5 أشياء يجب مراعاتها عند إرسال بريد إلكتروني إلى معلمك

في حين أنه من الضروري أحيانًا إرسال بريد إلكتروني إلى معلمك لتوضيح سؤال لديك ، إلا أن هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب الالتزام بها. أولاً ، من المهم أن تحترم وقت معلمك. لا أحد يريد تلقي بريد إلكتروني يحتوي على تسع فقرات كاملة. ربما لا تكون كتابة رواية بالبريد الإلكتروني بطول رواية لمعلمك هي أفضل طريقة للتسويف في المهمة التي كلفك بها.

من خلال إبقاء الأمور موجزة ومباشرة ، ستكون رسالتك واضحة ومراعية ، مما يزيد من احتمالية استجابة معلمك لجميع مخاوفك والإجابة عليها.

في الواقع ، في أي وقت ترسل فيه بريدًا إلكترونيًا إلى مدرس أو أستاذ ، هناك أشياء معينة يجب وضعها في الاعتبار ، مثل الإجراءات الشكلية واللغة التي تستخدمها والطول.

بدلاً من قصف معلمك برسالة بريد إلكتروني تستغرق فترة الظهيرة بأكملها للتعامل معها بالكامل ، فإن القاعدة العامة الجيدة التي يجب اتباعها هي التمسك بعدد كلمات إجمالي يبلغ 150 كلمة (أو أقل). المفتاح هو توفير أكبر قدر ممكن من السياق ، مثل رقم الدورة التدريبية أو القسم. تذكر: أنت لست طالبهم الوحيد!

هناك طريقة أخرى للتعامل مع إرسال بريد إلكتروني إلى معلمك وهي الالتزام بهذا المبدأ: إذا لم أكن واضحًا ومباشرًا ، فلن يكون معلمي كذلك. هذا صحيح - ستؤثر طريقة كتابة بريدك الإلكتروني الأولي بشكل مباشر على كيفية استجابة معلمك.

تابع القراءة لتتعلم نصائح لإرسال رسائل بريد إلكتروني مهذبة ومكتوبة جيدًا من شأنها تحسين فرصك في تلقي رد مفيد.

ابدأ بسطر موضوع مفصل

سطر موضوع بريدك الإلكتروني هو أول شيء يراه معلمك بجانب اسمك. بدلاً من ترك معلمك في الظلام مع سطر موضوع مثل "مرحبًا" أو "سؤال" ، أخبرهم بنقطة بريدك الإلكتروني بعبارات محددة. هذا ليس الوقت المناسب ليكون غامضا.

لن يؤدي تحديد ما ترسله عبر البريد الإلكتروني لمعلمك بشأنه إلى جذب انتباههم فحسب ، بل سيسمح لهم بالرد بسرعة وبشكل مناسب.

فيما يلي العديد من الأمثلة لخطوط الموضوع القوية والمفصلة للمعلمين:

• علم الأحياء 101: سؤال حول تشريح المختبر يوم الأربعاء

• صفحة الاقتباس للمقال: شيكاغو أم APA؟

• اجتماع يوم الجمعة: 11:30 صباحا

• تأكيد الأطروحة لتعيين المقال التالي

تنقل كل سطور الموضوع هذه النقطة الرئيسية في بريدك الإلكتروني إلى معلمك في عشر كلمات أو أقل. من خلال تضمين معلومات التعريف (مثل وحدة الفصل الدراسي التي تنتمي إليها ، مثل Biology 101 ، أو تاريخ الفصل أو الاجتماع القادم) ، يمكن لمدرسك تحديدك من بين عدد لا يحصى من الطلاب والزملاء والمسؤولين الآخرين في عالمهم.

استخدم التحيات الرسمية والتوقيعات

اضبط أسلوب معلمك ليأخذك على محمل الجد بتحية رسمية ومحترمة. بدء بريد إلكتروني بـ "Hey" هو عكس ذلك. التحية الرسمية مثل "عزيزي السيد لي" أو "مرحبًا الأستاذ بونيل" ليست مجرد لطف بل ودودة. من المحتمل أن يتم تأجيل معلمك من خلال التحيات التي تبدو غير رسمية بشكل مفرط - أو إذا لم يكن هناك تحية على الإطلاق!

ما لم يوجهك معلمك بخلاف ذلك ، يجب أن تخاطبهم دائمًا باسمهم الرسمي. في بعض الأحيان ، يفضل معلمو الكلية أن يكونوا على أساس الاسم الأول مع الطلاب. يمكنك عادة قياس ذلك من خلال طريقة تواصلهم في الفصل أو التوقيع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى معلم لم تقابله (إذا كنت تأمل في تبديل الفصول الدراسية أو التسجيل في دروسهم) ، فستريد بالتأكيد إبقاء التحية رسمية.

على نفس المنوال ، يجب أن يخطئ توقيعك أو توقيعك في الجانب الرسمي أيضًا. بالإضافة إلى اسمك ، إليك عدة سطور ختامية مناسبة للمعلمين:

• أطيب التحيات،

• شكرا لوقتك،

• بإخلاص،

• احصل على راحة كبيرة من يومك / أسبوع.

• أنا أقدر نصيحتك.

• أتمنى لك كل خير،

وعلى الرغم من أن هذا لا يجب أن يقال ، فإن رسائل البريد الإلكتروني للمعلمين ليست مكانًا للرموز التعبيرية أو الميمات أو الاختصارات أو لغة النص.

تنسيق "لحوم" البريد الإلكتروني الخاص بك

يجب تنسيق "جوهر" رسالتك (أو فقرات النص الأساسي) بطريقة تسهل قراءتها وتصل إلى صلب الموضوع. سيؤدي الاحتفاظ بها في خمس جمل أو أقل إلى رسالة واضحة ومباشرة.

إذا كان لديك عدة أشياء يجب معالجتها وتعلم أنك ستتجاوز 150 كلمة ، فاستخدم النقاط. استخدم نقطة واحدة لكل سؤال ؛ بهذه الطريقة ، يمكن لمعلمك أن يستجيب بسهولة لكل مشكلة. (يمكن أن يساعد Grammarly في ذلك أيضًا من خلال تقديم اقتراحات لتحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى تنسيق أكثر قابلية للقراءة ، مثل إعادة كتابة الفقرات التي تسرد المعلومات في نقاط نقطية وكتابة المعلومات الأساسية مثل المواعيد النهائية.)

تريد أيضًا التأكد من أن فقراتك ليست طويلة جدًا أو غير دقيقة. افصل النص إلى أجزاء سهلة الفهم حتى يتمكن معلمك من تجاوزها بسهولة. أنت لا تريد أي لبس من نهايتها ، لأن هذا قد يؤخر ردهم.

بالإضافة إلى التفكير في سهولة قراءة فقرات الجسم ، قد تفكر في البدء بجملة تكرر سطر الموضوع. إن تقديم جملة "نظرة عامة" تصل إلى النقطة الرئيسية في بريدك الإلكتروني يمكن أن يقدم دليلًا مفيدًا لمعلمك. بعض الأمثلة:

• أنا أرسل لك بريدًا إلكترونيًا لأن. . .

• أود متابعة حديثنا حول. . .

• أنا أتواصل اليوم لأن. . .

• أنا أكتب لأسأل عن. . .

لخص الأمر وأظهر الامتنان

بمجرد كتابة نص رسالتك الإلكترونية ، لخص الأشياء في جملة أخيرة واحدة تحتوي على عناصر إجراءات لمعلمك. تمامًا مثل جملة "نظرة عامة" في بداية بريدك الإلكتروني ، يجب أن تكون هذه الجملة الموجزة مباشرة وموجزة ، وتحدد ما تتوقعه من ردهم.

على سبيل المثال:

• إنني أتطلع إلى ردكم فيما يتعلق ببنية قائمة المراجع الخاصة بي.

• سأنتظر تأكيدك قبل تحديد موعد الاجتماع.

• نشكرك مقدمًا على ملاحظاتك حول موضوع رسالتي.

في بعض الأحيان ، قد لا تكون هذه الجملة ضرورية تمامًا ، ولكنها قد تساعد في إثارة رد أسرع. تأكد عند الانتهاء من كتابة الأشياء أن تشكر معلمك. (نعم ، حتى قبل أن يردوا!) إن إظهار الامتنان لهم بقول "شكرًا لك على وقتك" أو "شكرًا جزيلاً على مساعدتك" سيؤثر كثيرًا في كيفية استيعابهم لرسالتك - واعتبارك طالبًا.

هناك طريقة ذكية أخرى لترك انطباع رائع وهي المتابعة برسالة بريد إلكتروني "شكرًا" إذا كنت قد زرتها مؤخرًا خلال ساعات العمل أو كان لديك اجتماع فردي. الجميع يقدر أن يتم شكره ، وهذه هي أبسط طريقة للتعبير عن امتنانك.

لا تنس التدقيق اللغوي!

أخيرًا وليس آخرًا : التدقيق اللغوي والتدقيق اللغوي والتدقيق اللغوي! قم بتشغيل بريدك الإلكتروني من خلال محرر Grammarly أو قم بتثبيت ملحق المستعرض Grammarly لتشعر بالثقة في أن بريدك الإلكتروني خالٍ من أي أخطاء نحوية أو علامات ترقيم أو إملائية.

حتى إذا كنت لا ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مدرس اللغة الإنجليزية ، فإن هذه الأنواع من الأخطاء يمكن أن تشير إلى معلمك أنك لا تهتم كثيرًا بالفصل. تعد قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ طريقة جيدة لتحديد التكرار وأي أقسام تبدو متخلفة أو غير واضحة.

لمزيد من الحذر ، اكتب بريدك الإلكتروني في برنامج مختلف (مثل Microsoft Word أو محرر مستندات Google) قبل إرساله ، حتى تتمكن من مراجعته عدة مرات دون المخاطرة بضرب الإرسال في وقت قريب جدًا. (يعمل Grammarly في كلا البرنامجين ، مما يمنحك مزيدًا من الطمأنينة بأنه سيتم اكتشاف أي أخطاء.)

إن معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني جيد لمعلمك ليس مجرد مهارة ستحتاجها أثناء وجودك في المدرسة. إنها مهارة ستحملها معك طوال حياتك ومهنتك بينما تتواصل مع المديرين وزملاء العمل وغيرهم من المهنيين.

باستخدام هذه النصائح كدليل ، ستكون جاهزًا لإرسال بريد إلكتروني فعال إلى كبار المسؤولين مثل معلمك ، الذين لا بد أن يتفاعلوا بشكل إيجابي مع رسالتك المحترمة والمحددة.