17 قواعد آداب البريد الإلكتروني يجب معرفتها وممارستها

منذ الأيام الأولى لـ AOL ("لديك بريد!") ، قضيت ساعات لا حصر لها في خنادق البريد الإلكتروني أعمل في وظائف تراوحت من مندوب خدمة العملاء إلى مدير المجتمع عبر الإنترنت إلى مدير التحرير إلى ممثل العلاقات العامة. لقد أجريت العمليات الحسابية ، وحتى أنني قدّرت بعشرة رسائل بريد إلكتروني شديدة التحفظ يوميًا على مدار عشرين عامًا ، فقد أرسلت ما لا يقل عن 73000 رسالة بريد إلكتروني. علمتني تلك التجارب ، سواء كانت جيدة أو سيئة ، ما يجب القيام به وما لا يجب فعله. في هذه الأيام ، أنا كاتب بريد إلكتروني خبير أرسل حملات بريد إلكتروني مجمعة بمعدلات استجابة 55 بالمائة. (في حال كنت تتساءل ، فهذا أمر جيد جدًا.)

في تجربتي ، هناك خمسة انتهاكات فاضحة لآداب البريد الإلكتروني لدرجة أنها تنتمي إلى فئة قاعة البريد الإلكتروني السيئة للعار. لنبدأ معهم.

الأخطاء الخمسة الأسوأ في آداب التعامل بالبريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني خطأ - لقد صنعناها جميعًا. في بعض الأحيان ندرك أن جزءًا من الثانية بعد الضغط على إرسال ونصرخ "لا!" أتمنى أن نتمكن من استعادتها.

عبر GIPHY

إليك أكثر الأخطاء الصارخة في آداب التعامل بالبريد الإلكتروني.

1 استخدام CC لرسائل البريد الإلكتروني الجماعية

عندما كنت أعمل كصحفي في ألعاب الفيديو ، كان هناك مندوب علاقات عامة أصبح سيئ السمعة لإرساله بريدًا إلكترونيًا للعلاقات العامة إلى قائمة ضخمة من الصحفيين الذين يستخدمون CC ، والتي كشفت عن عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهؤلاء الصحفيين والتي تخضع لحراسة مشددة. ثم استخدم الصحفيون ببهجة الرد على الكل لاستضافة محادثة مترابطة تسخر منه بلا رحمة.

لا تستخدم CC لرسائل البريد الإلكتروني الجماعية. ثق بي. أنت حقًا لا تحتاج إلى هذا النوع من الشهرة.

2 اضغط على الرد على الكل عندما يجب أن تضغط على رد

تعد ميزة "الرد على الكل" ميزة مفيدة عندما يكون هناك أكثر من شخصين يحتاجان إلى المشاركة في محادثة ، ولكن كن حذرًا. لقد شاركت في رسالة بريد إلكتروني جماعية حيث رد أحد الأعضاء ، معتقدًا أنها كانت تراسلني عبر البريد الإلكتروني فقط ، للاعتراف بأنها معجبة بعضو آخر في مجموعة البريد الإلكتروني. استخدمت بالصدفة "الرد على الكل". في هذه الحالة ، كان موضوع الإعجاب بالاطراء. ولكن . . . قد لا يؤدي ردك العرضي على الكل إلى نهاية خيالية.

3 على افتراض أن البريد الإلكتروني خاص وسري

يمكن مشاركة أي شيء تكتبه في رسالة بريد إلكتروني ، سواء عن قصد أو عن غير قصد. (انظر أعلاه). لا تقل أشياء في رسالة بريد إلكتروني ، لا سيما في المكتب ، لا يمكنك قولها علنًا. ولا تكتب على وجه الخصوص أي شيء يمكن أن يعود ليطاردك. قد يتم قبول رسائل البريد الإلكتروني في المحكمة.

4 إرسال بريد إلكتروني عند الغضب

في بعض الأحيان تريد فقط إخبار شخص ما. كلنا كنا هناك. وقد يكون من الأسهل بكثير كتابة هذه المشاعر في الكتابة بدلاً من إجراء محادثة صعبة وجهاً لوجه. لكن قاوم الإلحاح. تزيد رسائل البريد الإلكتروني الغاضبة من دفاعات المستلم ، وهذا ليس مثمرًا.

عبر GIPHY

إذا كان لا بد من كتابة رسالة بريد إلكتروني غاضبة ، فلا تضيف مستلمًا في الحقل "إلى:" أو تكتبه في معالج الكلمات الخاص بك ، حيث لن تميل إلى الضغط على "إرسال". ثم اترك المسودة لمدة أربع وعشرين ساعة. الاحتمالات جيدة لأنك ستهدأ عند عودتك ، وستكون قادرًا على تقديم ملاحظات صريحة بدلاً من الاستهجان.

5 عدم الدخول في صلب الموضوع

لا أعرف عدد المرات التي قرأت فيها بريدًا إلكترونيًا متجولًا حتى انتهى بي الأمر إلى التفكير ، "حسنًا ، ولكن ماذا يريد هذا الشخص مني؟" من أجل حب كل الأشياء الإلكترونية ، لا تستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة للقيام بتفريغ عقلي. بدلاً من ذلك ، قم بالعصف الذهني قبل كتابة البريد الإلكتروني. بعد ذلك ، قرر ما هو هدفك — ما الذي تأمل أن يحدث كنتيجة لإرسال هذا البريد الإلكتروني؟ اكتب رسالة موجزة وواضحة مع وضع ذلك في الاعتبار. إذا كان الهدف من بريدك الإلكتروني هو الإقناع ، فقم بتصميمه على أنه خطوة مصاعد.

اثنا عشر نصيحة يجب استخدامها في آداب البريد الإلكتروني

الآن بعد أن تعاملنا مع أكثر المخالفات الفاضحة للبريد الإلكتروني ، دعنا نلقي نظرة على بعض الإرشادات الخاصة بآداب البريد الإلكتروني التي ستجعلك دائمًا تبدو وكأنك محترف مصقول.

1 استخدم سطر موضوع وصفي

احفظ جوك المزروع من الغموض للحجز المبهم على Facebook. (حسنًا ، لا يجب عليك فعل ذلك أيضًا.) افترض أن كل شخص تكتب له بريدًا واردًا مغمورًا ، واستخدم سطر الموضوع لوصف محتويات بريدك الإلكتروني حتى يعرف المستلم مقدمًا لماذا يجب أن يكون بريدك الإلكتروني أفضلية.

2 لا تكتب كل الأحرف الكبيرة

من حيث الإنترنت ، تبدو الكتابة بالأحرف الكبيرة وكأنها صراخ. هل تحتاج إلى حافز إضافي لتسريح قبعات لوك؟ يمكنك تشغيل مرشحات البريد العشوائي.

3 تخلص من علامات التعجب

أعلم أنك متحمس! عنجد!!! لكن يمكنك نقل الإثارة بدون علامات التعجب. (Golly gee! احفظها عندما تصرخ حقًا.) هوس علامة التعجب هو مشغل آخر لتصفية البريد العشوائي ، لذا استخدمها باعتدال وليس أبدًا ، أي مرتين أو أكثر في نهاية الجملة. ما لم تكن مراهقًا. ثم لديك في ذلك.

4 حافظ على البساطة

البريد الإلكتروني المثالي موجز ويصل مباشرة إلى صلب الموضوع. اكتب رسائل بريد إلكتروني من هذا القبيل وسيحبك الجميع وستكون مشهورًا للغاية. (حسنًا ، ربما لا. ولكن على الأقل لن يشتكي أحد من عادات البريد الإلكتروني المزعجة.) إذا كانت رسالتك معقدة ، مع الكثير من الأجزاء المتحركة ، ففكر في كتابة موجز تفصيلي وإرفاقه كمستند Google أو pdf. ولكن . . .

5 اسأل قبل إرسال المرفقات

في هذه الأيام ، نحن جميعًا قلقون بشأن فتح مرفقات البريد الإلكتروني ، حتى من المصادر المعروفة. ولدينا سبب وجيه لذلك. إذا كان يجب عليك إرسال مرفق ، فامنح المستلم تنبيهًا لإعلامه بأنه قادم.

6 استخدم المستجيب التلقائي باعتدال

المستجيبون التلقائيون للإجازات بخير. (لا تنسَ إما أن تطلب منهم إيقاف التشغيل "تلقائيًا" أو إيقاف تشغيلهم يدويًا عند العودة إلى المكتب.) لكن المستجيبين التلقائيين يقولون أشياء مثل "مرحبًا ، لقد تلقيت بريدك الإلكتروني. سأعود إليك قريبًا! " لا معنى لها. قد يخبرون مرسلي البريد العشوائي أيضًا بأنهم قد وصلوا إلى عنوان بريد إلكتروني صالح - مشكلة مزدوجة!

7 استخدم تحيات ذات طابع احترافي

ما لم تكن تعرف المستلم جيدًا ، وهذا هو الأسلوب الذي اعتدته كلاكما ، لا تبدأ رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية مع تحيات مثل "مرحبًا" أو "أنت". عادةً ما تكون "Hello" أو "hi" جيدة. استخدم كلمة "عزيزي" في المراسلات التجارية الرسمية.

8.استخدم التوقيع الاحترافي

اجعلها أنيقة. فيما يلي بعض أفضل الممارسات.

9- استخدم الفكاهة بحذر

القليل من الفكاهة في التوقيت المناسب يمكن أن يجعل رسالة بريد إلكتروني لا تنسى. يمكنها أيضًا أن تغرقها مثل تيتانيك. قد تعتقد أنك قدمت مزحة ذكية ، لكن ذكاءك قد يضيع في الترجمة. احفظ الأشياء المضحكة للأشخاص الذين تعرفهم جيدًا - فهم يفهمونك.

عبر GIPHY

10 لا تكن مزعجًا مع المتابعات

تجنب إرسال وابل من رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني. إذا كانت جهة الاتصال لا تستجيب وتحتاج حقًا إلى رد ، ففكر في إجراء مكالمة هاتفية إذا كان ذلك ممكنًا. في جميع الأمور الأخرى ، إذا لم تحصل المتابعة المصممة بعناية على رد بعد محاولة واحدة أو محاولتين ، افترض أن المستلم غير مهتم.

11 كن حذرا مما تقدمه

هناك حالات يكون من الجيد فيها إعادة توجيه بريد إلكتروني - إذا وصل المرسل إلى جهة اتصال خاطئة أو تحتاج إلى إضافة شخص ما إلى المحادثة ، على سبيل المثال. لكن لا تقم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني الحساسة أو السرية. إذا كان لديك أي شك في أن المرسل يريد مشاركة المحادثة ، فاطلب الإذن قبل إحضار شخص آخر إلى الحلقة.

12 تدقيق

في استطلاع Grammarly ، أجاب 67 بالمائة أن الأخطاء المطبعية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي "لا". لتجنب أن تبدو وكأنك تفتقر إلى الاهتمام بالتفاصيل ، قم بالتدقيق اللغوي جيدًا قبل أن تضغط على إرسال. لم يندم أحد على الإطلاق على قضاء وقت إضافي في تلميع كتاباته.

هل قمت بأي بريد إلكتروني مزيف محرج؟ هل لديك أي آداب بريد إلكتروني يمسك بها؟ مشاركة تعليق أدناه.