كيفية إدارة الحمل الزائد للبريد الإلكتروني في العمل

يمثل التحميل الزائد للبريد الإلكتروني مشكلة متنامية لعمال المعرفة في العالم خاصة مع تحول المزيد والمزيد من الشركات إلى العمل عن بُعد. تذهب ملايين الطلبات دون إجابة بينما نكافح للتعامل مع الجبل اليومي من الرسائل الجديدة. لحسن الحظ ، إليك طرق يمكنك من خلالها التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل أكثر فعالية.

في هذا الدليل ، نركز على كيفية إدارة الحمل الزائد للبريد الإلكتروني. ندرس الأدلة لتقديم أفضل عشر ممارسات لإدارة البريد الإلكتروني لاعتمادها في العمل ، بما في ذلك استراتيجيات البريد الإلكتروني التي تم تجربتها واختبارها لمساعدتك على التوقف عن إرسال عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني والتعامل مع وابل من الرسائل التي تتلقاها.

ما هو البريد الإلكتروني الزائد؟

البريد الإلكتروني الزائد هو الشعور بالتوتر والقلق الناجم عن البريد الوارد لرسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها.

ظاهرة التحميل الزائد للبريد الإلكتروني ليست جديدة. في الواقع ، حذر الباحثون بالفعل في عام 2011 من مخاطر البريد الإلكتروني المفرط. وجد الأكاديميون أن الكثير من الاتصالات التي تفسد بريدنا الوارد لم تكن "مهمة للأعمال". لوضعها بعبارات أبسط ، كانت خردة.

توصل باحثون إلى أن الصراع مع بريدك الوارد يمكن أن يخلق مشاعر سلبية شديدة. في إحدى الدراسات ، وجد أن الحمل الزائد للبريد الإلكتروني يؤدي إلى "مستويات أعلى من الإرهاق وانخفاض مشاركة العمل". وجد العمال أن عبء البريد الإلكتروني يؤثر عليهم خارج العمل ، مما خلق ضغوطًا حتى عندما لا نتقاضى رواتبنا.

نظرًا لتكدس رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد لدينا ، فقد يكون من المستحيل تحديد الرسائل التي يجب عليك الرد عليها على الفور وتلك التي يمكنها الانتظار. نفقد المنظور حول ما هو ضروري وما يمكن تجاهله.

تقول الباحثة إيمي زادو ، التي كتبت في The Conversation ، إن الوضع يزداد سوءًا مع زيادة العمل في المنزل والعمل الهجين. في بحثها حول الاتصال الأكاديمي ، أرسل 55٪ من الأكاديميين مراسلات خلال عطلة نهاية الأسبوع. الأكثر إثارة للقلق ، أرسل 30٪ رسائل بريد إلكتروني خلال عطلة نهاية الأسبوع وتوقعوا ردًا في نفس اليوم.

إنها تحذر من أن ثقافة التواصل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع - التي تسببها في كثير من الحالات بسبب الحمل الزائد للبريد الإلكتروني - تضر بصحتنا الجسدية والعقلية.

كيف تكتشف علامات الحمل الزائد للبريد الإلكتروني

أكثر العلامات التي لا لبس فيها أنك تكافح مع الحمل الزائد للبريد الإلكتروني هي وجود مئات من رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها في صندوق الوارد الخاص بك. كما رأينا ، يمكن أن يكون لهذا آثار نفسية وحتى جسدية علينا.

يقول كال نيوبورت في صحيفة نيويورك تايمز إن البريد الإلكتروني يجعلنا بائسين. وفقًا لنيوبورت ، تتسبب رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها في مستوى من "القلق في الخلفية" يمكن أن يتبعك في جميع الأوقات وفي كل مكان.

في الحالات القصوى ، يمكن أن يؤدي الحمل الزائد للبريد الإلكتروني إلى ظهور إشارات تدل على وجود ضغوط في مكان العمل ، بما في ذلك الشعور بأنك غير قادر على التأقلم. يمكن أن تشمل الأعراض الأخرى للإجهاد في مكان العمل ما يلي:

• تقلب المزاج
• يجري الانسحاب
• فقدان الحافز والالتزام والثقة
• زيادة ردود الفعل العاطفية - أن تكون أكثر دموعًا أو حساسية أو عدوانية

هل تشعر بالتوتر أم أن كل بريد إلكتروني يجعلك تشعر بمزيد من التعاسة؟ فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إدارة التحميل الزائد للبريد الإلكتروني.

10 طرق للتعامل مع الحمل الزائد للبريد الإلكتروني

فيما يلي عشر استراتيجيات قائمة على الأدلة للتعامل مع الحمل الزائد للبريد الإلكتروني. إذا كان البريد الإلكتروني يؤدي إلى إعاقة أدائك ، فراجع مقالتنا حول أهم 10 نصائح حول إنتاجية البريد الإلكتروني.

إذا كنت تعاني من ضغوط شديدة أو قلق في وظيفتك ، فمن الضروري أن تتحدث إلى شخص ما وتطلب المساعدة. النصائح والنصائح هنا هي استراتيجيات للمساعدة ، لكنها ليست حلاً طويل الأمد. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، تطلب ذلك.

1. افهم كيف تستخدم البريد الإلكتروني

قبل التعمق في النصائح ، فكر في كيفية استخدام البريد الإلكتروني. كيف تتعامل مع صندوق الوارد الخاص بك يعكس شخصيتك ، كما تقول Shana Lebowitz و Allana Akhtar في Business Insider.

قسموا عمال العالم إلى ثلاثة أنواع:

1. أدوات تصفية / حذف البريد الإلكتروني (أولئك الذين يستجيبون على الفور)
2. مدخرات البريد الإلكتروني (الرد بسرعة ، ولكن لا تحذف رسائل البريد الإلكتروني أبدًا)
3. تجاهل (أولئك الذين لم يقرأوا رسائل البريد الإلكتروني أو يردوا عليها)

هل أنت شخص عليه الرد على كل بريد إلكتروني وتكافح من أجل التأقلم؟ أم أنك تتجاهل رسائل البريد الإلكتروني وتخزنها؟

من خلال التعرف على كيفية استخدامك للبريد الإلكتروني ، يمكنك تحديد الاستراتيجيات ذات أعلى فرص النجاح.

قد توضح الطريقة التي نستخدم بها البريد الإلكتروني سبب عدم نجاح إستراتيجياتك الحالية في التعامل مع البريد الإلكتروني على الأرجح. في الواقع ، العديد من عاداتنا المتأصلة في إدارة البريد الإلكتروني - مثل إيقاف تشغيل التنبيهات - يمكن أن تؤثر سلبًا علينا ، كما تحذر الدكتورة إيما راسل.

الاعتراف بوجود مشكلة في إدارة البريد الإلكتروني هو الخطوة الأولى في إجراء تغيير إيجابي.

2. تخصيص الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني

الرد على البريد الإلكتروني هو جزء أساسي من دورك ويجب التعامل معه على هذا الأساس. خصص بعض الوقت بانتظام للرد على رسائل البريد الإلكتروني.

قد يكون هذا في الصباح أو بعد الظهر أو في أي وقت يناسبك. أضف هذا إلى التقويم الخاص بك وتعامل معه على أنه مهمة مهمة. لا تترك الرد على رسائل البريد الإلكتروني في المساء وعطلات نهاية الأسبوع. لا يعد العمل أثناء وقت فراغك أمرًا غير مقبول فحسب ، بل إنه من المحتمل أيضًا أن يكون غير فعال أيضًا. يمكن أن يسبب إجهادًا أكثر مما يحل.

يمكّنك تخصيص وقت لرسائل البريد الإلكتروني من الاستعداد عقليًا. وجد باحثون في جامعة ولاية بورتلاند أن المديرين والقادة الذين يمكننا الاستعداد لعملهم مقدمًا "شهدوا مزاجًا إيجابيًا أعلى وتركيزًا على العمل وهذا بدوره سمح لهم بأن يكونوا أكثر نجاحًا على مدار اليوم".

عندما ترد على رسائل البريد الإلكتروني ، افعل ذلك ولا شيء آخر. وجد العلماء أن القيام بمهام متعددة ليس بالأمر العملي. خصص بعض الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني والتركيز فقط على المهمة للحصول على أفضل النتائج.

3. فرز البريد الإلكتروني

يُعد التحميل الزائد للبريد الإلكتروني أحد أعراض الفشل في تقديم رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها بشكل فعال. فرز بريدك الإلكتروني هو استراتيجية يمكنك استخدامها للتعامل مع تلال من المراسلات.

بينما قد تتلقى المئات (أو حتى الآلاف) من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، توصي إيمي جالو في Harvard Business Review بوجود ثلاث طرق فقط للتعامل مع كل بريد إلكتروني:

1. حذف: يمكنك أن ترى بسرعة تلك الرسائل الإلكترونية التي لا تحتاج إلى قراءتها أو الرد عليها. يمكن أن يشمل ذلك الدعوات والبريد غير الهام والإعلانات. احذفها بأسرع ما يمكن لتوفير المساحة وتقليل التوتر.
2. الرد: ستنتقل رسائل البريد الإلكتروني العاجلة ، ويجب عليك الرد على الفور. يتضمن ذلك المراسلات المهمة للأعمال ، مثل الرسائل من رئيسك في العمل.
3. ملف: إذا لم تتمكن من الرد على الفور ، فقم بإيداع الرسائل بأمان حيث يمكن التعامل معها عندما يسمح الوقت (خلال الوقت المحمي ، على سبيل المثال).

تمكّنك حزم البريد الإلكتروني الشائعة مثل Outlook و Gmail من التعرف بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني المهمة (مثل وضع علامة حمراء أو تمييز بنجمة). يمكن أن يوفر هذا طريقة سهلة لتحديد رسائل البريد الإلكتروني العاجلة والمهمة.

نوصي بأخذ بعض الوقت لفهم كيفية عمل برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ومعرفة ما إذا كانت هناك طرق يمكنك استخدامها بشكل أكثر فعالية.

4. بناء بعض القوالب القياسية

الحقيقة هي أن معظمنا يتعامل مع نفس المهام والطلبات أو ما شابهها كل يوم. رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها والردود التي نقوم بإنشائها هي نفسها إلى حد كبير - بشكل طبيعي باتباع قواعد آداب البريد الإلكتروني الجيدة. يمكن أن يؤدي إنشاء سلسلة من قوالب الطلبات والاستجابة القياسية المكتوبة بشكل احترافي والمنسقة مسبقًا إلى توفير قدر كبير من الوقت.

في مكان ما يمكن الوصول إليه بعيدًا ، يمكننا استدعاء هذه القوالب عند الحاجة ، وقطعها ولصقها عند الضرورة.

في الواقع ، ستظل بحاجة إلى تعديلها وتعديلها وإضفاء الطابع الشخصي عليها ، وهذا ليس مثاليًا.

بحاجة لبعض المساعدة؟ لقد أنشأنا سلسلة من المقالات المتعمقة باستخدام قوالب تركز على جميع جوانب الاتصالات المهنية المهنية ، بما في ذلك:

• كيف تكتب بريد الكتروني رسمي
• كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة
• كيفية كتابة بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل
  

والأفضل من ذلك ، اقرأ النصيحة التالية لترى كيف اتخذنا في Flowrite مفهوم قوالب البريد الإلكتروني ليس خطوة واحدة فقط بل مائة خطوة للأمام بمساعدة الذكاء الاصطناعي.

5. استخدم الذكاء الاصطناعي والتكنولوجيا لتحويل البريد الإلكتروني

يمكن أن توفر لك القوالب بعض الوقت ، ولكن يمكن أن تظهر على أنها غير مهذبة وغير شخصية. لا يزال النسخ واللصق والملء اليدوي للفراغات في القوالب يستغرق وقتًا طويلاً. لحسن الحظ ، فإن التكنولوجيا الجديدة والمثيرة التي تسخر قوة الذكاء الاصطناعي تعمل على تغيير الطريقة التي نكتب بها رسائل البريد الإلكتروني. في ثوانٍ ، يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني هادفة واحترافية وفعالة تحصل على نتائج.

يمكن لأداة إنتاجية الكتابة المدعومة بالذكاء الاصطناعي Flowrite أن تساعد أي شخص في توفير الوقت من صياغة رسائل بريد إلكتروني مخصصة بدقة لا تصدق. إذا كنت عالقًا في مأزق أو تكافح من أجل الوقت ، فيمكن لمنتجنا المساعدة في تحديث وصقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وترجمة أفكارك وأفكارك إلى مراسلات مهنية تحقق النتائج الصحيحة.

وهي ليست مجرد كتابة للذكاء الاصطناعي. هناك مجموعة كاملة من الحلول والأدوات التقنية الجديدة التي يمكن أن تزيد من إنتاجية مكان العمل وتساعدك على محاربة عبء البريد الإلكتروني.

6. حذف ، حظر ، إلغاء الاشتراك

البريد غير المهم ، البريد غير المرغوب فيه ، البريد العشوائي. مهما كان ما تريد تسميته ، فإننا نتلقى جميعًا تلالًا من رسائل البريد الإلكتروني التي لا نريدها أو نحتاجها. يتم إرسال 320 مليار رسالة بريد إلكتروني عشوائية كل يوم. هذا أكثر من 80٪ من جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة كل يوم.

إذا كان لديك حساب بريد إلكتروني ، فستتلقى رسالة واحدة على الأقل غير مرغوب فيها. ولكن يمكنك تلقي ما يصل إلى الآلاف كل شهر ، خاصة إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني متاحًا للجمهور على الإنترنت.

تتمثل المرحلة الأولى من استعادة البريد الوارد في المرور عبر وتجاهل وحذف أي بريد إلكتروني غير هام بشكل منهجي. ولكن ، يجب عليك أيضًا إلغاء الاشتراك لتجنب تلقي رسائل البريد الإلكتروني في المستقبل.

في الجزء السفلي من كل بريد إلكتروني ، يجب أن تجد رابطًا يمكّنك من إلغاء الاشتراك من قائمة بريدية. إنه مطلب قانوني في الولايات المتحدة وأوروبا ، على الرغم من أن بعض مرسلي البريد الإلكتروني عديمي الضمير يمكنهم إيجاد طرق لإخفائه. إذا استمر وصول البريد ، فاحظر المرسل.

في المستقبل ، لا تشترك أبدًا في شيء لا تريده أو لا تحتاجه. على سبيل المثال ، إذا تلقيت رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها من قائمة بريدية ، فانقر دائمًا على إلغاء الاشتراك فورًا.

7. النظر في الاتصال

يمكن أن تؤدي لعبة ping-pong إلى زيادة عدد رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد بسرعة ، ولكن هل هي أفضل طريقة للتواصل؟

وفقًا لعلماء النفس ، في بعض الأحيان يمكن أن تكون المكالمة أكثر فعالية (أو "مثالية") في إنشاء الاتصال والتواصل. نميل إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني عندما نتمكن من التواصل شخصيًا بشكل أكثر فعالية ، سواء عبر الهاتف أو وجهاً لوجه ، من خلال محاولة تجنب الإحراج.

وخلصوا إلى أن "التفاعلات بما في ذلك الصوت (الهاتف ، والدردشة المرئية ، والدردشة الصوتية) خلقت روابط اجتماعية أقوى ولم تزيد من الإحراج ، مقارنة بالتفاعلات بما في ذلك الرسائل النصية (البريد الإلكتروني ، والدردشة النصية).

في حين أنه ليس من الممكن دائمًا مقابلة شخص ما وجهًا لوجه ، ضع في اعتبارك ما إذا كان من الأسرع الاتصال بشخص ما قبل إرسال بريد إلكتروني. قد تستغرق المحادثة الهاتفية القصيرة وقتًا أقل من إدارة وابل من رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن أن تأتي غالبًا عند التعامل مع التفاصيل.

8. استثمر في أدوات الاتصال الداخلي

تسهل خدمات المراسلة الفورية مثل Slack التبادل السريع بين الزملاء والعملاء والعملاء. لنفترض أنه يمكنك تجاوز عقبات التنفيذ ؛ في هذه الحالة ، يمكن أن تكون المراسلة الفورية استراتيجية ممتازة للتخلص من الحمل الزائد للبريد الإلكتروني في العمل.

في دليل عملي لتطبيق المراسلة الفورية ، ينصح Harvard Business Review باستخدام تقنيات موظفيك ووضع القواعد الأساسية. لاحظوا أن المراسلة الفورية هي بالفعل جزء أساسي من فرق التكنولوجيا. Slack ، على سبيل المثال ، يدعم التبادل السريع للمعلومات التي تحتاجها الفرق للتعاون والنمو لتصبح أداة مهمة للشركات من جميع الأحجام.

بالطبع ، قد يؤدي استبدال البريد الإلكتروني بـ IM ببساطة إلى مشكلة جديدة تمامًا تتمثل في الحمل الزائد للرسائل. ومع ذلك ، لا تزال جميع الاستراتيجيات المذكورة أعلاه ذات صلة. تقول هارفارد بزنس ريفيو إن الحاجة إلى احترام التوازن بين العمل والحياة لا تقل أهمية.

9. تخزين المستندات في السحابة

كم عدد رسائل البريد الإلكتروني لطلبات المستندات ، وكم عدد المرفقات المفقودة؟

تتغير مشاركة المستندات وتخزينها ، مع تحول العديد من الشركات إلى السحابة. من خلال تبني الحلول السحابية وتوفير وصول مناسب ، يمكنك إزالة كميات كبيرة من حركة مرور البريد الإلكتروني.

يمكن تخزين جميع المستندات وإتاحتها لأي شخص في أي مكان وفي أي وقت. في عالم عمل ما بعد كوفيد ، يمكن للخدمات السحابية أن توفر زيادة الإنتاجية التي نحتاجها ، كما يقول ويليام سميث في مجلة التكنولوجيا.

لم تعد مضطرًا إلى إرسال بريد إلكتروني وانتظار الرد (أو إصدار رد إذا كنت على الجانب الآخر. يمكنك افتراض أن بإمكان الجميع الوصول إلى المستندات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.

10. خذ استراحة

توصل باحثون إلى أن ذلك قد يأتي بنتائج عكسية ، لكن أخذ استراحة من البريد الإلكتروني (إجازة بالبريد الإلكتروني) يمكن أن يقلل التوتر ويزيد التركيز.

في الاختبارات ، وجد العلماء أن أولئك الذين قرأوا البريد الإلكتروني على الفور كانوا في حالة "تأهب قصوى" ثابتة ، مع معدل ضربات قلب أكثر ثباتًا. في المقابل ، تمت إزالة العاملين من الرد على رسائل البريد الإلكتروني لمدة خمسة أيام "يعانون من معدلات ضربات قلب طبيعية ومتغيرة".

الآن ، ليس من العملي إيقاف تشغيل رسائل البريد الإلكتروني خلال أسبوع العمل. لكن قصر الرد على رسائل البريد الإلكتروني في يوم العمل والإغلاق خلال المساء وعطلات نهاية الأسبوع يمكن أن يقلل من التوتر ومشاعر الحمل الزائد للبريد الإلكتروني.

هل تعتقد أن هذا سيؤثر على آفاقك في العمل؟ يقول جين لوفغرين في مجلة فوربس إن وضع الحدود هو مهارة بالغة الأهمية للقادة. إن التحديد الواضح لما هو مقبول وما هو غير مقبول - بما في ذلك الرد على رسائل البريد الإلكتروني خلال عطلة نهاية الأسبوع - يرسل رسالة قوية.

‍

يجب أن توفر النصائح هنا بعض الطرق حول كيفية إدارة الحمل الزائد للبريد الإلكتروني. لسوء الحظ ، لن تختفي مشكلة عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني. الحقيقة هي أن التحميل الزائد للبريد الإلكتروني من المحتمل أن يصبح أكثر خطورة لأننا نعمل عن بعد ونقضي المزيد من الوقت على الإنترنت أيضًا خلال أوقات فراغنا.

إذا كنت تعاني من الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فمن الضروري أن تطور استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني التي تناسبك. ضع في اعتبارك استخدام تقنيات جديدة مثل مساعدي البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي والمراسلة الفورية وتطبيق أفضل ممارسات إدارة البريد الإلكتروني في العمل.