هذا هو السبب الذي يجعلك تتحقق من بريدك الإلكتروني في الصباح

لا تتحقق من بريدك الإلكتروني! سيخبرك الكثير من الأشخاص الذين لديهم أوراق اعتماد رائعة بتجنب بريدك الإلكتروني بأي ثمن في الصباح. كتبت مستشارة إدارة الوقت جولي مورجنسترن كتابًا كاملاً حول هذا الموضوع. أخبرت The Huffington Post أنه إذا استسلمت للإغراء ، "فلن تتعافى أبدًا". يقدم كاتب التنمية الشخصية سيد سافارا سبعة أسباب لعدم التحقق من ذلك. بالنسبة للمبتدئين ، الطلبات الواردة في بريدك الإلكتروني ليست مدرجة في جدول أعمالك بشأن "الأشياء التي يجب القيام بها" حتى الآن. إذا قمت بإضافتها إلى لوحتك ، فسوف تشتت انتباهك عن الأشياء المهمة الموجودة بالفعل في قائمة مهامك. هل تريد أن تفقد النعيم الذي يصاحب الجهل؟ من ناحية أخرى ، سيخبرك العديد من الخبراء بالتحقق من بريدك الإلكتروني في بداية اليوم. هذا ما يجب أن يقولوه.

لماذا يجب عليك التحقق من البريد الإلكتروني

أخرجها من الطريق

السبب الأكبر للتحقق من بريدك الإلكتروني في الصباح هو ببساطة إزالته من الطريق. أبلغت Lifehacker عن التجربة الشخصية لدوري كلارك ، المساهم في Harvard Business Review: "دفع مراسلات البريد الإلكتروني حتى نهاية اليوم ، وجدت أنني تجنبت باستمرار الرد على رسائل معينة لأنها تتطلب خيارات صعبة وجدها ذهني مرهقة. أدركت أنه إذا أردت أخيرًا التغلب على تلك الرسائل المتناثرة في أسفل صندوق الوارد الخاص بي ، فإن أكثر ما احتجته لم يكن مجرد وقت للرد ؛ كانت قوة الإرادة والتمييز لإصدار أحكام جيدة والاستجابة وفقًا لذلك ". وتوصي بتخصيص عشرين دقيقة على مدار اليوم للتعامل مع مراسلات البريد الإلكتروني.

درب الآخرين على احترام وقتك

هل اتصل بك أي شخص أو أرسل إليك رسالة يسألك عما إذا كنت قد تلقيت بريده الإلكتروني الذي أرسله قبل خمس دقائق؟ في عالم التكنولوجيا اليوم ، يريد الناس الأشياء بسرعة. لكن أليس الصبر فضيلة؟ عندما لا ترد على الفور ، فقد تزعج الآخرين في البداية. ومع ذلك ، عندما يتلقون ردًا مدروسًا ، فقد يتعلمون تقدير اجتهادك. إذا كانت عادتك هي الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الصباح ، فيمكنك الرد في غضون أربع وعشرين ساعة. هذا إطار زمني معقول يمنحك الوقت للإجابة بشكل صحيح. في النهاية ، ستصبح جهات اتصالك المتكررة معتادة على روتينك. سيرون أنك مشغول جدًا بحيث لا يمكنك أن تكون تحت تصرفهم ويتصل بهم ، لكنك ستعاود الاتصال بهم في الوقت المناسب. لحالات الطوارئ الحقيقية ، يمكنهم الاتصال بك على الهاتف.

امنح نفسك الوقت للتكيف

إذا قرأت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وقت مبكر ، فلديك وقت للرد. إذا انتظرت متأخرًا جدًا لرسالة بريد إلكتروني عاجلة ، فقد تفوتك فرصة أو لا يتوفر لديك الوقت الكافي للوفاء بالموعد النهائي. المراجعة الصباحية لرسائل البريد الإلكتروني تمنعك من إيقاف الآخرين. إذا احتاج شخص ما إلى ردك على التقدم ، فيمكنك مساعدة إنتاجية فريقك عن طريق القيام بدورك في أسرع وقت ممكن.

يمكنك تجنب "ضغط البريد الإلكتروني"

وفقًا لمقال نُشر في صحيفة The Guardian ، أفاد باحثون بلندن من Future Work Center أن العمال يشعرون بالضغط من التدفقات المستمرة لرسائل البريد الإلكتروني المُطالبة. يتعرض الموظفون الذين يتلقون رسائل البريد الإلكتروني على أجهزتهم المحمولة عبر التطبيقات لمزيد من الضغط. في ألمانيا ، أصبحت المشكلة مقلقة للغاية لدرجة أن وزير العمل بدأ في إصدار تشريع "مضاد للإجهاد" لمنع الشركات من الاتصال بالموظفين خارج ساعات العمل في الحالات غير الطارئة. على الرغم من أن فحص البريد الإلكتروني في بداية ونهاية اليوم كان له أقوى ارتباط بضغط البريد الإلكتروني ، اقترح التقرير إيقاف تشغيل الإشعارات التلقائية للرسائل الجديدة. إذا قمت بفحص حسابك في الصباح ، وتعاملت مع أهم الرسائل على الفور ، ثم أغلقت التطبيق ، فقد تجد أنك تظل مطلعًا على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دون الشعور بالإرهاق. ومن المثير للاهتمام أن الشخصية أثرت أيضًا على شعور الناس بالضغوط. قد يفاجئك ما اكتشفه عالم نفس وكاتب علمي حول تأثيرات قوة الإرادة.

قوة الإرادة محدودة

في كتاب قوة الإرادة ، أيد روي إف بوميستر وجون تيرني قوة الإرادة باعتبارها واحدة من أعظم الإنجازات البشرية. وفقًا لـ Tierney ، "لديك قدر محدود فقط من [قوة الإرادة] أثناء تقدمك خلال اليوم ، لذلك يجب أن تكون حريصًا على الحفاظ عليها ومحاولة توفيرها لحالات الطوارئ." كيف ينطبق هذا على رسائل البريد الإلكتروني؟ من السهل تأجيل الإجابة عليها إذا كانت الردود تتطلب بحثًا أو ردًا طويلًا. تأخير طويل جدا ، ويبدو أنك وقح. تتطلب الإجابة على الأسئلة الصعبة قوة الإرادة ولديك أقصى استفادة منها في الصباح ، قبل أن تستنفده في التعامل مع التحديات الأخرى. ربما لن يكون لديك ردود ثقيلة لتكتبها كل يوم ، ولكن عندما تفعل ذلك ، يكون الصباح وقتًا رائعًا لمخاطبتها. يقول تيرني أيضًا أن قوة الإرادة يمكن مقارنتها بتدريب المقاومة. كلما مارست قوة الإرادة ، كلما أصبحت قدرتك على التحكم في نفسك أقوى. بمجرد أن تدرب نفسك على التعامل مع الاتصالات الأساسية أول شيء في الصباح ، سيكون لديك الانضباط لتجنب إنفاق الطاقة العقلية على مضيعة الوقت.

كيف اقوم به بشكل صحيح

تخبرنا الكاتبة لورا تشين كيف نتحقق من رسائل البريد الإلكتروني دون أن نضغط على طاقتنا العقلية. تبدأ العملية حتى قبل تشغيل الكمبيوتر المحمول. ونقلت عن ديفيد روك مدير معهد NeuroLeadership قوله: "إذا لم تستطع تذكر أهدافك ، فمن غير المحتمل أن تتمكن من فحص البيئة بحثًا عن أشياء ذات صلة بأهدافك." أولاً ، حدد أهدافك. عندما تفحص بريدك الإلكتروني لاحقًا ، ستتمكن من التركيز على الرسائل المهمة واتخاذ قرار بشأن كيفية التعامل مع كل واحدة.

بعد ذلك ، افتح صندوق الوارد الخاص بك. تذكر هاتين الكلمتين - الفطنة وقوة الإرادة. قم بتوجيه أهم أولوياتك أثناء التمرير عبر رسائل البريد الإلكتروني الجديدة. استخدم حكمك لتحديد الرسائل الأكثر أهمية. افتحها واستجب على الفور أو ضع علامة عليها كأولوية عالية. بعد ذلك ، استخدم قوة إرادتك لإغلاق متصفحك. يمكن لأي شيء أقل من خطورة الانتظار حتى وقت لاحق من اليوم.

هل تشعر أن التصنيف النقدي من غير المهم يستنزف الكثير من وقتك؟ جرب خدمة تنظيم البريد الإلكتروني ، مثل Unroll.me ، والتي تجمع الرسائل ذات الأولوية المنخفضة معًا بحيث يمكنك التركيز على الأشياء المهمة. قام Outlook مؤخرًا بتطبيق خدمة مماثلة. إنه يسمى البريد الوارد المركّز. يستجيب النظام ويتكيف مع ملاحظة جهات الاتصال التي تتفاعل معها أكثر من غيرها. كما يقوم أيضًا بتصفية عمليات إعادة التوجيه ، والرسائل الإخبارية ، ورسائل البريد الإلكتروني المجمعة في علامة تبويب منفصلة يمكنك قراءتها في وقت فراغك. إلى جانب الحذف التلقائي للبريد العشوائي ، يمكنك تعيين "قواعد" للاحتفاظ فقط بأحدث نسخة من الرسائل الإخبارية المتكررة بشكل مفرط.

سوف تجهد نفسك. سوف يصرف انتباهك عن أهدافك اليومية. سوف تضيع الكثير من الوقت الثمين. هذه بعض الأسباب التي قد يخبرك بها الناس أنه لا يجب عليك أبدًا التحقق من بريدك الإلكتروني قبل وقت الغداء. ومع ذلك ، وجد العديد من الخبراء أن مسح رسائل البريد الإلكتروني المهمة في الجزء الأول من اليوم سيحرر عقلك من أجل أمور أخرى. سيتعلم الناس أنك مشغول ، لكنك ستجيب في غضون فترة زمنية معقولة. وسوف تبني قوة إرادتك وأنت تجيب فقط على الرسائل الرئيسية. ما هو بيت القصيد؟ لا أحد يستطيع أن يخبرك ما هي الفلسفة الأفضل لأنه يجب أن تأخذ في الحسبان شخصيتك وظروفك. ما هو الوقت المناسب لعملك؟ ما هي الطريقة التي تجعلك تشعر بأقل ضغط؟ متى تعمل بشكل أكثر إنتاجية؟ لن يقرع أحد اختيارك إذا كنت قادرًا وكفؤًا في وظيفتك.