كيف تتغلب على قلق البريد الإلكتروني في العمل
نشرت: 2022-03-22قلق البريد الإلكتروني هو التوتر والخوف الناتج عن إدارة صندوق البريد الخاص بك. في حين أن أسباب قلق البريد الإلكتروني معقدة ، إلا أن النتائج حقيقية للغاية ، حيث يعتبر الخوف من رسائل البريد الإلكتروني سببًا رئيسيًا للتوتر في مكان العمل.
ينطوي التعامل مع قلق البريد الإلكتروني على فهم أسباب رهاب البريد الإلكتروني الخاص بك ووضع استراتيجيات لتبسيط العملية.
في هذه المقالة ، نستكشف ما هو قلق البريد الإلكتروني ، ونصف بعض علامات قلق البريد الإلكتروني ونقدم بعض النصائح المتخصصة لمساعدتك على إدارة بريدك بشكل أفضل.
هل هناك شيء اسمه قلق البريد الإلكتروني؟
إذا كنت من بين الملايين الذين سألوا Google: لماذا يمنحني البريد الإلكتروني الكثير من القلق؟ ثم هناك مساعدة متاحة. القلق من البريد الإلكتروني مشكلة حقيقية تؤثر على معظمنا في مرحلة ما من حياتنا.
القلق يخلق مشاعر القلق والتوتر والخوف ، كما تقول منظمة الصحة العقلية الخيرية Mind. يمكن أن تتولد المشاعر من هذا الذي سيحدث أو الذي نعتقد أنه قد يحدث في المستقبل.
بينما نحارب جميعًا جبال الرسائل ، قد تسأل ، لماذا البريد الإلكتروني مرهق للغاية؟
يمكننا أن نصبح مدمنين على التكنولوجيا الرقمية ، على حد قول الجامعة المفتوحة والدكتور جيني هاريسون والدكتور ماثيجس لوكاسين. يحذرون من أن الانخراط المفرط في التكنولوجيا يمكن أن يؤثر على بنية أدمغتنا. على سبيل المثال ، يمكن أن تتسبب رسائل البريد الإلكتروني المفرطة في إلهاء دائم ، وتؤثر على نومنا وتضر بتوازن العمل / الحياة. قد نشهد أيضًا FOMO ، مما يجعلنا نتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا في كثير من الأحيان أكثر مما هو صحي. أخيرًا ، يمكننا تطوير مقارنات اجتماعية غير مواتية ، والاعتقاد بأن الآخرين أسرع وأكثر كفاءة وفعالية مما نحن عليه الآن.
تقول أليس بويز في كتابها علم النفس اليوم إن البريد الإلكتروني هو أحد أكثر المسببات شيوعًا للقلق الاجتماعي والقلق المرتبط بالإنتاجية. تقترح أن أحد الأسباب الرئيسية التي تجعلنا نشعر بالقلق بشأن البريد الإلكتروني هو أنه "غير متزامن" ، مما يعني أن هناك تأخيرًا بين إرسال بريد إلكتروني وتلقي رد.
وتقول إن إرسال بريد إلكتروني يخلق توقعًا للرد. انتظار الرد يخلق التوتر. ذلك لأن عدم وجود إجابة يمكن أن يقود عقلك لبدء الجري ، وإنشاء سيناريوهات لملء الفجوة التي تم إنشاؤها. وتصف ذلك بأنه "مربك عاطفياً ومثير للقلق".
يمكن أن يكون سبب قلق البريد الإلكتروني هو توقع الرد على كل بريد إلكتروني. أطلق الباحثون على هذا "التحيز في حالات الطوارئ عبر البريد الإلكتروني". ببساطة ، أصبحنا متوترين من خلال رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها لأننا نعتقد أن المرسل يتوقع ردًا.
مهما كان سبب قلق البريد الإلكتروني ، فهو شيء يجب معالجته على الفور. يمكن أن يؤدي القلق الوظيفي إلى اعتلال الصحة الجسدية والغياب ويؤدي إلى الشعور بالاكتئاب.
لذا ، كيف يمكنك إيقاف قلق البريد الإلكتروني؟ أولاً ، عليك أن تفهم سبب قلقك.
ما الذي يسبب قلق البريد الإلكتروني الخاص بك؟
القلق من البريد الإلكتروني هو مصطلح جماعي يصف الضغط الناجم عن إدارة صناديق البريد لدينا. في الواقع ، هناك عدة طرق يمكن أن يتسبب بها البريد الإلكتروني في إثارة القلق.
كم عدد هؤلاء الذين يسببون لك قلق البريد الإلكتروني؟
- الخوف من فتح البريد - الخوف من فتح البريد الإلكتروني يمكن أن يخلق قلقًا كبيرًا ، وأسوأ جزء هو أنه كلما تركته لفترة أطول ، ازداد الأمر سوءًا. (إذا كان لديك عدد قليل ، فلا تشعر بالسوء الشديد - يعترف عالم النفس بيريت بروغارد بوجود أكثر من 30000 رسالة بريد إلكتروني لم يتم الرد عليها.) قد لا يكون لديك الوقت الكافي للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الخوف من فتحها خوفًا مما بداخلها. مهما كان السبب ، فإن التوتر حقيقي.
- وقت استجابة البريد الإلكتروني البطيء - كما أوضحنا أعلاه ، يمكن أن تؤدي الاستجابة البطيئة للبريد الإلكتروني إلى التوتر. إذا كان شخص ما بطيئًا في الاستجابة لرسالتك ، فستبدأ في تخيل أسباب ذلك ، والتي يمكن أن تؤدي إلى دوامة سلبية من المشاعر التي يمكن أن تجعلك تشعر بالقلق.
- القلق عند فتح رسائل البريد الإلكتروني - قد تواجه أيضًا قلقًا عند فتح البريد ، وتتساءل عما ستجده بالداخل. قد يعني هذا أنك ببساطة لا تفتحها ، مما يؤدي إلى مزيد من التوتر ويؤدي إلى فقدان الرسائل التي قد تؤثر على وظيفتك.
- قلق إرسال البريد الإلكتروني - قلق إرسال البريد الإلكتروني هو التوتر والمخاوف التي تواجهها قبل دفع الإرسال. قد تكون قلقًا بشأن رد الفعل على البريد الإلكتروني للرد الذي قد تتلقاه. يقول كال نيوبورت في صحيفة نيويوركر إن القلق بشأن إرسال رسائل البريد الإلكتروني هو أحد الأسباب التي تجعلنا البريد الإلكتروني بائسين.
- رد القلق على الرسائل - كتابة رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تكون صعبة وتؤدي إلى القلق والتوتر. تشمل علامات الحكاية مراجعة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة وإعادة كتابتها وإعادة النظر فيها باستمرار. غالبًا ما يكون قول "لا" هو أصعب شيء يمكنك فعله ، لذا تحقق من مدونتنا حول كيفية القيام بذلك بأدب.
- عدم القلق من الرد - انتظار الرد على رسالة بريد إلكتروني - خاصة تلك التي تتطلب استجابة عاجلة - يمكن أن تخلق التوتر والقلق. كلما طال انتظارك ، ازداد الأمر سوءًا.
- فحص البريد الإلكتروني المهووس - كما وجد هاريسون ولوكاسين ، فإن التحقق من رسائل البريد الإلكتروني بقلق شديد هو علامة وسبب للتوتر والقلق في مكان العمل. يتحقق الشخص العادي من بريده الإلكتروني 15 مرة في اليوم ، لكن التحقق من قلق البريد الإلكتروني يمكن أن يقودنا إلى القيام بذلك في كثير من الأحيان ، وفي كثير من الحالات نتحقق مئات المرات. يمكن أن يؤدي فقد الاتصال بالشبكة أو نفاد بطارية الهاتف إلى القلق أيضًا ، حيث لا يمكنك البقاء على اتصال.
- تجنب البريد الإلكتروني - ينطوي تجنب القلق من البريد الإلكتروني ببساطة على تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على أمل أن تزول. إذا زادت الأمور أكثر من اللازم ، فيمكننا تسجيل الخروج وتسجيل الخروج ، وترك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ليوم آخر. إنه ليس حلاً مستدامًا ، مجرد تأجيل الحاجة الحتمية لفتح رسائلنا والرد عليها.
كيف تتغلب على قلق البريد الإلكتروني
لقد اكتشفنا بعض الأسباب الشائعة لضغط صندوق البريد ، ولكن كيف يمكنك التعامل مع قلق البريد الإلكتروني؟ هناك بعض الاستراتيجيات البسيطة والتقنيات الجديدة المثيرة وتغييرات نمط الحياة التي يمكنك إجراؤها والتي يمكن أن تساعدك على مقاومة إرهاق البريد الإلكتروني.
قبل أن نتعمق ، إذا كان التوتر الذي تعاني منه يزداد كثيرًا ويبدأ في التأثير على صحتك العقلية ، فعليك دائمًا طلب المساعدة والدعم المتخصصين. القليل من الإجهاد في مكان العمل أمر طبيعي ؛ القلق الشديد ليس كذلك. إذا كان كل شيء يحصل على الكثير ، تحدث مع رئيسك في العمل أو صديق أو أخصائي طبي.
فيما يلي 10 طرق للتغلب على قلق البريد الإلكتروني.
1. تعرف على أسباب قلق البريد الإلكتروني لديك؟
ابدأ بقطعة ورق عادية واكتب ما يسبب لك القلق عبر البريد الإلكتروني. بمرور الوقت ، تعرف على الأعراض وحدد المحفزات. على سبيل المثال ، هل الأمور أسوأ في الصباح أم المساء أم في عطلات نهاية الأسبوع؟
ضع في اعتبارك استخدام تطبيق تعقب الحالة المزاجية لتتبع مشاعرك. يمكن استخدام المعلومات التي تجمعها لتحديد الحلول المناسبة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل أكثر فعالية.
إذا كنت تعاني من الحمل الزائد للبريد الإلكتروني ، ففكر في استخدام أدوات الإنتاجية ومساعدي البريد الإلكتروني لمساعدتك على إدارة صندوق البريد بشكل أفضل.
2. تحديد التوقعات
أحد أكبر أسباب القلق في مكان العمل هو انتظار الرد. لا يمكنك أن تطلب من شخص ما أن يستجيب ، ولكن يمكنك تحديد التوقعات. إذا كنت بحاجة إلى رد ، اسأل عن واحد. إذا كان الأمر عاجلاً أو حساسًا للوقت ، فكن واضحًا بشأن ذلك. تذكر أنك لست وقحًا ولكنك تضع التوقعات.
على الجانب الآخر ، إذا لم تتمكن من الرد على رسالة بريد إلكتروني على الفور ، فكن واضحًا مع المرسل وأخبره بذلك. أقر باستلام بريدهم الإلكتروني وقدم إطارًا زمنيًا للرد. مرة أخرى ، هذا يقلل من التوتر لكما.
فيما يلي مثال على كيفية عمل ذلك.
3. اكتب رسائل بريد إلكتروني ذكية عاطفياً
الذكاء العاطفي هو القدرة على إدارة عواطفنا وتوجيهها بشكل إيجابي. يمكننا أن نأخذ هذه المبادئ ونطبقها على التواصل من خلال البريد الإلكتروني الذكي عاطفيًا.
في صميم البريد الإلكتروني الذكي عاطفيًا هو وضع نفسك كمتلقي. فكر في الطريقة التي ستشعر بها عند تلقي الرسالة (وبدرجة أقل فيما تطلبه بصفتك المرسل).
الخبراء يحذرون من تأثير "إزالة التثبيط". بدون الشخص الذي أمامنا ، من المرجح أن نكتب أشياء يمكن أن تزعج أو تسيء إلى شخص ما. نقطة أخرى مهمة هي عدم إرسال بريد إلكتروني أبدًا عندما تكون غاضبًا أو مستاءً.
4. فهم آداب البريد الإلكتروني
الكثير من القلق من البريد الإلكتروني ناتج عن الأخطاء وسوء الفهم عند كتابة الرسائل. يمكن أن يكون السبب في ذلك جزئيًا هو فهم أو اتباع آداب البريد الإلكتروني الصحيحة.
تحتوي مدونتنا على قدر هائل من المعلومات والإرشادات حول الكتابة. يمكنك العثور على معلومات حول كيفية بدء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، وكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل للأعمال ، وكيفية التعامل مع النغمة الصحيحة في البريد الإلكتروني.
تريد أن تعرف من أين تبدأ؟ توفر نصائحنا العشر للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني بعض التقنيات الأساسية لتحسين كتابتك.
5. الحصول على بعض الدعم الكتابي
غالبًا ما يكون القلق من البريد الإلكتروني ناتجًا عن نقص ملحوظ في القدرة على الكتابة ، كما يقول الأكاديميون. "يمتنع الأفراد عن الأنشطة الاجتماعية عندما تقترن رغبتهم في خلق انطباع معين بانعدام الثقة في قدرتهم على القيام بذلك ،" حذر الباحثون الذين يحققون في الاتصال الرقمي.
يكافح الكثير منا لالتقاط أفكارنا وإيصالها بشكل فعال من خلال رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يكون تحديًا خاصًا لأولئك الذين يتواصلون بلغة أخرى منذ البداية.
في Flowrite ، نسهل على الجميع كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل. يمكن أن يساعدك مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي في إنشاء رسائل بريد إلكتروني أفضل للأعمال.
6. نزع الطابع الشخصي عن الوضع
غالبًا ما يكون القلق من البريد الإلكتروني ناتجًا عن الانخراط العاطفي في عملك. في حين أن بعض المشاركة العاطفية إيجابية ، في بعض الحالات ، يمكن أن تؤدي ثقافة العمل "عالية المشاركة" إلى سلوكيات ضارة.
إذا كنت تعاني من التوتر ، يقترح الخبراء في MindTools اتباع نهج من ثلاث خطوات:
- توقف وقيم - قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني ، أو الانخراط في التوتر ، خذ خطوة إلى الوراء وقم بتقييم الموقف. اكتشف سبب شعورك بالإحباط وما يمكنك فعله حيال ذلك.
- ابحث عن شيء إيجابي - حتى في أصعب الأوقات ، حاول أن تجد بصيصًا من الإيجابية. تحدى وجهة نظرك وشجع نفسك على التفكير بشكل إيجابي. هذا يكسر الأنماط العقلية السلبية من التكوين.
- تذكر آخر مرة شعرت فيها بالإحباط - يمكن أن يؤدي التعرف على علامات الإحباط وفهم المشاعر إلى إنشاء التعاطف ، والذي يمكن أن يساعدك في التعامل مع أكثر الأوقات صعوبة.
7. ارفع الهاتف
في بعض الأحيان لا تكون الإجابة على البريد الإلكتروني بريدًا إلكترونيًا آخر ؛ إنها مكالمة هاتفية. التقاط الهاتف والاتصال بشخص ما يمكن أن يصنع المعجزات.
ينشئ التحدث اتصالات أعمق من البريد الإلكتروني لأنه نشط وليس سلبيًا. كما أنه يساعد على كسر "فجوات المعلومات" التي يمكن أن تحدث عند الحديث عن مواضيع معقدة.
يمكن أن تساعد المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات وجهًا لوجه أيضًا في إنشاء علاقات أقوى ، وتوسيع شبكة الدعم أيضًا.
8. وضع الحدود
البريد الإلكتروني هو أداة تجارية من شأنها أن تجعل حياتك العملية أسهل ، ولكن عندما تقرأ وتستجيب لرسائل البريد الإلكتروني في جميع أوقات اليوم ، فهي غير صحية (ومن المحتمل أن تكون غير منتجة). يمكن أن يساعدك تعيين الحدود في إدارة رسائلك بشكل أكثر فعالية.
فيما يلي بعض الحلول المجربة والمختبرة:
- وفر وقتًا للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم - خصص بعض الوقت في دفتر يومياتك لإدارة رسائل البريد الإلكتروني والالتزام بها. يساعدك تأمين الوقت على تحديد التوقعات.
- فرز البريد الإلكتروني - قم بتمييز رسائلك وإدارتها فور وصولها ، والتعامل مع الرسائل المهمة أولاً.
- استخدم خارج المكتب - خارج المكتب ليس فقط لقضاء العطلات ؛ يمكن أن تساعدك على إدارة صندوق البريد الخاص بك بشكل أفضل. يمكن للرد الآلي أن يقر بالاستلام ويضع توقعات للرد.
هذا مثال:
9. تمرين
إذا كان قلقك ناتجًا عن قضاء وقت طويل في العمل ، فيمكن أن تساعد التمارين الرياضية في إنشاء مسافة صحية وإعادة ضبط المقاييس في التوازن بين العمل والحياة. بالإضافة إلى ذلك ، وجد الأكاديميون أن أي شكل من أشكال التمارين مفيد لصحتك.
وجدت دراسة في جوتنبرج أن أولئك الذين مارسوا نشاطًا بدنيًا بانتظام على مدى 12 أسبوعًا وجدوا أن أعراض القلق لديهم تحسنت.
يمكن أن تساعد التمارين في تحسين صحتك الجسدية ورفاهيتك وتوفير مسافة من أسباب القلق. إنه فعال للغاية ، لقد ذهبت جامعة هارفارد إلى حد القول ، "قد يكون ربط حذائك الرياضي والخروج والتحرك أفضل حل غير طبي لدينا لمنع القلق وعلاجه".
10. كن الحل (وليس المشكلة)
إذا كنت تعاني من قلق البريد الإلكتروني في العمل ، فمن غير المحتمل أنك الوحيد. عند الكتابة والرد على رسائل البريد الإلكتروني ، تأكد من دعم الآخرين. تحكم في التوقعات ، واكتب رسائل بريد إلكتروني ذكية عاطفياً ، وتحلى بالصبر. اقرأ نصائح آداب البريد الإلكتروني الخاصة بنا للحصول على بعض الإرشادات.
كن الحل للتوتر عبر البريد الإلكتروني ، وليس المشكلة.
الكلمة الأخيرة في التعامل مع قلق البريد الإلكتروني
القلق من البريد الإلكتروني مشكلة حقيقية ولن تختفي. يعتبر مستوى معين من القلق من البريد الإلكتروني في العمل جزءًا لا مفر منه في معظم الوظائف ، ولكن إذا كان الخوف من رسائل البريد الإلكتروني يؤثر على صحتك العقلية والجسدية ، فيجب عليك التصرف.
تعتمد الطريقة الدقيقة للتغلب على قلق البريد الإلكتروني على سبب خوفك من البريد. اقض بعض الوقت في استكشاف الأسباب التي تسبب قلق البريد الإلكتروني لديك وفهمها وتتبعها ، ثم استخدم نصائحنا لإيجاد الحلول المناسبة لك.