سلاسل رسائل البريد الإلكتروني: التعريف و4 طرق لإدارتها

في العالم المهني، تعتبر سلاسل رسائل البريد الإلكتروني حقيقة من حقائق الحياة. وهذا أمر جيد بشكل عام: عندما يكون لديك محادثة مستمرة مع زميل، أو خطة تطوير، أو موضوعات محادثة متكررة تريد فصلها، فإن سلسلة رسائل البريد الإلكتروني هي الطريقة للقيام بذلك.

ما هو موضوع البريد الإلكتروني؟

سلسلة رسائل البريد الإلكتروني عبارة عن سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني التي تسجل جميع الردود على رسالة البريد الإلكتروني الأصلية. فكر في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني مثل الدردشة الجماعية: يتلقى العديد من الأشخاص كل رسالة، بغض النظر عن عدد مرات مشاركتهم في المحادثة، ويمكن لكل منهم بسهولة عرض تقدم سلسلة المحادثات بترتيب زمني.

في كثير من الأحيان، يتم عرض سلاسل رسائل البريد الإلكتروني بتنسيق "متداخل" في صناديق الوارد الخاصة بالمستلمين، حيث يتم عرض الرد الأحدث أولاً عندما يفتح المستلم سلسلة الرسائل وكل استجابة سابقة بالترتيب من الأحدث إلى الأقدم، وتنتهي بالرسالة الأصلية.

لا يدعم جميع عملاء البريد الإلكتروني سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، ومن بين تلك التي تدعمها، لا يقوم جميعهم بتمكينها افتراضيًا. كما أنهم لا يشيرون دائمًا إلى الميزة على أنهاسلسلة محادثات- أحد الأمثلة البارزة هو Gmail، الذي يشير إلى سلسلة رسائل البريد الإلكتروني كعرضللمحادثة.

ربما تكون على دراية بمصطلح"سلسلة البريد الإلكتروني" وتجد نفسك تتساءل: "هل هي سلسلة رسائل بريد إلكتروني أم سلسلة بريد إلكتروني؟" سلسلة البريد الإلكتروني ليست مثل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني. سلسلة البريد الإلكتروني عبارة عن مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني المُعاد توجيهها أو المرتبطة والتي لا ترتبط بالضرورة حسب الموضوع.

كيف تعمل سطور الموضوعونسخةونسخة مخفية الوجهة في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني؟

خطوط الموضوع

في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، يكون لكل رد نفس سطر الموضوع الموجود في البريد الإلكتروني الأصلي، مسبوقًا بـRE:. RE:هو اختصار لـبخصوصأوبالإشارة إلى، ويعني أن البريد الإلكتروني هو رد على بريد إلكتروني سابق. فيما يلي مثال لسطر الموضوع لرد بريد إلكتروني داخل سلسلة رسائل:

رد: حفلة العيد الخميس 14 ديسمبر

عند اختيار سطر موضوع لسلسلة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، اتبع نفس الإرشادات التي تتبعها لأي سطر موضوع آخر. يجب أن تكون موجزة وتوضح بوضوح الغرض من البريد الإلكتروني.

نسخةإلىونسخة مخفية الوجهة

يخلط العديد من الأشخاص بين وظيفتي نسخةونسخة مخفية الوجهة في البريد الإلكتروني، لذا إليك الفرق: نسخة نسخة، أونسخة كربونية، تضيف مستلمين إلى البريد الإلكتروني دون جعلهم المستلمين الأساسيين للبريد الإلكتروني. بمعنى آخر، عند إضافة عنوان بريد إلكتروني إلى حقلنسخة، فإنك تقوم بتضمين هذا الشخص في سلسلة الرسائل دون توقع أنه سيرد على بريدك الإلكتروني. يتم استخدامنسخةغالبًا للتأكد من أن الفرد، مثل المشرف على المستلم، لديه سجل للرسالة التي يمكنه الرجوع إليها عند الضرورة. عندما تقومبإرسال نسخة إلىفرد ما في رسالة بريد إلكتروني، ليست هناك حاجة لمخاطبته في تحية البريد الإلكتروني.

يمكن لجميع مستلمي البريد الإلكتروني رؤية العناوينالمنسوخةفي البريد الإلكتروني. عندما يكون من الضروري أن يتمكن المستلمون من رؤية هذه المعلومات، كما هو الحال في السيناريوهات التي قد يتعين عليهم فيها مناقشة موضوع البريد الإلكتروني فيما بينهم، فاخترنسخةإلىنسخة مخفية.

تعملنسخة مخفية الوجهة، أونسخة كربونية مخفية، بشكل مشابه لنسخةمخفية الوجهةولكن مع اختلاف رئيسي واحد: لا يستطيع مستلمو البريد الإلكتروني رؤية العناوين التي تم إرسالهانسخة مخفية الوجهةفي البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن لأي عناوين بريد إلكتروني نسخةمخفية الوجهةأونسخة مخفيةالوجهة رؤية العناويننسخة مخفيةالوجهة على البريد الإلكتروني. وهذا يجعلنسخة مخفية الوجهةخيارًا رائعًا عند إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتاج إلى الوصول إلى عدة مستلمين ولكنك لا تريدهم أن يعرفوا من تلقى الرسالة أيضًا. على سبيل المثال، عند توضيح سياسة مكان العمل مع مشرفك، يمكنكإرسال نسخة مخفية الوجهة إلى قسمالموارد البشرية في البريد الإلكتروني.

إيجابيات مواضيع البريد الإلكتروني

تعتبر سلاسل رسائل البريد الإلكتروني مفيدة بعدة طرق. من خلال تجميع كل رسائل البريد الإلكتروني في المحادثة معًا، فإن سلاسل رسائل البريد الإلكتروني:

• تقليل الفوضى في صناديق البريد الوارد.
• اجعل من السهل تتبع تقدم المحادثة، وهو ما قد يكون مفيدًا لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني.
• أبقِ جميع المشاركين على علم بالموضوع دون الحاجة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة.

سلبيات مواضيع البريد الإلكتروني

على الرغم من وجود الكثير من الفوائد لسلاسل رسائل البريد الإلكتروني، إلا أن هناك بعض العيوب أيضًا. وتشمل هذه:

• تلقي رسائل بريد إلكتروني غير ذات صلة: إذا كنت على هامش محادثة موضوع البريد الإلكتروني، فهناك احتمال أن تتلقى رسائل بريد إلكتروني لا تتطلب انتباهك.
• يمكن أن تكون طويلة. كلما زاد عدد الردود التي يتلقاها موضوع ما، كلما زاد طوله، مما يجعل من الصعب العثور على رسائل محددة داخل الموضوع عندما تحتاج إليها.

4 نصائح لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال

يمكن أن تكون سلاسل رسائل البريد الإلكتروني أداة مفيدة، ولكن من الممكن ارتكاب أخطاء فيها. تعد معرفة كيفية استخدامها بفعالية جزءًا أساسيًا من التواصل المهني. فيما يلي بعض النصائح لاستخدام سلاسل رسائل البريد الإلكتروني بشكل مناسب وفعال:

1- توقف عن الإجابات القصيرة

احفظ إجابات قصيرة مكونة من كلمة واحدة (والأسئلة التي يمكن الإجابة عليها بشكل مناسب) للرسائل النصية وتطبيقات الدردشة مثل Slack. لا تضمن هذه التفاعلات المختصرة، خاصة عندما لا تكون ذات صلة بأي شخص في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني بخلاف الشخص الذي تسأله أو ترد عليه، إرسال بريد إلكتروني. في الواقع، فإن إرسالها في سلسلة رسائل بريد إلكتروني يشغل مساحة في صناديق البريد الوارد للمستلمين دون داعٍ ويرسل إشعارات، وهو ما قد يكون مزعجًا وسيئًا في آداب البريد الإلكتروني.

2 اعرف متى تستخدمالردمقابلالرد على الكل

عندما تنقر على الردعلى رسالة بريد إلكتروني، فإن ردك يذهب فقط إلى المرسل. لا يهم إذا كان المرسل هو الشخص الذي بدأ سلسلة رسائل البريد الإلكتروني أو أحد المستجيبين —فالردهو رد مباشر على فرد. من ناحية أخرى، يقومالرد على الكلبالرد علىالجميعفي سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، بما في ذلك تلك المضمنة عبرنسخةونسخة مخفية الوجهة . إذا تم إرسالنسخة مخفيةالوجهة إليك في سلسلة محادثات، فسيؤدي النقر فوقالرد على الكلإلى الكشف عن عنوان بريدك الإلكتروني لكل مشارك.

3 تحديد ما إذا كانت إجابتك مطلوبة

إذا لم تكن مشاركًا نشطًا في المناقشة أو المشروع، فقد لا تضطر إلى الرد على أفكارك أو تقييمها. إن إضافة صوتك دون داعٍ سيزيد من طول الموضوع، لذا تأكد من أن ما تريد قوله مفيد قبل الرد.

4 البقاء على الموضوع

قد تميل إلى تضمين أسئلة أو تعليقات أو رؤى حول موضوعات ذات صلة عرضية بالموضوع الرئيسي في سلسلة الرسائل، ولكنها لا تتضمنها بشكل مباشر. قد يؤدي طرح أسئلة غير ضرورية إلى جعل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني غير عملية ودفن المعلومات المهمة التي يحتاج الآخرون إلى العثور عليها. إذا كنت تريد طرح موضوع آخر، حتى لو كان مشابهًا، فأرسل بريدًا إلكترونيًا جديدًا يحتوي على سطر موضوع جديد.

مثال على موضوع البريد الإلكتروني

الموضوع:خطط السفر لـ GrammarCon، 20/10-22/10

أهلاً بكم،

يرجى استخدام الرابط التالي لحجز رحلتك إلى GrammarCon: www.exampletravel.link.

إذا كانت لديك أي أسئلة، برجاء التواصل معنا في أسرع وقت ممكن، حيث أنني خارج المكتب غدًا والأربعاء.

الأفضل يا مريم

موضوع: رد: خطط السفر لـ GrammarCon، 10/20–10/22

مرحبًا ميريام،

اعتقدت أن GrammarCon لم يكن حتى ديسمبر؟ يرجى تقديم النصيحة.

شكرًا،

ماركو

موضوع:رد: خطط السفر لـ GrammarCon، 10/20–10/22

مرحبًا ماركو،

كان ذلك في ديسمبر من العام الماضي. لكنهم رفعوها هذا العام.

نأمل أن يساعد!

الأفضل، إيتان

الأسئلة الشائعة حول مواضيع البريد الإلكتروني

ما هي مواضيع البريد الإلكتروني؟

سلاسل رسائل البريد الإلكتروني عبارة عن مجموعات متداخلة من رسائل البريد الإلكتروني التي تمثل ردودًا على رسالة أصلية واحدة.

كيف يعملون؟

تعمل سلاسل رسائل البريد الإلكتروني على تجميع رسائل البريد الإلكتروني معًا في البريد الوارد للمستلم، مما يؤدي إلى عرض سلسلة الرسائل كما لو كانت رسالة بريد إلكتروني واحدة. عند فتح سلسلة المحادثات، عادةً ما تشاهد أحدث رسالة بالإضافة إلى الإصدارات المضغوطة من الردود السابقة.

ما هي النصائح الثلاث لاستخدام سلاسل رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال؟

تتضمن ثلاث نصائح لاستخدام سلاسل رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال ما يلي:

• تجنب التعامل مع موضوع البريد الإلكتروني كرسالة نصية. احفظ التفاعلات القصيرة بين شخصين لمنصات أخرى.
• اختر سطر موضوع موجزًا ​​يوضح غرض البريد الإلكتروني
• استخدمالرد على الكلفقط عندما تحتاج حقًا إلى إرسال رسالتك إلى كل شخص في سلسلة الرسائل. للرد على مشارك واحد فقط، استخدم الرد.