العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في البيان الصحفي الرسمي

تعتبر البيانات الرسمية دائمًا لحظة مثيرة للأعصاب بالنسبة للشركة، سواء كانت الأخبار جيدة أو سيئة.

أنت لا تعرف أبدًا، في عصر الأخبار الفورية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ما إذا كان هذا البيان سيتحول إلى تعليقات سلبية وساخرة على وسائل التواصل الاجتماعي، أو نقطة انطلاق مثيرة تحول نجاح شركتك.

ولهذا السبب من المهم أن تكون الصياغة مثالية. في هذا الدليل، سنوضح العناصر الأساسية التي تحتاج إلى تضمينها في بيانك الرسمي.

عنوان البيان الرسمي

لا تخطئ في الاعتقاد بأن العنوان هو تسمية أو عنوان عند كتابة البيانات الرسمية.

العنوان هو محاولتك الأولى لجذب انتباه القارئ، لذلك من المهم أن تفهمه بشكل صحيح وأن تتعامل معه كما لو كنت صحفيًا يكتب عنوانًا من الصفحة الأولى.

يجب أن يشرح بإيجاز جوهر القصة الإخبارية ويقدم تلميحات من شأنها أن تغري القارئ باستكشافها بشكل أكبر.

اجعل عنوانك واضحًا وواضحًا. الكلمات الأقل لمشاركة الرسالة تعمل دائمًا بشكل أفضل من الطريقة. استخدم أفعال الحركة واختر الصفات القوية التي من شأنها أن تثير الدهشة.

يجب عليك أيضًا أن تحاول، إن أمكن، مشاركة الشعور بالإلحاح في عنوانك.

العنوان الفرعي

إذا كنت تشعر بأن الكلمات في عنوانك مقيد للغاية، فهذا هو سبب وجود عنوان فرعي. إنه يقوي عنوانك ويوفر معلومات أكثر أهمية للقارئ.

يمكنك استخدام هذا للجذب، عبارة جذابة تمنح القارئ إحساسًا بالإلحاح لمواصلة قراءة البيان الكامل. وينبغي أيضا أن توفر بعض التعزيز للعنوان.

على سبيل المثال، ربما لم تتمكن من تضمين تفاصيل مثل التاريخ في عنوانك ولكنك تشعر أنها معلومات حيوية يجب على القراء فهمها. وفي هذه الحالة، عليك إضافة تلك المعلومات إلى العنوان الفرعي.

يمكنك أيضًا تضمين معلومات معلوماتية أخرى، مثل الأشخاص الرئيسيين المشاركين في القصة أو جزء من الأدلة. يلعب العنوان الفرعي دورًا أساسيًا في مساعدة شخص ما على تحديد ما إذا كانت القصة الإخبارية مناسبة له، لذا اجعلها ذات صلة بجمهورك أيضًا.

معلومات التاريخ والموقع

إذا لم تقم بتضمين أي معلومات عن التاريخ أو الموقع في العنوان الرئيسي أو العنوان الفرعي، فيجب عليك تضمين هذه المعلومات بعد ذلك في بيانك الرسمي.

إنه يحدد بعض السياق للقارئ ويطمئنه أنهم لم يعثروا بطريق الخطأ على بيان صحفي قديم أو بيان صحفي لا علاقة له بموقعهم.

تعتبر هذه المعلومات بالغة الأهمية إذا كان لديك بيان خاص بالموقع تود الإدلاء به، مثل حدث ما.

سيكون الوقت ضروريًا إذا كان لديك حدث حساس للوقت، مثل إطلاق منتج أو تطوير شركة، حيث قد يرغب الجمهور في وضع علامة على تقويماتهم.

إن عرض هذه المعلومات بالقرب من الجزء العلوي من بيانك يخلق حاجة ملحة.

إنه يضمن أن الجمهور لن يضعه جانبًا لقراءته لاحقًا. تذكر تضمين الساعة والدقائق الخاصة ببيانك إذا كانت مهمة، مثل وقت بدء الحدث. بخلاف ذلك، التزم بالتاريخ والشهر والسنة.

مقدمتك: فرصة للإجابة على الأسئلة الكبيرة

استخدم مقدمتك لجذب الانتباه والإجابة على بعض الأسئلة الكبيرة التي ستدور في أذهان جمهورك - وبعبارة أخرى، من وماذا وأين ولماذا ومتى وكيف.

يجب أن يكون هذا القسم موجزًا ​​بالتفاصيل، لذا لا تخوض في نقاط ثانوية. يمكنهم قراءة تفاصيل أصغر لاحقًا في بيانك. لا ترحم بشأن ما إذا كانت المعلومات مهمة بدرجة كافية لتبرير مكانها في تلك الفقرة التمهيدية الأولى.

يحب الصحفيون دائمًا معرفة الأشخاص المعنيين، لذا أجب دائمًا على سؤال "من" في مقدمتك. إذا كانت الأسماء معروفة، فسوف يساعد ذلك في زيادة الاهتمام ببيانك.

قد ترغب أيضًا في استخدام هذه المقدمة لشرح الغرض أو السبب وراء بيانك الرسمي، والإجابة على "السبب" الأرجح الذي سيجذب جمهورك بعد رؤية عنوانك الرئيسي.

يجب أن تزود المقدمة التي تمت صياغتها بشكل جيد القراء بمعلومات كافية حتى لو اختاروا عدم قراءة بقية البيان، فسيظل لديهم سياق كافٍ لفهم بيانك الصحفي.

نص بيانك الرسمي

يتبع النص الرئيسي لبيانك الصحفي المقدمة. هذه هي فرصتك لتوضيح المعلومات التي قدمتها في تلك المقدمة.

قم بتوسيع إجاباتك على بعض الأسئلة التي تناولتها في المقدمة.

أضف المزيد من العمق والسياق، ولكن اجعله موجزًا ​​وذو أهمية إخبارية. ناقش أهمية بيانك وآثاره بالنسبة لشركتك أو صناعتك أو للعالم الأوسع.

يجب أن يكون التدفق الخاص بك منطقيًا.

يجب أن تكون المعلومات الأكثر أهمية في أعلى الجسم، والمعلومات الأقل أهمية في الأسفل. يجب أيضًا أن تكون الكتابة سهلة الوصول، وتجنب المصطلحات ما لم يكن جمهورك متخصصًا بدرجة عالية في مجال تقني.

مثل المقدمة، الكتابة هنا يجب أن تكون مقنعة. البيان الذي يلفت انتباه القارئ هو بيان ناجح.

تقديم بعض الاقتباسات

الاقتباسات تجذب الانتباه وتضفي عنصرًا إنسانيًا على بيانك الرسمي. كما أنها توفر بعض المصداقية. اختر أصحاب المصلحة أو الخبراء واطلب منهم تقديم بيان قصير يعرض وجهة نظرهم حول القصة الإخبارية.

الاقتباس الجيد ذو صلة ويؤثر على القارئ. كما أنها توفر وجهة نظر نقدية، لذا قد تفضل تضمين اثنين أو ثلاثة إذا كنت بحاجة إلى تغطية وجهات نظر مختلفة.

يعد الاقتباس أيضًا فرصة مثالية للتواصل عاطفيًا مع القارئ، لذا تأكد من الأصالة والقابلية للارتباط في الاقتباسات النهائية التي اخترتها. يجب أن يضيف الاقتباس أيضًا قيمة إلى القصة، لذا تجنب أي شيء يبدو غير ذي صلة بالرسالة الرئيسية.

تضمين بعض البيانات

إن البيان المليء بالآراء والأفكار لن يكون له نفس التأثير الذي يقدمه الحقائق. لكن الحقائق لا تحمل إلا بعض الوزن عندما يتم تزويدها ببعض الأدلة التي تدعمها.

قم بتضمين البيانات حيثما أمكن ذلك في بيانك الصحفي لدعم ما تقوله. قد تكون بعض المعلومات أو الإحصائيات المالية، مثل نتائج بحث قمت به.

سوف يؤثر ذلك على المتشككين في جمهورك. على سبيل المثال، إذا قمت بالإدلاء ببيان رسمي حول مشروع مشترك، فقدم الأرقام التي توضح سبب كونها خطة سليمة من الناحية المالية.

تأكد مرة أخرى من أن مصادر معلوماتك موثوقة قبل تضمينها. بخلاف ذلك، قد تجد ادعاءاتك موضع طعن من قبل صحفي مهتم بالتفاصيل.

تقديم معلومات أساسية عن الشركة

لا تفترض أن القارئ سيعرف عنك وعن شركتك. يجب عليك تقديم بعض المعلومات الأساسية لمساعدة جمهورك على فهم البيان الذي توشك على إصداره.

ومع ذلك، اجعلها مختصرة. قدم المعلومات ذات الصلة مثل تاريخ شركتك والإنجازات الرئيسية وتفاصيل الموظفين الرئيسيين مثل مديرك التنفيذي.

قد ترغب أيضًا في تضمين بعض العبارات الإيجابية حول نموك وإنجازاتك، على الرغم من أنها لا ينبغي أن تكون ترويجية بشكل مفرط. المعلومات موجودة لإضافة بعض المصداقية والأهمية إلى بيانك الرسمي.

توفير معلومات الاتصال

بعد أن يقرأ الصحفي بيانك الرسمي، قد يرغب في متابعته ببعض الأسئلة أو بإجراء مقابلة. للحصول على أقصى استفادة من بيانك الصحفي، يجب عليك تضمين نقاط اتصال إعلامية معينة.

ينبغي عليك القيام بذلك، حتى لو لم يكن لديك دور علاقات عامة رسمي في مؤسستك.

اختر الشخص الأفضل للإجابة على أي أسئلة متابعة من وسائل الإعلام. أضف الاسم ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني ومعلومات حول دوره.

قم بتنسيق هذا بطريقة يسهل على القارئ مسحها ضوئيًا أيضًا. قد ترغب أيضًا في إضافة ملاحظة توضح ما إذا كنت منفتحًا على طلبات إجراء المقابلات مع الصحفيين أم لا.

أضف لوحة معيارية

تعتبر النماذج النموذجية جزءًا من أفضل ممارسات العلاقات العامة.

يعتبر النموذج المعياري قسمًا متميزًا ويمكن التعرف عليه في أي بيان صحفي يقدم وصفًا قياسيًا للشركة. تتم إضافة ذلك عادةً إلى نهاية البيان ويتم تنسيقه بحيث يسهل على الوسائط فحصه واكتشافه.

إنها فقرة واحدة موجزة تحتوي على معلومات موضوعية عن الشركة بدلاً من التسويق الثقيل.

ويجب أيضًا أن تكون متوافقة مع هوية علامتك التجارية بحيث تبدو متوافقة مع المعلومات الموجودة على موقع الويب الخاص بك. قم بتضمين بعض الأساسيات حول مهمة شركتك وتاريخها وأي إنجازات ملحوظة.

دعوة للعمل

عندما تقوم بتوزيع بيان صحفي، فإنك تأمل أن يفعل القارئ شيئًا ما بالمعلومات. العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء هي عبارة محددة لتوجيه القارئ إلى ما تريد أن يفعله بعد ذلك.

مع بيان رسمي، فإن ذلك يعتمد على السياق. يمكن أن يكون ذلك بزيارة موقع ويب، أو الاتصال بجهة اتصال العلاقات العامة الخاصة بك، أو ملاحظة حدث في التقويم. يجب أن تكون الدعوة إلى اتخاذ إجراء واضحة وموجزة ومقنعة.

الوسائط المتعددة والروابط والصور

قد ترغب في إضافة بعض المعلومات الأخرى إلى بيانك الصحفي، مما قد يساعد في إضافة المزيد من العمق والاهتمام إلى بيانك. تتضمن البيانات الصحفية الفعالة صورة جديرة بالملاحظة، على سبيل المثال.

قد ترغب أيضًا في تضمين روابط لموارد أخرى، مثل البحث كدليل على مطالبة أو صفحة منتج على موقع الويب الخاص بك من أجل الإطلاق القادم.

إحداث تأثير من خلال بيان رسمي

لديك فرصة واحدة لجعل بيانك الرسمي مهمًا. لا تضيعوا هذه الفرصة. استخدم هذا الدليل للمساعدة في صياغة بيانك وكتابته، ثم قم بإعطائه مسودة ثانية أو ثالثة لجعله مثاليًا.

بعد ذلك، حان الوقت للتواصل مع eReleases للتأكد من وصول بيانك إلى الأشخاص المناسبين. بفضل قاعدة بياناتنا الوطنية الواسعة وسجلنا الحافل، يمكنك الاعتماد علينا للتأكد من أن بيانك يحدث التأثير الذي تريده.