10 نصائح للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني

اليوم ، يعد الاتصال الفعال عبر البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا لأي عمل ويوفر الطريقة الأكثر فورية للاتصال للعديد من المهنيين. يكتب معظمنا رسائل بريد إلكتروني في العمل كل يوم ، ولكن متى كانت آخر مرة استغرقت فيها لحظة للتفكير في مهارات الاتصال عبر البريد الإلكتروني وكيف يمكنك تحسينها؟

في هذا الدليل ، نستكشف كيفية التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني. كما ستتعلم قريبًا ، يعد التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني في مكان العمل أو مع العملاء مهارة يمكن تعلمها - وبالتالي تحسينها. سنقوم بتوجيهك عبر مشكلات البريد الإلكتروني الشائعة التي قد تجدها مألوفة لك ، ثم نقدم لك نصائح عملية لكتابة البريد الإلكتروني بشكل فعال. ‍

أهمية التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني في مكان العمل

يكاد يكون من المستحيل تخيل وقت ما قبل البريد الإلكتروني. تم إرسال أول بريد إلكتروني في عام 1971 ، ومنذ ذلك الحين ، سيطرت هذه الرسائل الإلكترونية على العالم. يتم إرسال 300 مليار بريد إلكتروني بشكل مذهل كل يوم - ومن المقرر أن يستمر هذا الرقم في النمو. اليوم ، ما يقرب من 4 مليارات شخص في العالم لديهم حساب بريد إلكتروني - أي أكثر من نصف سكان العالم.

المزيد من حسابات البريد الإلكتروني يعني المزيد من رسائل البريد الإلكتروني. يتلقى العامل العادي 121 بريدًا إلكترونيًا يوميًا ، مما يعني أن رسائلك بحاجة إلى التميز ، أو من المحتمل أن يتم تجاهلها.

لكن كتابة بريد إلكتروني فعال أمر بسيط ، أليس كذلك؟ خاطئ - ظلم - يظلم. وجد الباحثون الذين يدرسون فهم البريد الإلكتروني أن هناك العديد من المشكلات الخطيرة - والشائعة - التي يمكن أن تؤثر على اتصالات البريد الإلكتروني.

لقد قاموا بشكل مفيد بتصنيف مشاكل البريد الإلكتروني الشائعة في الفئات التالية:

• لا يعرفون بعضهم البعض
• صعوبات في الاتصال
• انعدام الثقة
• عدم وجود القرائن الشخصية
• انخفاض جودة الاتصال
• الانزعاج العاطفي والنفسي
  

تسلط النتائج الضوء على مدى أهمية إيصال الرسالة بالشكل الصحيح. لكنها ليست مجرد كلمات. إنه الهيكل أيضًا.

في دراسة أخرى حول كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعال في الأعمال التجارية ، وجد الباحثون أن الطريقة التي يتم بها تنظيم بريدك الإلكتروني وكتابته وتقديمه تؤثر على كيفية نقل المعلومات ومعالجتها وفهمها.

إن النتيجة الحاسمة من البحث وتجربتنا الواقعية هي: كتابة بريد إلكتروني فعال هو مهارة أساسية في مكان العمل الحديث.

1. افهم جمهورك

إن مفتاح تطوير مهارات التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني هو فهم جمهورك وتكييف مراسلاتك معهم. قبل كتابة بريدك الإلكتروني ، اقض بعض الوقت في التفكير في المستلم. في السياق المهني ، يمكن أن يكون الشخص عميلاً أو عميلاً محتملاً أو زميلًا أو رئيسًا.

سيحدد دورهم وعلاقتهم بك النهج الذي تتبعه. سيؤثر أيضًا على نبرة بريدك الإلكتروني ، بما في ذلك مدى كونه رسميًا أو غير رسمي.

لا تتوقع بريدًا إلكترونيًا غير رسمي من دائرة حكومية ، على سبيل المثال. ولن يجد زميل أو صديق رسالة بريد إلكتروني رسمية للغاية مناسبة إذا كنت تدعوهم لتناول مشروب.

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية صياغة رسالة بريد إلكتروني ، فمن الأفضل أن تكون رسميًا أكثر من غير رسمي. يعتبر السطران الأول والأخير من بريدك الإلكتروني حاسمين في الوصول إلى النغمة الصحيحة ، لذلك إذا كنت تريد بعض النصائح حول كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي وكيفية إنهاء واحد ، فراجع منشوراتنا الأخيرة في المدونة. يمكنك أيضًا معرفة المزيد حول آداب البريد الإلكتروني المناسبة لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني في مدونتنا التفصيلية.

2. استخدم الصوت النشط

عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني للأعمال ، هناك ميل لاعتماد المبني للمجهول. قد تبدو الكتابة بهذه الطريقة رسمية ومهنية ولكن يمكن أن تؤدي بسهولة إلى سوء الفهم وسوء الفهم.

لنلقي نظرة على مثال. هذا بيان بالصوت النشط.

أريدك أن تتصل بسايمون يوم الخميس الساعة 10:00 صباحًا.

من الواضح أن المرسل يطلب من المستلم الاتصال بسيمون الساعة 10:00 صباحًا يوم الخميس.

قارن ذلك بآخر مكتوب في صيغة المبني للمجهول.

يجب أن يتصل شخص ما بسايمون صباح الخميس.

هل سيحصل سايمون على مكالمة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن من؟

في أبسط مستوياته ، يتعلق استخدام الصوت النشط بالوضوح والصراحة. إذا قمت بكتابة رسالة بريد إلكتروني ، فيجب أن يكون ما تطلبه واضحًا. يجب ألا يساور المستلم شك في ما تريده أن يفعله ومتى.

يمكن أن يبدو الصوت النشط وقحًا بعض الشيء أو غير شخصي ، لكنه في الواقع طريقة أكثر احترافًا للتواصل. المكافأة هي أن الكتابة بصوت نشط يمكن أن تجعل رسالتك أقصر وبالتالي اتصال بريدك الإلكتروني فعال. بالنسبة لنا جميعًا الذين يخوضون المئات يوميًا ، فمن المحتمل أن يكون موضع تقدير.

3. كن ذكيا عاطفيا

الذكاء العاطفي يدور حول إنشاء اتصال مع مشاعر شخص ما أعمق. إنها أداة تسويق قوية ، كما خلصت Harvard Business Review - وتساعدك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة أيضًا.

تتم كتابة بريد إلكتروني ذكي عاطفيًا مع التعرف على مشاعر المتلقي. لقد كُتبت بطريقة تثير استجابة إيجابية ، باستخدام اللغة للاستفادة من مشاعرنا البدائية.

بدلا من الكتابة.

أدعوكم إلى اجتماع ...

لماذا لا تستخدم.

أود أن أقدر وجهة نظرك في هذا الاجتماع. هل تستطيع الحضور؟

الأول هو التعليمات. والثاني هو دعوة. كلاهما مكتوب بصوت نشط ، لكن واحدًا فقط ذكي عاطفيًا. ببساطة ، الذكاء العاطفي يدور حول فهم مشاعر الشخص والتأمل فيها واحترامها.

لا تحتاج إلى المبالغة هنا ، ولكن خذ بعض الوقت للتفكير في كيف يمكن للبريد الإلكتروني الذي تكتبه أن يجعل شخصًا ما يشعر.

يمكن أن يساعدك النهج الذكي عاطفيًا أيضًا في تشكيل اتصال فعال عبر البريد الإلكتروني مع العملاء. إنه أمر حيوي عند التعامل مع الشكاوى. من خلال التعرف على أي إحباطات واضطرابات وخيبات الأمل والاعتراف بها ، فأنت تُظهر التعاطف الذي يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في نزع فتيل الموقف.

4. حدد سطر موضوع بريد إلكتروني جذاب

سطر موضوع البريد الإلكتروني هو عنوان قصتك. أكثر سطور موضوعات البريد الإلكتروني فاعلية هي الآسر بدرجة كافية لجذب انتباه شخص ما ، مما يخلق رغبة في فتح بريد إلكتروني لا يقاوم تقريبًا.

إذا لم يكن سطر الموضوع مقنعًا ، فلن يتم فتح بريدك الإلكتروني. هذا هو الدرس الذي يمكن أن نتعلمه من عالم التسويق عبر البريد الإلكتروني ، حيث تظهر الإحصائيات أن أقل من 20٪ من المستلمين يفتحون رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها.

حتى إذا كنت تكتب إلى عميل أو زميل أو صديق ذي قيمة ، فيمكننا أخذ بعض الدروس من مسوقي البريد الإلكتروني المحترفين حول إنشاء سطر الموضوع.

يجب أن يكون واضحًا وبسيطًا ومباشرًا. يجب أن تخبر المستلم بالضبط عن موضوع البريد الإلكتروني وتشجعه على فتحه.

إذا كنت تكتب طلب اجتماع ، فقل ذلك.

عندما يكون بريدك الإلكتروني عاجلاً وتحتاج إلى رد ، اطلبه.

تحتاج إلى شيء متفق عليه ، كن واضحًا.

للأسف ، لا يزال من السهل جدًا على المستلم تجاهل رسالة بريد إلكتروني ، ولكن سطر الموضوع الجيد يمكن أن يقلل بشكل كبير من حدوث ذلك.

5. تحديد هدف للبريد الإلكتروني

في السياق المهني ، يجب أن يكون لكل رسالة ترسلها غرضًا. عند تحديد أهداف بريدك الإلكتروني ، اسأل نفسك الأسئلة الثلاثة التالية:

1. ماذا تطلب من المتلقي أن يفعل؟
2. كيف تريدهم أن يشعروا؟
3. كيف يجب أن يستجيبوا؟

لنأخذ مثال طلب الإجازة للمدير.

1. ما الذي تطلب من المستلم القيام به: مراجعة طلب الإجازة الخاص بي
2. كيف تريدهم أن يشعروا: أنني عاقل ومهني
3. كيف تريدهم أن يردوا: بالموافقة على طلب الإجازة الخاص بي

يمكن أن يساعدك استخدام نهج موجه نحو الهدف عند كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة في العمل ، وتوفير هيكل مخطط تفصيلي والتأثير على نبرة صوتك - سواء كانت رسمية أو غير رسمية ، على سبيل المثال.

لن ندخل في التفاصيل هنا ، ولكن يمكنك معرفة المزيد حول كيفية هيكلة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية من خلال دليلنا المتعمق.

6. تنظيم أفكارك

مبدأ الهرم هو نهج راسخ للاتصال الفعال عبر البريد الإلكتروني. في الثمانينيات ، ابتكر المسؤولون التنفيذيون في McKinsey مبدأ لتوفير طريقة فعالة لتنظيم الأفكار وتحسين الاتصالات التجارية. إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني تجارية فعالة ، ففكر في الهرم.

قد يستغرق شرح ذلك بعض الوقت ، ولكن المبدأ الأساسي هو أن توضح النقطة (أو الإجابة) الأكثر أهمية في البداية وأن تقوم ببناء بريدك الإلكتروني وفقًا لذلك.

لنفترض ، على سبيل المثال ، أن مديرك يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا يسألك عما إذا كان يجب عليك تمديد عقد زميل.

إليك رد عمل نموذجي يجيب على السؤال في النهاية.

أحب جو حقًا وأجد عملهم جيدًا. ومع ذلك ، هناك أسئلة حول ما إذا كنا بحاجة إلى شخص آخر. في النهاية ، أعتقد أننا يجب أن نفعل ذلك.

باستخدام مبدأ الهرم ، يمكننا إعادة هيكلة هذا.

أعتقد أنه يجب علينا تمديد عقد جو. عملهم ذو جودة عالية ، ولن نمتلك القدرة الكافية على إدارته بدونهم.

هذا النهج رسمي تمامًا ولن ينجح في كل المواقف. ولكن إذا كنت تتعامل مع طلب صريح من زميل أو رئيس ، فسيوفر ذلك وقت الجميع وسيضمن عدم وجود سوء فهم.

7. فكر بالجوال

في ديسمبر 2019 ، تم فتح ما يقرب من 50٪ من جميع رسائل البريد الإلكتروني على جهاز محمول. من المرجح أن يزداد هذا الرقم مع تمتع المزيد منا بحرية ومرونة العمل عن بعد أو الهجين.

نعلم جميعًا أنه عند قراءة رسائل البريد الإلكتروني على الهاتف ، فإننا نتصفحها بسرعة. من الصعب قراءة مقاطع نصية طويلة ، وتظهر الأدلة أن معظمنا لن يزعج نفسه.

وجد الباحثون أنه إذا لم يتم تنسيق البريد الإلكتروني بشكل صحيح ، فهناك احتمال بنسبة 70٪ أن يقوم الشخص بحذفه في غضون ثلاث ثوانٍ.

تتضمن بعض الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الأشخاص عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني ما يلي:

• صور كبيرة الحجم أو غير مناسبة
• نص كثير جدًا بدون فواصل كافية
• تنسيقات أعمدة متعددة (بدون نموذج سريع الاستجابة)

عند كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة للجوال ، اجعل الأشياء قصيرة ولطيفة وبسيطة.

سنفترض أنك تكتب بالفعل بالصوت النشط ، مما سيبقي عدد الكلمات تنازليًا. فيما يلي بعض النصائح لإنشاء رسائل بريد إلكتروني مقنعة للجوال.

• احتفظ بالفقرات في جملة واحدة أو جملتين
• استخدم مبدأ الهرم لبناء رسائلك الإلكترونية ، مع وضع المعلومات الأساسية في الأعلى
• استخدم خطًا واضحًا ومقروءًا
• لا تضف الصور أبدًا
• استخدم النقاط لتقسيم النص
• لا تستخدم الجداول
• قم بتضمين جميع المعلومات الحيوية في نص البريد الإلكتروني بدلاً من المرفقات

8. تقديم تعليمات واضحة

إذا كنت تطلب من شخص ما القيام بشيء ما ، فقدم تعليمات واضحة. إذا كان طلب اجتماع ، فقل ذلك. إذا كنت تريد الرد ، اطلب ذلك. إذا كنت بحاجة إلى شخص ما ليقدم لك شيئًا ما ، فأخبره بذلك.

هذه بعض النصائح لمساعدتك.

• قدم التواريخ والتفاصيل
• استخدم فقرات جملة واحدة
• قسّم الأشياء إلى خطوات
• ضع في اعتبارك استخدام النقاط أو قائمة مرقمة لتوضيح المعلومات
• لا تخف من استخدام الجرأة لإبراز المعلومات المهمة

9. افهم الفرق بين المستلم و CC و BCC

كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها والتي لا صلة لها بالموضوع؟ ربما تكون الإجابة كثيرة جدًا. يتعلق الاتصال الفعال عبر البريد الإلكتروني بإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى أولئك الذين يحتاجون إلى قراءتها والرد عليها فقط.

عند إرسال بريد إلكتروني ، لديك ثلاثة خيارات. يمكنك إرسالها مباشرة إلى شخص أو نسخة إلى أو نسخة مخفية الوجهة. إليك ما تعنيه هذه المصطلحات.

• أرسل إلى: الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني. يطلق عليهم المتلقي.
• CC: سيتم إرسال نسخة كربونية من البريد الإلكتروني إلى الشخص. إنهم ليسوا المستلمين المباشرين للبريد الإلكتروني ، لكن المعلومات قد تكون ذات صلة بهم. يمكن للمستلم والآخرين الذين لديهم نسخة طبق الأصل من رؤية الشخص الذي استلم الرسالة.
• نسخة مخفية الوجهة: يتم إرسال نسخة كربونية عمياء من البريد الإلكتروني إلى المستلم. إنهم ليسوا المستجيبين المباشرين ، ولا يمكن للمستلم (أو هؤلاء الذين أرسلوا نسخة إلى) رؤية أن هذا الشخص قد تلقى البريد الإلكتروني.

في معظم الحالات ، يكون من الواضح لمن هو البريد الإلكتروني ، ولكن اختيار الشخص الذي تريد نسخة منه قد يكون أكثر صعوبة. هناك ميل إلى CC في كثير من الناس ، لكن اسأل نفسك عما إذا كان من الضروري أن يتلقوا البريد الإلكتروني. إذا لم يكن كذلك ، فلا تفعل.

10. اختر أفضل وقت لإرسال بريدك الإلكتروني

من المهم أن تحصل على محتوى بريدك الإلكتروني بشكل صحيح ، ولكن إرسال رسالتك في الوقت الخطأ قد يؤثر على عدد الأشخاص الذين يفتحونها ويقرؤونها. حلل HubSpot أكثر من 4 مليارات رسالة بريد إلكتروني للعثور على أفضل وقت للإرسال.

لقد وجدوا أن أعلى معدلات النقر للفتح كانت في:

• 10 صباحا
• 1 م
• 6 م

وخلصوا إلى أن هذه الأوقات هي عندما يبدأ معظم الناس يوم عملهم أو ينهونه ويكون لديهم الوقت للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

إنه ليس علمًا دقيقًا ، لكن المنطق يخبرنا أن إرسال بريد إلكتروني مهم في الساعة 4:30 بعد ظهر يوم الجمعة قبل عطلة نهاية الأسبوع في البنوك ربما يكون فكرة سيئة.

هل تتطلع إلى وضع هذه النصائح للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني موضع التنفيذ؟ يحول Flowrite النقاط النقطية إلى رسائل بريد إلكتروني جاهزة للإرسال بشكل أسرع من أي وقت مضى ، مما يتيح لك توفير الوقت وزيادة الإنتاجية. طلب الوصول وتجربة مستقبل الكتابة.