8 نصائح عبر البريد الإلكتروني للانطوائيين

وفقًا لمؤسسة مايرز بريجز ، فأنت انطوائي إذا كنت تشعر براحة أكبر في التركيز على "عالمك الداخلي". أثبتت أنشطة العالم الخارجي ، مثل التحدث مع الناس مباشرة أو عبر الهاتف ، أنها تمثل تحديًا. بينما قد يبدو البريد الإلكتروني أقل حدة ، إلا أنه يواجه تحدياته أيضًا. تم تصميم هذه النصائح الثمانية خصيصًا لجعل إرسال البريد الإلكتروني غير مؤلم قدر الإمكان للانطوائيين.

1 قلل من المتابعات بأن تكون دقيقًا.

إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني ، فإن آخر شيء تريده هو ترك الأسئلة دون إجابة. سيرد الناس للحصول على توضيح ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، سيرغبون في التحدث شخصيًا. أفضل طريقة لتجنب هذا الموقف المحرج هي تغطية جميع التفاصيل في بيان واحد. دعونا نلقي نظرة على مثال جيد وسيئ.

المثال الثاني يجيب (ويتجنب) محادثات المتابعة المحتملة. يشجع الناس على الرد عبر البريد الإلكتروني بدلاً من إسقاط المواد في مكتبك. إليك بعض الأسئلة التي يجيب عليها: لماذا تحتاج الصورة؟ ما الحجم؟ هل يجب أن تكون محترفًا؟ يمكنك أيضًا الذهاب إلى أبعد من ذلك من خلال إرفاق أمثلة لما تريد أن يرسله زملاؤك.

2 اجعلها قصيرة ولطيفة.

أن تكون دقيقًا أمر ضروري ؛ كونك متكلمًا ليس كذلك. كلما طالت مدة بريدك الإلكتروني ، كان من الصعب على القراء فهم الفكرة. قد يفوت زملاء العمل المشغولون أهم النقاط إذا كان بريدك الإلكتروني عبارة عن مقال من خمس فقرات. بدلاً من ذلك ، استخدم النقاط أو قم بتضمين ملخص في بداية الرسالة. يمكنك أيضًا إضافة روابط إلى المعلومات ذات الصلة دون تهجئتها في متن النص.

3 دع شخصيتك تتألق.

البريد الإلكتروني هو الوسيلة المثالية لعرض مواهبك الخفية وسماتك الشخصية. على سبيل المثال ، ربما لن يتم القبض عليك ميتًا وهي تتحدث في مبرد المياه. ومع ذلك ، قد تكون مضحكا للغاية مع أصدقائك المقربين. انطلق وكن هزليًا في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات الجماعية. إذا بدت النكتة الافتراضية مخيفة للغاية ، فاستخدم الرموز التعبيرية! يمكن لهذه الشخصيات الصغيرة اللطيفة أن تتدحرج على الأرض تضحك أو تعطي غمزة صفيقة لك. (ضع في اعتبارك ثقافة مكان عملك. إذا كانت رسمية للغاية ، فقد تكون الرموز غير مناسبة.) يمكنك أيضًا استخدام رسائل البريد الإلكتروني للإشادة بالآخرين ، أو مشاركة الرسائل مع مجموعة كبيرة ، أو أخذ زمام المبادرة. ليس عليك أن تكون مقيدًا بالخجل إذا كان لديك جهاز كمبيوتر ولوحة مفاتيح.

4 ممارسة السيطرة على الحشود.

المجموعات الافتراضية تقريبًا سيئة مثل نظيراتها في الحياة الواقعية. لتجنبها ، حد من استخدامك لـ CC و BCC. (CC تعني "نسخة كربونية." إذا كنت بحاجة إلى بدء سلسلة رسائل ، فقم بتضمين الأشخاص الأساسيين فقط للمهمة المطروحة. خلاف ذلك ، قد تبدأ كابوس "الرد على الكل". تعرف على المزيد حول كيفية CC بحكمة في هذه المقالة حول عادات البريد الإلكتروني.

5 أجب على الفور.

هل أنت مذنب بالتسويف؟ يخشى الكثير من الانطوائيين التفاعل ، لذلك يؤجلون المواقف التي تجعلهم في اتصال مع الآخرين. لا تدع هذا الاتجاه يتسلل إلى عاداتك في إرسال البريد الإلكتروني. تعامل مع غالبية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع قاعدة 2-2-2. تحقق من رسائل البريد الإلكتروني على الأقل مرتين يوميًا ، في بداية يوم العمل وفي نهايته. أجب فورًا على جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ستستغرق معالجة أقل من دقيقتين. قم بنجمة الرسائل المتبقية بنجمة أو ضع علامة عليها كغير مقروءة. خصص ساعتين كل أسبوع للتعامل مع هذه المتابعات الطويلة.

6 بعض رسائل البريد الإلكتروني بلاغية.

مثل الأسئلة ، ليس كل بريد إلكتروني يحتاج إلى إجابة. بدلاً من التشديد على الرد على كل بريد إلكتروني ، اسأل نفسك عما إذا كان المرسل يتوقع ردًا. على سبيل المثال ، يمكنك تجاهل الرسائل الإخبارية والاستطلاعات الطوعية بأمان. ضع في اعتبارك إعداد قاعدة في صندوق الوارد الخاص بك والتي ستعيد توجيه مثل هذه الرسائل تلقائيًا إلى مجلد منفصل. من ناحية أخرى ، تأكد من الرد على الدعوات وتوجيه رسائل البريد الإلكتروني على الفور. إذا كنت أنت المرسل ، فلا حرج في قول أنه لا يلزم الرد ما لم يكن لديهم أسئلة.

7 تخطي البريد الإلكتروني.

يتم التعامل بشكل أفضل مع بعض المواقف ، مثل طلب الترقية أو التعبير عن التعاطف. غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني وسيلة غير كافية للتعبير عن مشاعر معقدة أو للتعامل مع القضايا الخطيرة. على الرغم من أن التحدث وجهًا لوجه قد يبدو صعبًا ، فمن الأفضل التسبب عن غير قصد في حدوث ارتباك أو إهانة من خلال رسالة بريد إلكتروني سيئة الصياغة. علاوة على ذلك ، لا تناقش أبدًا الأمور الخاصة في رسالة بريد إلكتروني. إذا كنت غير مرتاح للمعلومات التي يتم إعادة توجيهها أو مشاركتها ، فهي لا تنتمي إلى رسالة. إذا كان البريد الإلكتروني لا مفر منه ، خذ وقتك. قبل إرسالها ، اقرأها من منظور المستلم. هل تبدو كأنك إنسان؟ هل نقلت النغمة الصحيحة؟

8 حسم الختام.

في الحياة الواقعية ، قد تجد نفسك تنسلخ ببطء بعيدًا عن الشخص في محاولة لإنهاء المناقشة. لماذا يصعب إنهاء محادثة؟ بادئ ذي بدء ، قد ترغب في حذف توقيع البريد الإلكتروني. بعد كل شيء ، ألا تريد منهم الرد عبر البريد الإلكتروني؟ إذا قمت بتضمين رقم هاتفك أو عنوانك ، فأنت ترسل إشارة بأنك ترحب بالمكالمات والزيارات الهاتفية. أنت تعلم أنك لا تريد أن تفعل ذلك! بدلاً من ذلك ، اختتم الرسالة بإغلاق بريد إلكتروني بسيط. لا ينبغي أن يكونوا باهظين. في حالة الشك ، يكون "الشكر" مناسبًا دائمًا تقريبًا.

أي من هذه المؤشرات الثمانية ستجربه أولاً؟ إذا تمكنت من إتقان فن رسائل البريد الإلكتروني الفعالة ، يمكنك تنمية علاقات أفضل مع الآخرين مع تقليل مقدار التفاعل المادي الذي لديك معهم في نفس الوقت. ما الانطوائي الذي يمكن أن يطلب أكثر من ذلك؟