10 نصائح حول إنتاجية البريد الإلكتروني لإنجاز المزيد كل يوم

معظمنا لا يفكر مليًا في كيفية استخدامنا للبريد الإلكتروني. الرسائل تتدفق باستمرار كل يوم ، ونستمر في الرد كما نمضي دون تحقيق الكثير خلال اليوم. يمكن أن تشعر وكأنها حلقة لا تنتهي. تقريبا كما لو كنت عبدا لبريدك الوارد.

لكن لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو.

في الواقع ، من السهل ترشيد طريقتك في إدارة البريد الإلكتروني إذا ركزت على ذلك. يمكن لبعض الإرشادات البسيطة ، واثنين من القواعد الأساسية ، واختراق الإنتاجية أو اثنتين أن تقطع ساعات من نظام إدارة البريد الإلكتروني الأسبوعي. ‍

لا تصدقنا؟ اقرأ نصائح إنتاجية البريد الإلكتروني هذه للحصول على فرصة لإثبات خطأها.

1. تحقق من البريد الإلكتروني مرتين فقط في اليوم

التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك 50 مرة في اليوم؟ ربما لا يجب عليك ذلك.

إدارة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها مرة واحدة في الصباح قبل أن تبدأ في أي مهام تحتاج إلى تركيز عميق. ثم مرة أخرى في فترة ما بعد الظهر عندما تحتاج إلى استراحة من المهام الأخرى.

هذا سوف يترك بقية اليوم لعمل أكثر إنتاجية. تأكد من إيقاف تشغيل الإشعارات من رسائل البريد الإلكتروني الواردة حتى لا تشعر بالرغبة في التحقق منها أكثر من مرة.

2. استخدم قواعد نقرة واحدة وثلاث جمل

قد تعمل هذه الاختراقات الإنتاجية وقد لا تعمل اعتمادًا على سير عملك ، لكنها بالتأكيد تستحق المحاولة.

• قاعدة النقرة الواحدة: التزم بلمس البريد الإلكتروني مرة واحدة فقط. يمكنك تنفيذ إجراءات متعددة عندما يكون مفتوحًا ، لكن القاعدة تنص على أنه يجب عليك القيام بشيء ما بمجرد فتح البريد الإلكتروني. يمكنك أرشفته أو الرد عليه أو إضافته إلى قائمة المهام الخاصة بك.
• قاعدة 3 جمل: يجب أن تتكون جميع الردود من ثلاث جمل أو أقل. بكل بساطة. الردود الأقصر تساوي وقتًا أقل يقضيه على رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تعديل هذا إلى 2-5 جمل ، لكن النقطة الأساسية تبقى كما هي: لا تضيع ساعات من وقتك في صياغة رد محسّن.

إذا كانت 3 جمل لا تزال طويلة جدًا ، فلماذا لا تحاول كتابة 3 نقاط فقط باستخدام Flowrite؟ إخلاء المسؤولية: ستحول أداة الكتابة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تلك الرسائل إلى بريد إلكتروني كامل الأهلية.

3. إلغاء الاشتراك باستمرار

لا مفر منه. في مرحلة ما ، تضيف رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الإخبارية الجماعية هذه وتبدأ في ازدحام صندوق الوارد الخاص بك. الحل: في كل مرة تتلقى فيها رسالة بريد إلكتروني غير مرغوب فيها ، اضغط على زر إلغاء الاشتراك أسفل الرسالة.

الاتساق يدفع: بعد أسبوع أو أسبوعين ، سوف تكون قد ألغيت اشتراكك في 80-90٪ من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.

أو إذا كنت لا ترغب في إضاعة الوقت في القيام بذلك يدويًا ، فهناك خدمات مثل Unroll.me التي تنفذ عملية إلغاء الاشتراك نيابة عنك.

4. تعلم اختصارات لوحة المفاتيح

PSA: ليس عليك استخدام Superhuman للاستفادة من اختصارات لوحة المفاتيح. لنأخذ Gmail كمثال.

أولاً ، تحقق من إعدادات Gmail من أن اختصارات لوحة المفاتيح قيد التشغيل بالفعل: الإعدادات -> عام -> اختصارات لوحة المفاتيح -> حفظ التغييرات.

ثم الأمر يتعلق فقط بحفظ الاختصارات الأكثر قيمة (فيما يلي لنظام macOS):

• لأعلى ولأسفل = التنقل عبر صندوق الوارد الخاص بك. اضغط على Enter لفتح محادثة. اضغط على X لتحديد محادثة.
• P / N = حدد الرسالة السابقة أو التالية داخل محادثة. اضغط على Enter لفتح الرسالة.
• Shift + C = إنشاء في نافذة جديدة
• Shift + 3 = عند تحديد محادثة ، فإن هذا ينقلها إلى سلة المهملات.
• S = ابدأ محادثة
  

لمزيد من المعلومات راجع هذه المقالة حول اختصارات لوحة المفاتيح لـ Gmail.

5. جرب قاعدة الدقيقتين

قم بإعداد قاعدة للرسائل التي يسهل التعامل معها. إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين للرد ، فافعل ذلك على الفور.

بالطبع ، لا تعني نصيحة إنتاجية البريد الإلكتروني هذه أنه يجب عليك إبقاء صندوق الوارد الخاص بك مفتوحًا طوال اليوم والرد عند ورود رسائل جديدة!

بدلاً من ذلك ، عندما تحجز وقتًا للتعامل مع البريد الإلكتروني ، تعامل مع الأشياء السريعة أولاً.

هل نجح الأمر من أجلك؟ نود أن نعرف.

6. إعداد المرشحات والأسماء المستعارة

الفلاتر هي قواعد أتمتة تعيد توجيه بريدك الإلكتروني إلى المجلدات الصحيحة عند وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بك. إنها توفر عليك جهد فرز الرسائل يدويًا.

على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قواعد بناءً على عنوان المرسل وسطر الموضوع والكلمات المضمنة في النص الأساسي والحجم والتاريخ وما إلى ذلك. لمعرفة المزيد ، راجع هذا الدليل لإعداد الفلاتر في Gmail.

الأسماء المستعارة هي ميزة مفيدة تجعل تصفية رسائل البريد الإلكتروني سهلة. يسمح لك Gmail بإعداد الأسماء المستعارة باستخدام علامات الجمع والنقاط في عنوان بريدك الإلكتروني.

على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك عنوان بريد إلكتروني يسمى [email protected]. تريد الاشتراك في النشرة الإخبارية لـ Flowrite وتصفية الرسائل الإخبارية الواردة إلى مجلد مخصص. يمكنك بعد ذلك الاشتراك باستخدام العنوان [email protected] ، وستظل مشكلات الرسائل الإخبارية تجد طريقها إلى صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك بعد ذلك إنشاء قاعدة تصفية توجه جميع رسائل البريد الإلكتروني إلى هذا العنوان إلى مجلد "الرسائل الإخبارية".

7. استخدم ملء الشاشة

نصيحة إنتاجية البريد الإلكتروني هذه بسيطة للغاية لكنها فعالة.

إذا كان لديك 50 علامة تبويب مفتوحة في وقت واحد ، فمن شبه المؤكد أنه سيكون هناك إشعار يكسر تركيزك. أو قررت ببساطة أن الآن هو أفضل وقت للتحقق من موجز Twitter الخاص بك وميم التشفير هذا من الأمس.

تخلص من احتمالات التشتت. اضبط نافذة المتصفح بملء الشاشة واجعل علامات التبويب الأخرى غير مرئية.

• نظام التشغيل Windows: اضغط على F11
• macOS: اضغط على CMD + Shift + F

يمكنك ان تشكرنا لاحقا.

8. جدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها لاحقًا

أحيانًا يكون من العملي والمهذب إرسال رسائل البريد الإلكتروني في وقت محدد مسبقًا بدلاً من الوقت الحالي. يمكن أن يؤثر وقت الإرسال أيضًا على معدل الفتح.

Gmail يجعل هذا الأمر سهلاً. ما عليك سوى النقر فوق السهم الموجود بجانب الزر "إرسال" عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني واختيار التاريخ والوقت. بهذه السهولة! يأتي معظم عملاء البريد الإلكتروني بميزات متشابهة ، وهناك الكثير من الإضافات المفيدة التي يمكنها القيام بذلك نيابةً عنك إذا لم يحالفك الحظ.

9. استخدم البريد الإلكتروني لتدوين ملاحظات الاجتماع

يعد هذا اختراقًا مذهلًا للإنتاجية (ومع ذلك فهو بسيط جدًا). في أي وقت في حالة التكبير أو اجتماع Teams ، افتح قالب بريد إلكتروني فارغًا وابدأ في تدوين الملاحظات.

اكتب رصاصات سريعة أثناء الاجتماع.

قم بإنهاء الاجتماع مبكرًا من 5 إلى 10 دقائق وصقل الملاحظات بسرعة لقراءة أفضل.

ثم أرسلها إلى أي شخص معني.

وها أنت ذا: أنت جاهز لمهمتك أو اجتماعك التالي دون قضاء 30 دقيقة في كتابة المذكرة.

10. حذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

لم يكن جميعهم، بطبيعة الحال! استخدم مصفوفة أيزنهاور لفصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى أربع فئات. يمكنك إنشاء مجلد لكل فئة لتسهيل المعالجة.

• عاجل ومهم = تابع رسائل البريد الإلكتروني هذه بعيدًا. ولكن ليس قبل أن تقوم بفرز بقية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
• عاجل وغير مهم = إذا أمكن ، تعامل مع هذه الرسائل مباشرة بعد التعامل مع الرسائل من الفئة 1. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحجز بعض الوقت من نهاية نفس اليوم.
• غير عاجل ومهم = يمكنك التعامل معها لاحقًا ، لكن تذكر تخصيص الوقت لها ، حتى يتم التعامل معها حتماً.
• غير عاجل وغير مهم = حذف أو تجاهل هذه الرسائل.
  

كان هذا هو ، يا رفاق! كل ما تبقى لك هو تطبيق بعض هذه النصائح الإنتاجية للبريد الإلكتروني على سير عملك ومعرفة عدد الساعات التي يمكنك توفيرها الأسبوع المقبل.