19 قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب معرفتها

آداب البريد الإلكتروني هي مجموعة من الإرشادات الاجتماعية التي تحكم التواصل المهذب والمثمر عبر البريد الإلكتروني. كما هو الحال مع آداب التعامل مع الآخرين، تعمل آداب البريد الإلكتروني على جعل المحادثات مريحة ومراعية ومهنية.

ما هي آداب البريد الإلكتروني؟

يمكن أن تختلف قواعد آداب البريد الإلكتروني في مكان العمل بين الصناعات والثقافات، على المستويين المهني والعالمي. ويمكن أن تختلف أيضًا بين الأجيال حيث تتطور آداب البريد الإلكتروني، مثل قواعد أشكال الاتصال الأخرى، بمرور الوقت. ومع ذلك، تنطبق بعض الإرشادات العامة في معظم اتصالات البريد الإلكتروني، مثل استخدام لهجة احترافية ومراجعة كل بريد إلكتروني قبل إرساله.

يعد الحفاظ على آداب البريد الإلكتروني الجيدة أمرًا مهمًا لأنه ينقل الاحترام للأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني. تمثل الآداب في جوهرها مراعاة الآخرين. من خلال آداب البريد الإلكتروني، يمكنك توصيل احترافيتك وكذلك احترافية شركتك، إن أمكن. في البريد الوارد للمستلم، يمكن أن يجعلك هذا أنت وشركتك متميزين بشكل إيجابي. تتيح لك آداب البريد الإلكتروني أيضًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها بكفاءة أكبر. فيما يلي 19 إرشادات لآداب البريد الإلكتروني يمكن أن تساعدك على كتابة رسائل بريد إلكتروني أكثر وضوحًا واحترافية تؤدي إلى نتائج أكثر إنتاجية.

19 نصيحة لآداب البريد الإلكتروني

1 - تدقيق، تدقيق، تدقيق

لا شيء يقوض احترافك مثل الخطأ النحوي أو الخطأ الإملائي في اسم المستلم. قبل إرسال بريد إلكتروني، قم بمراجعته بعناية أو استخدم Grammarly للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية والإملائية وعلامات الترقيم. تأكد أيضًا من صحة جميع التفاصيل، بما في ذلك تهجئة اسم المستلم.

2 كتابة سطر الموضوع التفصيلي

سطر الموضوع الجيد هو معاينة للبريد الإلكتروني. بدلاً من كتابة سطر موضوع غامض مثل "مرحبًا" أو "تسجيل الدخول"، قم بتوجيه رسالتك مباشرةً. بهذه الطريقة، يعرف المستلم على الفور موضوع البريد الإلكتروني ويمكنه الرد بشكل مناسب.

3 تضمين تحية

ابدأ كل بريد إلكتروني بتحية مناسبة. تتضمن أمثلة تحيات البريد الإلكتروني المناسبة ما يلي:

• عزيزي [اسم المستلم]
• مرحبًا [اسم المستلم]

4 تضمين تسجيل الخروج

يجب أن يبدأ بريدك الإلكتروني بتحية مناسبة وينتهي بتوقيع مناسب. تتضمن تسجيلات البريد الإلكتروني الاحترافية ما يلي:

• يعتبر
• أفضل
• بإخلاص
• شكرًا
• هتافات

بعد تسجيل الخروج، أدخل اسمك.

5 كن موجزا

الإيجاز هو مبدأ أساسي في جميع الاتصالات المهنية. لا تضيع وقت المستلم بتفاصيل غير ضرورية أو قم بتجميع محادثات متعددة في بريد إلكتروني واحد. حافظ على تركيزك حتى يتمكنوا من قراءتها بسرعة والرد عليها إذا لزم الأمر.

6 كن شاملا

ومع ذلك، لا تبخل بالمعلومات الضرورية لإبقاء بريدك الإلكتروني موجزًا. جزء مهم من الإيجاز هو ذكر كل معلومة ذات صلة في رسالة بريد إلكتروني واحدة. أثناء قيامك بمراجعة بريدك الإلكتروني، اقرأه بعناية للتأكد من أنك لم تتجاهل أي معلومات مهمة. قد يكون الاضطرار إلى إرسال بريد إلكتروني ثانٍ لذكر التفاصيل التي نسيت تضمينها في الرسالة الأولى أمرًا غريبًا ومحرجًا. ويمكن أيضًا أن يبدو الأمر غير احترافي.

7 انتظر 24 ساعة للمتابعة

بمجرد إرسال بريد إلكتروني، امنح المستلم وقتًا للرد. غالبًا ما تعتمد الفترة المناسبة للانتظار على عوامل مثل علاقتك بالمستلم ومدى إلحاح رسالتك. لكن بشكل عام، من الأفضل الانتظار لمدة 24 ساعةعلى الأقلقبل المتابعة.

هناك قاعدة أخرى لمدة 24 ساعة في آداب البريد الإلكتروني: قم بالرد على كل بريد إلكتروني تتلقاه خلال 24 ساعة. تمتد هذه القاعدة إلى المكالمات الهاتفية وأشكال الاتصال الأخرى. من خلال الاستجابة السريعة، فإنك تُظهر للمستلم أنك تقدر وقته.

8 استخدم الرد التلقائي عندما تكون بعيدًا

قبل أن تغادر لقضاء الإجازة، قم بإعداد الرد الآلي لبريدك الإلكتروني. هذا هو الرد التلقائي على كل بريد إلكتروني تتلقاه والذي يتيح للمرسل معرفة أنك بعيدًا وغير قادر على قراءة رسائل البريد الإلكتروني. في الرد التلقائي الخاص بك، أذكر التواريخ التي ستكون فيها خارج المكتب وزميلك الذي يمكن للمرسل الاتصال به بشأن الأمور العاجلة.

9 استخدمنسخة مخفية الوجهةبشكل مناسب

Bcc تعنينسخة كربونية عمياء. باستخدام نسخة مخفية الوجهة، يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص دون إظهار عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين الفرديين. بهذه الطريقة، لن يتمكن أي من المستلمين من معرفة من تلقى البريد الإلكتروني أيضًا. ولا يمكنهم أيضًا إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى بعضهم البعض من خلال الرد على الكل، مما يجعل نسخة مخفية الوجهة أداة مفيدة لتجنب صناديق البريد الوارد المزدحمة.

10 استخدمنسخةبشكل مناسب

على عكس نسخة مخفية الوجهة، يمكن للأفراد الذين حصلوا على نسخة طبق الأصل (نسخة كربونية) في رسالة بريد إلكتروني معرفة من استلمها أيضًا. الغرض من cc هو تضمين عدة مستلمين في رسالة بريد إلكتروني أثناء التواصل بأنك لا تتوقع بالضرورة ردًا منهم جميعًا. على سبيل المثال، يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى زميل في قسم مختلف وإرسال نسخة إلى مديرك حتى يكون على علم بتقدم المحادثة.

11 اعرف متى تستخدم الرد على الكل

عندما يتم نسخ عدة أشخاص في رسالة بريد إلكتروني، يمكنك الضغط على الرد على الكل لإرسال ردك إليهم جميعًا. ما لم يكن هناك سبب للقيام بذلك، مثل مشاركة المعلومات المهمة التي يحتاجون جميعًا إلى معرفتها، فلا تضغط على الرد على الكل. بدلاً من ذلك، قم بالرد على مرسل البريد الإلكتروني بشكل فردي حتى لا ترسل بريدًا عشوائيًا إلى صناديق البريد الوارد الخاصة بالآخرين من خلال محادثة لا تتعلق بهم بشكل مباشر.

12 انتبه إلى نبرة صوتك

استخدم نبرة احترافية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والأكاديمية. يمكن للنبرة غير الرسمية أن تقوض احترافيتك، كما يمكن للنبرة الفظة أن ترسل رسالة خاطئة. كن مهذبًا ودافئًا، ولكن حافظ أيضًا على جو احترافي من خلال تجنب العامية والتحيات غير الرسمية والظلال.

13 كن حذرا مع الرموز التعبيرية

وبالمثل، من الأفضل عمومًا الابتعاد عن الرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني المهنية. في بعض الحالات، قد يكون الرمز التعبيري مناسبًا، مثل رمز تعبيري الأيدي التي تصفق للاحتفال بنجاح الفريق. عندما يتعلق الأمر بالرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني في مكان العمل، اتبع توجيهات مديرك لتحديد ما إذا كانت الرموز التعبيرية مناسبة، وإذا كان الأمر كذلك، فما هي تلك الرموز التعبيرية.

14 قم بوصف أي مرفقات بالبريد الإلكتروني

إذا كان لديك مرفق تريد مشاركته، فاشرح للمستلم ماهيته وكيف تريد أن يتفاعل معه — من خلال القراءة والتعليق والتوقيع وما إلى ذلك. إن إرسال مرفق بدون وصف قد يترك المستلم في حيرة — أو حتى الشك في محاولة التصيد.

15 كرر المحادثات الشخصية والهاتفية

بعد اجتماع شخصي أو محادثة هاتفية، غالبًا ما يكون من المفيد إرسال بريد إلكتروني للمتابعة يكرر المواضيع التي ناقشتها. وهذا يحقق بعض الأهداف:

• إنها تحافظ على مناقشتك في مقدمة اهتمامات جميع الأفراد المعنيين.
• إنه ينشئ "مسارًا ورقيًا" يمكنك الرجوع إليه في المناقشات المستقبلية.
• ويمكن أن يمنع سوء الفهم وسوء التواصل من خلال منح المشاركين الفرصة لطرح الأسئلة أو توضيح بياناتهم.

16 اكتب لجمهورك

على الرغم من أنه يجب التعامل مع كل مستلم بريد إلكتروني باحترام ومراعاة، إلا أنك قد تحتاج إلى ضبط لغتك ومستوى التفاصيل وفقًا لمن تراسله عبر البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، عند إرسال بريد إلكتروني إلى زميل، يمكنك استخدام نفس المصطلحات واللغة الداخلية التي تستخدمها في الاجتماعات. ومع ذلك، قد لا يعرف شخص ما من خارج مؤسستك هذه المصطلحات، لذا فمن الأفضل الالتزام باللغة الواضحة التي سيفهمها. وبالمثل، في حين يمكنك في كثير من الأحيان استخدام لغة مألوفة مع زملائك في الفصل وزملائك في العمل، حافظ على لهجة احترافية مع الأساتذة والإداريين وكبار المسؤولين في الشركة.

17 استخدام علامات الترقيم بشكل صحيح ومناسب

لقد تلقيت بلا شك رسائل بريد إلكتروني تحتوي على عدد كبير جدًا من علامات التعجب أو علامات الحذف التي تضفي على الرسالة طابعًا مشؤومًا. ربما لم يقصد كتابهم أن يظهروا على أنهم متحمسون للغاية أو ينذرون بالخطر، ولكن مع ذلك، فإن علامات الترقيم الخاصة بهم تنقل هذه الحالة المزاجية.

في رسائل البريد الإلكتروني، اتبع نفس قواعد الترقيم التي تتبعها في أي كتابة احترافية أخرى. احفظ علامات التعجب للحالات النادرة التي تستدعيها، وأنهِ الجمل بنقاط، وقبل أن تضغط على "إرسال"، تحقق جيدًا من وجود أخطاء في علامات الترقيم.

18 لا ترسل أي شيء لا تريد قراءته بصوت عالٍ

عندما تشعر بالانزعاج، فمن السهل أن تسمح لمشاعرك بتلوين كتابتك. قد يكون من المغري أيضًا مشاركة بعض الأحاديث المكتبية مع أصدقائك في العمل. لكن تذكر أن البريد الإلكتروني ليس خاصًا أبدًا. يمكن اعتراض أي شيء ترسله في رسالة بريد إلكتروني أو التقاط لقطة شاشة له أو تنزيله أو طباعته، لذا تأكد من أن كل بريد إلكتروني ترسله مناسب للمشاركة.

19 استخدم الخطوط والتنسيقات القياسية

هناك الكثير من الطرق الرائعة لجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لا تنسى. Comic Sans ليس واحدًا منهم. التزم بالخط القياسي، مثل Arial أو Helvetica أو Times New Roman. تعكس هذه الخطوط الاحترافية، ويمكنك الوثوق بأنها ستظهر بشكل صحيح في أي متصفح أو على أي جهاز.

تتبع معظم رسائل البريد الإلكتروني المهنية نفس التنسيق:

• تحية
• قسم الافتتاح
• قسم أو قسمين من الجسم
• القسم الختامي
• تسجيل خروج

عندما يتلقى شخص ما رسالة بريد إلكتروني بتنسيق غير متوقع، فقد يكون الأمر مربكًا. يمكن أيضًا أن تضيع رسالة المرسل في التنسيق. التزم بالتنسيق القياسي الذي يمكن التنبؤ به لضمان فهم رسالتك.

الأسئلة الشائعة حول آداب البريد الإلكتروني

ما هي آداب البريد الإلكتروني؟

آداب البريد الإلكتروني هي مجموعة من الإرشادات الاجتماعية التي تحكم التواصل المهذب والمثمر عبر البريد الإلكتروني.

ما هي 3 قواعد آداب البريد الإلكتروني؟

• انتظر 24 ساعة قبل المتابعة.
• تدقيق دائما قبل الإرسال.
• الحفاظ على لهجة المهنية.

ما هي الأخطاء الثلاثة في آداب البريد الإلكتروني؟

• الضغط على الرد على الكل عندما تقصد الرد على مرسل البريد الإلكتروني فقط.
• استخدام سطر موضوع غامض.
• كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة ومتعرجة بدلاً من رسالة موجزة.