آداب البريد الإلكتروني للعلاقات العامة

لقد أمضيت مؤخرًا ساعتين في تنظيف صندوق البريد الإلكتروني الوارد الخاص بي من رسائل البريد الإلكتروني القديمة. تم إجباري على هذه الخطوة من خلال شرائي لجهاز كمبيوتر جديد ورغبتي في تنظيف جهاز الكمبيوتر القديم من الملفات غير المفيدة. خلال عملية التطهير ، التي كانت الأولى من نوعها منذ أكثر من عامين ، صادفت مئات البيانات الصحفية ورسائل البريد الإلكتروني من موظفي العلاقات العامة. لقد حذفت العديد من هؤلاء وفي أثناء هذه العملية ، توصلت إلى بعض قواعد البريد الإلكتروني المقترحة لأفراد العلاقات العامة.

1 . ضع سطر موضوع في بريدك الإلكتروني : أنا ببساطة لا أفهم لماذا يرسل الناس رسائل بريد إلكتروني بدون سطر موضوع. الغرض من سطر الموضوع هو إعلام المستلم بموضوع الرسالة. إذا لم يكن هناك سطر موضوع ، فمن الواضح أنه ليس لديك ما تخبرني به.

2. مرة أخرى ، عدم وجود مرفقات : ما أجده مذهلاً تمامًا هو أن الأشخاص يرسلون رسائل بريد إلكتروني بها مرفقات ملفات ضخمة إلى المستلمين المطمئنين. لا يوجد سبب يمنع قص شيء ما على شكل مستند Word ولصقه في نص رسالة البريد الإلكتروني. إذا كان شيئًا مكثفًا من الناحية الرسومية ، فضعه على موقع ويب وقدم رابطًا.

3. قم بتضمين اسمي : اسمي ليس بيل أو بوب أو جوان أو تشاتشي. كما أنه ليس "اسم هنا" أو "أول اسم أخير". لماذا ترسل بريدًا إلكترونيًا إذا كنت لا تعرف حتى من تخاطبه؟

4. >>>>: شكرًا لك على إرسال البيان الصحفي لي : من الواضح أنك كنت كسولًا جدًا لقص ولصق الإصدار الفعلي في البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، قمت ببساطة بإرساله إليّ مع تضمين رموز الإقحام المزعجة. الغريب أن هذا أصبح إلى حد ما نقطة شائكة بين المراسلين الذين يشعرون أن هذه علامة نهائية على عدم الاحترام والكسل.

5. أوه ، سطر الموضوع هذا : من فضلك قل أنه بيان صحفي. في ما يلي مثال ، "بيان صحفي: تعلن شركة XYZ Corp عن إطلاق برنامج مزايا الشركة". ستجد في الواقع أنه من المرجح أن يقرأ الناس البيان أكثر من العنوان الرئيسي المخادع الذي يهدف إلى خداع شخص ما لفتحه. لدي "قاعدة" تم تعيينها في برنامج Microsoft Outlook الخاص بي والتي تضع أي بريد إلكتروني يحتوي على مصطلح "بيان صحفي" في مجلد خاص. أنظر في هذا المجلد مرتين على الأقل كل يوم.

6. التدقيق الإملائي : من السيء أن يرتكب الصحفيون الكسالى مثلي أخطاء إملائية ونحوية. قم بإجراء تدقيق إملائي قبل إرسال بريدك الإلكتروني واستغرق دقيقة واحدة لقراءة البريد الإلكتروني بالفعل قبل إرساله. لقد وجدت عددًا من رسائل البريد الإلكتروني التي أخطأ فيها الأشخاص في كتابة اسم عميلهم. في إحدى الحالات ، لم أتمكن من معرفة اسم الشركة لأن الشخص قام بتهجئتها بشكل مختلف عدة مرات واستخدم عناصر مختلفة للعلامة التجارية (الأحرف الكبيرة والواصلة).

7. أنت محترف ، تصرف كواحد : رسائل البريد الإلكتروني التي تبدأ بتحية "Yo!" هي ما أتوقعه من أصدقائي ، وليس من أشخاص لم أقابلهم من قبل.

8. إنها ليست الكمية ، بل الجودة : رسائل البريد الإلكتروني الطويلة مزعجة ومضيعة للوقت. نصل إلى النقطة ونهايه هناك.

9. الاتصال ، من فضلك : وجدت ما لا يقل عن مائة بريد إلكتروني حيث لم يضع الأشخاص معلومات الاتصال الخاصة بهم. لقد وجدت أيضًا بعض الأحداث الغريبة حيث لم يضع الأشخاص رمز منطقة لرقم هاتفهم.

10. الرجاء التوقف عن مراسلتي عبر البريد الإلكتروني : لقد طلبت مرارًا وتكرارًا لإزالتي من القوائم الصحفية المختلفة ونادرًا ما يتم سماع مناشدتي بحذفها. حافظ على تحديث قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك وكمجاملة مهنية ، يرجى إزالة الأشخاص عندما يطلبون ذلك.

11. نعم ، لقد تلقيت بريدك الإلكتروني : إرسال بريد إلكتروني إلى صحفي ثلاث مرات وسؤاله عما إذا كان قد تلقى بريدك الإلكتروني لا يعد استخدامًا جيدًا لوقتك. أدرك أن العديد من العاملين في العلاقات العامة يحتفظون بقوائم للمشاريع التي يقومون بتحديثها بانتظام. أعلم أنه بجوار اسمي عادة ما يكون هناك شيء مثل ، "البريد الإلكتروني المرسل ، الاتصال ، لا يوجد رد". هل حصلت على الصورة؟ إغراق البريد الوارد لشخص ما بعدد لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني هو طريقة لوضعها في مجلد البريد العشوائي.

12. إخفاء قائمة التوزيع الخاصة بك : توجد وظيفة "BCC" لسبب ما. رؤية قائمة توزيع طويلة ليس فقط أمرًا مزعجًا ، ولكنه غير حكيم من الناحية الاستراتيجية. الآن أعرف ما الذي شاهده الصحفيون الآخرون ويمكن أن يكتبوا عن هذا الموضوع. على هذا النحو ، ليس لدي اهتمام بالكتابة عن هذا الموضوع.

13. هل أه ياهو !؟ : ربما يكون هذا أمرًا صعبًا تمامًا ، لكن لدي مشكلة مع النشرات أو الشركات التي تستخدم خدمات البريد الإلكتروني المجانية. والشيء الآخر هو أنه يبدو غريباً بالنسبة لي أن الشركة ليس لديها خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بها. لقد فهمت أن gmail هو خدمة بريد إلكتروني رائعة ولكنها تقدم تطبيقات Google التي يمكنك استخدامها ضمن نطاقك الخاص. أعتقد أن أي شخص في العلاقات العامة ليس لديه موقع ويب أو عنوان بريد إلكتروني على نطاقه الخاص لا يقوم بعمله بشكل صحيح.

14. خالي من الفيروسات على خبز القمح : بيان صحفي مع مرفق استلمته مؤخرًا أصاب جهاز الكمبيوتر الخاص بي بفيروس (على الرغم من وجود برنامج مكافحة فيروسات وجدار ناري). أعتقد أنني مجنون؟

15. هل هي حقا أولوية عالية؟ : 'قال ناف.

16. التنسيق في نص عادي : يمكن أن يؤدي إدخال شعار شركتك أو استخدام الرسومات في نص رسالة البريد الإلكتروني إلى جعل البريد الإلكتروني مرهقًا. قد لا تظهر هذه الصور أيضًا بشكل صحيح في بعض برامج البريد الإلكتروني وسيظهر البريد الإلكتروني بطريقة تجعله غريبًا أو حتى غير قابل للقراءة تمامًا.

17. استخدم البريد الإلكتروني بحكمة : اقرأ كتاب إيسوب "الفتى الذي بكى وولف".

18: استهدف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل صحيح : ليس لدي أدنى فكرة عن سبب تلقي مئات البيانات الصحفية حول شركات التكنولوجيا الحيوية (لا أغطي الموضوع أبدًا) أو رسائل البريد الإلكتروني التي تتيح لي الفرصة لمقابلة حكام برنامج American Idol.

19. رسائل البريد الإلكتروني الشخصية ليست كذلك: أنت لا تعرفني ، لذا ألن يكون غريباً إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا مني أطلب منك فيه مساعدتي في العثور على شقة أو وظيفة جديدة لصديق؟

20. كن حذرا مما تقدمه : لقد صُدمت لرؤية عدد من موظفي العلاقات العامة قد أرسلوا لي مواد سياسية ودينية. في إحدى الحالات ، أرسل لي أحد النيران بعض الرسائل الإلكترونية العشوائية المشحونة سياسياً حول إسرائيل وفلسطين. لم تخف قائمة التوزيع ولاحظت الكثير من أنواع الفضة والذهب و Wein الأخرى في القائمة. عادةً ما لا يكون ما ترسله إلى أصدقائك وعائلتك مناسبًا لإعادة توجيهه إلى جهات الاتصال المهنية.

كما هو الحال دائمًا ، آمل أن تكون هذه "القواعد" مفيدة. أدرك أن معظم الأشخاص يستخدمون البريد الإلكتروني بحكمة في بيئة احترافية ، ولكن هناك الكثير ممن لا يفعلون ذلك وينعكسون بشكل سيء على أولئك الذين يعتمدون على وسيط عملنا.

كان بن سيلفرمان سابقًا كاتب عمود في أخبار الأعمال لصحيفة نيويورك بوست ومؤسس / ناشر DotcomScoop.com.

قم بتنزيل خمسة (5) كتب إلكترونية مجانية للعلاقات العامة والإصدارات الصحفية (بقيمة 67 دولارًا) من هنا: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/