أقرب راحة: هل من المحرج استخدام هذه العبارة؟

تقول رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك خارج المكتب ، "أنا بعيد عن مكتبي الآن ، لكنني سأعاود الاتصال بك في أقرب وقت يناسبني." هل خلقت عملًا مزيفًا مزيفًا؟ بالتأكيد ، قصدت بشكل جيد. كيف يمكن أن يكون من غير المهذب أن تقول إنك ستفعل شيئًا ما بمجرد أن يكون مناسبًا لك؟

اللغة لها قوة. الكلمات والعبارات مفتوحة للتفسير. يمكنهم نقل نغمة معينة ، اعتمادًا على السياق الذي تستخدم فيه.

قال مارك توين ، "الفرق بين الكلمة الصحيحة تقريبًا والكلمة الصحيحة هو حقًا مسألة كبيرة -" هذا هو الفرق بين حشرة البرق والبرق. " تكمن الحيلة لمسح التواصل في اختيار الكلمات والعبارات التي لا يُحتمل أن يساء تفسيرها - البق الصاعقة بدلاً من البرق.

هل هناك مشكلة في "أقرب وقت ممكن"؟

مع استمرار العبارات غير المهذبة ، هناك بالتأكيد جرائم أسوأ. يعتمد ما إذا كان هذا الشخص يفركنا بطريقة خاطئة على السياق الذي يتم استخدامه فيه.

في أقرب وقت يناسبني

دعنا نلقي نظرة على مثال رسالة خارج المكتب من أعلاه.

حكمنا: لا تستخدم

إن القول بأنك ستعيد البريد الإلكتروني لشخص ما أو تتصل به في أقرب وقت يناسبك يبدو أمرًا غير مهذب. نعم ، تقصد أنك ستعود إلى الشخص الذي اتصل بك في أقرب وقت ممكن ، ولكن ما يسمعه المستلم هو أكثر من ذلك ، "سأعاود الاتصال بك عندما (وربما إذا ) كان ذلك مناسبًا لي . " المعنى الضمني هو أنك ستفعل ذلك عندما تشعر بذلك ، أو عندما تكون جيدًا ومستعدًا ، أو ربما لا تفعل ذلك أبدًا. متشامخ!

في أقرب وقت ممكن

ولكن ماذا لو كنت تستخدم عبارة "في أقرب وقت يناسبك" لإخبار شخص ما أنك على ما يرام معه في تلبية طلبك عندما يكون ذلك مناسبًا له؟ لنلق نظرة على رسالة بريد إلكتروني بين الزملاء ، جون وماري.

حكمنا حسن الاستخدام ، ولكن. . .

. . . هناك طرق أفضل للتعبير عن أن الطلب ليس عاجلاً. على الرغم من أنه ليس من الوقاحة إخبار ماري أنه من المقبول لها أن تهتم بطلبك عندما يكون ذلك مناسبًا ، "في أقرب وقت يناسبك" لا يزال ينقصه بعض التهم.

• انها ليست محددة بما فيه الكفاية. لقد أخبرت ماري أنك بحاجة إلى شيء ما ، لكنك لم تخبرها عندما تكون في أمس الحاجة إليه. يمكنها أن تفترض أنك لست بحاجة إليه على الإطلاق. سيكون الخيار الأفضل هو “. . . في أقرب وقت يناسبك ، أو في موعد لا يتجاوز [التاريخ]. "
• هذا يبدو جماعيا. أحد الأسباب التي تجعل الكثير من الناس يكرهون "في أقرب وقت يناسبك" هو أنه يبدو مثل المصطلحات التجارية - وهو شيء نحب جميعًا أن نكرهه. استخدم لغة بسيطة بدلاً من ذلك.
• من السهل أن يساء تفسيره. ماذا لو رأت ماري أن طلبك عاجل بينما كنت تقصد أن تقول إنك لست في عجلة من أمرك؟ قد تستغرق بعض الوقت من يومها للاندفاع في مهمتك ، والتي قد تكون غير ملائمة لها.

بدائل "في أقرب وقت ممكن"

كما هو الحال في العبارات ، فإن إسقاط "الراحة في أقرب وقت" من ذخيرتك هو الرهان الأكثر أمانًا. لكن ما الذي يجب أن تستخدمه بدلاً من ذلك؟

في أقرب وقت يناسبني

لقد ذكرنا بالفعل أنه يجب عليك حذف عبارة "في أقرب وقت يناسبني" من مكان العمل والتواصل الشخصي. يبدو متهورًا ، إن لم يكن وقحًا تمامًا.

إذا كان لديك وقت لتلبية طلب ما ، فبدلاً من القول بأنك ستلتف حوله عندما يكون ذلك مناسبًا ، أخبر الشخص متى يتوقع ردك. ("سأجيب عندما أعود إلى المكتب في [التاريخ].")

في أقرب وقت ممكن

على الرغم من عدم وجود خطأ في هذه العبارة ، فقد تكون في الواقع مهذبة للغاية ، أو على الأقل مفتوحة للغاية. على الرغم من أنه يمكنك استخدام لغة أكثر ليونة وأقل تعقيدًا مثل "كلما كان لديك وقت" أو "بمجرد أن تكون قادرًا" ، فإننا نفضل التحديد مرة أخرى.

دعنا نعيد النظر في مثال البريد الإلكتروني جون وماري ونجعله أكثر تحديدًا.

هنا ، بدلاً من إخبار ماري بالالتفاف لإرسال بيان الأرباح والخسائر كلما كان ذلك مناسبًا لها ، وتركها تتساءل عن أقرب وقت يحتاج إليه ، استخدم جون عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لسؤاله عما إذا كانت ستتمكن من إرسالها. بحلول الأربعاء.

الآن ، تعرف ماري ما يحتاجه جون ومتى يحتاج إليه. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود CTA في شكل سؤال قد يدفعها إلى الرد ، مما يسمح له بمعرفة ما إذا كانت ستكون قادرة على تلبية الطلب.

المكافأة: سيوثق رد ماري التبادل. إذا قالت نعم ، يمكن أن يكون بيان الأرباح والخسائر جاهزًا بحلول يوم الأربعاء ولا يتم تسليمه ، يمكن لجون المتابعة. إذا كانت لا تزال لا تستجيب ، فيمكنه الإشارة إلى مسار البريد الإلكتروني هذا عندما يتعين عليه شرح سبب عدم إدراج الأرباح والخسائر في تقريره. طريقة لتغطية مؤخرتك ، جون!