كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية مع الأمثلة

كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية ليست سهلة خاصة لغير الناطقين باللغة الإنجليزية ، ولكنها مهارة أساسية يمكن أن تفيدك شخصيًا ومهنيًا.

إذن ، كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية؟ بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى تعلم العديد من القواعد والاتفاقيات الخاصة بالبريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية. يجب أن تتعرف على تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية بما في ذلك تحيات البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية والعبارات الختامية. عندما تعرف كيفية بدء وإنهاء رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية ، يجب أن يكون لديك عبارات البريد الإلكتروني الشائعة الإنجليزية في جيبك الخلفي وأن تفهم آداب البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية من أجل الظهور دائمًا على أنها مهذبة ومحترفة.

لمساعدتك على تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية بشكل أكبر ، سنزودك بأمثلة بالبريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية تغطي كيفية كتابة البريد الإلكتروني الرسمي والمهني وغير الرسمي باللغة الإنجليزية. هذا الدليل التفصيلي حول كتابة البريد الإلكتروني سوف يتصدره مثال على كيف يمكن لأداة Flowrite's AI للكتابة أن تساعدك على إيصال رسالتك بفعالية باستخدام اللغة الإنجليزية الصحيحة نحويًا والمثالية.

كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

لتبدأ ، سنقوم بتفكيك تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية الذي يغطي تحيات البريد الإلكتروني والجسم وعبارات إغلاق البريد الإلكتروني والتوقيع.

تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية هي ما يصفه الأكاديميون بأنه "شكل إلزامي للغاية للتواصل الكتابي". ببساطة ، هناك قواعد قوية وراسخة تملي تنسيق رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية.

ظهرت معظم هذه القواعد في العصر الفيكتوري ، لذا فليس من المستغرب أن يكون تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية يتبع بشكل وثيق تنسيق الخطاب الرسمي. عادةً ما يتكون البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية من خمسة عناصر:

1. سطر الموضوع
2. التحية الرسمية أو غير الرسمية
3. نسخة الجسم
4. العبارة الختامية
5. التوقيع
   

يرشدك هذا المقال خلال كل جزء ويقدم أمثلة على هياكل البريد الإلكتروني التي توضح نقاطنا. في النهاية ، يجب أن تفهم كيفية تنسيق رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية.

لماذا يجب علي تنسيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي؟

من الخارج ، قد يبدو تنسيق خطاب البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية غريبًا. ومع ذلك ، بمجرد فهمك للقواعد ، فإنه يجعل إنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة أسهل وأسرع للجميع ، كما وجدت هذه الدراسة في كتابة الرسائل.

ولكن لماذا تهتم بتنسيق رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية؟ فيما يلي خمسة أسباب:

1. إنها احترافية: قواعد وأعراف البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية هي ممارسة مهنية مقبولة. بينما تتمتع بحرية الكتابة كيفما شئت ، فإن اختيارك لنمط البريد الإلكتروني ونبرة الصوت والتنسيق ينقل رسالة إلى المستلم.
2. إنها أكثر فاعلية: يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني غرض ، في معظم الحالات ، لاستنباط إجراء ما. يوفر استخدام تنسيق اللغة الإنجليزية المعمول به بنية بسيطة وواضحة لنقل رسالتك التي من المحتمل أن تحصل على الاستجابة أو النتيجة التي تريدها.
3. يقلل من التوتر والقلق: "إذا تمكن المستخدم من فهم رسالة ما ، فمن غير المرجح أن يتواصل معك لطرح الأسئلة عبر قناة أخرى ، ومن المرجح أن يفعل الشيء الذي تطلبه الرسالة منه" ، كما تقول حكومة المملكة المتحدة . إن ذكر ما تريده بوضوح ولماذا يعني أن القارئ لا يحتاج إلى ملء الفجوات أو وضع افتراضات.
4. الأمر أسهل: فهم كيفية تنسيق رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية يجعل كتابتها أكثر سهولة. لا داعي للقلق بشأن كيفية مخاطبة شخص ما أو تسجيل الخروج ؛ لقد تقرر بالفعل بالنسبة لك. إنه يترك لك الوقت للتركيز على جوهر رسالتك.
5. إنه أسرع: بمجرد فهم اللبنات الأساسية للبريد الإلكتروني الرسمي ، تصبح كتابتها أمرًا سهلاً وسريعًا. قد يوفر لك هذا ساعات إذا كنت مثل العامل العادي الذي يقضي نصف يوم عمله في كتابة رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن توفر لك أدوات مثل Flowrite مزيدًا من الوقت ، مما يؤدي إلى إنشاء رسائل بريد إلكتروني منسقة تمامًا وحرة التدفق تحصل على نتائج في ثوانٍ.
   

يوفر فهم كيفية تنسيق رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية الأساس الأساسي لجميع المراسلات. لكن ، بالطبع ، لك الحرية في تغيير أو تكييف أو تجاهل أي جزء من هذا ، إذا تطلب الموقف أو الظروف ذلك.

تتغير اللغة وتتطور ، مما يمنحك الحرية والمرونة لتشكيل المراسلات لكل جمهور. على سبيل المثال ، "قوانين" اللغة ليست ثابتة ، كما يقول الأكاديميون. بدلاً من ذلك ، يريد القراء أن يكونوا قادرين على الوصول إلى المعلومات بسرعة ، الأمر الذي "أثر على هيكل ووظيفة رسائل البريد الإلكتروني" ، كما قال الباحثون. بشكل أساسي ، إذا كانت هناك طريقة أفضل لتوصيل رسالتك بدلاً من الالتزام بالقواعد ، فلا تتردد في استخدامها.

كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية

الطريقة التقليدية لبدء بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية هي استخدام كلمة "عزيزي". في الماضي ، يُنصح باستخدام لقب (السيد ، السيدة ، إلخ) في الماضي ، لكن الأمور قد تطورت. يمكن أن تسبب المصطلحات الجنسانية مثل السيد والسيدة إساءة ، لذلك نحتاج إلى إيجاد طريقة أخرى لتعريف مستلمي البريد الإلكتروني بأنفسنا.

تعتمد تحيات البريد الإلكتروني المختلفة باللغة الإنجليزية على ما إذا كنت تخاطب فردًا تعرفه ، أو شخصًا لا تعرفه ، أو مجموعة (منظمة أو فريق أو عنوان بريد إلكتروني مجهول ، على سبيل المثال).

فيما يلي بعض الطرق لكتابة تحيات البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية.

إذا كنت تعرف الاسم الكامل لشخص ما ، فيجب عليك استخدامه. لذا ، بدلاً من "عزيزتي السيدة روبرتس" ، اكتب:

• عزيزتي سارة روبرتس
  

تقترح العديد من المدونات والمقالات الخاصة بكتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية الرسمية القديمة استخدام "سيدي العزيز" أو "سيدتي العزيزة" إذا كنت لا تعرف الشخص الذي تكتب إليه. ومع ذلك ، نحن نختلف. هذا عفا عليه الزمن وغير ضروري. إذا لم تتمكن من العثور على الاسم الكامل لشخص ما (LinkedIn هو صديقك هنا) ، فابحث عن طريقة أخرى لمخاطبته.

فيما يلي بعض الأمثلة لمخاطبة شخص لا تعرف اسمه:

• عزيزي مدير التسويق
• عزيزي قائد الفريق
  

إذا كنت تخاطب مجموعة ، فابحث عن طريقة مناسبة لإشراكهم ، مثل:

• فريقي العزيز
• عزيزي مديرية التسويق
• عزيزي فريق الشكاوي
  

يتساءل الكثير من الأشخاص عما إذا كان يمكنك استخدام كلمة "مرحبًا" كتحية في رسالة بريد إلكتروني رسمية ، ويمكنك فعل ذلك. إذا كنت تعرف الشخص أو لا تكتب في سياق أو صفة رسمية ، فهذا هو اختيارك.

هيئة البريد الإلكتروني

نص الرسالة الإلكترونية هو المكان الذي تشرح فيه مغزى الرسالة. لا توجد قواعد صارمة وسريعة لأن كل بريد إلكتروني يختلف قليلاً. مع ذلك ، هناك تدفق طبيعي للمعلومات في رسالة بريد إلكتروني رسمية باللغة الإنجليزية:

• قدم نفسك - الاسم والمسمى الوظيفي والمنظمة ضرورية إلى حد كبير
• اشرح سبب مراسلتك عبر البريد الإلكتروني - وضح سبب اتصالك بشخص ما
• قل ما تريد - إذا كنت تريد شيئًا في المقابل (رد ، مستند ، صورة ، إلخ) ، فاطلب ذلك
• الخطوات التالية - صف ما يحدث الآن ، مع توفير إطار زمني. إذا كنت تتوقع ردًا ، فكن واضحًا عندما تتوقع ردًا. لا تترك القارئ في حيرة من أمره
  

من السهل رؤية هذا على الصفحة ، لذا تأكد من مراجعة الأمثلة أدناه لترى كيف استخدمنا هذا التنسيق لإنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة باللغة الإنجليزية.

عبارات إغلاق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

يعتمد نوع العبارة الختامية التي تستخدمها في رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية على ما إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا أم غير رسمي. لنلقِ نظرة على كلا النوعين من رسائل إغلاق البريد الإلكتروني أدناه.

كيفية إنهاء بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية

هناك شيئان فقط تحتاج إلى معرفتهما حول إنهاء بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية:

• إذا كنت تعرف اسم الشخص ، يمكنك استخدام النهاية "المخلص لك".
• إذا كنت لا تعرف الشخص (أو تكتب إلى منظمة أو عنوان بريد إلكتروني جماعي) ، فأنت تستخدم "ملكك بأمانة".
  

كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني غير رسمية باللغة الإنجليزية

بحكم طبيعتها ، لا تخضع رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية للقواعد ، لذا فأنت حر في كتابة ما تريد. ومع ذلك ، فإن بعض العبارات المألوفة التي قد تجدها شائعة الاستخدام عند إنهاء رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية.

تتضمن بعض عمليات تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني التي قد تختار استخدامها ما يلي:

• أطيب التحيات
• مع أطيب التحيات
• إنني أتطلع إلى الاستماع منك
• الرجاء الاتصال بي للحصول على مساعدة إضافية

توقيع البريد الإلكتروني

يوفر توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي المعلومات الأساسية التي يحتاج القارئ إلى معرفتها عنك ، بما في ذلك:

• اسمك
• عنوان وظيفي
• منظمة
• بيانات المتصل
  

يجب أن يتضمن كل توقيع بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية ما يلي ، ولكن لديك الحرية في إضافة المزيد ، بما في ذلك:

• تفاصيل المؤهلات
• الضمائر المختارة
• روابط وسائل التواصل الاجتماعي

عبارات البريد الإلكتروني الإنجليزية الشائعة

يمكنك كتابة كتاب كامل بعبارات البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية ، لكننا نحتاج إلى إيجاز الأمور لأغراض هذه المدونة (ولمنعك من الشعور بالملل). فيما يلي بعض العبارات المفيدة باللغة الإنجليزية للأعمال التي قد ترغب في تضمينها في رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية:

• أنا أكتب لأخبرك عن
• أنا اتصل بك لتأكيد ذلك
• هذه مجرد رسالة بريد إلكتروني قصيرة لتوضيح ذلك
• مجرد تذكير سريع بذلك
• هذا البريد الإلكتروني لإعلامك بذلك
• سأعاود الاتصال بك لتزويدك ببعض المعلومات الإضافية
• المرفقة هي المعلومات التي طلبتها
• أرحب بأفكارك في
  

هناك بعض العبارات الإنجليزية غير الرسمية للبريد الإلكتروني والتي قد تقرأها وتختار استخدامها بنفسك:

• عظيم للحاق بالركب
• أنا آمل أن تكونوا قد كبيرا فى نهاية الاسبوع
• أتمنى أن تكون جيد
• آمل ان كل شيء على ما يرام معك
• جميل أن نسمع منك
• لقد سررت لتلقي رسالتك

آداب البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

تحدد القواعد الرسمية لقواعد اللغة الإنجليزية كيفية هيكلة البريد الإلكتروني ، بما في ذلك التحيات وتدفق المعلومات والتسجيلات المناسبة. تصف آداب البريد الإلكتروني القواعد غير المكتوبة التي تساعدك على صياغة رسائل أفضل وتشكيلها.

فيما يلي 10 قواعد ونصائح حول آداب البريد الإلكتروني يحتاج كل كتاب البريد الإلكتروني الإنجليزي إلى معرفتها.

1. اكتب سطر موضوع احترافي - قدم أكبر قدر ممكن من المعلومات حول رسالتك في سطر الموضوع
2. اجعل الرسائل قصيرة ومباشرة - قم بزيادة حدة رسائلك وإزالة المعلومات غير الضرورية
3. لا تحاول أن تكون مضحكا - النكات مقبولة بين الأصدقاء ، لكن الدعابة لا تسافر دائمًا ، لذلك لا تهتم
4. الحدود القصوى - قلل عدد الأحرف الكبيرة التي تستخدمها واكتبها في حالة الجملة حيثما أمكن ذلك
5. تجنب علامات التعجب - تحظى علامات التعجب بشعبية على وسائل التواصل الاجتماعي ولكن يجب استخدامها باعتدال في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وغير الرسمية باللغة الإنجليزية
6. احترم الاختلافات الثقافية - عند الكتابة إلى أي شخص ، احترم الاختلافات الثقافية في رسائلك
7. تجنب المصطلحات الجنسانية - لم يعد من المناسب استخدام مصطلحات مثل السيد والسيدة والسيدة ، لذا تجنبها
8. استخدم خطوط قياسية - لا تستخدم خطًا مجنونًا أو محيرًا ؛ التمسك بالخطوط الاحترافية لجميع الرسائل
9. تحقق دائمًا من كل رسالة - تحقق من رسائلك قبل إرسالها (وتحقق مرة أخرى للتأكد!)
10. تقييد أحجام المرفقات - يمكن أن تصبح علب البريد الإلكتروني فوضوية ، ولن تساعد مرفقات البريد الإلكتروني الكبيرة ، لذلك لا ترسل ملفات كبيرة
    

يمكن أن يمثل اتباع آداب البريد الإلكتروني تحديًا لنا جميعًا ، ولهذا السبب قمنا بإنشاء دليل مفصل لبعض القواعد غير المكتوبة التي تحكم رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية.

القواعد النحوية لكتابة البريد الإلكتروني

تخضع اللغة الإنجليزية لقواعد نحوية يمكن أن تكون مربكة للجميع في بعض الأحيان. بينما لا تحتاج إلى فهم جيد للغة الإنجليزية لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة ، فإن فهم الأساسيات أمر ضروري.

إليك 10 أشياء تحتاجها لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل باللغة الإنجليزية:

1. استخدم دائما الأحرف الكبيرة للأسماء
2. اتبع تنسيق البريد الإلكتروني الموضح أعلاه
3. ابدأ الجمل بحرف كبير ، وافصل الجمل بفاصلات ، وانتهي كل جملة بنقطة
4. اجعل الجمل قصيرة
5. يجب أن تحتوي كل جملة على موضوع (يوحنا) ، فعل (يقرأ) مفعول به (كتب)
6. استخدم الصوت النشط لإشراك القارئ. يمكن أن تساعدك أدوات مثل Flowrite في إشراك المستخدمين بشكل مباشر وواضح
7. لا تستخدم الرموز التعبيرية
8. قسّم القوائم إلى نقاط لتيسير فهم المعلومات للقراء
9. اشرح الاختصارات عند استخدامها
10. لا تستخدم الكلمات البذيئة

أمثلة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

لقد قدمنا ​​دليلاً شاملاً حول كيفية هيكلة وكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة باللغة الإنجليزية. الآن ، دعنا نضع بعض هذه القواعد موضع التنفيذ ونوضحها ببعض الأمثلة عن كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية ، وبريد إلكتروني احترافي باللغة الإنجليزية ، وبريد إلكتروني غير رسمي باللغة الإنجليزية.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا باللغة الإنجليزية

لقد غطينا أساسيات كتابة بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية أعلاه ؛ وإليك كيف يعمل. في مثال البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية هذا ، نطلب منتجات من أفراد وشركات نعرفها بالفعل.

كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي باللغة الإنجليزية

في العمل ، الوقت هو المال ، لذا فإن البريد الإلكتروني الاحترافي المثالي باللغة الإنجليزية قصير وواضح ومباشر. إذن ، هذا مثال على كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي باللغة الإنجليزية.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا غير رسمي باللغة الإنجليزية

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني غير رسمية ، فأنت لست مقيدًا بالقواعد ويمكنك أن تكون أكثر حرية في طريقة تواصلك ومراسلتك. إذن ، هذا مثال على بريد إلكتروني دافئ وودود لشخص تعرفه.

تحسين مهارات كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

أفضل طريقة لمعرفة كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية هي قراءة (وكتابة) أكبر عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني. تحقق من العينات عبر الإنترنت ، أو اشترك في القوائم البريدية ، أو اقرأ البريد الوارد مرة أخرى للتعرف على أمثلة البريد الإلكتروني الإنجليزية التي تعجبك.

لتحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية ، تتمثل إحدى الطرق الرائعة في الاحتفاظ بقائمة من العبارات التي تحبها وتريد استخدامها. بمرور الوقت ، ستجد أن هذا يساعدك على فهم اللبنات الأساسية لرسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية وتحسين مفرداتك بالإضافة إلى مهارات القواعد ، كما يمكنك أيضًا إنشاء بنك من قوالب البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها لتوفير الوقت عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية . يمكن أن يساعدك هذا المورد في التعرف على رسائل البريد الإلكتروني الناجحة (وغير الناجحة) ، مما يساعدك على تطوير أسلوبك الخاص في كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية.

أخيرًا ، يجب أن نسن القرن الخاص بنا. تحتوي مدونة Flowrite على العشرات والعشرات من المقالات حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية والمهنية باللغة الإنجليزية. إنها تغطي جميع جوانب الاتصال اليومي اللازمة في مختلف الوظائف ويمكن أن تساعدك على أن تصبح أكثر إنتاجية في العمل وحياتك الشخصية.

ومع ذلك ، هذا ليس كل شيء. يمكن أن يساعدك مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي الخاص بنا على التواصل بثقة عن طريق تحويل التعليمات القصيرة إلى رسائل بريد إلكتروني جاهزة للإرسال بلغة إنجليزية مثالية. إذا كنت لا تصدقنا ، فراجع مثال Flowrite في العمل أدناه. كما ترى ، يمكن أن يكون الأمر سهلاً مثل النقر فوق الزر.

نأمل أن يكون منشور المدونة هذا قد ساعدك في تعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية. إذا وجدت ذلك مفيدًا ، فنحن نقترح عليك وضع إشارة مرجعية على هذه الصفحة لتحديث ذاكرتك في حالة وجود شكوك حول قواعد اللغة أو آداب السلوك أو العبارات أو تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية. لتخفيف أي شكوك تأكد من تجربة Flowrite وابدأ في زيادة سرعة اتصالاتك اليومية.