النغمة في البريد الإلكتروني: تعريف ونصائح حول تحقيق لهجة احترافية

البريد الإلكتروني هو الطريقة الأساسية التي تتواصل بها معظم الشركات والموظفين في مكان العمل. يمكن أن تؤدي معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال إلى فوائد مثل تكوين علاقات جيدة مع مديرك، مما قد يؤدي إلى الترقيات، أو التواصل بنجاح، مما قد يؤدي إلى وظيفة ذات أجر أفضل. ومن ناحية أخرى، فإن عدم معرفة كيفية القيام بذلك قد يضر بقدرتك على النجاح، وفي أسوأ السيناريوهات، قد يدفع زملائك في العمل إلى الحكم عليك على أنك وقح وغير محبوب.

يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني أكثر أو أقل فعالية بناءً على لهجتها. إن استخدام نغمة مهذبة وواضحة في رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يؤدي إلى تسريع حياتك المهنية أو إعاقتك. فيما يلي كيفية فهم النغمة واستخدامها في البريد الإلكتروني حتى تتمكن من تقديم نفسك بأكثر صورة احترافية ممكنة.

ما هي النغمة في البريد الإلكتروني؟

نبرة البريد الإلكتروني هي الشعور أو الموقف الذي ينقله البريد الإلكتروني. يمكن أن تكون نبرة البريد الإلكتروني واثقة، أو حماسية، أو كئيبة، أو رسمية، أو مباشرة، أو أكثر، اعتمادًا على سياق الرسالة وهدفها. وهو يختلف عن الصوت لأن الصوت في الكتابة لا يتغير حسب السياق أو الموقف. صوت العلامة التجارية هو ما يجعل الصوت متميزًا عن الشركات الأخرى.

العناصر التي تساهم في النغمة

توضح النغمة الجوهر العاطفي للبريد الإلكتروني. في التواصل المكتوب، على عكس التواصل الشخصي، لا يمكنك الاعتماد على عناصر مثل ملامح الوجه أو حركات الجسم لإظهار ما تشعر به تجاه شيء ما. على غرار وجود العديد من الإشارات الجسدية (الأذرع المتقاطعة، الحواجب المعقودة، على سبيل المثال) للتواصل الشخصي، تساهم العديد من الإشارات الأخرى في تعزيز النبرة في رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة. وتشمل هذه:

اختيار الكلمة

بعض الكلمات والعبارات، مثل "من فضلك" و"أنا آسف جدًا" و"شكرًا لك"، هي كلمات وعبارات ودودة ومهذبة - وهما سمتان ترغب دائمًا في الحصول عليهما في مكان العمل. هذه الكلمات تجعل القارئ يشعر بالتقدير والرؤية، مما يزيد من احتمالية رغبته في العمل معك.

طول الجملة

تبدو رسائل البريد الإلكتروني التي تتكون فقط من حقائق في جمل قصيرة متقطعة، مما قد يكون مزعجًا لأذن القارئ أو يبدو متطلبًا دون داعٍ. من ناحية أخرى، يمكن أن تبدو الجمل الطويلة جدًا مشتتة وغير منظمة، مما يجعل من الصعب على القارئ قياس النقاط الرئيسية.

علامات ترقيم

الفترات في نهاية الجملة تنهي الجملة فجأة وقد تبدو وقحة. من ناحية أخرى، تشير علامات التعجب ضمنًا إلى الإثارة، ولكن وجود عدد كبير جدًا من علامات التعجب في رسالة البريد الإلكتروني قد يجعلها تبدو غير احترافية.

تسجيل الخروج

تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني هو الأسطر الأخيرة من بريدك الإلكتروني والفرصة الأخيرة لتوضيح نبرة صوتك. تشمل التوقيعات الأكثر رسمية "مع تحياتي" و"مع أطيب التحيات" و"مع خالص التقدير". المزيد من الكلمات غير الرسمية تتضمن "شكرًا!" "في صحتك" و"تحدث قريبًا". يجب عليك تجنب الإشارات التي تود إرسالها لصديق، مثل "لاحقًا" أو "أراك" أو "العناق والقبلات!" تشمل الإشارات الأخرى التي يجب تجنبها "الأمل الذي يبدو منطقيًا" (يمكن أن يبدو عدوانيًا سلبيًا)، و"أتمنى لك يومًا مباركًا" (تشير ضمنًا إلى الدين، وهو ما يجب تجنبه في مكان العمل)، و"تفضلوا بقبول فائق الاحترام" (حميمية للغاية). ).

تحيات

بعض تحيات البريد الإلكتروني مثل "صباح الخير"، "إثنين سعيد!" و"أتمنى أن تكون قد قضيت عطلة نهاية أسبوع رائعة!" يمكن أن يجعل القارئ يشعر أنك تهتم به كشخص كامل. يمكن أن يساعد بدء رسائل البريد الإلكتروني بهذه العبارات في تسهيل دخول القارئ إلى المحادثة، بدلاً من مجرد القفز إلى العمل، الأمر الذي قد يبدو مفاجئًا.

الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية

تنقل الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية المشاعر ويمكن استخدامها لإضفاء البهجة على النص في رسالة البريد الإلكتروني. من المقبول استخدام وجه مبتسم إذا كنت تكتب إلى زملائك الذين تعرفهم، ولكن استخدام عدد كبير جدًا قد يبدو غير رسمي للغاية، خاصة إذا كنت تكتب إلى مديرك أو عميلك.

طول البريد الإلكتروني

تميل رسائل البريد الإلكتروني الأطول التي تحتوي على عدة نقاط رئيسية إلى أن تكون جادة وأكثر رسمية. تعتبر رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية قصيرة لأنها عادةً ما تتم كتابتها وإرسالها بسرعة.

تحديد النغمات في رسائل البريد الإلكتروني المهنية

البريد الإلكتروني الاحترافي له نبرة رسمية أكثر قليلًا. ويمكن أيضًا أن تكون حازمة أو عاجلة أو ودية أو جدلية، اعتمادًا على سياق البريد الإلكتروني وهدفه. بالإضافة إلى ذلك، يمكن بل ويجب تكييف نغمة البريد الإلكتروني مع مختلف المستلمين. عادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى جمهور الشركات، مثل مجموعة C-suite في شركة مالية، أكثر رسمية. تلك المكتوبة لجمهور من المصممين في الصناعة الإبداعية، مثل وكالة إنتاج الفيديو، قد تكون غير رسمية إلى حد ما.

تأثير الأخطاء النغمية

تحدث أخطاء في اللهجة لأن قارئ رسالتك يعتقد أنك تشعر بشيء واحد، لكن في الواقع لم تشعر بذلك على الإطلاق عند كتابة بريدك الإلكتروني. عندما يحدث هذا، فهذا فشل منك، أيها الكاتب.

تتضمن أخطاء النغمة الشائعة رسائل البريد الإلكتروني التي تظهر:

• عدائي
• عنيف
• متطلبة

يمكن أن يحدث هذا بسبب أخطاء صغيرة، مثل استخدام الكثير من النقاط في نهاية الجمل بدلاً من علامات الترقيم الأخرى، أو نسيان تحرير مفتاح "Caps Lock" والكتابة بالأحرف الكبيرة.

يمكن أن تكون تداعيات مثل هذه الأخطاء خطيرة، خاصة إذا كان مكان عملك يركز على التواصل الكتابي. إذا اشتكى زملاؤك من آداب البريد الإلكتروني التي تتبعها، فقد يتم اعتبارك مغفلًا في المكتب. ستواجه صعوبة أكبر في بناء الثقة وتحقيق أهدافك وتكوين صداقات في العمل. في السيناريو المتطرف، قد يحكم عليك مدير أو عميل مهم بأنك متمرد، مما قد يكلفك وظيفتك.

8 نصائح لتحقيق النغمة الصحيحة

إن الكتابة بشكل فعال لكي يُنظر إليك بشكل جيد لا تأتي بسهولة مثل معرفة عدم العبوس أو الصراخ في وجه شخص ما شخصيًا إذا كنت تريد أن تكون في حسن ظنه. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تحقيق النغمة الصحيحة في كل مرة تكتب فيها رسائل بريد إلكتروني احترافية:

1 تحديد الجمهور

تعتمد النغمة التي تختارها بشكل أساسي على الشخص أو الأشخاص الذين سيقرأون رسالتك. بالنسبة للزملاء المقربين، يمكنك أن تكون غير رسمي وغير رسمي أكثر، ولكن بالنسبة للمديرين أو العملاء، اتخذ لهجة محترمة ورسمية. إذا لم تكن متأكدًا من النغمة الأفضل التي يجب استخدامها، فقم بتقليد نغمة البريد الإلكتروني لرسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها إليك، لأن ذلك سيوفر أفضل دليل لكيفية إدراكهم لرسائل البريد الإلكتروني التي يتلقونها.

2 النظر في السياق

يجب أن تتكيف النغمة مع سيناريوهات مختلفة. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا لتوبيخ شخص ما بسبب العمل الذي تم تسليمه متأخرًا، فكن مباشرًا ورسميًا وليس مرحًا وودودًا. إذا كنت تهنئ فريقك على فوز كبير مؤخرًا، استخدم لهجة حماسية وغير رسمية.

3 لا تستخدم لغة مسيئة أبدًا

كما هو الحال مع جميع الاتصالات المكتوبة في مكان العمل، لا تستخدم أبدًا لغة تحريضية أو تمييزية، حتى لو كنت تنتقد إحدى المبادرات. لا تكتب بالأحرف الكبيرة لأن ذلك يمكن تفسيره على أنه عدواني.

4 لا تتجول

إن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتيار الوعي تجعلك تبدو مشتتًا وغير مركّز. رسائل البريد الإلكتروني التي تستمر لفترة طويلة تشير أيضًا إلى أنك لا تحترم وقت القارئ. لتجنب ذلك، اجعل رسائل البريد الإلكتروني موجزة وسلط الضوء على بعض النقاط الرئيسية التي ترغب في أن يأخذها القارئ.

5 كن مباشرا

لا أحد يرغب في الخوض في جبال من النصوص للوصول إلى النقطة الرئيسية. تجنب اللغة المنمقة للغاية والتي تشوش النقطة التي تريد توضيحها. قل ما تعنيه، وافعله بوضوح وإيجاز.

6 الحد من علامات التعجب والرموز التعبيرية

يمكن لهذه العناصر أن تجعل البريد الإلكتروني يبدو غير رسمي للغاية. قم بالتمرير وقم بتضمين علامة تعجب واحدة ورمز تعبيري واحد فقط (وإذا كنت تشعر أنك مجبر على القيام بالأخير، فاحتفظ به وجهًا مبتسمًا).

7 تدقيق ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني

قبل إرسال بريد إلكتروني، تأكد من تدقيقه ثم قراءته بصوت عالٍ للتأكد من أن النغمة هي ما تنوي نقله. قم بمراجعة كل ما قد يسبب إرباكًا للقارئ. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني المهمة - مثل تلك التي يتم إرسالها إلى مجموعة كبيرة أو مديرين تنفيذيين أو عملاء - فمن المفيد أن يكون لديك صديق أو زميل محايد يقرأها ويكون بمثابة زوج ثانٍ من العيون قبل أن تضغط على "إرسال".

8 كن إيجابيا ومهذبا

عندما تكون في شك، فهذه هي الطريقة الأفضل التي يجب اتباعها عند كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية. حتى في المواقف الصعبة - مثل الاختلاف مع أحد الزملاء، أو تقديم تعليقات سلبية إلى مرؤوسيك المباشرين - من المهم أن تكون مهذبًا، وتعرب عن الشكر لمدخلاتهم، وتعبر عن رأيك بكل احترام. إذا كنت تتابع شيئًا ما للمرة الخامسة، فلا يزال من المفيد اختيار تذكير مباشر ولطيف.

الأفكار الرئيسية

• عند كتابة بريد إلكتروني احترافي، استخدم الكلمات التي توحي بالإيجابية والاحترام والحماس.
• من المهم أن تفهم نبرة رسائل البريد الإلكتروني لأن أخطاء نغمة البريد الإلكتروني قد تلحق الضرر بعلاقات العمل وتجعل من الصعب عليك التفوق في مكان العمل.
• إحدى الطرق لتحقيق أسلوب احترافي هي تقليد نغمة البريد الإلكتروني للآخرين في مكان عملك. إن الطريقة التي يكتبون بها ستعكس الثقافة العامة لمكان العمل.
• اكتب المزيد من رسائل البريد الإلكتروني. كلما تدربت أكثر، كلما تحسنت في التواصل، وأصبح من الأسهل إتقان فن تحديد النغمة الصحيحة في رسائل البريد الإلكتروني. النحوي يمكن أن يساعد.

لهجة في الأسئلة الشائعة البريد الإلكتروني

كيف يمكنني تحديد النغمة المناسبة لبريد إلكتروني احترافي؟

تعتمد النغمة المناسبة للبريد الإلكتروني الاحترافي على الجمهور والغرض من هذا البريد الإلكتروني. يجب أن تتمتع رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى المديرين والعملاء بنبرة أكثر رسمية واحترامًا. يمكن أن تكون الكلمات التي يتم إرسالها إلى الزملاء المقربين أو الأعضاء الآخرين في فريقك ذات نبرة غير رسمية أكثر.

ما هي بعض الأمثلة على سوء تفسير النغمة في رسائل البريد الإلكتروني؟

تتضمن أمثلة التفسير الخاطئ في البريد الإلكتروني ما يلي: "هل انتهيت من التقرير بعد؟" هذا يأتي على أنه غير ودي وغير مهذب. آخر هو "سيعقد اجتماع الأسبوع المقبل يوم الجمعة الساعة 2 بعد الظهر !!!" دلالة على الإفراط في الإثارة والإلحاح.

هل يمكن أن تؤثر نبرة البريد الإلكتروني على العلاقات التجارية؟

نعم، يمكن أن تؤثر نبرة البريد الإلكتروني سلبًا على علاقات العمل من خلال جعلك تبدو فظًا أو عدوانيًا أو غير محترف، في حين أن ذلك قد لا يكون في نيتك.

هل هناك أي عبارات أو كلمات محددة يجب تجنبها للحفاظ على نبرة احترافية؟

للحفاظ على لهجة مهنية، لا تستخدم الكلمات البذيئة والعامية العامية. بالإضافة إلى ذلك، تجنب العبارات والكلمات التي تعطي انطباعًا بالحاجة الملحة، مثل "في هذه اللحظة" أو "على الفور". أخيرًا، لا تستخدم العبارات التي تنقل مشاعر شديدة، مثل "أشعر بخيبة أمل شديدة" أو "متحمس للغاية".