25 قواعد ونصائح لإتيكيت البريد الإلكتروني يحتاج كل محترف إلى معرفتها
نشرت: 2022-03-22نظرًا لأن البريد الإلكتروني يستغرق ما يصل إلى 28٪ من متوسط وقت المحترف ، غالبًا ما يتجاهل الأشخاص آداب البريد الإلكتروني باسم الإنتاجية. ومع ذلك ، هناك مجموعة من القواعد والنصائح التي يجب اتباعها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بغض النظر عن مدى انشغالك. في الواقع ، لن تسمح لك آداب البريد الإلكتروني الصحيحة بالحفاظ على الاحتراف فحسب ، بل يمكنها أيضًا أن تجعل اتصالاتك أكثر فعالية وتساعد الشركة على تجنب الأخطاء المكلفة.
بحلول الوقت الذي تقرأ فيه منشور المدونة هذا ، ستعرف أن كل ما تحتاج لمعرفته حول آداب البريد الإلكتروني يمكن أن يتجاوز ما تعلمته إلى زملائك في العمل.
ما هي آداب البريد الإلكتروني؟
آداب البريد الإلكتروني تعني المبادئ التي توجه سلوكنا عند إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني. تتضمن مدونة قواعد السلوك هذه إرشادات تتعلق باللغة والتهجئة والقواعد والأخلاق المناسبة. تعتمد الآداب الصحيحة على من تراسله عبر البريد الإلكتروني. في مكان العمل ، من الآمن دائمًا أن نخطئ في الجانب الرسمي من هذه الاتفاقيات.
لماذا آداب البريد الإلكتروني مهمة؟
سيساعدك الالتزام بآداب البريد الإلكتروني على تأسيس الاحتراف وبناء علاقات أقوى في مكان العمل وتمثيل صاحب العمل بشكل جيد. كما أنه سيجعل الاتصالات أكثر كفاءة ويمنعك أنت ورجال الأعمال من الوقوع في المشاكل. سيساعدك التعرف على آداب البريد الإلكتروني الاحترافية على التواصل باحترام مع الآخرين والنجاح في حياتك المهنية.
1. اكتب سطر موضوع واضح
نظرًا لأن العديد منا مدفون باستمرار في صناديق البريد الوارد لدينا ، يمكن أن يكون لسطر الموضوع تأثير كبير على ما إذا كان سيتم فتح بريدك الإلكتروني أم لا.
للالتزام بآداب البريد الإلكتروني ، اهدف إلى سطر موضوع واضح وقصير يصف موضوع بريدك الإلكتروني في كلمتين أو جملة موجزة. استخدم معرّفات مثل "الاقتراح" و "التطبيق" التي تخبر المستلم على الفور بوضوح ما يمكن توقعه من بريدك الإلكتروني. تزداد احتمالية قراءة سطور الموضوع التي توفر فائدة ، لذا اجعلها عملية.
مهما فعلت ، لا ترسل أبدًا بريدًا إلكترونيًا بدون سطر الموضوع. إنه انتهاك واضح لآداب البريد الإلكتروني المناسبة. إن رؤية "بلا موضوع" يضمن تقريبًا أن المستلم سينقل رسالتك مباشرة إلى سلة المهملات لأنها تبدو مريبة.
2. ابدأ بتحية مهنية
تعتمد أفضل طريقة لتحية شخص في رسالة بريد إلكتروني دائمًا على علاقتك به والموضوع محل البحث. تختلف الطريقة المناسبة لبدء بريد إلكتروني بشكل احترافي من رسمي إلى غير رسمي ، لكن يجب ألا تصادف أبدًا غير رسمي.
تتضمن بعض التحيات الأكثر شيوعًا ما يلي:
- عزيزي السيدة / السيدة / السيد. <اسم العائلة> ،
- مرحبًا <First name> ،
- مرحبًا <الاسم الأول> ،
قائمة التحيات غير الرسمية التي تعتبر آداب بريد إلكتروني سيئة تتراوح من "Heya" و "Yo" إلى اسم المستلم فقط - وثق بنا ، فأنت لا تريد ارتكاب خطأ في آداب البريد الإلكتروني.
3. لا تنسى تقديم نفسك
لا يجب أن تفترض أبدًا أن المستلم يعرف من أنت. خاصة إذا اتصلت بشخص لا تعرفه للمرة الأولى ، فمن جزء من آداب البريد الإلكتروني أن تبدأ نص بريدك الإلكتروني بمقدمة موجزة - سيفي سطر قصير أو سطرين يغطيان المعلومات ذات الصلة بالغرض. إذا كنت تعرف المستلم ولكنك غير متأكد تمامًا مما إذا كان اسمك يدق جرسًا له ، فابحث عن طريقة لتذكر آخر مرة تحدثت فيها أو ذكّره بكيفية معرفة بعضكما البعض.
4. اجعلها قصيرة
نظرًا لأن موظف المكتب العادي يتلقى أكثر من 100 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، فلا أحد لديه الوقت لقراءة الرسائل الطويلة.
أسوأ شيء يمكنك القيام به هو جعل المستلم يتصفح البريد الإلكتروني بالكامل لمعرفة ما تدور حوله رسالتك. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون واضحًا بشأن الغرض من بريدك الإلكتروني من خلال ذكره في البداية. وضّح وجهة نظرك بسرعة ، ولا تكن كلامًا شديد اللهجة ، واستخدم جملًا قصيرة تقرأ جيدًا. من الناحية المثالية ، يحتوي بريدك الإلكتروني على هدف واحد فقط ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى تغطية مواضيع مختلفة ، ففكر في اختصارها إلى نقاط.
عندما تعتقد أنك انتهيت ، خذ وقتك في تعديل رسالتك للتأكد من أنها واضحة وحذف جميع الكلمات غير الضرورية. إذا كنت لا تزال تعتقد أنه طويل جدًا ، ففكر فيما إذا كانت هناك قناة أفضل من البريد الإلكتروني للتواصل حول الموضوع.
5. الامتناع عن الدعابة
بدون النغمة والتعبير المناسبين لمرافقتهم ، حتى أكثر خطوط الضرب المضحكة يمكن أن تهبط على بعد أميال من هدفها.
لهذا السبب غالبًا ما تضيع الفكاهة في الترجمة في البريد الإلكتروني. السخرية خطيرة بشكل خاص في التنسيق المكتوب ، حيث يمكن للقارئ أن يفسر لك حرفيًا بمعنى العكس الذي قلته للتو. يجب أن تتجنب المزاح في بريد إلكتروني احترافي إلا إذا كنت شديد التقيد بالمستلم.
لا يتعلق الأمر حتى بخطر سوء الفهم - ما تجده مضحكًا ليس بالضرورة مضحكا للمتلقي.
6. هيكلة البريد الإلكتروني بشكل صحيح
يجب أن يشتمل البريد الإلكتروني الاحترافي على سطر الموضوع ، والترحيب ، والجسم ، والتوقيع ، والتوقيع. يمكن اعتبار الابتعاد عن هذا الهيكل انتهاكًا لآداب البريد الإلكتروني. يجب عليك دائمًا فصل هذه الأجزاء بفواصل الفقرات لجعل رسالتك سهلة الفهم.
استهدف توصيل رسالتك بحيث لا يزيد نص الرسالة الإلكترونية عن ثلاث فقرات. نظرًا لأن الأشخاص يميلون إلى "مسح" رسائل البريد الإلكتروني بحثًا عن شيء مثير للاهتمام للتعمق فيه بدلاً من قراءتها كلمة بكلمة ، ابدأ كل فقرة بإبراز أهم شيء. تذكر أيضًا ترك سطر فارغ بين الفقرات لتحسين إمكانية القراءة.
في حالة شعورك بخطر زيادة المعلومات ، ففكر في استخدام النقاط النقطية أو القوائم المرقمة لإضفاء مزيد من الهيكل على كتاباتك ، وتفكيك الأقسام المليئة بالكلمات. إذا كنت تستخدم الخط الغامق لإبراز ما هو أكثر أهمية ، فلا تستخدمه أبدًا لأكثر من كلمة أو عبارة واحدة لكل بريد إلكتروني.
7. استخدام حالة الجملة
استخدام حالة الجملة يعني كتابة الحرف الأول من الكلمة الأولى بأحرف كبيرة في الجملة وأي أسماء علم.
كان رائعا الكلام معك. إنني أتطلع إلى معرفة المزيد عن خطط تسعير Corpod قريبًا.
يعد استخدام الأحرف الكبيرة بطريقة تقليدية جزءًا من آداب البريد الإلكتروني للأعمال ، لذلك يجب ألا تغادرها. تذكر أن الكتابة بالأحرف الكبيرة في العمل تعتبر أيضًا خطأً زائفًا.
8. انتبه لهجتك
إنه ليس فقط ما تقوله ولكن كيف تقوله.
كن مقصودًا في اختياراتك للكلمات وفكر دائمًا في كيفية تفسير المستلم لها. نظرًا لأنه لا يمكنك الاعتماد على تعابير الوجه والتنغيم لإيصال الرسالة ، ابذل جهدًا إضافيًا لتظهر على أنها إيجابية.
بالإضافة إلى الامتناع عن الدعابة ، لا تستخدم الكلمات والصفات السلبية التي يمكن أن تجعلك تبدو أكثر عاطفية مما أنت عليه في الواقع.
9. اكتب كأن لا شيء سري
ابتعد عن مناقشة الموضوعات الحساسة أو المعلومات السرية عبر البريد الإلكتروني حيث يمكن أن تقع في الأيدي الخطأ بسهولة. بغض النظر عن هوية المستلم ، لا يجب أن تثق في أنه الشخص الوحيد الذي سيرى بريدك الإلكتروني على أنه تسريب يمكن أن يكون مجرد إعادة توجيه عرضي أو نسخة. من الأفضل دائمًا أن تكون آمنًا على أن تكون آسفًا ، لذا فإن التوجيه الجيد لآداب البريد الإلكتروني للأعمال هو عدم كتابة بريد إلكتروني لا تريد أن يقرأه العالم بأسره.
10. احتفظ بعلامات التعجب !!!
أنت بالتأكيد لا تصرخ كثيرًا في العمل ، أليس كذلك؟ لهذا السبب يجب أن تكون متيقظًا عند استخدام علامات التعجب في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. السبب الحقيقي الوحيد لاستخدامه هو التعبير عن الإثارة - وهذا لا يتطلب أكثر من علامة تعجب. يمكن أن يجعلك استخدام أكثر من رسالة بريد إلكتروني تبدو غير محترف ، ولا حتى لذكر إنهاء جملة مع عدد منهم.
11. انتبه للاختلافات الثقافية
يمكن أن يحدث سوء الفهم بسهولة بسبب الاختلافات الثقافية.
يكون الخطر أكبر في الكلمات المكتوبة حيث لا توجد لغة جسد مرافقة للرسالة. لهذا السبب يجب أن تحاول التعرف على ثقافة المستلم عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما في الخارج. سيساعدك استيعاب تفضيلاتهم على بناء علاقات أقوى معهم.
في بعض البلدان ، يُفضل الانتقال إلى صلب الموضوع مباشرةً. في المقابل ، في حالات أخرى ، من المعتاد التعرف على شريك العمل الجديد أولاً. يمكنك البدء في إتقان هذه الفروق الدقيقة في آداب التعامل مع البريد الإلكتروني للأعمال من خلال قراءة هذا المقال من قبل بي بي سي.
12. لا تستخدم الرموز التعبيرية
على الرغم من أن الرموز التعبيرية تلعب دورًا كبيرًا في اتصالاتنا اليومية عندما يتعلق الأمر بالرسائل الفورية ، إلا أنها لا تنتمي إلى رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. لماذا قد تسأل؟ وجد البحث أن استخدام الوجوه الضاحكة قد يجعلك تبدو أقل كفاءة ، ناهيك عن أن كل شخص يفسرها بشكل مختلف. ما لم يكن المستلم قد استخدم الرموز التعبيرية أثناء إرسال بريد إلكتروني لك من قبل ، يجب عليك الابتعاد عنها
13. تقصير عناوين المواقع
يعد لصق عناوين URL الطويلة في بريدك الإلكتروني طريقة مؤكدة لجعلها تبدو فوضوية. بالإضافة إلى جعل رسالتك أكثر صعوبة في القراءة ، فإنها تستحوذ على عقارات ثمينة. ما يجب عليك فعله هو استخدام أداة تقصير عناوين URL مثل bit.ly أو إدراج ارتباط تشعبي بدلاً من ذلك.
كان رائعا الكلام معك. إنني أتطلع إلى معرفة المزيد عن خطط تسعير Corpod قريبًا.
ملاحظة: تحقق من ذلك: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email
14. التمسك بالخطوط القياسية
تريد دائمًا أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك سهلة القراءة ، أليس كذلك؟ كل شيء يبدأ بخط نظيف. كقاعدة أساسية ، استخدم الخط القياسي لعميل البريد الإلكتروني الخاص بك.
تتضمن بعض أفضل الخطوط للبريد الإلكتروني ما يلي:
- اريال
- هيلفيتيكا
- كاليبري
- التوصيل
- تايمز نيو رومان
عندما يتعلق الأمر بلون الخط ، فإن اللون الأسود هو الخيار الوحيد. الحجم الصحيح هو إما 10 نقاط أو 12 نقطة ، اعتمادًا على طول بريدك الإلكتروني. في حالة نسخ ولصق نص إلى بريدك الإلكتروني ، تذكر مسح التنسيق ، أو قد يبدو مختلفًا عن باقي الرسالة.
15. استخدام تسجيل الخروج المهني
تعتمد أفضل طريقة لتسجيل الخروج من بريد إلكتروني دائمًا على علاقتك بالمتلقي والغرض من بريدك الإلكتروني. يجب عليك مطابقة التوقيع مع التحية وبقية رسالتك للحفاظ على نغمة متسقة. تريد دائمًا أن تكون مهذبًا ، لكن هل تريد كتابة بريد إلكتروني رسمي أو اعتباره ودودًا؟
تتضمن بعض عمليات إغلاق البريد الإلكتروني الاحترافية الأكثر شيوعًا ما يلي:
- بإخلاص،
- أطيب التحيات،
- يعتبر،
- أفضل،
- شكرا لك،
من المهم الحصول على تسجيل الخروج بشكل صحيح. إنه آخر شيء يقرأه المستلم ويمكن أن يترك انطباعًا دائمًا مشابهًا لاختتام الاجتماع أو نهاية مكالمة هاتفية.
16. تضمين التوقيع
الأقل هو الأكثر عندما يتعلق الأمر بتوقيعات البريد الإلكتروني.
يتضمن التوقيع الاحترافي اسمك الكامل ، والمسمى الوظيفي ، واسم الشركة ، والموقع الإلكتروني للشركة ، ورقم الهاتف للوصول إليك. يمكنك التفكير في طرح LinkedIn وعناوين الشوارع الخاصة بالشركة إذا كان هؤلاء يلعبون دورًا في عملك. يمر شعار الشركة أو صورتك أيضًا بآداب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. ومع ذلك ، تأكد من أن التصميم مستجيب.
قم بتضمين توقيع تلقائيًا في نهاية كل بريد إلكتروني - من الأسهل حذفه من رسالة بدلاً من إضافته يدويًا.
17. تحقق دائمًا من اسم المستلم جيدًا
لا شيء يعطي الانطباع الأول مثل كتابة اسم شخص بشكل خاطئ - أو مخاطبته بالاسم الخطأ تمامًا.
سيستغرق الأمر ثوانٍ حرفيًا ، وليس لديك عذر لارتكاب الخطأ. بالإضافة إلى تجنب هذه الأخطاء غير المبالية ، تأكد من عدم تقصير الاسم ما لم تكن متأكدًا من أن روبرت من القسم القانوني يفضل حقًا استخدام "Rob".
إذا كانت هناك أي شكوك حول هذا الموضوع ، فراجع كيفية قيامهم بالتوقيع على رسائل البريد الإلكتروني السابقة لك ، والتحقق من ملفهم الشخصي على LinkedIn أو قنوات الاتصال الداخلية.
ليس هناك أي أعذار - إن الحصول على اسم مستلم البريد الإلكتروني بشكل خاطئ هو أحد أسوأ أخطاء آداب البريد الإلكتروني.
18. لا ترسل بريدًا إلكترونيًا دون تصحيحه
لا يمكن التأكيد على نصيحة آداب البريد الإلكتروني هذه بما يكفي لأن الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية ستنعكس عليك حتماً بشكل سيء. بعد الانتهاء من الكتابة ، انتقل إلى نص البريد الإلكتروني وسطر الموضوع مرتين على الأقل للقبض على أي أخطاء. يمكنك أيضًا محاولة قراءة بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ لملاحظة الأخطاء التي لم تكتشفها عيناك.
19. كن حذرا مع المرفقات
من أهم قواعد آداب البريد الإلكتروني المتعلقة بالمرفقات أنه لا يجب إرفاق ملفات كبيرة برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. أفضل طريقة لإرسال ، على سبيل المثال ، عرض تقديمي أو مقطع فيديو هو تحميل الملف إلى خدمة سحابية مثل Google Drive أو Dropbox وتزويد المستلم برابط يسمح له بالوصول إليه. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فتأكد من ضغط الملف قبل إرفاقه بحيث يستغرق مساحة أقل في صندوق الوارد الخاص بهم. تذكر أيضًا أن تذكر المرفق في نص بريدك الإلكتروني للتأكد من أن المستلم يلاحظ ذلك.
20. BCC بشكل مناسب
يرمز BCC إلى نسخة كربونية عمياء ، ويسمح لك بإخفاء الشخص أو الأشخاص الذين تم إدخالهم في حقل BCC عن المستلمين الآخرين.
يعد استخدام BCC آداب بريد إلكتروني جيدة عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا للعديد من الأشخاص الذين لا يعرفون بعضهم البعض لأنه يتيح لك حماية خصوصيتهم. يتم استخدامه أيضًا لإزالة شخص بأدب من سلسلة رسائل ، على سبيل المثال ، بعد أن يقدمك إلى شخص آخر عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا عندما تحتاج إلى التأكيد لشخص ما أنك أرسلت بريدًا إلكترونيًا مهمًا دون تضمين الشخص في سلسلة الرسائل التالية.
يمكن أيضًا إساءة استخدام نسخة الكربون الأعمى ، ويعتبر استخدامها لأسباب خاطئة أمرًا خادعًا وسيئًا.
21. إعطاء ردود في الوقت المناسب
يمكن أن يكون البريد الإلكتروني وقتًا هائلاً لأي محترف ، ولكن الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الفور يساعد في الحفاظ على عمل الجميع وفقًا للجدول الزمني.
تعتمد نافذة الرد المناسبة على المرسل والموضوع. كقاعدة عامة ، يجب عليك الرد على زملائك في الفريق خلال نفس اليوم ، والزملاء الآخرين في غضون 24 ساعة ، وللأشخاص خارج مؤسستك بنهاية أسبوع العمل ما لم يكن ذلك عاجلاً.
خاصة إذا كنت تعمل في دور يواجه العملاء ، فيجب أن تعلم أن وقت استجابتك الطويل يمكن أن يرسل رسالة غير مقصودة حيث يتوقع ما يقرب من ثلث الأشخاص أن تستجيب الشركات لرسائل البريد الإلكتروني في غضون ساعة واحدة أو أقل.
22. استخدم "الرد على الكل" فقط عند الضرورة
نظرًا لأن موظف المكتب العادي يتلقى حوالي 121 بريدًا إلكترونيًا يوميًا ، فأنت لا تريد إزعاج الأشخاص بأي شيء غير ضروري. لذا ، في المرة التالية التي توشك فيها على الضغط على "الرد على الكل" ، توقف لتفكر فيما إذا كان كل فرد في سلسلة البريد الإلكتروني بحاجة إلى تلقي إجابتك. إذا كانت الإجابة بالنفي ، فاستخدم "رد" وانقذ الضحايا من إشعار آخر مشتت للانتباه.
23. الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
على الرغم من تدفق البريد الوارد والجدول الزمني المحموم ، من الجيد الرد على كل بريد إلكتروني موجه إليك من آداب البريد الإلكتروني. إن تجاهل رسالة بريد إلكتروني من شخص ما داخل مؤسستك أو شريك عملك أمر وقح ومن المحتمل أن تكون له عواقب. إذا أرسل إليك شخص ما رسالة بريد إلكتروني باردة ، فخصص ثانية واحدة لإعطائه إجابة حتى لو كانت "لا" مهذبة ، لأنها ستترك انطباعًا جيدًا. إذا لم تقم بذلك ، فمن المحتمل أن يؤدي ذلك إلى تلقي سلسلة من رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني. إذا لم يكونوا مراعين بما يكفي لأداء واجباتهم المدرسية ، فلا تشعر بأنك مضطر للإجابة.
24. فكر مرتين قبل إعادة التوجيه
هل تتذكر ما كتبناه سابقًا عن الموضوعات الحساسة والمعلومات السرية عندما يتعلق الأمر بآداب التعامل مع البريد الإلكتروني؟ يجب عليك دائمًا التفكير فيما إذا كان من المفترض إعادة توجيه البريد الإلكتروني والمتابعة بحذر. أيضًا ، ضع في اعتبارك ما إذا كانت الرسالة تخلق بالفعل أي قيمة للمستلم. عندما تقرر إعادة توجيه بريد إلكتروني ، من المهم تلخيص ما تمت مناقشته وإعلام المستلم بما هو مطلوب منهم. يجب عليك أيضًا تحرير أي شيء غير ضروري من البريد الإلكتروني ، مثل إشارات إعادة التوجيه وعناوين البريد الإلكتروني الأخرى وسطور الموضوع والتعليق السابق.
25. تذكر تحديد الردود خارج المكتب
إذا لم تكن متاحًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لفترات طويلة من الوقت ، فيجب عليك إعداد رسالة تلقائية خارج المكتب تتيح للأشخاص معرفة أنه لا يمكنك الرد عليها. تشمل المواقف النموذجية العطلات والمؤتمرات. من المهم تضمين تاريخ محدد عندما تعود حتى يتمكنوا من المتابعة وفقًا لذلك. يجب عليك أيضًا تقديم معلومات الاتصال الخاصة بشخص يمكن للمرسل الوصول إليه إذا كانت قضيته عاجلة. من الأفضل تضمين "خارج المكتب" أو "المعرف" في سطر الموضوع مع تاريخ عودتك.
نأمل أن تكون قد وجدت هذه المدونة على آداب البريد الإلكتروني مفيدة. نعتقد بصدق أنه من خلال معرفة أهم قواعد آداب البريد الإلكتروني للأعمال ، يمكن لكل محترف جعل الاتصالات في مكان العمل أكثر فعالية. إذا كنت تعتقد أننا فوتنا نصيحة مهمة ، فيرجى إخبارنا بذلك!