكس التغييرات في التكنولوجيا أو اللوائح أو الهيكل التنظيمي. خصص أيام العمليات وجلسات العمل على مستوى الفريق لتشجيع الموظفين على تحديث وثائق العملية المسؤولة عنها. إنشاء عملية إدارة التغيير للتحديثات لضمان الاتساق والدقة عبر المستندات.

يعد توثيق العمليات جيد التنظيم بمثابة حجر الزاوية للنجاح التنظيمي، مما يوفر الوضوح والاتساق والكفاءة في العمليات اليومية. وتتراوح الفوائد من تحسين تجارب الإعداد وتبسيط سير العمل إلى تعزيز التعاون والقدرة على التكيف مع التغييرات. يعد استثمار الوقت في إنشاء وثائق العملية والحفاظ عليها استثمارًا في نجاح الأعمال على المدى الطويل. فهو لا يعزز ثقافة التحسين المستمر فحسب، بل يمكّن الفرق أيضًا من التغلب على التحديات بفعالية ويضمن الانتقال السلس لأعضاء الفريق الجدد. من خلال تبني قوة توثيق العمليات الواضحة والشاملة، تضع الشركات الأساس للنمو المستدام والتميز التشغيلي والمرونة في مشهد الأعمال المتطور باستمرار.

الأسئلة الشائعة حول عملية التوثيق

كم مرة يجب تحديث وثائق العملية؟

يجب تحديث وثائق العملية بانتظام، عادة بشكل ربع سنوي إلى سنوي، أو بشكل متكرر استجابة للتغيرات الكبيرة في العمليات أو التكنولوجيا أو اللوائح، مما يضمن استمرار دقتها وأهميتها.

ما هي التحديات الشائعة في إنشاء وثائق العملية؟

تشمل التحديات الشائعة في إنشاء وثائق العملية الحصول على معلومات دقيقة من أصحاب المصلحة، ومواءمة الوثائق مع التغييرات التنظيمية، والحفاظ على الوضوح دون تعقيد غير ضروري، وضمان الملاءمة المستمرة مع مرور الوقت.

ما مدى التفصيل الذي يجب أن تكون عليه عملية التوثيق؟

يجب أن تحقق وثائق العملية توازنًا بين أن تكون مفصلة بما يكفي لتوفير فهم شامل لكل خطوة، بما في ذلك المدخلات والمخرجات والمسؤوليات، وتجنب التعقيد غير الضروري لتلبية احتياجات الجمهور المستهدف.

هل هناك أي أدوات محددة موصى بها لتوثيق العملية؟

تتضمن الأدوات الموصى بها لتوثيق العملية Microsoft Visio وLucidchart وTallyfy وProcess Street. يعتمد اختيار الأداة على عوامل مثل التفضيلات التنظيمية واحتياجات التعاون وتعقيد العمليات الموثقة.