9 نصائح للتواصل الفعال في مكان العمل

لا ينبغي أن يكون التواصل في مكان العمل بهذه الصعوبة.

فريقك على بعد أيام قليلة من إطلاق المشروع الذي كنت تتألم فيه جميعًا لأسابيع. كانت هناك موجات من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل ، والعروض التقديمية ، والمراجعة القانونية ، وبعد ظهر يوم من المناقشات المربكة التي أدت إلى الرسوم البيانية المرسومة على السبورات البيضاء مع علامات تبين أنها ليست محو جاف. أووبس.

قبل كل شيء ، كانت هناك اجتماعات - اجتماعات عديدة. كان هناك النوع اليومي السريع حيث يقول الناس ما كانوا يعملون عليه ، أو في كثير من الأحيان يتجاهلونه. ثم كانت هناك جلسة طويلة للغاية تضمنت عشرات الشرائح حول مقاييس المستخدم. بنهاية ذلك الشخص كنت تحلم بهدوء بأحلام اليقظة حول تلقي دروس الكيك بوكسينغ.

ومع ذلك ، فشلت كل تلك المناقشات المتشعبة ورسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها بطريقة ما في تجنب الفشل الذريع الذي يلوح في الأفق. الآن يبدو أن لا أحد على نفس الصفحة ، والموعد النهائي الخاص بك يقترب بلا هوادة. ما لديك هنا هو درس مذل عن التواصل في مكان العمل - أو عدمه.

إن مدى فعالية التواصل بينك وبين زملائك يوضح الكثير عن مدى جودة سير العمل بشكل عام. من الصعب إنجاز الأمور بكفاءة عندما لا يكون لدى أحد خطة واضحة. يمكن أن يتعثر الأشخاص عندما لا يرون طريقة جيدة لمناقشة الفرص الجديدة - ناهيك عن التحديات غير المتوقعة.

لهذا السبب نحن هنا مع بعض النصائح لتحسين مهارات الاتصال الخاصة بك في مكان العمل.

حدد الأداة المناسبة للوظيفة

هناك العديد من الطرق للاتصال وإلغاء الاتصال. اختر بحكمة.

قد تكون رسائل البريد الإلكتروني غير صحيحة ، ولكن من السهل أيضًا دفنها. تضيف مؤتمرات الفيديو لمسة إنسانية إذا كان شخص ما يعمل عن بعد ، لكنها قد تكون غير عملية. يتم أحيانًا الاستخفاف بالمكالمات الهاتفية الأساسية ، ولكنك غالبًا ما تريد تحديد موعد مسبق لها ، أو على الأقل البدء بسؤال الشخص الذي تتصل به إذا كان الوقت مناسبًا للتحدث.

تتمثل ميزة المحادثة في الوقت الفعلي في مقدار توضيحها في فترة زمنية قصيرة مع توفير قدر كبير من الكتابة ذهابًا وإيابًا للطرفين. كن حكيمًا بشأن ترتيب الاجتماعات مع أطراف متعددة ؛ يمكن أن يصبح هذا عملاً روتينيًا بسهولة ، لذلك عليك أن تتوقع عائدًا مفيدًا لتبرير الجهد المبذول.

اجعل اجتماعاتك مهمة

كما هو الحال مع العمل ، فإن القانون الذي ينص عليه قانون مرض باركنسون سوف يتوسع ليشغل أكبر قدر من الوقت المخصص له ، وكذلك بالاجتماعات. ضع حدًا زمنيًا وجدول أعمال. حدد المدة التي ستقضيها على كل عنصر قبل الانتقال. الفكرة هنا هي احترام وقت المشاركين ، لذا تواصل بشفافية حول هذا الأمر ؛ سيساعدك القيام بذلك على تجنب الظهور بمظهر شديد الفظاظة أثناء قيامك برعاية الأشياء.

بالنسبة لشخص واحد ، خذها في وضع عدم الاتصال

تكثر ثقوب الأرانب المحتملة في أي مناقشة - وقد يستحق البعض المتابعة ، على الأقل بين مجموعة فرعية من المشاركين. على سبيل المثال ، إذا أدرك المصمم أن نموذجًا جديدًا يحصل على الضوء الأخضر سيتطلب قريبًا نصًا محدثًا ، فيمكنه هي وكاتب الإعلانات الموثوق به مناقشة هذه التفاصيل بعد الاجتماع - وليس أثناء نظر طاقم التطوير ومحاولة عدم التثاؤب. تحويل سهل للعبارة لمواقف مثل هذه: "لنأخذها في وضع عدم الاتصال."

لا بأس في تكرار كلامك أحيانًا

إذا كان هناك شيء مهم ، فعادة ما يستحق التكرار.

في بعض الأحيان عند التعامل مع مواضيع معقدة أو عمليات جارية ، من المفيد تذكير الناس بالأساسيات. لا يتعين عليك تفصيل ذلك. ضع في اعتبارك هذا المثال السريع:

"حسنًا ، هذه المكالمة الجماعية لإطلاع اللاعبين الرئيسيين على النماذج الأولية. نحن نحاول تصنيع سرير كلب أفضل بحلول الخريف ، قبل مبيعات العطلات ، لذلك لدينا الكثير من العمل الذي يتعين علينا القيام به من حيث تحسين مقاومة سيلان اللعاب. في المكالمة الأسبوع الماضي ، أبلغتنا سوزان أن المورد يتوقع تحولًا لمدة ثمانية أسابيع. هذا يعني أننا بحاجة إلى الاستقرار على الأبعاد هذا الشهر. لنتحدث عن الخطوات التالية. من هو الأول؟ "

هذه الخلاصة السريعة لا ترقى إلى مستوى المحاضرة بينما لا تزال تنجز الكثير:

• يحدد تركيز المكالمة ، حتى يعرف المتحدثون كيفية إبقاء الأمور في مسارها الصحيح وأخذ الموضوعات الأخرى في وضع عدم الاتصال عند ظهورها
• يعطي أيضًا إحساسًا بما يمكن توقعه لأي شخص لم يضبطه من قبل
• يعيد تمثيل الوجبات السريعة المهمة لسوزان من المكالمة الأخيرة في حال فاتها أي شخص
• يحدد أولوية رئيسية والموعد النهائي القادم

سيتحمل الجزء الأخير التكرار لاحقًا ، ولكن في هذه الأثناء ، إذا أنقذت الديباجة شخصًا ما سؤالًا محرجًا أو بريدًا إلكترونيًا مشوشًا ، فقد أنجزت وظيفتها. وإذا كنت قلقًا بشأن قضاء الكثير من الوقت في تتبع خطواتك ، فقط اسأل عما إذا كان عليك تخطي ذلك للأمام ؛ قد يفاجئك زملاؤك بقولهم لا.

حاول ذكر النقاط الرئيسية بعدة طرق مختلفة

يمكن أن يساعد أيضًا في ابتكار طرق جديدة لتوضيح الأفكار الرئيسية - باستخدام كلمات مختلفة أو ربما قنوات اتصال مختلفة ، مثل بريد إلكتروني للمتابعة يبلور النقاط الرئيسية من الاجتماع والمسؤول عن عناصر العمل الرئيسية للمضي قدمًا.

قال أليكس بلومبرج ، الصحفي الإذاعي الذي تحول إلى رائد أعمال مؤسس Gimlet Media ، لـ Tape إنه على الرغم من سنواته العديدة كمتواصل محترف ، فقد استغرق الأمر بعض الوقت للتعرف على أهمية مساعدة زملاء العمل على فهم:

عندما يقول الناس نفس الشيء ، يكون له صدى مختلف ، أو يأتي من مكان مختلف أو يعني أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين ... جزء كبير من وظيفتي الآن هو قول الشيء نفسه مجموعة من الطرق المختلفة فقط حتى يفهم الناس من أين أتى . إذا قلتها مرة واحدة فقط ، فليس هناك ما يضمن أن الناس قد سمعوها بالطريقة التي قلتها بها.

بعبارة أخرى ، إذا كان هناك شيء مهم بما يكفي لتحمل التكرار ، فمن المحتمل أيضًا أنه يستحق إعادة الصياغة.

أعد تشغيله

خاصة فيما يتعلق بالمسائل التقنية ، يمكن أن تساعدك إعادة صياغة الأفكار الرئيسية على التأكد من أنك تفهم شيئًا جديدًا بشكل صحيح. إذا كان هناك متسع من الوقت ، فحاول أن تطلب من الشخص أن يشرح الأمر إذا كان بإمكانك إعادة صياغة وجهة نظره بكلماتك الخاصة ، واسأل عما إذا كنت تفهمها بشكل صحيح. إذا كانت هناك تفاصيل مهمة فاتتك ، فهذه فرصة جيدة للحصول على المساعدة في استيعابها.

اهتم بلغة جسدك

عن قصد أو بغير قصد ، كيف تتعامل مع جسدك يتواصل كثيرًا. على سبيل المثال ، هل تبدو مغلقًا وذراعيك مطويتان ، أو منخرطًا بنشاط ، على سبيل المثال من خلال التحدث بيديك؟ يجدر التفكير ، لئلا ترسل رسالة خاطئة من خلال وضعك أو تعابير وجهك.

ربما عندما يختتم أحد الزملاء عرضًا تقديميًا وينظر في أرجاء الغرفة ، يبدو أنك تشعر بالبهجة - ليس لأن العرض التقديمي كان سيئًا ، ولكن لأنك ضائع في التفكير. في مثل هذه اللحظات ، من المفيد أحيانًا أن تشرح نفسك: "لم يكن ذلك سيئًا على الإطلاق ، أنا فقط بحاجة إلى لحظة للتعامل معه. دعونا نعود مرة أخرى في لحظة ".

تلخيص النقاط البارزة

ليس من غير المألوف أن يجتمع الناس لمدة ساعة ، ويطرحون سلسلة من الأسئلة الجديرة بالاهتمام ، ويفكرون في الإجابات المحتملة ، ولا يحلوا أي شيء ، ثم يدركون أن الوقت قد حان للمغادرة لحضور اجتماع آخر. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه ملاحظات المتابعة على ضمان ألا يتلاشى أي تقدم قد تكون قد قمت به.

إذا كان بإمكانك تجنب إرسال رسائل بريد إلكتروني طويلة إلى سلاسل طويلة من المستلمين ، فمن المحتمل أن يكون ذلك للأفضل. ولكن إذا كان لا بد من ذلك ، فيمكنك أيضًا تضمين tl ؛ dr ("طويل جدًا ؛ لم تقرأ") التي تلخص النقاط البارزة لفترة وجيزة. ضعها في الأعلى حتى يتمكن الشخص في مجال الخدمات اللوجستية والذي يبدو أنه يتصفح من مجرد إلقاء نظرة على الضروريات على الأقل.

كن طيبا

يمكن لكلمة شكر سريعة أو ابتسامة جيدة التوقيت أن تقطع شوطًا طويلاً نحو مساعدة زملائك في المكتب على الشعور بالتقدير والتفهم.

إذا كان هذا يجعل الناس يرغبون في التحدث معك أكثر ، حسنًا ، أليس هذا هو ما يعنيه التواصل الأفضل في مكان العمل؟