8 نصائح عبر البريد الإلكتروني للمهنيين الشباب

إذا كنت جديدًا في القوى العاملة ، فقد يكون البريد الإلكتروني صعبًا. من ناحية أخرى ، من الضروري البقاء على اتصال بزملاء العمل وإنجاز المهام. من ناحية أخرى ، هناك الكثير من القواعد غير المكتوبة التي يمكن أن تعيقك وتبطئك.

تؤثر عوامل مثل الصناعة وثقافة الشركة والعمل من المنزل بهذه الطريقة في استخدام البريد الإلكتروني. من المهم القيام بذلك بشكل صحيح.

"إنها الاتصالات التجارية الأساسية. إنها الطريقة التي يلتقي بها الناس غالبًا لأول مرة. . . يقول Dan Post-Senning ، خبير آداب السلوك في معهد Emily Post Institute ، إنه أمر بالغ الأهمية ، فهو أحد أهم المهارات التي يمكنك صقلها.

قد يبدو البريد الإلكتروني وكأنه مجرد حقائق وأرقام ، لكنه في الحقيقة يتعلق ببناء العلاقات. لكن كعامل جديد ، عندما يتعلق الأمر بآداب التعامل مع البريد الإلكتروني ، فأنت لا تعرف ما لا تعرفه. لمساعدتك في الحصول على معلومات حول حالة الموظف الجديد (وتسجيل نقاط مع مديرك) ، إليك ثماني نصائح عبر البريد الإلكتروني لتعيش من خلالها:

1 اعرف ما تريد واطلبه.

يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني ترسله غرضًا محددًا بوضوح. يمكن لسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها والطلبات غير الواضحة أن تحول البريد الإلكتروني من أداة عمل مفيدة إلى عائق إنتاجي. يمكن للموظفين لأول مرة أن يبرزوا ، ويحافظوا على استمرار المهام ، من خلال إنهاء رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن دعوة للعمل وموعد نهائي. كلما كنت أكثر تحديدًا ، كان ذلك أفضل. على سبيل المثال ، فإن قول "أرغب بتعليقاتك على الصفحات من 16 إلى 20 من تقريري الصادر عن EOD Friday" أفضل بكثير من "أخبرني برأيك".

2 اقرأ الغرفة.

قد يكون استخدام نغمة غير رسمية مع إبقائها احترافية أمرًا صعبًا. أفضل طريقة لمعالجة هذه المشكلة هي أخذ الإشارات من الأشخاص من حولك. على سبيل المثال ، ربما لا تريد أن تكون رسميًا بشكل مفرط إذا كان الشخص الذي تتحدث معه زميل عمل - خاصة إذا كنت تعمل في مجال أكثر إبداعًا أو استرخاءً. كما تلاحظ Post-Senning ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إدخال مسافة قد تؤثر سلبًا على علاقة العمل في الحياة الواقعية.

من المهم أيضًا الالتزام بأفضل الممارسات الخاصة بالشركة. على سبيل المثال ، إذا كان من المعتاد تضمين TL ؛ DR (طويل جدًا ، لم يقرأ) الجملة في الجزء العلوي من رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، فإن نسيان الكتابة يمكن أن يؤدي إلى الارتباك أو أوقات استجابة أطول. اطلب النصيحة من المزيد من المهنيين المخضرمين أو الأشخاص الذين عملوا في الشركة لبضع سنوات والذين يمكنهم مساعدتك في الاندماج في مساحة العمل.

"نتواصل جميعًا بطرق مختلفة ، وإذا كنت تفكر فقط في الطريقة التي تفضلها للتواصل وليس الطريقة التي يفضل بها المستلم التواصل ، فمن المحتمل أن تجري محادثة من جانب واحد" ، كما تقول كات بوغارد ، من ولاية ويسكونسن- كاتب مستقل.

3 احصل على رأي ثان.

لا تريد أبدًا أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على أخطاء إملائية أو صياغة محرجة. لا يستطيع هؤلاء إعاقة التواصل فحسب ، بل يمكنهم أيضًا جعلك تبدو أقل احترافًا. لكن قد يكون من الصعب اكتشاف الأخطاء الصغيرة عندما تقوم بتحرير عملك الخاص. هذا هو السبب في أنه من المفيد أن تجعل شخصًا آخر يقرأ مسودتك ، خاصة لرسائل البريد الإلكتروني المهمة ، للإبلاغ عن أي مشكلات قبل النقر على إرسال. أو إذا كنت تفضل ذلك ، خذ صفحة من Kiera Wright-Ruiz ، مدير الوسائط الاجتماعية في Google Local Guides ، واستخدم قارئ تحويل النص إلى كلام لسماع الأخطاء بسهولة.

4 افحص السلبية عند الباب.

يمكن أن يكون التواصل الكتابي أكثر سلبية مما تنوي. وإذا كانت لديك مشاعر سلبية بشأن البريد الإلكتروني أو كنت تتناول موضوعًا صعبًا ، فقد يكون تحقيق التوازن الصحيح أمرًا صعبًا ، خاصة كعامل جديد.

يقول رايت-رويز: "قد تكون أكثر ميلًا عاطفيًا للرد على شخص ما عندما تشعر بالضيق ، أو أنك لا تعرف حتى أنك تنطلق من أنك تبدو عدوانيًا سلبيًا في رسالة بريد إلكتروني". "[اسأل نفسك] إذا تمت مشاركة هذا مع مديرك ، فهل هذا شيء تشعر بالراحة تجاهه؟ وإذا كان الجواب نعم ، فأنت على ما يرام ".

5 كن في الوقت المناسب.

قد يكون من المغري ترك رسائل البريد الإلكتروني تنزلق بين التوجيه ، والتعرف على المكتب ، والاستعداد لأعمالك الجديدة بسرعة. بالنسبة لمعظم رسائل البريد الإلكتروني ، حاول الاحتفاظ بوقت استجابة 24 ساعة. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت ، فأرسل رسالة شكر سريعة وأخبرهم متى ستتمكن من تقديم ما يحتاجون إليه. بعد قولي هذا ، لست مضطرًا للرد على كل بريد إلكتروني ، خاصة إذا كانت غير مرغوب فيها.

6 ضع في اعتبارك العناصر المرئية.

يقول الكاتب المستقل Boogaard: "لا أحد يريد أن يقابله جدار نصي عملاق يشبه الحرب والسلام". ولكن ستكون هناك أوقات لا يمكن فيها تجنب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. من المرجح أن تحصل على الرد الذي تبحث عنه إذا ركزت على كتابة فقرات قصيرة ، واستخدام النقاط ، وكتابة أجزاء أساسية من المعلومات. كلما زاد طول البريد الإلكتروني ، زادت أهمية جعله سهل القراءة.

7 كن ذكيا بشأن المتابعات.

من المقبول تمامًا إرسال تذكير سريع عندما تحتاج إلى رد من شخص ما. لكن السياق يحدد المدة التي يجب أن تنتظرها لإرسال بريد إلكتروني للمتابعة. إذا كنت تنتظر شيئًا ما من زميل ، فمن المعقول أن يكون لديك نافذة من 24 إلى 48 ساعة للمتابعة. على العكس من ذلك ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لشخص بارد ، فمن الأفضل الانتظار لمدة أسبوع أو أسبوعين قبل الرجوع إلى الوراء لتجنب إزعاج المستلم. وبعض الأشخاص لا يستجيبون للبريد الإلكتروني على الإطلاق. إذا كان ذلك ممكنًا ، اسأل عن طريقة الاتصال المفضلة لديهم وحدد التوقعات مقدمًا.

8 امنح نفسك استراحة.

البريد الإلكتروني أداة رائعة للتواصل ، لكن الكمال ليس الهدف. يتعلق الأمر ببناء العلاقات وإنجاز الأمور. سيستغرق تطوير مجموعة مهارات البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً. وكما قال الكاتب المستقل Boogaard ، "ربما لن يقتلك البريد الإلكتروني ، لذا خذ نفسًا عميقًا. كل شيء يسير على ما يرام."