5 طرق تساعدك فيها Grammarly على إنهاء الحمل الزائد للبريد الإلكتروني

من السهل أن تشعر بالإرهاق بسبب التدفق المستمر لرسائل البريد الإلكتروني والرسائل طوال يوم العمل. مع الفرق الموزعة والمزيد من العمل عن بعد، هناك عدد أقل من المحادثات المكتبية السريعة والمزيد من رسائل الدردشة ورسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. تظهر الأبحاث التي أجراها استطلاع هاريس أن المهنيين يقضون ما يقرب من 25٪ من أسبوع عملهم فقط في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الدردشة. هذا الحمل الزائد للرسائل يمنعهم من العثور على الوقت الذي يحتاجونه لإنجاز عملهم الفعلي، لذلك فلا عجب أن يشعر المهنيون بالتوتر أكثر من أي وقت مضى.

لا ينبغي أن يبدو البريد الإلكتروني وكأنه قاتل للإنتاجية، بل يجب أن يكون أداة تساعد المحترفين على المضي قدمًا في العمل. ولهذا السبب ركزت Grammarly على إنشاء العديد من الميزات التي تساعد المحترفين على التدفق بسرعة وثقة عبر رسائل البريد الإلكتروني والرسائل اليومية. تابع القراءة لتعرف كيف يمكن لـ Grammarly المساعدة في صياغة رسائل البريد الإلكتروني التي توصل وجهة نظرك في المرة الأولى.

تأكد من فهم بريدك الإلكتروني بسهولة في المرة الأولى

غالبًا ما يكون الحمل الزائد للبريد الإلكتروني أحد أعراض سوء التواصل. وكشف استطلاع هاريس أيضًا أن 100% من العاملين في مجال المعرفة يعانون من سوء التواصل مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، حيث أبلغ واحد من كل أربعة عن سوء التواصل عدة مرات في اليوم. فكر في الأمر: إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا مربكًا، فيمكنك تلقي خمس رسائل بريد إلكتروني إضافية بسرعة حيث يتعين عليك توضيح رسالتك.

يمكن لـ Grammarly تقليل هذا المراسلات غير الضرورية عن طريق إعادة كتابة فقرات كاملة من بريدك الإلكتروني بسرعة. عندما يحدد Grammarly فرصًا لتحسين فقرتك، سيظهر شريط جانبي أحمر على يسار كتابتك. يمكنك تمرير مؤشر الماوس فوق الشريط الجانبي لقبول نسخة جديدة من فقرتك مصقولة وواضحة.

تلميع رسائلك في لحظة

تستغرق إعادة قراءة كل رسالة وتحريرها وقتًا. وعندما تتوقف لتصحيح خطأ مطبعي أو إصلاح خطأ نحوي ، فإن ذلك يشتت تركيزك. تخيل بدلاً من ذلك لو كنت قادرًا على صقل كتابتك أثناء الكتابة. مع الإصلاح السريع، يمكنك تحسين الجمل بضغطة زر واحدة. أصابعك لا تترك لوحة المفاتيح أبدًا، ويتم إصلاح أخطائك على الفور أثناء الكتابة.

الرد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع من أي وقت مضى

إحدى أسهل الطرق للتعامل مع التحميل الزائد على البريد الوارد هي الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور. إذا تمكنت من القيام بذلك في بضع دقائق فقط، فيمكنك منع رسائل البريد الإلكتروني من النمو لتصبح عنصرًا أكبر في قائمة المهام. ومع ذلك، قد يكون الرد بسرعة أمرًا صعبًا لأنك تحتاج إلى وقت لقراءة البريد الإلكتروني والتفكير في أفضل طريقة للرد ثم كتابته بالفعل.

يساعد Grammarly على تسريع هذه العملية من خلال الردود السريعة. يمنحك Grammarly نظرة عامة على رسالة البريد الإلكتروني من خلال تلخيص رسالة المرسل ونغمته، مما يسمح لك بتحديد كيفية الرد بسرعة. يقترح Grammarly أيضًا على الفور خيارات للرد المدروس استنادًا إلى سياق سلسلة رسائل البريد الإلكتروني.

تقليل المتابعات من خلال تضمين المعلومات الصحيحة

يساعد تضمين كافة المعلومات الأساسية على تجنب الاتصالات غير الضرورية. لا يساعدك هذا فقط على الاقتراب من البريد الوارد الصفري، ولكنه يعني أيضًا أن فريقك ينسجم بشكل أسرع. لكن معرفة ما سيكون مقنعًا أو مؤثرًا يمكن أن يمثل تحديًا.

يمكن أن تساعدك اقتراحات Grammarly الإستراتيجية من خلال توقع أسئلة القراء واهتماماتهم. الآن، يمكنك تحديد تلك الفجوات وملءها مقدمًا، سواء كان ذلك من خلال توفير سياق وبيانات كافية فقط، أو إضافة موعد نهائي مفقود، أو مشاركة "ماذا في ذلك"، أو تقديم حلول لمشكلة ما.

البقاء على المسار الصحيح دون التبديل بين علامات التبويب

على الرغم من أن إرسال بريد إلكتروني لمتابعة الاجتماع يبدو بسيطًا بما فيه الكفاية، إلا أنه يمكن أن يصبح سريعًا عملية متعددة الخطوات ومتعددة التطبيقات. يمكنك إنشاء البريد الإلكتروني في Outlook أثناء التبديل أيضًا إلى Microsoft 365 للارتباط بالمستند الصحيح، أو الانتقال إلى Calendly لتوفير رابط لاجتماع متابعة، أو الانتقال إلى أداة إدارة المشروع لديك للربط بمهمة. يمكن أن يؤدي التبديل بين كل هذه الأدوات المختلفة إلى تحويل البريد الإلكتروني السريع إلى مهمة مدتها 30 دقيقة.

باستخدام إجراءات التطبيق ، يمكنك الوصول إلى التطبيقات الرئيسية أثناء كتابة بريدك الإلكتروني أو رسالة الدردشة. بدلاً من كسر تركيزك عن طريق التبديل إلى Calendy أو Asana أو Google Drive، يمكنك فتح Grammarly من أي مكان تكتب فيه وتحديد إجراء التطبيق المتكامل الذي تحتاجه لاتخاذ الخطوة التالية في سير عملك حيث تكتب بالفعل.

إنهاء الحمل الزائد للبريد الإلكتروني باستخدام Grammarly

ستكون رسائل البريد الإلكتروني والدردشة دائمًا قنوات مهمة للتواصل وإحراز التقدم في العمل. لكن هذا لا يعني أن البريد الإلكتروني يجب أن يسيطر على يومك. مع وجود Grammarly بجانبك، يمكنك التدفق بسهولة عبر رسائلك حتى تتمكن من العودة إلى العمل الأكثر أهمية.