5 أشياء يجب مراعاتها عند إرسال بريد إلكتروني إلى معلمك

في حين أنه من الضروري في بعض الأحيان إرسال بريد إلكتروني إلى معلمك لتوضيح سؤال لديك، إلا أن هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب الالتزام بها. أولاً، من المهم أن تحترم وقت معلمك. لا أحد يرغب في تلقي بريد إلكتروني يحتوي على تسع فقرات كاملة. ربما لا تكون كتابة رواية بريد إلكتروني طويلة لمعلمك هي أفضل طريقة للمماطلة في المهمة التي أعطاها لك.

من خلال إبقاء الأمور مختصرة وفي صلب الموضوع، ستكون رسالتك واضحة ومراعية، مما يزيد من احتمالية استجابة معلمك لجميع مخاوفك والإجابة عليها.

كيفية مراسلة معلمك بالبريد الإلكتروني

في الواقع، في أي وقت تقوم فيه بإرسال بريد إلكتروني إلى معلم أو أستاذ، هناك أشياء معينة يجب وضعها في الاعتبار، مثل الإجراءات الشكلية واللغة التي تستخدمها وطول الرسالة.

بدلاً من قصف معلمك برسالة بريد إلكتروني ستستغرق فترة ما بعد الظهر بأكملها للتحدث عنها بالكامل، فإن القاعدة الأساسية الجيدة التي يجب اتباعها هي الالتزام بإجمالي عدد الكلمات الذي يبلغ 150 كلمة (أو أقل). المفتاح هو توفير أكبر قدر ممكن من السياق، مثل رقم الدورة التدريبية أو القسم الخاص بك. تذكر: أنت لست الطالب الوحيد لديهم!

هناك طريقة أخرى للتعامل مع إرسال بريد إلكتروني إلى معلمك وهي الالتزام بهذا المبدأ:إذا لم أكن واضحًا ومباشرًا، فلن يكون معلمي كذلك.هذا صحيح - إن الطريقة التي تكتب بها بريدك الإلكتروني الأولي ستؤثر بشكل مباشر على كيفية استجابة معلمك.

تابع القراءة لتتعرف على نصائح لإرسال رسائل بريد إلكتروني مكتوبة بشكل جيد ومهذبة والتي من شأنها تحسين فرصك في تلقي رد مفيد.

ابدأ بسطر موضوع مفصل

سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني هو أول ما سيراه معلمك إلى جانب اسمك. بدلًا من ترك معلمك في حالة من عدم اليقين بشأن سطر موضوع مثل "مرحبًا" أو "سؤال"، أخبره بالهدف من رسالتك الإلكترونية بعبارات محددة. هذا ليس الوقت المناسب لتكون غامضة.

إن تحديد ما ترسله عبر البريد الإلكتروني لمعلمك بشأنه لن يلفت انتباههم فحسب، بل سيسمح لهم بالرد بسرعة وبشكل مناسب.

فيما يلي عدة أمثلة لخطوط موضوعية قوية ومفصلة للمعلمين:

• الأحياء 101: سؤال حول التشريح المعملي يوم الأربعاء

• صفحة الاقتباس للمقالة: MLA أو APA؟

• اللقاء يوم الجمعة: 11:30 صباحاً

• تأكيد الأطروحة لمهمة المقالة القادمة

تقوم جميع سطور الموضوع هذه بتوصيل النقطة الرئيسية لبريدك الإلكتروني إلى معلمك في عشر كلمات أو أقل. من خلال تضمين معلومات تعريفية (مثل وحدة الفصل الدراسي التي تتواجد فيها، مثل علم الأحياء 101، أو تاريخ الفصل الدراسي أو الاجتماع القادم)، يستطيع معلمك تحديدك من بين عدد لا يحصى من الطلاب والزملاء والمسؤولين الآخرين في عالمهم.

استخدم التحيات والتوقيعات الرسمية

اضبط أسلوب معلمك ليأخذك على محمل الجد من خلال تحية رسمية ومحترمة. إن بدء رسالة بريد إلكتروني بكلمة "Hey" هو عكس ذلك. إن التحية الرسمية مثل "عزيزي السيد لي" أو "مرحبًا أستاذ بونيل" ليست مجرد مهذبة ولكنها ودية أيضًا. من المحتمل أن ينزعج معلمك من التحيات التي تبدو عادية جدًا - أو إذا لم تكن هناك تحية على الإطلاق!

ما لم يطلب منك معلمك خلاف ذلك، يجب عليك دائمًا مخاطبته باسمه الرسمي. في بعض الأحيان، يفضل مدرسو الكلية أن يكونوا على أساس الاسم الأول مع الطلاب. يمكنك عادةً قياس ذلك من خلال طريقة تواصلهم في الفصل أو توقيعهم على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى معلم لم تقابله بعد (إذا كنت تأمل في تبديل الفصول الدراسية أو التسجيل في صفوفهم)، فستحتاج بالتأكيد إلى إبقاء تحيتك رسمية.

وعلى نفس المنوال، يجب أن يكون توقيعك أو توقيعك خاطئًا أيضًا على الجانب الرسمي. إلى جانب اسمك، إليك عدة سطور ختامية مناسبة للمعلمين:

• أطيب التحيات،

• شكرا لك على وقتك ،

• بإخلاص،

• احصل على راحة كبيرة من يومك / أسبوعك.

• وأنا أقدر نصيحتك.

• أتمنى لك كل خير،

وعلى الرغم من أن هذا لا ينبغي أن يقال، فإن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى المعلمين ليستالمكان المناسب للرموز التعبيرية، أو الميمات، أو الاختصارات، أو لغة النص.

قم بتنسيق "اللحم" في بريدك الإلكتروني

ينبغي تنسيق "الجزء الرئيسي" من رسالتك (أو فقرات النص) بطريقة تسهل قراءتها وتصل إلى صلب الموضوع. سيؤدي الاحتفاظ بها إلى خمس جمل أو أقل إلى الحصول على رسالة واضحة ومباشرة.

إذا كان لديك أشياء متعددة يجب معالجتها وتعرف أنك ستتجاوز 150 كلمة، فاستخدم النقاط النقطية. استخدم نقطة واحدة لكل سؤال؛ بهذه الطريقة، يستطيع معلمك الاستجابة بسهولة لكل مخاوفك. (يمكن لـ Grammarly المساعدة في هذا أيضًا من خلال تقديم اقتراحات لتحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى تنسيق أكثر قابلية للقراءة ، مثل إعادة كتابة الفقرات التي تدرج المعلومات في نقاط نقطية ومعلومات أساسية بالخط العريض مثل المواعيد النهائية.)

أنت تريد أيضًا التأكد من أن فقراتك ليست طويلة جدًا أو مكتظة. افصل النص إلى أجزاء قابلة للهضم حتى يتمكن معلمك من الاطلاع عليه بسهولة. لا تريد أي ارتباك من جانبهم، لأن هذا قد يؤخر ردهم.

بالإضافة إلى التفكير في سهولة قراءة فقرات جسدك، قد تفكر في البدء بجملة تكرر سطر الموضوع الخاص بك. إن تقديم جملة "نظرة عامة" تصل إلى النقطة الرئيسية في بريدك الإلكتروني يمكن أن يقدم دليلاً إرشاديًا مفيدًا لمعلمك. بعض الأمثلة:

• أنا أرسل لك بريدًا إلكترونيًا لأن . . .

• أود متابعة محادثتنا حول . . .

• أنا أتواصل اليوم لأن. . .

• أنا أكتب لأسأل عن. . .

لخص ذلك وأظهر الامتنان

بمجرد الانتهاء من كتابة نص رسالتك الإلكترونية، قم بتلخيص الأمور في جملة أخيرة تحتوي على عناصر عمل لمعلمك. تمامًا مثل جملة "نظرة عامة" في بداية رسالتك الإلكترونية، يجب أن تكون هذه الجملة الموجزة مباشرة وموجزة، وتحدد ما تتوقعه من ردهم.

على سبيل المثال:

• إنني أتطلع إلى ردكم فيما يتعلق بهيكل قائمة المراجع الخاصة بي.

• سأنتظر تأكيدك قبل تحديد موعد للاجتماع.

• شكرًا مقدمًا على تعليقاتك حول موضوع أطروحتي.

في بعض الأحيان، قد لا تكون هذه الجملة ضرورية تمامًا، ولكنها قد تساعد في إثارة رد أسرع. تأكد أثناء الانتهاء من الأمور أنك تشكر معلمك. (نعم، حتى قبل أن يستجيبوا!) إن إظهار الامتنان لهم بقول "شكرًا لك على وقتك" أو "شكرًا جزيلاً لمساعدتكم" سوف يقطع شوطا طويلا في التأثير على كيفية استيعابهم لرسالتك - واعتبارك كطالب.

هناك طريقة ذكية أخرى لترك انطباع رائع وهي المتابعة برسالة بريد إلكتروني "شكرًا لك" إذا كنت قد قمت بزيارتهم مؤخرًا أثناء ساعات العمل أو عقدت اجتماعًا فرديًا. يقدّر الجميع أن يتم شكرهم، وهي أبسط طريقة للتعبير عن امتنانك.

لا تنسى التدقيق اللغوي!

وأخيرًا وليس آخرًا : التدقيق اللغوي، التدقيق اللغوي، التدقيق اللغوي! قم بتشغيل بريدك الإلكتروني من خلال محرر Grammarly أو قم بتثبيت ملحق متصفح Grammarly لتشعر بالثقة في أن بريدك الإلكتروني خالي من أي أخطاء نحوية أو علامات ترقيم أو أخطاء إملائية. أو ما عليك سوى نسخ كتابتك ولصقها للتحقق من قواعدك النحوية والحصول على تعليقات فورية حول الأخطاء الأخرى التي ربما فاتتك.

حتى لو لم تقم بإرسال بريد إلكتروني إلى مدرس اللغة الإنجليزية الخاص بك، فإن هذه الأنواع من الأخطاء يمكن أن تشير لمعلمك إلى أنك لا تهتم كثيرًا بالفصل الدراسي. تعد قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ طريقة جيدة لتحديد التكرارات وأي أقسام تبدو متكلفة أو غير واضحة.

لمزيد من الحذر، اكتب بريدك الإلكتروني في برنامج مختلف (مثل Microsoft Word أو Google Docs) قبل إرساله، حتى تتمكن من مراجعته عدة مرات دون المخاطرة بالضغط على "إرسال" في وقت مبكر جدًا. (يعمل Grammarly في كلا البرنامجين، مما يمنحك ضمانًا إضافيًا بأنه سيتم اكتشاف أي أخطاء.)

إن معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني جيد لمعلمك ليست مجرد مهارة ستحتاج إليها أثناء وجودك في المدرسة. إنها مهارة ستحملها معك طوال حياتك وحياتك المهنية أثناء تواصلك مع المديرين وزملاء العمل وغيرهم من المهنيين.

باستخدام هذه النصائح كدليل، ستكون جاهزًا لإرسال بريد إلكتروني فعال إلى كبار المسؤولين مثل معلمك، الذين من المؤكد أنهم سيتفاعلون بشكل إيجابي مع رسالتك المحترمة والدقيقة.